INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE 2011 Ordinært årsmøte i, holdes onsdag 30. mars 2011, kl. 18.00 i Sagstua grendehus, Sagstuveien 17E. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og en eller to eiere til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR 2010 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2010 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. GODTGJØRELSER A) Styret, det er budsjettert kr 55 000,-. 5. INNKOMNE FORSLAG A) Forslag fra Finn Hougaard vedrørende reparasjon av lekkasjer i garasjene. Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 6. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av 3 styremedlemmer for 2 år B) Valg av valgkomité C) Valg av andre utvalg/komiteer Ski, 10. mars 2011 Styret i Atle Wisting /s/ Peter Pouzar /s/ Kjersti Nylen Larsen /s/ Tommy Lindblad /s/ Nina Karlsen /s/ I årsmøtet har eierne stemmerett med en stemme for hver eiendom de eier. Eieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2010 Siden forrige ordinære årsmøte har grendelagets tillitsvalgte vært følgende: STYRET Leder Atle Wisting Sagstuveien 18 B 2010-2012 Nestleder Peter Pouzar Sagstuveien 15 C 2010-2011 Styremedlem Kjersti Nylen Larsen Sagstuveien 29 A 2010-2012 Styremedlem Tommy Lindblad Sagstuveien 11 A 2010-2011 Styremedlem Nina Karlsen Sagstuveien 25 D 2010-2011 VARAMEDLEMMER TIL STYRET Varamedlem Kristin Dale Andersen Sagstuveien 45 B 2010-2012 GENERELLE OPPLYSNINGER OM GRENDELAGET TILLITSVALGTE OG ANSATTE Av grendelagets 5 styremedlemmer er det 2 kvinner og 3 menn. Grendelaget er positiv til likestilling og tar sikte på at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Grendelaget driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Grendelaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Grendelaget har ikke ansatte. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er i henhold til kontrakt utført av OBOS Forvaltor AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er regnskapssjef Egil Havre, OBOS. Grendelagets revisor er Audinor Revisjon AS. EIENDOMMEN Grendelaget består av 153 boliger. Grendelaget er registrert i Brønnøysund med organisasjonsnummer 988881635. Grendelaget ligger i Ski kommune. Styret er ikke kjent med at det ytre miljøet forurenses i vesentlig grad. VAKTMESTERTJENESTE Grendelaget har ikke vaktmester. FORSIKRING Grendelagets eiendommer er fullverdiforsikret i OBOS Skadeforsikring AS med polisenummer 11184. Fullverdiforsikring vil si at forsikringsselskapet har ansvar for at grendelaget til enhver tid har de riktige forsikringssummer. En forutsetning for dette er at
3 forsikringsselskapet får melding om vesentlige verdiøkninger på bygninger, f.eks. ved rehabilitering eller påbygging. Ved totalskade skal erstatningsbeløpet dekke oppføring av ny bygning av samme standard og størrelse. Forsikringen omfatter også bygningsmessige forandringer som den enkelte eier gjør inne i boligen. Den enkelte eier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Hvis grendelagets forsikring skal benyttes, må beboerne straks melde skaden til Forsikringsavdelingen i OBOS tlf 22 86 55 00 faks 22 86 57 04 E-post forsikring@obos.no. Oppfølging av forsikringsaker blir gjort av forsikringsavdelingen i OBOS. BRANNSIKRINGSUTSTYR I henhold til forskriftene skal det være installert røykvarsler og brannslokningsapparat eller brannslange i alle leilighetene. Eier/beboer har ansvaret for at utstyret er tilstede og fungerer. HMS Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med virkning fra 1. januar 1997. Forskriften stiller krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Boligselskap er definert som virksomhet og skal derfor ha internkontrollsystem. Dette omfatter blant annet kontrollsystem og oppfølging av brannvern, byggherreforskrifter ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplasser og elektrisk anlegg og elektrisk utstyr hvor fordeling av ansvaret er gitt en slik tolkning: Grendelaget er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealet til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er det styrets plikt å gjøre eier og/eller bruker av den enkelte leilighet oppmerksom på det ansvar som de har for å holde elektrisk utstyr i orden etter gjeldende lov og forskrift. GRENDELAGETS LÅN Grendelaget har ikke lån. TELENOR Grendelaget er tilsluttet samarbeidsavtalen mellom Telenor og OBOS Eiendomsforvaltning om rabattordning på bruk av fasttelefon og bredbåndstelefon for beboere med abonnement i Telenor. Den enkelte beboer får også rabatt ved bestilling av ADSL bredbånd og bruk av mobiltelefon. Bestilling av mobiltelefoni- og internettjenester kan gjøres på www.obos.no. KABEL-TV Canal Digital er leverandør av tv- og bredbåndstjenester. Har du spørsmål vedrørende ditt kabel-tv-abonnement, digital-tv eller bredbånd, kan du ringe tlf 06090. Åpningstider hos kundeservice er mandag - fredag kl. 08.00 23.00, lørdag kl. 09.00 20.00. Søndager er stengt.
4 Oppstår det feil på kabelanlegget utenom normal åpningstid, kan dette rapporteres via telefon 06090 lørdager kl. 20.00 22.00 og søndager kl. 10.00 22.00. For ytterligere informasjon vises det til www.canaldigital.no Ingen må gjøre inngrep i kabel-tv-anlegget som å skru av dekselet på antenne-kontakten og foreta om- eller tilkoblinger. Slike inngrep vil kunne forårsake forstyrrelser på signalene til andre beboere og i verste fall forårsake ødeleggelser i kabel-tv anlegget. AVTALE OM LEVERANSE AV ELEKTRISK KRAFT OBOS har fremforhandlet avtale med LOS for leveranse av el-kraft. Kraftforvaltningsavtalen utløper den 31.12.2011. har tiltrådt denne avtalen. Dette gjelder kun strøm til fellesområde og ikke privatabonnement for den enkelte leilighet. REHABILITERING STØRRE VEDLIKEHOLD STYRETS ARBEID STYRETS ARBEID Dette punktet utarbeides av styret. Vi har satt opp en del stikkord om emner som kan omtales i styrets beretning: Styre/tun kontaktmøter Styret i grendelaget har i siden siste årsmøte gjennomført 10 styremøter Det har vært gjennomført 1 tun kontaktmøte for å informere om pliktene som tun kontakt. I år har vi opprettet en egen webside som vi bruker til løpende informasjon. Rundskriv har vi kun sendt ut ved behov for ekstraordinær informasjon. Velferdstiltak Det ble arrangert 2 fotballkvelder i forbindelse med fotball VM 2010 Det ble arrangert 1 barnekino kveld i sept. 2010 Julegrantenningen gikk av stabelen som vanlig første helgen i advent og nissen var på besøk. I år ble det arrangert barne skirenn på Hestejordet og vi opplevde at dette ble en suksess slik at vi håper dette vil bli en tradisjon i fremtiden. Sagstudagen 2010 ble dessverre avlyst da det ikke var mulig å få frivillige til å stille opp med arrangementet. Styret beklager dette, men det er ikke praktisk mulig å gjennomføre med bare styrets innsats. Avtaler/kontrakter Det er ikke inngått noen nye avtaler i forbindelse med driften av sagstua Grendelag, kontrakten vedr. Snørydding videreføres. Postkasser Det er gjort avtale med leverandør av postkasse stativer. Disse skal stå ferdig montert innen 15.05.2011.
5 Tun kontaktene vil få ansvaret med å olje/beise disse, samt montere post kassene som grendelaget har kjøpt inn. Kostnaden for arbeidet og postkasser blir som bestemt på årsmøte 2010 fordelt og fakturert den enkelte husstand etter ferdigstillelse. Årsmøte 2010 godkjente et tilbud fra Posten Norge, men styret har innhentet flere tilbud og kan meddele en netto besparelse i forhold til dette tilbudet på ca. 80 000.- Felleskostnader Det vil p.r. i dag ikke bli noen regulering av felleskostnadene. Garasje utbygging. Styret har hatt befaring med 3 tilbydere av garasjer/utbygging. Det viser seg at dette prosjektet vil medføre en vesentlig høyere kostnad enn først antatt, med riving, grunnarbeider samt oppføring av nye garasjer. Styret har fått tilbud fra OBOS Prosjekt om å innhente flere tilbud samt å styre prosjektet fra kontrakt inngåelse til ferdigstilling. Dette medfører en større kostnad, men det er styrets oppfatning at et prosjekt av denne størrelsen og kostnad bør styres av en profesjonell part. Se vedlegg.(prosjekttilbud fra OBOS) REGNSKAPET FOR 2010 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av grendelagets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om grendelagets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkter om kostnadsutvikling og budsjett for 2011. Årsregnskapet for 2010 er satt opp under forutsetning av fortsatt drift. Det bekreftes herved at forutsetningen om fortsatt drift er til stede. RESULTAT Årets resultat på kr 74 931,- som fremkommer i resultatregnskapet foreslås overført konto for egenkapital. INNTEKTER Inntektene i 2010 var til sammen kr 990 004,- mot budsjettert kr 989 604,-. Andre inntekter består av leie for lokale. KOSTNADER Driftskostnadene i 2010 var på kr 930 035,- mot budsjettert kr 984 500,-. Vesentlige avvik i forhold til budsjettet skyldes i hovedsak: Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr 100 000,-, mens regnskapet viser kr 16 377,-.
6 Avvik i forhold til budsjett for kostnader knyttet til elektrisk energi skyldes høyere priser enn antatt. Revisors honorar for regnskapsåret 2010 er for revidering av selskapets regnskap og formuesforvaltning. Revisjonshonoraret fremkommer som egen post i resultatregnskapet. Forøvrig vises til de enkelte tallene i regnskapet og den regnskapsmessige oversikt som fremkommer under noter til regnskapet. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2010 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOSTNADSUTVIKLING Rentesatsene i OBOS Forvaltor AS pr. den 1.1.2011: Rentesatsene i OBOS Forvaltor AS pr. den 1.1.2011: Renter på driftskonto : 0,10% Renter på sparekonto: 3,00% under kr 500.000 3,05% fra kr 500.000 til kr 2 mill. 3,10% over kr 2 mill ENERGIMERKING AV BOLIG Fra og med 1.7.2011 ble det obligatorisk med en energiattest for alle boliger som skal selges eller leies ut. Norges Vassdrags- og energidirektorat (NVE) har ansvaret for implementeringen av ordningen. På www.energimerking.no kan eierne selv utarbeide en energiattest for sin bolig. FORSIKRING Bygningsforsikringen øker litt fra 2010 til 2011. Denne økningen inkluderer 0,9% økning i byggeindeksen som reflekterer prisoppgangen på håndverkstjenester. Indeksøkningen er lik for alle forsikringsselskaper. Ut over dette foretar forsikringsselskapene individuell prisjustering med bakgrunn i grendelagets egen skadesituasjon. KOMMUNALE AVGIFTER Kun vann til fellesarealer dekkes av grendelaget. For øvrig dekkes kommunale avgifter av den enkelte boligeier. ØVRIGE KOSTNADER Når det gjelder de øvrige kostnadene i budsjettet har styret regnet med en generell prisstigning.
7 INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG FOR ÅR 2011 (Budsjett) Styret har satt opp en oversikt over forventede inntekter og kostnader i 2011. Tallene er vist som egen kolonne ved siden av resultatregnskapet. (Budsjett 2011.) Oversikten er basert på uendrede felleskostnader for året 2011. Oversikten gir et forventet årsresultat på kr 65 483,-. I oversikten er det tatt hensyn til de forhold som er nevnt foran. Forøvrig vises til de enkelte tallene i oversikten. Ski, 10. mars 2011 I styret for Atle Wisting /s/ Peter Pouzar /s/ Kjersti Nylen Larsen /s/ Tommy Lindblad /s/ Nina Karlsen /s/
8
9
10
11 RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2010 2009 2010 2011 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 989 604 1 048 203 989 604 989 604 Andre inntekter 3 400 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 990 004 1 048 203 989 604 989 604 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-5 463-6 345-6 500-8 000 Styrehonorar 5-38 750-45 000-45 000-55 000 Revisjonshonorar 6-6 688-6 750-7 000-7 000 Forretningsførerhonorar -120 890-116 800-122 000-125 121 Drift og vedlikehold 7-16 377-332 862-100 000-18 000 Forsikringer -30 056-43 486-30 000-31 000 Kommunale avgifter 8-20 178-17 547-18 000-18 000 Energi/ fyring 9-78 837-45 451-50 000-60 000 Kabel- / TV-anlegg -467 615-398 684-464 000-470 000 Andre driftskostnader 10-145 183-160 395-142 000-142 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -930 035-1 173 319-984 500-934 121 DRIFTSRESULTAT 59 969-125 116 5 104 55 483 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 11 15 338 21 533 0 10 000 Finanskostnader 12-375 0 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 14 963 21 533 0 10 000 ÅRSRESULTAT 74 931-103 584 5 104 65 483 Overføringer: Til opptjent egenkapital 74 931 Fra opptjent egenkapital -103 584
12 BALANSE Note 2010 2009 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Tomt 282 768 282 768 Varige driftsmidler 13 1 482 368 1 482 368 SUM ANLEGGSMIDLER 1 765 136 1 765 136 OMLØPSMIDLER Restanser felleskostnader 176 4 577 Kortsiktige fordringer 14 273 118 31 946 Driftskonto i OBOS 371 614 233 432 Sparekonto i OBOS 485 941 671 131 SUM OMLØPSMIDLER 1 130 849 941 086 SUM EIENDELER 2 895 984 2 706 222 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Innskutt egenkapital 153 * 100 15 300 15 300 Opptjent egenkapital 828 464 753 532 SUM EGENKAPITAL 843 764 768 832 GJELD LANGSIKTIG GJELD Andelsobligasjoner 15 1 667 700 1 667 700 SUM LANGSIKTIG GJELD 1 667 700 1 667 700 KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 106 826 88 599 Leverandørgjeld 277 695 181 090 SUM KORTSIKTIG GJELD 384 521 269 689 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 2 895 984 2 706 222 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Ski 10. mars 2011 I styret for Atle Wisting /s/ Peter Pouzar /s/ Kjersti Nylen Larsen /s/ Tommy Lindblad /s/ Nina Karlsen /s/
13 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk i små foretak. Inntektsføring av innkrevde felleskostnader skjer månedlig. OBOS konsernet disponerer egen skattetrekkskonto i DnB NOR som er opprettet i henhold til Skattebetalingsloven 5-12. Forskuddstrekk blir overført denne kontoen ved utbetaling av styrehonorar, lønn og andre trekkpliktige ytelser. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 989 604 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 989 604 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leie lokale 400 SUM ANDRE INNTEKTER 400 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -5 463 SUM PERSONALKOSTNADER -5 463 Det har ikke vært noen ansatte i selskapet gjennom året. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2009/2010, og er på kr 38 750. I tillegg har styret fått dekket julebord for kr 3 655,- jfr. note 10. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 6 688 hvor kr 3 937 gjelder 2009. NOTE: 7 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -4 276 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -4 844 Drift/vedlikehold fellesanlegg -714 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -1 050 Kostnader dugnader -5 494 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -16 377
14 NOTE: 8 KOMMUNALE AVGIFTER Kommunale avgifter -20 178 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -20 178 NOTE: 9 ENERGI / FYRING Elektrisk energi -78 837 SUM ENERGI / FYRING -78 837 NOTE: 10 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -9 945 Driftsmateriell -11 889 Lyspærer og sikringer -1 546 Snørydding/gressklipping -87 125 Kontor- og datarekvisita -4 942 Trykksaker -7 703 Møter, kurs, oppdateringer mv -556 Andre kostnader tillitsvalgte -3 655 Andre kontorkostnader -7 951 Frimerker -85 Porto -7 295 Bankgebyr -551 Velferdskostnader -1 940 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -145 183 NOTE: 11 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS 269 Renter av sparekonto i OBOS 14 810 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 259 SUM FINANSINNTEKTER 15 338 NOTE: 12 FINANSKOSTNADER Renter leverandørgjeld -375 SUM FINANSKOSTNADER -375
15 NOTE: 13 VARIGE DRIFTSMIDLER Fellesareal, 3 grendehus, kostpris Kostpris 450 000 Avskrevet tidligere -180 000 270 000 Garasjeanlegg Kostpris 1 212 368 1 212 368 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 1 482 368 SUM ÅRETS AVSKRIVNINGER 0 NOTE: 14 KORTSIKTIGE FORDRINGER Håndkasse tillitsvalgte fra 2009 1 890 Andre forskudd, Canal Digital 1 halvår 2011 241 067 Andre forskudd, OBOS Skadeforsikring 2011 30 161 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 273 118 Posten "Andre forskudd" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2011, med motpost i leverandørgjeld. Kostnadsføring og utbetaling vil skje i 2011. NOTE: 15 INNSKUDD ANDELSOBLIGASJON Andelsobligasjon, innbetalt andel 153 * 10900-1 667 700 SUM ANDELSOBLIGASJON -1 667 700
16
17 Regnskap for velferden 2010, Inn Ut Kassebeholdning pr 13.04.10 2895,5 Clas Ohlson 49 Elkjøp 23.10 99 Finn.no 02.11 25 Salg Av henger 02.11 3000 Pant 03.11 42 Europris 03.11 757,5 Nille 04.11 179 Meny 04.11 8,5 Plantasje 20.11 199 Rimi 22.11 692,5 brio 22.11 199 Brio 22.11 59,5 Europris 25.11 219,5 Clas Ohlson 25.11 89 Plantasjen 27.11 199 Posten 03.12 15 Elkjøp 25.01 499 TOTAL 5937,5 3289,5 Kassebeholdning pr. 29.11.2010 2648
18 5. Saker til behandling A. Forslag fra Finn Hougaard Grunnet manglende oppfølging av årsmøtevedtak:" vurdering av midlertidig reparasjon av lekkasjer i garasjer, og flere tilbakemeldinger om pristilbud på nye garasjer skulle innhentes. Dette er pr. dags dato ikke er gjennomført.derfor foreslår jeg : Styret innkaller til møte innen 15.06.2011 med pristilbud og finansieringsplan av nye garasjer, evnt. reparasjon av nåværende garasjer.således endelig vedtak kan fattes. Finn Hougaard