Veiledning til søknad om tildeling av midler til brukerorganisasjoner 2016 Praktisk informasjon Det legges til rette for opplæring av instruktører som kan gjennomføre kurs i søknadsskriving i organisasjonene lokalt. Følg med på www.helsesorost.no/brukermidler om lokale kurs. Organisasjoner som planlegger å søke om tilskudd fra Helse Sør-Øst RHF anbefales å delta på ett av disse kursene. Vi henstiller til organisasjoner som søker fra flere ledd om å samarbeide om søknader. Det er ønskelig at organisasjonene samarbeider for å bygge opp og utnytte kompetanse og økonomiske ressurser. Håndskrevne søknader godtas ikke. Vær oppmerksom på at alle kolonner og celler i søknadsskjemaet kan utvides. Vedlegg skal brukes ved beskrivelse av drift/aktivitet. Søknad med vedlegg kan med fordel sendes inn elektronisk, som en samlet pdf-fil. Tildeling Tildeling skjer på grunnlag av en helhetsvurdering av søknaden inkl. rapportert aktivitet for 2015. Det følgende vil bli vektlagt: Søknadens formål og omfang av drift/aktivitet på områder innenfor helsetjenestens ansvarsområde. Det er synliggjort hvordan drift/aktiviteten organiseres og gjennomføres. Det foreligger overslag over kostnader. Antall medlemmer og spesielle forhold relatert til organisasjonen. At drift og aktivitet kan komme alle medlemmer, pasienter og pårørende til gode. Det vises til samarbeid f eks med andre organisasjoner, med spesialisthelsetjenesten, og/eller trepartsamarbeid brukerorganisasjon, spesialisthelsetjeneste og kommunehelsetjenester. Alminnelig nøkternhet i ressursbruk, f eks egenandeler, bruk av egne ressurser, kost/losji. Samme vektlegges når det gjelder rapportering. At formalkrav er oppfylt jf. sjekkliste på søknaden (nødvendige vedlegg er med og søknad og rapport er underskrevet er et ubetinget krav). 1
Mangelfull rapportering kan medføre avslag eller reduksjon av tilskudd, jf også tildelingsbrev for 2015. Både søknad og rapportering tillegges vekt. Krav til beskrivelser og kostnadsoverslag vil bli sett i forhold til tildelingens størrelse. I tillegg kan det bli lagt vekt på helsepolitiske prioriteringer fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helse Sør-Øst RHF. Søkerorganisasjonen har selv ansvar for at søknad og rapportering er tilstrekkelig opplyst til at de kan vurderes på overnevnte grunnlag. Bidrag til søknadsvurdering Innen FFO vil fylkeslagene i Akershus, Buskerud, Hedmark, Oppland, Telemark og Vest-Agder bidra som rådgivende part i vurdering av søknadene. Dette innebærer at en arbeidsgruppe i hvert av disse fylkene vil gjennomgå søknader fra alle FFOmedlemsorganisasjoner med drift/aktivitet i fylket og gi råd om tildeling. Det er laget mandat samt retningslinjer om habilitet og taushetsplikt. Søknader sendes Helse Sør- Øst RHF. Beslutning om tilskudd fattes av Helse Sør-Øst RHF. Samlesøknader Det er avtalt at innen Norges Handikapforbund sendes alle søknader fra fylkeslag og landsforeninger til NHF, region Oslo, Folke Bernadottesvei 2, 0862 Oslo eller sverre.bergenholdt@nhf.no, som sender èn søknad til Helse Sør-Øst RHF. Søknadsfrist Frist for å søke for 2016 er 01.12.2015. Dersom det oppstår uforutsette hendelser som hindrer innsending av søknad innen fristen, må varsel om behov for utsettelse av frist sendes Helse Sør-Øst RHF før søknadsfristen går ut. Dette sendes elektronisk til postmottak@helse-sorost.no, merket Tilskudd brukerorganisasjoner med kopi til idak@helse-sorost.no. Spørsmål kan rettes til Ida-Anette Kalrud, 918 22 307/02411. 1.0 Søkerorganisasjonen: 1.1 Søkerorganisasjonens fulle navn. Husk å skrive navnet korrekt og fullt ut. 1.2 Moderorganisasjonens forkortelse, nasjonalt. 1.3 Er søkerorganisasjonen tilknyttet paraplyorganisasjonene FFO eller SAFO? Det er viktig at søkeren selv sjekker at tilknytning er korrekt. 1.4 Søkerorganisasjonens adresse. 2
1.5 Søkerorganisasjonens valgte leders navn. 1.6 Dersom søkerorganisasjonen har administrativ leder/sekretær/-koordinator oppgis stillingsstørrelse, navn og tittel. 1.7 Dersom søkerorganisasjonen har annet administrativt personell i tillegg til det som er oppgitt under pkt 1.6 oppgis samlet antall personer/årsverk. Frivillig/ubetalt arbeid omfattes ikke. 1.8 Organisasjonsnummer i Brønnøysund-registeret oppgis. Det vil bli kontrollert at organisasjonsnummer er registrert på søker. 2.0 Kontaktperson for søknaden 2.1 Kontaktpersonens navn, mobiltelefonnummer og e-postadresse. Den oppgitte e-postkonto bør åpnes daglig i perioden 01.12.2015 til melding om eventuelt tilskudd er gitt, i fall Helse Sør-Øst RHF skulle ha spørsmål til søknaden. Sjekk at e-postadressen er korrekt stavet. 2.2 Postadresse for svar på søknad dersom annen enn søkerorganisasjonens adresse skal benyttes. 3.0 Konto 3.1 Kontonummer som skal benyttes ved overføring av tildelte midler. Sjekk at oppgitt kontonummer er korrekt. Kontonummer skal være registrert på søkerorganisasjonen. 4.0 Opplysninger om søkers geografiske område og antall medlemmer 4.1 Dersom organisasjonen ivaretar medlemmer fra alle fylker i helseregion sør-øst skal det krysses av her. 4.2 Dersom organisasjonen ivaretar medlemmer i ett eller flere fylker i helseregion sør-øst, skal det krysses av for det/de fylker søknaden gjelder for. 4.3 Dersom organisasjonen er landsdekkende skal det krysses av her. 4.4 Dersom organisasjonen det søkes om tilskudd til ikke kan plasseres inn i ovennevnte rubrikker, krysses dette av her. Det bes i så fall om en kort beskrivelse av organisasjonens geografiske virkeområde. 4.5 Her oppgis antall betalende hovedmedlemmer i søkerorganisasjonen. 3
4.6 Her oppgis antall hovedmedlemmer innenfor helseregion sør-øst. Det gjelder kun for landsdekkende organisasjoner som ikke har region-/eller fylkeslag innenfor helseregion sør-øst. Det er viktig at korrekt antall medlemmer oppgis da dette er med i vurderingene når søknaden skal behandles. Det kan bli krevet dokumentasjon for antallet medlemmer. 5.0 Søknaden gjelder: Med helsetjenesten forstås i denne sammenheng spesialisthelsetjenesten og/eller helsetjenester som utøves på samhandlingsarenaer eller i annet samarbeid mellom spesialist- eller kommunehelsetjenesten jf samhandlingsreformen. Det gis ikke tiskudd til; drift/aktivitet som rettes mot eller omfattes av kommunalt og/eller fylkeskommunalt ansvarsområde, og ikke inngår i samarbeid med spesialisthelsetjenesten virksomhet rettet mot NAV eller andre organ som ikke er en del av helsetjenesten rene sosiale formål helsereiser eller andre turer uten vesentlig innslag av faglig innhold varige driftstiltak av tjenesteytende karakter Aktiviteter som omfatter flere enn ett formål kan samles under ett av punktene i søknaden. Under punkt 5.1 til 5.7 i søknadsskjemaet gis oppsummering av drift/aktivitet innen de ulike områder det kan søkes om. Drift/aktivitet det søkes om skal beskrives kortfattet i eget vedlegg; hva planlegges gjort, antall deltagere, møter o.a. Kostnadsoverslag skal vedlegges. Drift/aktivitet skal beskrives slik at den er forståelig for lesere som ikke har spesiell kunnskap om organisasjonen som søker. Eventuelle honorarer og utgiftsdekning for styremedlemmer skal spesifiseres. Organisasjonene bes om å forholde seg til gjennomførbare og realistiske mål og tiltak og forsikre seg om at tiltak det søkes om faller innenfor retningslinjene. 5.1 Tilskudd til drift: Med driftstilskudd menes tilskudd til brukerorganisasjonens administrasjon innrettet mot helsetjenesten. Eksempler; lønnskostnader og andre skattepliktige godtgjøringer, reisekostnader, utgifter til medlemsinformasjon, husleie, kommunale avgifter, strøm, telefoni, porto, rekvisita og lignende. Det skal framkomme hva som inngår i driften. (Hva som gjøres) 4
5.2 Tilskudd til brukerorganisasjonenes opplæring av brukerrepresentanter som har aktivitet innen helsetjenesten: - Brukermedvirkning på systemnivå er en arbeidsform/metode rettet mot de som planlegger tiltak og tjenester, og som har myndighet til å beslutte. - På tjenestenivå innebærer brukermedvirkning at brukerne og/eller deres representanter inngår i samarbeid med tjenesteapparatet og er aktivt deltagende ved utvikling og endring av behandlingstilbud og forløp. - Brukermedvirkning på individnivå er i denne sammenheng organisert likepersonarbeid. Innenfor dette formålet prioriteres tilskudd til felles opplæringsaktiviteter i regi modulbasert opplæringsprogram (MBO) i regi av FFO/SAFOsamarbeidet og Kreftforeningen i helseregion sør-øst. 5.3 Tilskudd til brukerorganisasjonenes egne informasjonsmøter, opplæringsog mestringskurs, knyttet til å mestre/leve med sykdom og funksjonsnedsettelse. For barn og unge og deres pårørende kan det også gis tilskudd til aktiviteter med mestring som formål. Det forutsettes at aktivitetene er organiserte og at det inngår program for pårørende med erfaringsutveksling og informasjon. Aktivitet i samarbeid med helsetjenesten prioriteres. 5.4 Tilskudd til opplæring av likepersoner og utøvelse av likepersonsarbeid i helsetjenesten. Likepersonsarbeid utøves mellom mennesker med samme funksjonsnedsettelse eller som har samme diagnose. Den kan beskrives som en samhandling mellom mennesker som opplever noenlunde samme livssituasjon, hvor selve samhandlingen har som mål å være en hjelp i form av støtte eller veiledning partene imellom. Likepersonarbeidet skal skje i en organisert form. Det bærende prinsippet i likepersonsarbeidet er en aktiv og målrettet bruk av egenbasert erfaring, hvor en av dem som inngår i relasjonen har en lengre og mer bearbeidet erfaring enn de øvrige. Støtte prioriteres til likepersonsarbeid som gjennomføres i samarbeid med Lærings- og mestringssenter, sykehusavdelinger eller samhandlingsarenaer/i samarbeid mellom kommuner og spesialisthelsetjenesten. 5
Organisasjonenes bidrag til brukerkontor i sykehus/på samhandlingsarenaer defineres som likepersonsarbeid. Jf punkt 5.7. Gruppetrening defineres som likepersonsarbeid når den/de som leder selv har diagnosen/eller funksjonsnedsettelsen og arbeidet er frivillig. 5.5 Tilskudd til søkerorganisasjonens egenorganiserte opplæring av helsepersonell. Dette omfatter også elever/studenter innen relevante studier og fagområder. 5.6 Tilskudd til tiltak for å rekruttere unge og personer med flerkulturell bakgrunn som likepersoner og brukerrepresentanter. 5.7 Tilskudd til søkerorganisasjonenes opplæring av egne tillitsvalgte. Dette formålet prioriteres lavere enn øvrige formål omtalt ovenfor. Søkerorganisasjonene forutsettes primært å søke andre kilder om støtte til opplæring av tillitsvalgte. Alle formål det søkes midler til skal beskrives og kostnadsoverslag vedlegges, jf vedlegg drift/aktivitet. Søker har selv ansvar for at det gis tilstrekkelig opplysninger til at søknaden kan vurderes jf denne veilederens s 1 om hva som vektlegges. Formål utover dette prioriteres ikke. 6.0 Krav til søknaden Søker må forsikre seg om at alle nødvendige vedlegg er med i forsendelsen og at de er tydelig merket organisasjonens navn og er nummerert. Organisasjoner som i 2014 fikk tildelt tilskudd over kr 100.000,- leverer rapport fra registrert eller statsautorisert revisor. Alle opplysninger som etterspørres skal fremkomme av søknadsskjema med angitte vedlegg. Det presiseres at søknad og rapport kun skal omfatte midler fra Helse Sør-Øst RHF. Dersom det søkes om delfinansiering skal dette fremgå. Informasjon i vedlegg som brosjyrer, tidsskrift/medlemsblad, avisutklipp o.a. kan ikke påregnes vektlagt. 7.0 Diverse opplysninger/merknader 7.1 Dersom søker har andre opplysninger/merknader som søkeren mener kan ha betydning for behandlingen av søknaden, bør dette fremkomme her. Her kan det forklares dersom aktivitet under hovedpunkt 5 dekker mer enn ett underpunkt. 8.0 Underskrift 6
8.1 Det er påkrevet at søknaden har original eller skannet signatur. 9.0 Søknaden sendes med fordel per e-post, som en samlet pdf-fil til postmottak@helse-sorost.no Eventuelt per ordinær post til Helse Sør-Øst RHF, Postboks 404 2303 Hamar Eller Faks 62 58 55 01 Søknadsfristen skal overholdes, da dette har stor betydning for behandlingstiden og tilbakemelding til søkerorganisasjonene. Ved spørsmål om utfylling av søknadsskjema eller andre spørsmål vedrørende søknaden, kan det tas kontakt med Ida-Anette Kalrud, idak@helse-sorost.no, 918 22 307/ 02411. 10.0 Rapportering I rapporteringen skal det redegjøres for bruk av midler tildelt fra Helse Sør-Øst RHF i 2015. Det er viktig at rapporten kun omfatter midler tildelt fra Helse Sør-Øst RHF. Dersom midlene fra Helse Sør-Øst RHF er brukt til delfinansiering skal dette angis. Underpunkt 1. Her føres opp beløp til disposisjon fra Helse Sør-Øst RHF; tilskudd for 2015 pluss eventuelt overført beløp fra 2014. Underpunkt 2-8. Her føres opp hva er som er gjennomført i 2015 og anslag på hvor mye penger som er brukt. Underpunkt 9. Dersom det er udisponerte midler tildelt fra Helse Sør-Øst RHF i 2015 kan disse overføres til 2016 og dette skal fremkomme av søknaden for 2016. Beløpet må fremkomme her. Utdypende beskrivelser av drift og aktivitet i 2015 skal spesifiseres i punktene nedenfor, eventuelt medfølge som vedlegg. Rapporteringsskjemaet skal ha original eller skannet signatur. Tilleggsinformasjon ved innsending av samlesøknad 7
Av hensyn til saksbehandling i Helse Sør-Øst RHF bes innsendere av samlesøknader: Gi råd til organisasjoner som søker, dersom enkeltsøknader eller søknadene samlet blir svært omfattende i omfang og økonomi, og/eller er utenfor prioriteringene som følger i retningslinjene. Kontrollere at alle søknader oppfyller krav fremsatt i retningslinjer, søknadsskjema og veileder. Lage et samlet oppsett over alle enkeltsøknadene med oversikt over formål det søkes midler til og samlet sum for hver organisasjon og totalsøknad. Angi overordnede kriterier for fordeling av midler til felles aktiviteter og utdeling til de enkelte organisasjonene. Dersom det ikke framgår at dette er gjort, vil søknadene bli behandlet som enkeltsøknader. Vi ønsker lykke til i arbeidet! 8