Innhold 1. Aktivitetstabell... 2 2. Program for kommende Lionsår... 3 2.1. Trykking... 3 2.2. Innhold... 4 3. Møtelokale. Fredheimsloftet... 4 3.1. Bestilling for Lionsåret... 4 3.2. Avbestilling... 4 4. Styremøter... 4 5. Møteinnkalling... 5 6. Klubbmøte -Smørbrød... 5 7. Frivillighetsregisteret Brønnøysund... 5 8. Kleppheimen og Sirkelen... 5 8.1. Kosekvelder... 5 8.2. Gaver til jul... 6 8.3. Sirkelen:... 6 8.4. Bokollektiv:... 6 8.5. Kleppheimen... 6 9. Spesielle innbydelser / Enker... 6 10. TV aksjonen. Dugnad... 7 11. Budsjett / Økonomi... 7 1
1. Aktivitetstabell Tidsfrist Aktivitet Ansvar August Runde tall. Oversikt runde tall oversendes styret (kopi fra Excel) Sekretær August Frivillighetsregisteret - Brønnøysund. Oppdateres. Ref. Pt. 7 Sekretær September Programhefte. Deles ut på klubbmøtet i September Sekretær September Budsjett / økonomi. Ref. Pt. 11 Kasserer / Styret September Nek. Skjæring - dugnad Aktivitetsformann / Sep. / Okt. TV aksjonen dugnad. Ref. Pt. 10 Aktivitetsformann / Oktober Økonomi. Gjennomgang av «huskeliste for Lionsåret» / giroer fra Lionskontoret. Kasserer / Styret Oktober Kosekveld Kleppheimen og Sirkelen. Ref. Pt. 8 Aktivitetsformann / Okt. / Nov. Forberede Julemøtet. Ref. også Pt. 9 Aktivitetsformann / Tur & Fest November Nek. Pakking dugnad Aktivitetsformann / Desember Nek. Salg dugnad - oversikt over kostnader og inntekter Aktivitetsformann / Desember Januar 1.februar Bestille og levere gaver til Sirkelen, Bokollektiv (Kleppetunet- Fredtunveien) og Kleppheimen. Ref. Pt. 8 Bekrefte avtale og dato for junimøtet i Jæren Sparebank Avtales med Adm. Banksjef: Tor.Egil.Lie@klepp-sparebank.no Frist for innsendelse av forslag til riks- og distriktsmøter Frist for innsendelse av forslag til kandidater til valg President Formann Styret Feb. / Mars Bestille / avbestille Fredheimloftet. Ref. Pt. 3 Sekretær Mars / April Tulipanaksjonen. Bestille kontakte bedrifter - dugnad Aktivitetsformann / Mars Nytt styre kandidater Styret / Medlemskomite April Nytt styre / godkjenning i klubben Forslag til nytt styre legges frem for klubben Eget møtereferat skrives og signeres Styret / Sekretær 2
20.april Betaling av medlemskontingent Kasserer April / Mai Forberede Sommerfesten. Ref. også Pt. 9. Aktivitetsformann / Tur & Fest 1. mai Nytt styre registrering Juni Juni / Juli Registreres på www.lions.no, MEDLEMSREGISTERET Klubbens Excel ark oversikt oppdateres Trykking av programhefter Manuskript sendes for trykking Ekstraordinært styremøte vurderes før ferien Erfaringsutveksling nytt / gammelt styre Økonomioppsett. Oversikt over aktiviteter og bevilgninger for fiskalåret. Forberedelse nek. Skjæring, tørking og salg Planlegging av aktivitetsprogram Fortløpende Kalle inn til styremøter (7-10 dg. på forhånd). Ref. Pt. 4 Kalle inn til klubbmøter (7-10 dg. på forhånd). Ref. Pt. 5 Opprop under medlemsmøter. Notere oppmøte i klubbens Excel Doc. Bestille smørbrød til klubbmøter (tirsdag morgen) Ref. Pt. 6 Skrive referat fra styremøter Oppdatere Excel Dokumentet «Medlemsliste, verv, runde tall og program og oppmøte» Nye medlemmer o Info evt. innsigelser fra klubbens medlemmer o Bestille medlemspakke på www.lions.no o Formelt opptak o Registrering i medlemsregisteret Sekretær Sekretær Styret Sekretær Fortløpende Ad hoc dugnader Styret Aktivitetsformann / Fortløpende Vurdere innkomne saker / forespørsler / Lions generelt Styret 2. Program for kommende Lionsår 2.1. Trykking Program trykkes hos Netprint Stavanger E-Mail: Stavanger@netprint.no Kontaktperson Gry Ø. Hegrestad. 3
Pris for 35 hefter 2015: 1100,- eks. mva. Inkl. grafikerarbeid og utsendelse pr. post. 2.2. Innhold Frontside med Lions emblem + årstall Medlemsregister med navn, ledsagers navn, telefon privat/jobb og e-post. NB! Listen sendes ut til medlemmene for revisjon før trykking. Styresammensetning, formenn og klubbkontakter Oversikt over møtedager i Lionsåret (2. onsdag i hver måned september, oktober, november, januar, februar, mars, april og mai om dette ikke kolliderer med helligdager). Desember- og juni-møtene avholdes på en fredag. Desember møtet (julemøtet) avholdes på Fredheimsloftet. Junimøtet avholdes i Jæren Sparebank. Oversikt over styremøter i Lionsåret. Avholdes normalt en tirsdag ca. 2 uker før medlemsmøtet. Lions etiske norm 3. Møtelokale. Fredheimsloftet 3.1. Bestilling for Lionsåret Kontakt Klepp kommune, ansvarshavende for Fredheimsloftet, og bestill lokale for de aktuelle datoer med klokkeslett 1930 2200. Kontaktpersoner; Tove Iren Skaar Kultur- og fritidskonsulent, Klepp Kommune 51429860-40436248 tove.iren.skaar@klepp.kommune.no Dina Friestad Etat for lokal utvikling Klepp kommune 51429889 dina.friestad@klepp.kommune.no 3.2. Avbestilling Dersom det bestemmes at et medlemsmøte avholdes annet sted enn på Fredheimloftet, må det tas kontakt med ansvarlig i Klepp kommune og lokalet avbestilles. 4. Styremøter Sekretæren skriver referat fra styremøtet. Agenda for neste medlemsmøte avtales. 4
5. Møteinnkalling Sekretæren forfatter møteinnkalling (sted, tid, program og avmeldingsfrist). Referat fra siste styremøte legges ved. Innkallelsen sendes som e-mail via www.lions.no til alle medlemmene. 6. Klubbmøte -Smørbrød Sekretæren bestiller smørbrød (2 stk. per deltaker NB! Også eventuelle gjester). Smørbrødene bestilles hos Farstad Catering (tel. 51 48 21 82) senest tirsdag formiddag dersom møtet avholdes onsdag kveld. Emballasje returneres. Torleif Rørtveit henter smørbrødene før stengetid. Kan også avtales hentet fra Farstad sin garasje / kjøle. Kodelås. 7. Frivillighetsregisteret Brønnøysund Forberedelse: Lions Klepp Organisasjonsnummer er: 993080292 Personnummeret til alle styremedlemmene fremskaffes Signert møtereferat (valg av nytt styre) klargjøres som PDF Bank id brikken klargjøres Registrering: Altinn samordnet registrering (blir sendt over til Brønnøysundregisteret) endring / nye opplysninger legger inn organisasjonsnummer følger veiledning Forretningsfører = Kasserer 8. Kleppheimen og Sirkelen 8.1. Kosekvelder Invitasjon og dato kommer fra Kleppheimen. NB. Sjekk at lokaler er reservert. Opplegg 2015: Vi tok kontakt på forhånd og bestiller smørbrød og kaker. Kleppheimen leverte begge steder. Vi mottok faktura. Styret møtte 1700. (Borddekking etc.) Arrangementene startet kl. 1800. Sirkelen: 8. oktober. Kleppheimen: 5. november. 5
Underholdning: Georg Pollestad ordnet underholdningen. Kontaktperson: Åse M. Hetland 2 etg. Kleppheimen Mobil 98 85 79 13 Avd: 51 42 96 17 Lions vil i fremtiden få kun en kontaktperson å forholde seg til 8.2. Gaver til jul Det er greit å kontakte hver enkelt avdeling på forhånd for å sjekke hva de ønsker. Fruktkorgene bestilles på Coop Mega (de har 3 ulike størrelser). Dersom avdelingene ønsker sjokolade i tillegg til frukt, må dette spesifiseres ved bestilling. 8.3. Sirkelen: 2. etasje (demensavd.) 51 78 45 02 Fruktkorg med sjokolade 3. etasje 51 78 45 58 Rødvin/hvitvin, Cognac og Portvin + Evt. fruktkorg med sjokolade 8.4. Bokollektiv: Kleppetunet: 51 42 96 92 Fruktkorg med sjokolade Fredtunveien: 51 42 54 95 Fruktkorg med sjokolade 8.5. Kleppheimen 2. etasje 51 42 96 17 Rødvin/hvitvin, Cognac og Portvin Evt. fruktkorg med sjokolade. 9. Spesielle innbydelser / Enker Personer som skal inviteres til årsfester (juni og desember) (Betaler ikke) Helga Carlsen Turid Grude Gro Nedrebø Braut Brit Carlsen Ree helga@klepp-sparebank.no 51 48 56 94 / 920 97 169 (Torleif ordner innbydelse) 51 42 13 47 (Torleif Rørtveit ordner innbydelse) 51 42 55 63 gronedrebo@gmail.com 51 42 16 53 (ønsker ikke innbydelse 6
10. TV aksjonen. Dugnad Ref. styremøte 27.okt-15. Info på medlemsmøte 11.nov-15. LC Klepp anser denne dugnaden som viktig å være med på. Gir også goodwill i kommunen. LC Klepp vil stille med 7 personer årlig. Hvert medlem vil da stille på dugnaden hvert 3je år (dekker også frafall av medlemmer grunnet fritak og evt. bøssebæring for andre foreninger / lag). 11. Budsjett / Økonomi Gjennomgang av aktiviteter og bevilgninger forrige fiskalår Gjennomgang av «huskeliste for Lionsåret» - faste giroer fra Lionskontoret Etablere budsjett for fiskalåret (aktivitetsbudsjett og klubbudsjett) 7