Møtereferat fra møte i Styringsgruppen 06.02.18 Velg et element. Medlemmer til stede Varamedlemmer til stede Forfall Tillitsvalgte Hovedverneombud Erik Unaas (leder), Thor Hals, Saxe Frøshaug, Olav Breivik, Petter Schou, Tom-Arne Tørfoss, Synnøve Rambek, Gry Sjødin Neander, Betty Hvalsengen, Bjørn Sjøvold Anja Louise Bredal Jelena Poljak, Anne-Lise Ringerike Karine Mørck-Gåserød, Rita Eriksen. Ronny Olsen Andre Møtesekretær Møtested, dato Trøgstad kommunehus, 06.02.18 09.00-11.30 1. Referat fra møte 29.11.17. Referatet ble godkjent 2. Status fra prosjektleder. Prosjektleder orienterte om følgende: Opplæring interessentanalyse og prosjektverktøy vil gjennomføres i løpet av de to nærmeste uker Planlegging IKT IKOMM. Avklaringsmøte med IKOMM denne uken. Pågang fra ytre interessenter (NRK, KMD, KS). NRK Østfold ønsker å lage en reportasje om kommunereformarbeidet. KMD ønsker å ha en adm. observatør til å følge IØK s arbeid. KS har invitert IØK til å Ansvar Stab Prosjleder Frist Innen utgangen av februar
presentere sitt kommunikasjons- og informasjonsarbeid på samling 11/12.april. Nettverksbygging med Nye Moss og Nordre Follo Det er etablert nettverk mellom prosjektstabene i Nye Moss og Nordre Follo. Vil videreutvikles. Styringsgruppa ønsker også det knyttes kontakt med sammenslåingsprosesser på Romerike (Lillestrøm) Planlegging, timing av saker til fellesnemnd Det jobbes med plan for saker som fremmes til fellesnemnda, slik at flere saker blir mer forutsigbare i forhold til når de kommer til politisk behandling. Prioriterte områder: Innkjøp, skatt, NAV Prosjektleder informerte om arbeidet på prioriterte områder. Styringsgruppa ønsker tydeliggjøring og snarlig igangsetting av prosesser rundt barnevern. Lokaliteter for prosjekt Det jobbes med lokaliteter for prosjektstab i forbindelse med omgjøringer på Askim Rådhus. Rådmann Askim Kick-off delprosjekter 01.02.18 Gode tilbakemeldinger på samlingen og gjennomføring av denne. Skryt til Spydeberg kommune for utmerket tilrettelegging! 3. Forslag til møteplan for styringsgruppa 1.halvår Følgende møteplan ble vedtatt: Tirsdag 6.mars 1000-1230 Askim rådhus Tirsdag 17.april 1000-1300 Spydeberg kommunehus Tirsdag 15.mai 1000-1300 Eidsberg, Heggin Tirsdag 12.juni 0900-1130 Hobøl kommunehus 4. Samordning, justeringer og ansvarsavklaringer hvilke gjenstår? Prosjektleder gjennomgikk prosedyre for videre samordning mellom delprosjekter. Det sendes ut skjemaer som skal gjennomgås og besvares fra det enkelte delprosjekt innen 01.mars. Styringsgruppa diskuterte temaer rundt enkelte delprosjekter: Leder 01.03.18
- Barnehage/skolebehovsplan. Det er behov for å avklare nærmere rundt bestilling til delprosjektet. Vedtatt mandat gir i oppdrag å tilrettelegge/skaffe bakgrunnsinformasjon for et fremtidig arbeid med barnehage- /skolebehovsplan. leder anførte at gjennomføring av et fullt arbeid med en slik plan er svært omfattende og vil kreve en helt annen tilnærming og endring i et mandat. Styringsgruppa konkluderte med at prosjektleder i samarbeid med delprosjektleder oppvekst lager en sak til fellesnemnda med nødvendige avklaringer rundt arbeid med barnehage- og skolebehovsplan. - Politiske delprosjekter Innholdet i de politiske delprosjektene anses å være av en slik karakter at det er behov for å klargjøre og vurdere den videre organisering av disse. Styringsgruppa ba prosjektleder fremme sak til fellesnemnda etter en forutgående dialog med delprosjektlederne av de politiske delprosjektene. - Samordning behov for kompetanse, studiereiser, dialogmøter Prosjektleder gjennomgikk skjema for angivelse av kompetansebehov i det enkelte delprosjekt. Prosjektstab vil samordne innspill mellom delprosjektene. Styringsgruppa diskuterte former for kompetanseinnhenting i prosjektperioden. Viktig med samordning, og evt hente ressurser til IØK i stedet for å reise ut. 5. Prosjektets fremdriftsplan Prosjektleder presenterte møtekalender for første halvår. Planen sendes ut snarest. 6. Eventuelt a. Risiko- og sårbarhetsanalyser Prosjektleder viste til gjennomført ROS både for prosjekt og kommunene. KommuneROS er gjennomgått i kontrollutvalgene. Delprosjkt Leder oppv Ledere pol. ledere Prosjekt leder 05.03.18 05.03.18 01.03.18
Styringsgruppa ber prosjektleder om å samordne en helhetlig oppfølging av ROS, og vil fremme sak til fellesnemnda. b. Befolkningsundersøkelser Prosjektleder orienterte om omfattende diskusjoner knyttet til innhenting av befolkningsdata. Det har vært nærmere dialog med Østfoldhelsa, og det sees på muligheter for å tilpasse undersøkelsen enda mer mot IØK s behov samt å redusere kostnadene. I saken ble det også diskutert behov for undersøkelser på andre områder, eks. næring. Styringsgruppa tok saken til orientering. Prosjektleder bes finne gode løsninger på dette i samråd med rådmennene. c. KMD/KS samling 11. og 12.april Prosjektleder informerte om samling for sammenslåingskommuner 11. og 12.april. Anses å være aktuell for delprosjektledere, ordførere, rådmenn, HTV,HVO. Styringsgruppa ba prosjektleder samordne påmeldings- og rutiner for fakturering. d. Fellessamling før sommerferien. Prosjektleder informerte om planlagt fellessamling for prosjektdeltakere, kommunestyrer m.fl. ved utgangen av 1.halvår. HTV etterlyste kulturbyggingssamlinger for ansatte. Prosjektleder tar med seg innspillet i den videre planleggingen. e. Lokalisering av tjenester Saxe Frøshaug fremmet spørsmål om når det gjøres avklaringer av lokaliseringsspørsmål for tjenestene. Prosjektleder svarte at dette kommer man tilbake til senere i prosessen. f. Nyhetsbrev til innbyggere Nyhetsbrev til alle husstander går i trykken denne uken. Sendes ut per post i denne runden. Prosjekt Leder Rådmenn 15.04.18 Møtet ble avsluttet kl.11.15.
Bjørn Sjøvold/referent