Skåreråsen III Borettslag Postboks 33, 00 Lillestrøm Fakturaer: 7 Skåreråsen III c/o Fakturamottak, BORI, Postboks 438- Vika, 8608 Mo i Rana Org. nr: 95 095 889 Protokoll -WEB- fra styremøte 04.03.09 Sted Skårer Terrasse, klokken 7.30 Sendt Styremedlemmer Sendt Varamedlemmer Østerbø, Rune Eriksen, Vibeke Baltzersen, Kjersti Baahus og Isabella Facconi Heidi Fjøsne Forfall: SAK 5 Beskrivelse: (styremøte - 09 sak 53 til foreløpig Ansvar Status Tekst skrevet i kursiv viser historikk i tidligere saker. Utvikling av saken er skrevet i normal skrift. 5. Forslag til dagsorden - utsendt pr e-post 6.0.09 Evt tillegg til dagsordenen Heidi Godkjent 53. Protokoll fra siste møte 04.0.09 Gjennomgang av den og underskrive protokoll fra Protokollen er fulgt opp. Gjennomført. 54. Informasjon fra styreleder Brev fra beboere om bad og rørfornying må skrive svar Lage ett standard svar til alle som spør om dette med bad og rør Svart på beboersaker om rør fornying/bad. Spørsmål om hugging av trær. Beboerklage Informasjonen tatt til etterretning og sent svar på klager fortløpende. SK3- styremøte 09 03 04 web.docx av 0
Arbeidet med rutiner se oppgavelisten 55. 56. Økonomi Resultatregnskap tatt ut 4.03 vedlegges. Saldo.0. var kr hent ut ny saldo fra portalen Regnskapet er tatt til etterretning Innkjøp bestillinger i denne periode Frode har byttet ut nå tilsammen 5 vinduer. 57. Forsikring Vi har byttet forsikring 07.03.09 Tatt til etterretning. Rør i rør prosjektet. Eller total renovering?? Ovennevnte tas til etterretning. Vi informerer omgående beboerne om Stopp for oppussing av bad Det godkjennes ingen refusjoner av bad før avgjørelsen er tatt våren sommeren 09 at det nye styre vil invitere til beboermøte i mai og ekstraordinær generalforsamling medio juni Obos skal presentere forslagene Vi ber OBOS om hjelp til informasjonsskriv satser på å legge begge forslag fram på beboermøte i mai/juni Obos skal presentere forslagene. Ekstraordinær generalforsamling begynnelsen av juni Avgjør senere om det det skal bli beboermøte og deretter ekstraordinær gf --- på samme dag Alle Se generalforsamlings vedtak det er ikke noe vedtak på at det skal være rørfornying. Styret skal arbeide med saken og styret har hørt på Obos prosjekt og vil innkalle til beboermøte / ekstraordinær generalforsamling Beboermøte: Status.06.09. møterom til beboermøte / ekstraordinær generalforsamling i mai avtale med Obos OK Monika. Det er sendt ut en foreløpig invitasjon og ca 90 enheter har sagt at de kommer. bestiller lokale på Triaden 58. 59. Fellesstyret Elbil saken - INFO Se Notat 9 er utsendt 06.0 Søknad - del - om ØK- støtte sendt kommunen Info om saken blir gitt beboere på GF av styreleder i SK, Birgith. Brannkontroll Norsk brannvern.. her må det skrives inn detaljer for å få vedtaket klart SK3- styremøte 09 03 04 web.docx av 0
Status fra Vibeke se også oppgavelisten sak 5 Hvor mange var tilstede Hvor mange feil og hva Er beboere med feil tilskrevet hva som er feil og hva som må gjøres for å rette opp? Hvilke frister er gitt til beboere viktig at vi kan dokumenterer hva styret gjør og det må inn i HMS mappen HMS gruppa går igjennom rapporten sammen. Vibeke trekker ut kommunale leiligheter og sender rapport for de. 60. HMS sak 4/09: Hvis SK3 ikke har abonnement på HMS permen må det bestilles asap Møte den 5.0.09 for å gå igjennom å lage en rutine på det. Status? her må det skrives inn detaljer for å få vedtaket klart Er det gått en omfattende HMS-vernerunde? Rapport Tydelig vedtak om hva hvordan og når må inn i protokoll Vår rapport/dokumentasjon settes inn i HMS permen. HMS gruppa 6. Generalforsamling ordinær 09 ---------- Dato 5.04 sted --- Arbeids- kjøreplan -- med arbeidsfordeling Papirer og underskrift skal være inne innen 6.03.09 Alle har fått mail om tidsfrist fra Hege hun har glemt påsken vi kjører etter egen kjøreplan Det gjelder årsberetning og regnskap 6. 63. Generalforsamling Årsberetning Godkjent -- (økonomiavsnitt kommer når årsregnskapet er klart) Det er da bare økonomiavsnittet vi mangler Årsberetningens pkt 5 REGNSKAPET FOR 08 nytt skrevet etter Boris nye mal Se hele saken i årsberetningen Pkt 5 REGNSKAPET FOR 08 er vedtatt som det foreligger fra BORI BORETTSLAGETS ÅRSBERETNING OG ÅRSREGNSKAP FOR 07 (denne sak er bare en protokollsak, og fremkommer ikke i årsberetningen) Årsregnskap med tillegg fra Bori er sendt hele styret. Den fremlagte årsberetning for 08 godkjennes og legges fram til behandling for generalforsamlingen med forslag om godkjenning.. Det fremlagte årsregnskap med et positivt årsresultat på kr.670.009 godkjennes og legges frem for generalforsamlingen med forslag om godkjenning SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 3 av 0
3. Styret foreslår at resultatet tillegges opptjent egenkapital. 4. Styret bekrefter med dette at alle nødvendige opplysninger knyttet til driftsåret 08 er formidlet til forretningsfører. 64. Generalforsamling 3 innkomne forslag - Grill Sak 5. om grilling på balkong (altan, veranda, balkong, terrasse) vi har altså balkong Styrets forslag fra 4.0. 04.0.09 rettet til «bare elektrisk» Grilling på balkong Det er lov med grilling på balkong. Det kan brukes elektrisk grill. Gass- eller kullgrill er ikke tillatt All grilling skal selvfølgelig holdes under oppsikt av en voksen person. På våre felles utearealer er det også satt av spesielle områder til grilling, som kan brukes av alle når det ikke er til sjenanse for andre beboere. Dvs at det skal være stille etter :00. innstilling/ forslag til Det gamle avsnitt om grilling i husordensreglene erstattes med Det er lov med grilling på balkong. Det kan brukes elektriskgrill. Gass- eller kullgrill er ikke tillatt All grilling skal selvfølgelig holdes under oppsikt av en voksen person. På våre felles utearealer er det også satt av spesielle områder til grilling (kullgrill), som kan brukes av alle når det ikke er til sjenanse for andre beboere. Dvs at det skal være stille etter :00. Godkjent med følgende tilføyelse bare tillatt å bruke elektrisk grill.0. mottatt forslag fra Heidi Haagenrud Fjøsne vedr grilling og røyking Grilling er et konkret forslag - saken om røyking er ikke et forslag men et diskusjonsunderlag som ikke er en generalforsamlingssak. Forslagsstiller informeres om dette, røyking kan evt bli en sak neste gang vi skal ha beboermøte Vedlegg Sak 5. Innkomne forslag Sak: Grilling med elektrisk grill på balkongene ( Forslaget er mottatt 3.0.) Forslaget sin helhet er i sakslisten og i årsberetningen Styret er enig i andelseiers forslag og har allerede i møte 4.0. og 04.0 fattet forslag til vedtak Det gamle avsnitt om grilling i husordensreglene erstattes med Det er lov med grilling på balkong. Det kan brukes elektriskgrill. Gass- eller kullgrill er ikke tillatt All grilling skal selvfølgelig holdes under oppsikt av en voksen person. På våre felles utearealer er det også satt av spesielle områder til grilling (kullgrill), som kan brukes av alle når det ikke er til sjenanse for andre beboere. Dvs at det skal være stille etter :00. SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 4 av 0
Styrets innstilling Forslag fra Heidi Fjøsne og styret vedtas Det er lov med grilling på balkong. Det kan brukes elektriskgrill. Gass- eller kullgrill er ikke tillatt Generalforsamling 3 innkomne forslag -- røyking Forslaget er mottatt 3.0. Styret har behandlet skrivet om røyking. Dette er ikke en generalforsamalingssak saken arkiveres og kan evt diskuteres på et beboermøte en gang i fremtiden 65. Generalforsamling 4 Det krever tid å være i styret- det kommer til å kreve mye tid i 09-0 På valg er Rune..07-09.. Vibeke.07-09.. Kjersti 08-00 Christian,,,,,,,,08-00 Det må velges nytt styremedlem for Christian for år for å gjøre perioden ferdig 09-00 Og alle varamedlemmer 66. Styrehonorar Tatt til etterretning. Alle sender forslag til styreleder senest 3.0 På møte 04.0 fatter vi endelig vedtak- som da iverksettes umiddelbart etter generalforsamlingen april 09 Møte leder ingen har sendt inn forslag honorar fordelt 67. Møte med valgkomiteen styret sier: Styret oppfordrer valgkomiteen til å finne -3 medlemmer så vi får hele borettslaget involvert og oppfordre andelseiere til å ta kontakt med Medin eller Anita adresse fås ved Styreleder (dette kan sendes ut i Infobrev) VK supplere seg med medlemmer som ikke bor i rundkjøringen altså ST - 5-og 7-7 og ST -4 og / eller skåreråsen -4 (la stå, det blir sak igjen i mars-april) Status Valgkomiteen har ikke kommet med innspill til nye kandidater. 68. Styremøter våren 09 Møtenummer Måned Uke Dato Styremøte 05 04.04.09 SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 5 av 0
Generalforsamling 04 7 5.04.09 Styremøte 04 9.04.09 04 *Se kjøreplan - -tidsfrister må overholdes Ferieliste april- sept 69. 70. Info skriv til beboere alltid etter styremøter med aktuelle saker To do se oppgavelisten under sakslisten - planen er at oppgavelisten ajourføres med status - Styreleder Neste styremøte 5.03.09 Vi må gjennomgå saks og oppgavelister og sette opp status slik at styret etter 5.04 blir orientert Styreleder Nestleder Sekretær Styremedlem Styremedlem Varamedlem Dato opps Pri Saks-oppgavebeskrivelse Velg gjerne noen oppgave du har lyst å ta Etter hvert som vi jobber oss igjennom blir linene grønne 0 Sak. styremøte 04.0.09 Ansvar Status Har satt opp en rekke oppgaver det er oppgaver som må fordeles Alle må ta ansvar har gitt noen forslag Styret og samhandling med beboere Lage utkast til en beboerundersøkelse for å høre hva beboere er opptatt av... Generalforsamling 09 kjøreplan er vedtatt og skal følges Styreleder er ansvarlig men dermed ikke sagt at styreleder skal gjøre alt Info skriv til beboere -infobrev etter hvert ord. Styremøte eller (andelseierne har krav på info, og på sikt gjør dette styrearbeidet enklere) Styreleder sender ut infobrev. går gjennom sakslisten, men foreløpig pkt Info Brannkontroll termografering elbilsaken SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 6 av 0 Isabella og Vibeke
za Infobrev- på inngangsdører, web og FB (Infobrev -09) er det noen som melder seg frivillig til å henge på dørene? det blir en -3 dagers varsel alle saker har mange underpunkter Viktigste oppgaver fra styremøte 4-0 Info il beboere om prosjekt rør / fornying eller full rehabilitering Info til valgkomiteen om at styret ber dem utvide valgkomiteen med -3 Bestill HMS og termografering OK Kontakt med Obos få forslag til dato i mai og prøv å finn lokale deretter detaljer OK 3 To do Skaff stort lokale til generalforsamling 5.04 Sett opp arbeids og kjøreplan for generalforsamlingen Skaff enda større lokale til beboermøte mai/juni avtal med Obos OK 4 Gjennomføring termografering- få avklaring og beskriv på HMS rapporten Rapport mottatt xx.xx OK 5 Brannkontroll vi må være tilstede med nøkler -----------hvem Vi må henge opp skriv på inngangsdørene ca 0 dager før kontroll hvem? Motta rapport fra NB alle andelseiere med feil må tilskrives og det må følges opp at feilene blir rettet dvs brev til alle med fail og til de som ikke var hjemme Vibeke Inforapport til styremøte rapporten må arkiveres med HMS for brannvern Og flere underpunkter? Til styremøte asap - senest 5.03 /HMS 6 Planlegg for beboermøte- dvs bestille stort lokale avtale med Obos få dem til å skrive infobrev styret må ta mange avgjørelser før beboermøte eks hva skal vi foreslå i «pakken» og hva skal andelseier betale selv -- o a hvilke krav beboere kan gjøre for tilbake stilling av spesiell arbeid/oppussing anbefale 0 år.- med dokumentasjon (laget har dokumentasjon i regnskapet) ALLE 7 Det beste er å få til et relativt fort møt med Obos hvor vi stiller spørsmål og får svar og får Obos til å utarbeide informasjonsmateriell / forslag Alt avtaler må være klar senest 5.0 og.møte med Obos før 5.03 Fordeling av styrehonorar --- satt opp på grunnlag av oppmøte - arbeid /ansvar gjennomføring et skikkelig vedtak og det er enkelt å fordele for fremtidene Jfr vedtak 4.0 skal alle sende inn sitt forslag til leder/nestleder senest 3.0 det er en naturlig sak for leder og nestleder men FØRST MÅ ALLE SENDE INN HVA DE MENER TIL NESTE STYREMØTE / Rune Alle Ingen sendte inn forslag / Dette kan gjøre vondt men det må gjøres og så blir det lettere neste år Her kan man gi en liten gulerot i bunn og så etter innsats den som tar mye jobb mange oppgaver får mer honorar enn den som ikke tar annen jobb enn å komme på møter osv god idet å skrive logg for å kunne dokumentere SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 7 av 0
8 Ferdig til utsendelse med saks dok 30.- 3.0 Økonomistyring planlegging Langtidsbudsjett og årlig likviditetsbudsjett bør utarbeides Noen som vet noe om hva vi har hatt? Det er et helt nødvendig verktøy når vi skal sette i gang en stor rehabilitering Info: kan kjøpes ved Bori Likviditetsbudsjett er enkelt kan be styreledere i SÅ om hjelp Til møtet 5.03 underlag med tanke på rehabilitering Hvem tar den? Fordel om det er styreleder 9 Utarbeidelse av adm rutiner _ f.eks for. behandling og godkjenning av faktura mv. Oversikt over forsikringer rammeavtaler og andre kontrakter igangsatt 3. Arkivering i styreportal 4. Vårdugnad 5. For brøyting bortkjøring av snø - avtaler med SÅ 6. Felleskostnader- avtaler med SÅ 7. Parkering i borettslaget hvor hvordan og når og dispensasjon - / Rune 8. Søknad om ekstra parkeringsplass / Rune 9. Strøm hvor har vi hvor målere- sikringsskap (også garasjer) 0. Hva må man ikke kaste på konteiner / på henger. Gaver hva kan vi gi (strenge regler). Prinsippvedtak (samle- se egen sak) 3. HMS- kontor- alle pkt på sjekkliste bl.a. kaffemaskin mv 4. Velkomstbrev til nye andelseiere annet??? kom med forslag sett prioritet hva må skrives først Skrives over samme mal! Påbegynnes asap og bør være ferdig i juni - legges frem for styret etter hvert som de blir ferdige - Alt ferdig før ferien Igangsatt Nedenstående er igangsatt parkeringsregler, gjesteparkering og ekstraplasser saksliste og protokoll/ portal felleskostnader - avtaler med så - strømmålere - hvor er hva hanne 0 HMS og tiltak etter HMS runde styret må få en full rapport for gjennomgått runde - og vi må bestemme hva vi skal gjøre videre Viktig med en fort rapport så vi vet hva vi kan si på generalforsamlingen men tiltak til.ord møte etter GF Kjersti SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 8 av 0
Viktig Vernerunde er det første som må gjennomføres og alle sjekklister må fylles ut og signeres - så vi kan se hvilke tiltak som må settes i gang Rapport til styremøte 5.03 det må være en rapport som kan arkiveres i HMS systemet så vi har dersom noe skjer Rapporter ferdig til 5.03 3 Utarbeidelse av parkeringsbestemmelser de finnes litt over alt, ikke minst i tidligere årsberetninger, men må settes sammen og revideres gjelder også tildeling av ekstraplasser -- legges frem for styremøte i mars delt ---- Parkeringsbestemmelser --- hvor når og hvor lenge Og hvordan adm ekstraplasser dispensasjon Bør være ferdig til mai-møtet Rune 3 4 Infohefte til beboere med samling av alle vedtekter og husordensregler brukerveiledninger det er en oppgave for de som har sittet lengst i styret samle innhold og gi forslag til lay-out, legges frem for styremøte i mars 09 - og vi tar sikte på å utgi etter generalforsamlingen Info: kan kjøpes ved Bori Bør være ferdig til mai-møtet så den kan trykkes og deles ut medio juni 5 Samling av mange vedtak (Prinsippvedtak) som er fattet pga saker fra andelseierne viktig at alle får samme behandling uansett når saken kommer opp - dette bør kunne tas ut av protokollene og av de som har sittet lenge i styret bare tenk på forsikringssaker og «store klager» tenker mugg/fukt/lukt og andre saker hvor det har vært diskusjon om hvem som har ansvar -- asap -- legges frem for styremøte i mars og alle får samme behandling uansett hvem som er i styret det må være klinkende klart hva som er andelseiers ansvar og det må gjennomføres uansett hvem som spør når og hvem som sitter i styret klipp årsberetning info: Vedlikehold - generell Andelseiers vedlikeholdsansvar iht vedtektenes 5. - gjelder fra og med sikringsskap til utsiden av alle vinduer Fra TV-koblingsboks i kjeller og fra innsiden av stoppekran på bad Alt arbeid med elektriske installasjoner og rørleggerarbeid skal følge gjeldende lover og utføres av autorisert installatør (og dokumenteres) Gjelder også rør mellom bad- toalett og bad kjøkken inkl varmvannsbereder Andelseier er også ansvarlig for råteskader, mugg og sopp som følge av lekkasje og manglende lufting Hvem tar den? saken kan deles mellom flere gå i portalen og les protoller for år 00X og noter de saker som har vært 4 Ferdig til Juni-møtet 5 Lag en «ofte stilt spørsmål» OSS som kan legges på web Det vil lette styrets arbeid og og alle får samme behandling uansett når saken fremmes og hvem som er i styret 4.0.= «henge til neste møte» 04.0 04.0.09 det må være klinkende klart hva som er andelseiers ansvar og det må håndheves.ferdig til mai møtet SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 9 av 0
5 SK3- styremøte 09 03 04 web.docx 0 av 0