Vedlegg 1 - Oversikt over arbeidsoppgåver i støtteeiningane A.1200 Lønn og personal Leiar lønn og personal: Fagansvar for heile organisasjonen, både einingsleiarar, tilsette, verneteneste og tillitsmannsapparatet Personalansvar for lønn/personal Budsjettering og økonomirapportering for lønn og personal Vurdering og vedtak av stillingsvurderingar Omplassering/oppseiing/endring av arbeidstilhøve for tilsette Tilsetjingsnemnd Deltaking i intervju Bistå leiarane i personalspørsmål, herunder permisjonar, arbeidstidsordningar, personalsaker, tilsetjingar, stillingsvuderingar, sjukefråversoppfølging, lov- og avtaleverk, reglement og rutinar m.m. Handsaming og vedtak av permisjonar knytt til Arbeidsmiljølov (alle arbeidstakarar) og Hovedavtalen (hovudtillitsvalde) Kontaktperson for pensjonsleverandør (KLP og SPK), bedriftshelseteneste, NAV Arbeidslivssenter, deltaking på planleggingsmøter, samarbeidsmøter, bestilling av tenester frå bedriftshelsetenesta m.m Sakshandsamar og sekretær i IA-utval og Arbeidsmiljøutvalet Bistå arbeidstakarar i pensjonsspørsmål, sende søknader om pensjon for tilsette, arrangere informasjonsdagar om pensjon Bistå i sjukefråversarbeidet, delta på dialogmøter på arbeidsplass og NAV. Lage kvartalsvise fråversrapportar, deltaking i diverse prosjekt knytt til sjukefråver og arbeidsmiljø Systemansvar for lønn og personal-system Visma HRM Systemansvar for Kvalitetsportalen og HMS-handbok Utarbeide og revidere lokal personalhandbok(elektronisk) Utarbeide og revidere rutinar og reglement; Tilsetingsreglement, tilsetjingsrutine, Lønnspolitisk plan, Seniorpolitiske retningslinjer, Reglement for Utdanningsstønad og stipend, Rekruttering- og kompetanseplan, Permisjonsreglementet, Reglement for EK-tenester (telefoni/breiband) m.m er under utarbeiding/revisjon eller planlagt utarbeida/revidert i næraste framtid. Lokale årlege lønnsforhandlingar Andre forhandlingar/drøftingar med arbeidstakarorganisasjonane med heimel i lovog avtaleverk Streikeberedskap Møter med hovudtillitsvalde/arbeidstakarorganisasjonane 1 Deltaking i interkommunale prosjekt; f.t. utgreiing av adm.funksjonar for kommunane i helsesamarbeidet, felles brann og redningsteneste på Haugalandet LEAN-koordinator Ansvar for vernetenesten
Innkjøp av gåver og heidersteikn, jf. reglement Personalrådgjevar: Behandling av stillingsvurderinger Behandling Tilsetjingsbrev Kompetansefastsetning og -endring Veiledning til ledere Kvalitetsikrer utlysningsskjema. Besvarer spørsmål fra tilsette Sekretæfunksjon på HTV møter Møtedeltakelse/arbeid med prosjekter Reise på konferanser/seminarer/kurs osv. Medarbeiderundersøkelse Rapportere til SPK Forsikring Bedriftshelsetjenesten Deltaking i lokale lønnsforhandlingar Føring av fravær (permisjonar, eigenmeldingar for tilsette og barn/barnepassers sykdom, sjukmeldingar) Utarbeide rutiner Deltaking i utarbeiding/revisjon av div. planar, reglement og retningslinjer Lønnskonsulent: Tilrettelegging og føring av Bilag Innhenting av ny ansatte Innlegging av endringer på ansatte Forespørsel Skattekort Altinn Opprykksliste Varsel liste notater Maks dato fråvær Sjekka variabel for feil Oppdatering av hovedstilling Lønnsberekning Retting av feil i lønnsberekning Retting av differanse liste Bankrapport Akkumulering Lønnsslipp e-post Overf. Til økonomi (kontering) Kontering(Spesifisert) Fag.foreningskontigent Innsending A-melding Avstemming av alle balanse kontoar Mot regnskap Innlegging og oppdatering av 2
Tariffoppgjeret Innlegging av protokoll Lønnsjustering kap. 3 og kap.5 Beregning av feriepenger - Kontroll, og retting og utbet Årsavslutning Avstemming av A-meldingen Innbetaling av forskotsskatt Innbetaling av arbeidsgiveravg Innbetaling av påleggstrekk Ajour hold av statens Innkrev, andre trekk frå Namsmannen Innbetaling av dei føregåande Gåvesjekk ved slutt i stilling Svare på henvendingar frå tilsette og leiarar vedk lønn Utarbeiding/revidering av rutiner Lønnskonsulent: Krav og mottak refusjon NAV Avstemming Refusjonar Ansiennitetsberekning Tenesteattestar Rapportering til SPK Evt. endr. meld hos enkelte Rapportering til KLP Evt. endringar hos enkelte tilsette Punching av lønnsbilag Registering av arb.avt og t-brev Avslutte og arkivere pmp AFp fordeling til økonomi Div rapporter Full skatt/endr. av grunnbeløp Ref.grl til NAV ang. lønn leiar & tilsett (GF) + reiseutgifter til NAV stat Grunnlag refusjon til utd.forbundet KS-fraværstatistikk PAI statestikk Ref. utg til Etne vdg skule Legge inn permisjonar i stilling Trekk i lønn (timar) ang. perm u/lønn Punching mottak f.penger frå NAV Svare tlf og eposter frå tilsette og einingsleierar Utarbeiding/revidering av rutiner 3
A.1500 Økonomi Konsulent faktura (80%) Fakturering av alt som ikkje Tenestetorget tar. Kreditering av faktura Føre opphald på institusjon, NAV lister Føre i 1 serien Oppdatere SFO, barnehage, husleiger, priser osv Registrering, skanning, fakturabehandling, kontering, remittering og momskontroll Purring OCR/Nets HIM følgje opp ubetalte krav. Konsulent rekneskap (70%) Kommunen Rekneskapsføring: Føring av bilag- inn/utbetalingar bank forskudd lønn/utlegg NAV overføring av filer bank/overført til rekneskap Skanning av fakturar sjekk purring fordeling fakturar overfør til rekneskap remmitering Godkjenning skatt - skatteattest Meirverdiavgift: Avstemming moms søknad momskompensasjon Send Altinn/Revisjon Avstemming bank og balansekontoer Kyrkja: Føring av bilag inn/utbetalingar Registering av fakturar til betaling Remmitering Skanning til bilag Meirverdiavgift: Søknad om momskompensasjon sendt Altinn/Revisjon Avstemmingar: Bank og balansekontoer Legat: Føring av bilag avstemmingar sendt Altinn Rådgjevar innkjøp og eigedomsskatt (80%) Innkjøp: Utarbeide konkurransegrunnlag Utlysing på Doffin Oppfølging konkurransar: Tilbodsopning, val av leverandør, kontrakt, eventuelle klager. Oppfølging avtalar: Direkte, eller gjennom innkjøpssamarbeid. Tilbakemelding frå brukarane, klager og liknande. Kartlegging og oppfølging på innkjøpsområdet: Følgje opp einingane i samband med innkjøp: Behov, opplæring, e-handel, malar, rutinar. Utarbeide malar: Konkurransegrunnlag, innkjøps-/opningsprotokollar, sjekklister. 4
Samarbeid: Samarbeid med andre kommunar gjennom m.a. innkjøpssamarbeidet. Koordinering av einingar i kommunen: Felles avtalar og innkjøp der det er tenleg. E-handel: Administrere brukarar/leverandørar Opplasting katalogar Oppfølging katalogar: Sjekke at prisar stemmer osv. Opplæring Brukarstøtte Eigedomsskatt (oppgåver som går utover dei som høyrer til oppstartsfasen vi no er inne i - altså oppgåver som må bli gjort i løpet av kvart år): Anna: Oppfølging: Nye eigedommar, endra eigedommar, endra eigarforhold, vasking av lister for eigedommar med FG, fritak, omtaksering. Koordinere med Utvikling/Tenestetorget i samband med endring av eigedommar i løpet av året, faktura for eigedomsskatt. Førebuing og utsending av skattesetlar kvart år. Førebu og organisere saker og møter for sakkunnig nemnd og klagenemnd. Sørgje for å halde oss oppdaterte på lovendringar osv her særskilt i samband med formuegrunnlag, der det nok er store endringar på gong. Eventuelle avklaringar med KSE/andre. Scanning og fordeling av faktura. Kontering av faktura for økonomi. Utarbeide standardkontraktar og andre juridiske dokuement. Diverse juridiske problemstillingar som skulle dukke opp Rådgjevar (100%) Arbeidsoppgåver Økplan, ÅB, reknesk, rapportar *) Stip Even. kommentar still 50 % Samarbeid med leiar, delar på oppgåver. Utvida ansvar for heimelsbudsj, pensjon (også kyrkja), takstar Div sakshands., prosjektarb 35 % Eks Skakke, eigedskatt, Asvo, Sjølvkost, tilskot trussamfunn, oppfølging startlån Skadeforsikringar 5 % Generell rådgjeving 5 % Div førefallande arb 5 % Eks kontering/att, godkj utbet (også skatt) Skatteoppkrevjar / konsulent rekneskap (100 %) Arbeidsoppgåver Forklaring 1.Formelt Skatteoppkrevjar Totalansvar for skatteinnkrevinga i Etne kommune 2.Saksbehandling Behandling av arbeidslister (oppretting av feil) og kontakt med skatteyter/næringsdrivende via tlf., brev og epost. 3. Skatterekneskap Inn og utbetaling av skatt og arb.gj.avgift, 5
bankavstemming og periodisk avstemming/fordeling av skatt til stat, fylke og kommune. 4. Sikring av tilgodehavende Særnamsfullmakt utpanting iflg, skattebet.loven samt utleggstrekk. 5. Rapportering Utarbeidelse av årsrekneskap, årsrapport og virksomhetsplan for skatteoppkrevjaren i Etne 6. Avstemming/kontroll av kontroll av kommune og kyrkjerekneskap Avslutning av kyrkjerekneskapet, medansvar for momsavstemming kommune og kyrkje og rapportering til SSB 7. Ressursperson for daglige Registrering, skanning, fakturabehandling, kontering, gjøremål i Økonomi remittering og momskontroll 8. Ansvar for kopimaskiner Sørge for drift og bestilling av forbruksartikler I gjennomsnitt i løpet av året benyttes 70% på skatt og 30% på andre oppgaver i Økonomi. Leiar Fagansvar for økonomi for heile organisasjon o Budsjettansvarleg lage årsbudsjett og Økonomiplan o Rekneskapsansvarleg Årsrekneskap, noter, ajourføre kontoplan mot Kostra og intern organisering. o Kostra-ansvarleg: ansvarleg for at kommunen leverer inn alt o Økonomirapportering. Løpande oppfølging av einingane. o Ansvarleg for 1. og 2. tertialrapport. o Budsjettjusteringar lage grunnlag, «punching» av endringar. o Eigedomsskattekontor Personalansvar for Økonomi-eininga Budsjettering og økonomirapportering for Økonomi-eininga Ansvarleg for Årsmelding «redaktør», skriver store deler. Lagar alt av figurar mm. Forvaltning av låneportefølje gjennomføre innlån og refinansieringar. Skrive finansrapport (I samarbeid med eksterne rådgjevarar). Systemansvarleg økonomisystem + ehandel. Tilgangsstyring for alle brukarar i kommunen. Ehandel/innkjøp backup Utrekning av tilskot privat barnehage Utrekning av tilskot ress. krev. tenester Sjølvkostutrekningar mm. Sal av konsesjonskraft. Prosjektarbeid / diverse bistand etter behov frå einingane eller rådmann Deltaking i interkommunale prosjekt; f.t. utgreiing av adm.funksjonar for kommunane i helsesamarbeidet 6
A.1600 Utvikling Leiar: Personalansvar for Utvikling Personalansvar for brannmannskaper Budsjett og økonomirapportering for Utvikling Den daglege kontakten mot Vindafjord brann og redning Koordinering av arbeidsoppgåver / møteverksemd knytt til Utviklingsavdelinga Sekretær for Plan- og byggenemnd Innhenting av arkitekt- og konsultenester i samband med kommunale byggeprosjekt Deltek i prosjektmøter og byggemøter ved oppføring av kommunale bygg Kontering/attestering av fakturaer / sluttoppgjer i samband med kommunale byggeprosjekt Gjennomføring av mindre kommunale byggeprosjekt i eigen regi Deltek div. teknisk planlegging Deltek i arealplanlegging, herunder utteikning av planar, mottakskontroll, ajourhald av forvaltningsdatabasar m.m. GIS-ansvar tilrettelegging for kartbrukerar Ajourhald av div. kommunale kartdatabasar Kommunalt ansvar for gjennomføring av Geovekst-prosjekt Kommunalt ansvar for oppdatering/ajourhald av Fonnakart og Kommunekart Ansvar for kart- og oppmåling Gjennomføring av oppmålingsforretningar m.m. Sammenslåing av eigedomar Matrikkelføring A og E-delen Matrikkelføring B-delen i samband med E-skatt Ansvar for eigarseksjonering inkl matrikkelføring Kontroll/påteikning av eigenfråsegner for konsesjonsfritak Eigedomsforvalting tomte-sal/-kjøp Ansvar for vegadresseprosjektet Delta i div politiske utval / fora Informasjonsarbeid / kundekontakt Miljø / reiseliv / plan: Friluftsliv - inkl. kontaktperson for Friluftsrådet VEST Innlandsfiske, laks og oppdrettssaker - inkl. medlem i Fagrådet for Etnevassdraget. Arbeidsgruppe fisk i «Nye Etne, Haugaland Kraft Verneplanar inkl. repr. i arbeidsgruppa for Folgefonna Nasjonalpark Naturmangfald, inkl. vilt- og naturtypekartlegging Vasskraft og kraftlinjer, inkl. repr. i kontaktutvalg SKL og Haugaland Kraft Vassdragssaker, repr. i Vassområde Sunnhordland, EUs Vassdirektiv Energi- og klimaplan Motorferdsel i utmark og vassdrag 7 Avfallshandtering og forureining Innspel i einskildsaker (byggjesaker, næring, landbruk, kulturminne mm) Uteområde og sentrumsområde, planar/prosjekt (adm. gruppe Etne sentrum/omlegging E 134) Fredingssak Stødleterrassen
Kulturlandskapssaker / SMIL-prosjekt Interkommunalt reiselivssamarbeid, inkl. repr. i Destinasjon Haugesund & Haugalandet og Samarbeidsrådet for Sunnhordland Turistinformasjon, Fugl Fønix, Skånevik Fjordhotel og Åkrafjordtunet (+ Tenestetorget) Åkrafjorden Landskapspark, prosjektarbeid Åkrafjorden Oppleving, SMIL-prosjekt på Kvanndal og Rullestad mm. Verdiskapingsprosjekt Folgefonna Nasjonalpark, delprosjekt Rullestad og Langfoss. Einskildprosjekt, skilting av turstiar i kommunen, tiltak ved Langfoss og Åkrafjordtunet. Kommuneplanlegging Reguleringsplanar Interkommunale planar Delta i div politiske utval / fora Informasjonsarbeid / kundekontakt Byggesak 2 x 100 %: Skrive saker for komitè Forvaltning, dispsaker, delesaker, byggesaker, utslepp m.m. Fullmaktsaker deling Fullmaktsaker rammeløyve Fullmaktsaker tiltak Fullmaktsaker ansvarsrett Fullmaktsaker avkjørsle kommunal veg Fullmaktsaker utsleppssaker Ferdigattest / bruksløyve Ulovlege byggearbeid Klargjering av grunnlag for kommunale avgifter Tilrettelegging av sakshandsamingsrutinar m.m. i Websak Tilsyn / kontroll av avløpsanlegg Delta i komitemøter Informasjonsarbeid / kundekontakt Plan 2 x 100 %: Kommunal planstrategi Interkommunalt planarbeid Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens arealdel Utstrakt samarbeid med andre etatar i kommune om samfunnsdelen Handsaming av kommunedelplanar (eks. E134) Handsaming av reguleringsplanar (private og offentlege) Føring / ajourhald av planregisteret Mottakskontroll av private reguleringsplanar Oppstartsmøter og undervegs-møter om private reguleringsplanar Delta i div arbeidsgrupper (eks. Sentrumsplan, mulighetsstudie m.m.) Informasjonsarbeid / kundekontakt 8
Landbruk 2 x 100 %: Produkjsonstilskot i jordbruket Bruksutbygging handsaming av BU-søknader Gardskart synfaring, ajourhald Organisert beitebruk Avlingskade Godkjenning av spreieareal for husdyrgjødsel Tidlegpensjon for jordbrukerar Nydyrking / planeringssaker Mjølkekvotar Friskare geiter Ureining i vassdrag frå landbruket Erosjon i bekker og vassdrag Div planarbeid Saker etter Jordlova driveplikt, omdisponering, frådeling, landbruksvegar m.m. Smil-søknader Tilskot elveførebygging Elveførebygging Uttale og medverknad i planarbeid Saker etter Konsesjonslova Administrere skogfondsordninga og rentemidlane til skogfondet Følge opp foryngingsplikt etter hogst Resultatkontroll av landbruksvegar og skogkulturarbeid Foryngelseskontroll Handsame søknad om tilskott til bygging av skogsvegar Fagansvar for kommunal viltforvaltning og sakshandsamar og sekretær for viltnemnda Føre fallviltregister og tilvise rekningar om fallviltarbeid Føre hjorteviltregisteret Utstede fellingsløyve Godkjenne fråvik frå minsteareal Godkjenne vald Godkjenne bestandsplan Gi pålegg om rapportering av felling Gi løyve til innfanging av ein del artar for oppdrett Gi løyve til felling av visse arter som gjer skade Fastsette fellingsavgift for hjort og elg Gjere vedtak som gjeld søknad om støtte frå det kommunale viltfondet Gi fritak frå krav om tilgang til hund ved ettersøk Gi løyve til innfanging av vilt i forhold til fangeskap Organiserer eksamen for jegerprøven Administrerer det kommunale viltfondet Organiserer «vårteljing av hjort» Sakshandsaming kommunalt næringfond Dyrlegeordninga Informasjonsarbeid/kundekontakt Rådgjevar: Interkommunalt planarbeid 9
Kommuneplanarbeid Reguleringsplanarbeid Div teknisk planlegging Div tekniske utbyggingsoppgåver Div byggesakshandsaming Eigedomsforvaltning Sekretær for Grunnforhandlingsnemnda Planlegging vassverk Planlegging avlaup Beredskapskoordinator Rådgjeving innan fagområdet brann Kontroll/påteikning av eigenfråsegner for konsesjonsfritak Delta i div politiske utval / fora Ansvar for utbyggingsavtalar og anleggsbidragsavalar Kundekontakt Informasjonsarbeid Oppmåling: Ansvar for kart- og oppmåling Gjennomføring av oppmålingsforretningar m.m. Sammenslåing av eigedomar Matrikkelføring A og B-delen Ajourføring av kommunale kartverk Deltek i teknisk planlegging / gjennomføring Div. stikningsoppdrag Ansvar for brannvern på tinghuset Diverse utbygging Tinghuset Deltek i mindre byggeprosjekt Vegadresseprosjektet Kundekontakt Informasjonsarbeid 10
A.1700 Tenestetorget Leiar: Alkohol bevilling/ sal/skjenking/kontroll/kurs (Samla sett rundt 30 saker pr. år) Startlån (ca 15 saker pr år) Avløysarutgifter ved sjukdom (ca 40 saker pr. år) Kontantstøtte (Fast rapportering kvar månad til NAV) Husleigekontraktar Gjerdsrabbane/Bustadskiping/Kommunale utleigehus Etne kulturhus (styremedlem) (1 møte pr månad ++) Kriseleiing/Beredskapsråd Sal av tomter Nattsafe Infoland (ca 50 bestillingar pr år) Infotorg Val Heimeside/Intranett (Daglege oppdateringar) Utbetringstilskot Resepsjon/sentralbord Div. oppdrag ordførar Økonomi Personal Interkommunalt samarbeid skjenke/salskontroll Interkommunalt samarbeid Kurs «Ansvarleg vertskap» Konsulent: Møtesektretær - Kommunestyre, formannskap, tilsetjingsnemnd Bustønad TT-kort Følgjekort Parkeringskort Utbetringstilskot Tilskot til barn og unge Vatndals Legat utlysing/tilrettelegging/tildeling etter vedtak (1 g. pr år) Infoland Div. oppdrag for ordførar Fylla ut lønnstilvisning (skjema) nye politikar til lønnsavdelinga Telefongodtgjersle politikarar Laga til møtegodtgjersle -politisk Laga til tapt arbeidsforteneste - politisk AMU tilrettelegging av sakene i Websak, laga innkalling, skriva møtebok Administrasjonsutvalet Klagenemnd Kontera/attestera rekningar Resepsjon/sentralbord 11
Informasjonskonsulent 100 % Valansvarleg Komtek ansvarleg Websak ansvarleg Kart Fakturering Utsendig vedtak rett avgift på eigedom Møtesekretær Komite Drift og Komite forvaltning EMK HRM (rekruttering) Litt heimeside Litt facebook Annonser Vassmålar Resepsjon/sentralbord Infoland Infotorg E-handel Bestiller gåver Informasjonskonsulent 80 % Heimeside Intranett Facebook Val Fakturering Utsending av vedtak HRM (rekruttering) Infoland Infotorg Komtek Annonser Resepsjon/sentralbord Div. oppdrag ordførar Utforming av brosjyremateriell m.m. Post/arkiv: Sakshandsamar 100 % I løpet av siste del av 2013 og heile 2014 har det vore 3 store arbeidsoppgåver: 12 Alt papirarkiv frå perioden 1965 til 1995 er delvis rydda, pakka i arkivesker og oversendt til Interkommunalt arkiv. Dette var ein så stor jobb at i den mest hektiske og avsluttande
perioden gjekk heile stillinga bare med dette. Det blei sendt 138 flyttekassar med 8 arkivboksar i kvar. Ny og oppdatert arkivplan for kommunen er ferdigstilt. Etter arkivloven er kommunane pålagt å ha gjeldande arkivplan. Dette er eit viktig dokument for kommunen og skal sidestillast med andre kommunale planar. Planen er offentleggjort og ligg på nettet under: http://etne.arkivplan.no/ Planen var ferdigstilt i november 2014. Neste store oppgåve var å ta fatt på elektronisk arkiv. Dette har vi gjort i samarbeid med datafirmaet Acos. Dette har og vert eit stort og krevjande arbeid. Kommunen går over til elektronisk arkiv frå 13.04.15. Daglege arbeidsoppgåver: Behandling av post få Etne kommune sitt e-post mottak Behandling av vanleg papirpost Dagleg kontrollrutinar Avslutte saker, vurdere kassasjon/bevaring Rydde i gamalt papirarkiv/listeføre, legge i arkivboksar som seinare skal til depot Rydde i feilføringar i websak Websak hjelp til saksbehandlarar Søke, leite etter arkivsaker. I websak og i papirarkivet Konsulent 100 % Dagleg: Firmapost slette, vidaresende, journalføre Importere skjema frå Acos mottak Kontrollere postliste/innsyn på heimesida Kontroll av journalpostar med status F, sette over til J Hente posten på Prix, sortere, dele ut på avdelingane Journalføre saker som er komne i posten, scanne dokumenta Legge dokumenta (dagens post) i arkivet, evt lage gul mappe Hente utgåande post på avdelingane, sortere, frankere og levere sendinga på Prix. Kontinuerleg: Avslutte saker, rydde i mapper/klargjere mapper for arkivering, legg på plass i arkivet Registrere innhald i gamle arkivboksar, plassere i arkivet Rydde i feilføringar i websak Finne saker i arkivet for sakshandsamarar Omsette ymse dokument til nynorsk Konsulent 50 % Kantineansvar rydding i kantina, mat og frukt til diverse møter Kopiering varierer dette er mest før møter i formannskap, kommunestyre, komiteer og andre etter behov Sekretær for eldrerådet førebuing og skriving av saker mm og etterarbeid etter møte Hovedhørselskontakt Frankering av post, føring av post 1 dag i veka, sortering av post 13
Bestilling av kopipapir og konvolutter 14