Protokoll fra styremøte 3/14-16, 28. august 2014 Idrettens Hus Sandefjord kl 1800-2230 Tilstede: Rolf Gunnar Haagensen, Trude Halvorsen, Inger Ness, Rune Huseby, Trude Tansø. Forfall: Tommy Svendsrud, Morten Solum. Fra adm: Bjørn Lauritzen Saker Sak24/14-16: Godkjenning av protokollen fra styremøte 16.06.14. Sak25/14-16: Regnskapsgjennomgang. Sak26/14-16: Høring spillemiddelsøknad Sak27/14-16: Aktivitetstilskudd særkretser. Sak28/14-16: Høring ny SKP. Sak29/14-16: Vestfold Toppidrett oppnevning av utvalg Sak30/14-16: Idrett/samfunn/rammevilkår/frivillige Sak31/14-16: Evaluering av kretstinget, neste ting. Sak32/14-16: Gjennomgang av VIKs delegasjonsreglement Sak33/14-16: Representasjons/møteoversikt Sak34/14-16: Honorarsatser. Sak35/14-16: Eventuelt Sak24/14-16: Godkjenning av referat fra styremøtet 16.06.2014 Referatet fra styremøtet er sendt styret tidligere. Føre på saksnummer, sendes ut på ny for godkjenning Sak25/12-14: Regnskapsgjennomgang, vedlegg 1 og 2. Vedlegg 1 oppstiller resultatregnskapet per 11. august og vedlegg 2 oppstiller balansen samme dato. Resultatregnskapet viser et overskudd 840 000 kr. Imidlertid er verken tilskudd til særkretser eller idrettsråd på til sammen 260 000 kr tatt med. Fra 01.09.2014 og ut
året økes stillingsprosenten til Anne Katrine Aas fra 50% til 100% hvilket får budsjettmessige følger. Arbeidsforholdet opphører 31.12.2014. Tas til orientering. Sak26/14-16: Høring spillemiddelsøknad 2015, vedlegg 3 og 4. Høringsfristen er 31. august 2014. Idrettskretsene sorterer under Post 1 sammen med NIF sentralt. Det foreslås å søke om 127 mill. kr for 2015, hvilket er en økning på 3,4 mill. kr fra 2014. Det søkes også om en ny tilleggsramme til idrett for funksjonshemmede på 20 mill. kr. Tommy har spilt forslag om å fjerne formuleringen «inntil 1/3 av godkjent kostnad «jf. «Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2014». Bakgrunnen er at det i dag kan bygges idrettshaller som er vesentlig rimeligere enn 30 mill. kr som er minimumskostanden for å utlsøe maksimalt med spillemidler på 10 mill. kr til idrettshaller. Rimeligere haller vil således ikke kunne få full uttelling av spillemidler. Vedtak 1. VIKs etterspør en presisering av oppgavene og ordbruk oppramset på s. 27, og da særliggjeldende postene, folkehelse/skole, forvaltning av politiattestordningen og idrett for funksjonshemmede. 2. VIK foreslår å doble potten til idrett for funksjonshemmede til 40 mill. kr. 3. VIK foreslår videre at tilskuddet til idrettskretsene økes slik at kretsene kan sikres en minimumsbemanningen på fire personer. 4. VIK anbefaler å fjerne 1/3 begrensningen ved tildeling av spillemidler til anlegg. 5. Adm. utarbeider en høringsuttalelse som sendes styret før fristen. Sak27/14-16: Aktivitetstilskudd til særkretser 2014 Tilskuddspotten er på 150 000 kr (styregodkjent som en del av budsjettbehandlingen 2014). Særkretser/regioner og forbund uten kretsledd er informert om ordningen som er søknadsbasert. Innen fristen har følgende organisasjoner søkt om tilskudd: - Vestfold Rokrets - Vestfold friidrettskrets - Norges Håndballforbund Region Sør - Vestfold Skøytekrets - Vestfold Bedriftsidrettskrets 546601v1 Side 2 av 7
- Vestfold O-krets - Vestfold Gymnastikk og Turnkrets - Vestfold Fotballkrets - Vestfold og Telemark Rytterregion - Håndball Region Sør - Telemark og Vestfold Skikrets Forslag til fordeling fremgår av vedlegg 5. Org.ledd som ble tildelt midler i 2013 er også til delt midler i 2014 selv om de ikke har søkt, bortsett fra Norges Judoforbudn, Utvalg da det er noe uklarhet i hvor operativt judoutvalget er. Org.ledd som ikke har søkt tildeles ikke midler. Disse midlene fordeles (20 000 kr) på de som har søkt. Sak28/14-16: Høring av ny Strategisk kultur- og idrettsplan, vedlegg 6 Vestfold fylkeskommune (VFK) har sendt ut ny strategisk kultur- og idrettsplan på høring. Høringsfristen er 1. oktober 2014. VFK er VIKs viktigste samarbeidspartner og føringen som legges i strategisk kulturog idrettsplan er derfor svært vesentlige både for VIK og idretten i Vestfold. VIKs har arbeidet med ny SKIP i lengre tid og har kommet med flere innspill både til administrasjonen og til sentrale politikere his fylkeskommunen. Det er gledelig å registrere at flere av våre innspill er tatt inn i planen, blant annet er «idrett» kommet med i planen navn da den tidligere het Strategisk kulturplan. Likevel kunne planen inntatt flere målsetninger om idrett, og særlig vist til VIKs strategiplan og anleggsplan. Likeledes er formuleringen om talentutvikling noe upresist, da det bør presiseres bedre at det er VIK som er eier og har ansvaret for Vestfold Toppidrett. Planen omhandler også antidopingarbeidet. VFK betaler også en 40% stilling som arbeider med antidoping. Ideelt sett burde denne stillingen og funksjonen være tillagt VIK selv om denne antidopingstillingen også arbeider med antidoping utenfor idretten da primært mot de videregående skolene. Adm.utarbeider forslag til uttalelse hvor det vektlegges at VFK støtter opp under VIKs satningsområder innen anlegg, talentutvikling og planarbeid. Planen bør konkret vise til idrettskretsen strategiplan og anleggsplan. 546601v1 Side 3 av 7
Likeledes må det presiseres at VIK eier toppidrettsprogrammet Vestfold Toppidrett og at VFK støtter opp under denne satsningen. VIK ønsker at ordningen med fylkesanlegg gjeninnføres. Sak29/14-16: Oppnevning av medlemmer til Vestfold Toppidrettutvalget Vestfold Toppidrett er en toppidrettssatsning rettet mot unge idrettsutøvere fra Vestfold. Vestfold idrettskrets eier satsningen men samarbeider med Vestfold fylkeskommune om kulturtilbudet. Styret i VIK nedsetter et utvalg som skal ha ansvaret for den operative driften av programmet. Org.sjef er sekretær for satsningen. Lovmessige vilkår Utvalget må tilfredsstille VIKs og NIFs lov hvilket innebærer at kjønnsfordeling må ivaretas. Det samme må reglene om valgbarhet mv. 1. Trude Halvorsen, Trude Tansø og Inger Ness stemte i mot det opprinnelige forslaget til styringsgruppe grunnet saksbehandlingsfeil. 2. Utvalget økes fra tre til fem, jf. vedtaket i juni. 3. Følgende oppnevnes til Toppidrettsutvalget 2014-2016: Trude Halvorsen (leder) Alexander Hesselberg Fredrik Aukland Jan Christiansen Cecilie Langklep Bjørnøy 4. Fylkeskommunens representanter og org.sjef i VIK har tale og forslagsrett men ikke stemmerett. Sak30/14-16: Idrett/samfunn/rammevilkår/frivillige v/ Rune og Trude T. Styreseminaret 16. juni delegerte til Rune og Trude T. til å utrede VIKs strategi innen idrett/samfunn/rammevilkår/frivillighet. Utredningen er tenkt å konkretisere strategiplanens formuleringer. Utredningen legges frem for styret på styremøtet i august. Rune og Trude T. kommer tilbake til styret med en konkretisering av idrettsrådets rolle og arbeidsform. Sak31/14-16: Evaluering av kretstinget, beramming av tid og sted for neste ting. 546601v1 Side 4 av 7
Saken var oppe til behandling på styreseminaret 16.06.14 men ble utsatt. Tinget ble avholdt på Jarlsberg konferansesenter lørdag 26. april 2014. 35 delegater deltok sammen med 10 observatører. Om lag 15 påmeldte delegater møtte ikke. I det åpne foredraget til Steffen Kjærgaard kom det i tillegg om lag 30 eksterne tilhørere. Til tross for et godt program var det skuffende få delegater. Det må få konsekvenser for omfanget av kretstinget i fremtiden, både innholdsmessig og kostnadsrammen. Det er ikke tilfredsstillende å invitere en rekke fremstående gjester til tinget med så få tilhørere. Styret bør vurdere et alternativt opplegg for kretstinget i 2016 for eksempel å legge kretstinget til en vanlig ukedag og på kveldstid. Kretstinget de tre siste årene har vært avholdt i Horten (2008), Stavern (2011) og Tønsberg (2014). Kretstinget 2016 legges til kveldstid og på en ukedag. Sted: Holmestrand. Kretstinget avholdes i april måned (jf. VIKs lov). Sak32/14-16: Gjennomgang av VIKs delegasjonsreglement Delegasjonsreglementet ligger på VIKs hjemmeside: http://www.idrett.no/sitecollectiondocuments/vik_delegasjonsreglement_revidert_1 9_01_12.pdf Den ble sist revidert av kretsstyret i 2012. Saken ble utsatt på styreseminaret i juni 2014. Utsettes til neste møte Sak33/14-16: Representasjon/møteoversikt Det legges opp til en oversikt og fordeling av deltakelse på samlinger, møter og representasjonsoppdrag på styremøtet. Forslag til vedtak: - Styremøter: 30/10, 22/11 ca. kl 1400 og 11/12 inkl julelunsj for pensjonister. - Kretsledersamlingen: Inger / Tommy reiser. 546601v1 Side 5 av 7
Sak34/14-16: Honorarsatser Styret vedtok på styreseminaret i juni en gjennomgang av honorarsatsene, inkludert underutvalg. I dag honoreres kun styrets medlemmer som følger: Leder 1000 kr/mnd. Nestleder 500 kr/mnd. Øvrige styremedlemmer og varaer 300 kr/mnd. Satsene har stått uendret i alle fall 4 år, muligens lenger. De ulike kretsene har ulik praksis mht. styrehonorar. Noen kretser har ingen honorarer mens andre har honorarer. VIKs honorarer er i dag blant de høyeste. Det utbetales ikke honorarer i dag for å sitte i utvalg. Det er både fordeler og ulemper med å motta honorarer. Fordelene er først og fremst knyttet til at man opplever å få kompensert for noe av den tiden man bruker. Dernest vil et honorar til en viss grad også forplikte mottaker til å yte en innsats. Ulempene er primært at det kan være med på å uthule den frivillige profilen, i hvert fall hvis satsene settes for høyt. Honorarer har selvsagt også en innvirkning på kretsens økonomi. For å sikre transparens/habilitet bør ideelt sett styrets og utvalgenes honorerers ikke fastsettes av styret selv, men av kretstinget dette er i tråd med vanlig årsmøtepraksis, selv om dette ikke er eksplisitt nedfelt i NIFs eller VIKs lov. 1. Opprettholder dagens satser. 2. Eventuelle godtgjørelser for å sitte i styreoppnevnte utvalg, tas opp i utvalget og eventuelt oversendes kretsstyret. Sak35/14-16: Eventuelt - Skitunell: Kommer opp som en sak i Botne, Botne kan invitere anleggsutvalget til å delta i en eventuell arbeidsgruppe. - Sandefjord Bueskyttere: utsettes. - Økonomi LHK: Rolf Gunnar og org.sjef ga en orientering om den siste tids hendelser. - Lønnsforhandlinger org.sjef.: Leder fikk fullmakt til å gjennomføre forhandlingene sammen med nestleder. - Det handles inn ipads til de nye i styret. 546601v1 Side 6 av 7
Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rolf Gunnar Haagensen Leder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 7 av 7