Protokollen er redigert noe vedrørende saksforberedelser og intern informasjon Akershus idrettskrets Protokoll fra styremøte 02/19 tirsdag 5. mars 2019 Til stede: Nordis Vik Olausson, Vidar Bøe, Turid Williksen, Jon Syversen, Kjell Kvifte, Torgrim Bilstad, Bjørn Tangnes og Anita Hokholt Engh. Forfall: Adm: Kathrine Strand Hammond, Johan Conradson og Runar Sveen. A: DISKUSJONSSAK Ingen B: BESLUTNINGSSAKER Sak 07/19 Godkjenne protokoll Protokoll fra styremøte 01/19. Protokoll 01/19 godkjennes. Sak 08/19 Fordeling av midler Inkludering i idrettslag Inkludering i idrettslag er en ordning hvor Kulturdepartementet tildeler ekstra midler for å redusere to typer barrierer for å bli med i idrettslag; kulturelle og økonomiske. Ordningen begynte som «Storby-prosjektet» og hadde da ungdom generelt som målgruppe, men avgrenset til Storbyer, og i Akershus tilfelle «randkommuner til Oslo». De siste årene har fokuset blitt rettet mot innvandrere, og da spesielt jenter 13 19 år. Undersøkelser viser at innvandrere, og da spesielt jenter, i mindre grad er medlemmer av idrettslag enn gjennomsnittet i befolkningen for øvrig. Gjennom ordningen Inkludering i idrettslag gis idrettslag økonomisk støtte for å kunne tilby aktiviteter hvor disse barrierene er blitt mindre. Ordningen følges nøye opp av Kulturdepartementet, og det er blitt gjennomført flere evalueringer.
Akershus idrettskrets har de siste årene vært svært aktiv i å videreutvikle ordningen, og fått aksept for at en bør benytte offentlig statistikk for å styre tildeling nasjonalt. Idrettskretsens argument har vært at det ikke er logisk at «randkommuner» til Oslo er de eneste som har de utfordringer ordningen er til for å redusere. De siste to årene har Akershus derfor også fått lov til å tildele midler til hele Akershus. Det har også resultert i at tildelingen fra idrettsforbundet til Akershus har økt. Se tabell som viser tildelingen de siste fire årene. Tildeling midler til Inkludering i idrettslag 2016-2018 År Tildeling Antall Idrettslag Antall IR 2016 1.100.000 9 2 2017 1.425.000 20 4 2018 1.600.000 43 5 2019 1.900.000 40 6 Tildelingen totalt til idrettslag i 2017 var 770 000 kroner, og i 2018 var den 1 180 000. I 2017 var tildelingen til idrettsråd 370 000 kroner, og i 2018 var den 362 000 kroner. For 2019 er innstillingen 445 000 kroner til idrettsråd og 1 475 000 til idrettslag. Om årets tildeling Se vedlegg for søknader og tabell over innstillingen. Tildelingsbrev fra Idrettsforbundet er foreløpig ikke mottatt. Budsjett for 2019 og forslag til tildeling er laget med bakgrunn i samtaler med saksbehandler i idrettsforbundet, søknaden som idrettsforbundet sendte til Kulturdepartementet, samt at det er kjent at idrettsforbundet fikk tildeling i tråd med sin søknad. AIK har budsjettert med tilskudd på kr 1 900 000, og tildeling pluss konferanse utgjør kr 1 935 000 i kostnader. I tillegg er det foreslått å øke budsjettet med 25 000 fordi det var den summen som ikke ble disponert i 2018. Det vises til tidligere skriftlig behandling av restutbetaling og den forståelse som ble lagt til grunn ved avslutningen av den saken. AIK fordeler alle midler i ordningen. De siste fire årene har det vært en merkbar økning i tildelingssum til Akershus idrettskrets. I 2016 fikk idrettskretsen 1 100 000 kroner mot 1 900 000 kroner for
2019. Søknaden inn til Idrettsforbundet for 2019 var på 2 000 000 kroner. Økningen kan tolkes som at idrettsforbundet er fornøyd med måten Inkludering i idrettslag gjennomføres i Akershus. Oppfølging av idrettslagene i ordningen Måten idrettskretsen følger opp idrettslagene på, begynner med selve søknadsskjemaet. Det er mulig for idrettslag å strukturere sitt arbeid innenfor området gjennom måten en besvarer skjemaet og søker om støtte. Søknadsskjemaet følges opp i rapporteringen. AIK bidro også til å lage et felles søknads- og rapporteringsskjema for hele Norge. I tillegg finnes det en video på åtte forskjellige språk som en del av AIKs, Oslo idrettskrets og idrettsforbundets nettsider. Det var Oslo og Akershus idrettskretser som produserte disse i 2018. De skal bidra til at idrettslagene enkelt kan gi informasjon til flere. Idrettslagene følges opp gjennom en obligatorisk konferanse som Akershus idrettskrets organiserer sammen med Oslo idrettskrets (i år 6. april). Det er tanken av konferansen skal inspirere, motivere og informere deltakerne. I 2018 var det litt over 100 deltakere. Neste steg i oppfølging er å invitere oss selv til et klubbesøk. I et slikt klubbesøk vil være en mulighet for idrettslagene til å spørre og diskutere hvordan en kan lykkes bedre med arbeidet. Invitasjonen går ut til samtlige idrettslag i ordningen, men det er ikke obligatorisk å takke ja. I 2018 ble det gjennomført 10 slike klubbesøk. I 2019 har vi allerede gjennomført ett slikt klubbesøk, samt indirekte via utvikling av virksomhetsplan med ett av idrettslagene som søker. I 2018 ble det også gjennomført en spørreundersøkelse hvor ett av tre tema var inkludering. Slike undersøkelser gir nyttig informasjon og kunnskap om situasjonen i Akershus, og gir grunnlag for bedre oppfølging av idrettslagene. Idrettsforbundet bidrar til faglig oppdatering av saksbehandlerne på området. I år vil den være 21. mars. I tillegg prøver administrasjonen å tilegne seg faglig stoff fra forskjellige kilder. Kommentarer til innstilte beløp For 2019 kom det inn 49 søknader fra 45 forskjellige idrettslag. To idrettslag har trukket søknaden. Begge er blitt fulgt opp via telefonsamtale. Tre søknader er kun påbegynt og ikke fullført. De er ikke vurdert. En søknad var fra et idrettslag i Oslo. En søknad var dobbel. En søknad var i stor grad til å opprette en stilling. Det er ikke mulig ihht retningslinjene fra Kulturdepartementet. Det står igjen 40 søknader fra idrettslag til videre vurdering. Denne vurderingen tar først utgangspunkt i idrettslagenes søknader og søknadssum. Den fremgår av kolonnen «Søknadssum» i tabellen. Deretter er idrettslagene «rangert» etter hvor stor prosent innvandrere utgjør i den respektive kommune. Rangeringen er kun
laget i den hensikt å tildele midler til de idrettslag i kommuner som har flest innvandrere først. Nå finnes det heldigvis nok midler til samtlige søkere. Neste vurdering er å tilstrebe at omtrent like typer idrettslag ikke får alt for store forskjeller seg imellom. Hvis idrettslag er fra omtrent samme område vil også det spille inn, hvis søknaden er omtrent lik. Til sist, og i noen tilfeller, er forslag til tildeling avrundet. Se vedlegg med tabell for innstilling. Tildeling til idrettsrådene Beløpene til idrettsrådene er basert på antall barn i familier med vedvarende lavinntekt. Unntaket er Ullensaker idrettsråd som også, av historisk årsak, har tildeling til Ullensakersvømmerne. Det er i tråd med tidligere behandling og vedtak i styret. Det fremgår av tabellen (vedlegg) hvor mye. Avrunding gjør at det blir noen forskjeller. Valg av idrettsråd er dels historisk; Ullensaker og Rælingen har vært med lenge i ordningen, mens Skedsmo, Lørenskog og Hurdal er nyere. De kom med i det AIK fikk økning i tildelingen. Det er også et nytt idrettsråd som innstilles til å få midler. Asker idrettsråd har allerede igangsatt et tiltak for å redusere økonomiske barrierer. Kommunen stiller med midler, og de har mekanismer for fordeling av midlene. Forøvrig er fordelingen mellom idrettsrådene omtrent som i 2018. Ås idrettsråd er ikke innstilt til fordeling. De meddelte i desember at de ikke klarte å fordele midlene for 2018, og de ble da omfordelt til Ullensaker og Skedsmo idrettsråd (sak 70/18). Totalt innstilles det å fordele 1 930 000 kroner, forutsatt regulering i budsjettet på kr 25 000. Administrasjonen innledet. I 2018 var det ca. 4000 unike deltakere. Det gir en beregnet kostnad i 2018 på 400 kroner per deltaker. 90 % av idrettslagene meldte at de var fra "i stor grad" til "i svært stor grad" fornøyde med antall deltakere i 2018. NIF har bekreftet at tildelingen blir 1,9 millioner Punkter fra diskusjonen: Spørsmål om medlemmer og utvikling, resultater. Ta opp ifm konferansen Policy om medlemsfokus? AIK tar dette med til NIF. Vedr oppsett av budsjettet i søknadsskjemaet, for stor andel «annet». Signal til NIF om behov for bedre spesifisering av kostnader. Store dokumenter kan ved en senere anledning fordeles per styremedlem Hvordan vil denne ordningen bli for Viken? Hele den økonomiske modellen på landsbasis for fordeling bør ses på. Bør diskutere premissene og grunnlaget for saken i et eget møte, deretter beslutte fordelingen.
Midler i ordningen Inkludering i idrettslag fordeles i tråd med tabell nedenfor. Idrettslag Tildelt Hammer Turn 40 000 Lørenskog-Rælingen Kappsvømmingsklubb 25 000 Danseklubben Studio 1 40 000 Romerike Shotokan Karateklubb 30 000 Skedsmo Karateklubb 30 000 SSK Skjetten Basketball 25 000 SSK Skjetten Svømming 100 000 Strømmen badminton klubb 40 000 Jessheim Bokseklubb 25 000 Ullensaker Issportklubb 30 000 Bærum Cricket club 25 000 Bærum Squashklubb 30 000 Bærums Verk Hauger IF 75 000 Bærumsvømmerne 150 000 Friskis &Svettis Bærum 30 000 Lysaker Squashklubb 25 000 Stabekk Turnforening 40 000 Asker Cricket Klubb 25 000 Asker Azad Sportsclub 20 000 Dikemark idrettsforening 40 000 Heggedal idrettslag 50 000 Vollen Ungdomslag 50 000 Langhus IL Håndball 25 000 Langhus Lions Basket 30 000 Ski Bryte Klubb 35 000 Ski IL Fotball 25 000 Ski svømmeklubb 50 000 Gjelleråsen idrettsforening 25 000 Nittedal Basketballklubb 15 000 Hauger Golfklubb 30 000 Nesodden Volleyballklubb 15 000 Kolbotn Idrettslag 75 000 Kolbotn Idrettslag, brytegruppa 35 000 Kolbotn IL Basketballgruppen 35 000 Oppegård IL 25 000 Rælingen Fotballklubb 50 000 Gjerdrum Idrettslag 25 000 Aurskog-Høland judoklubb 20 000 Bjørkelangen Sportsforening - Håndballgruppa 15 000 Total sum til idrettslag 1 475 000
Idrettsråd Ullensaker 125 000 Skedsmo 110 000 Lørenskog 70 000 Rælingen 30 000 Hurdal 10 000 Asker 110 000 Total sum til idrettsråd 455 000 Sak 09/19 Status og fremdrift ungdomsløftet Det vises til vedlagt notat om status og fremdrift for AIKs arbeid med ungdomsløftet. Det vil også gis en kort muntlig orientering i møtet. Administrasjonen orienterte om status: Fokus er på å bistå idrettslagene best mulig i sitt ønske og behov for at ungdom skal ha arenaer for å engasjere seg i klubbarbeidet, enten det er i rollen som leder, trener, dommer, arrangør eller andre frivillige oppgaver. Idrettslagene oppfordres til å forankre sitt apparat for oppfølging og kunnskapsoverføring i sine virksomhets- og handlingsplaner. Relasjonsbygging er et viktig virkemiddel både mellom idrettskretsen og klubbene, og internt i klubbene. Punkter fra diskusjonen: - Ref til AIKs søknad til fylkeskommunen, er «velferdsgevinst» for lavt anslått/beregnet for Akershus? Dette tallet (13,4 mrd) fremgår av fylkeskommunens «Regional plan for fysisk aktivitet, idrett og friluftsliv 2016-2030» (side 38). - Det har vært vanskelig å nå frem flere steder, men det er på glid nå - Mulig samarbeid med vgs? - Husk å sende info også til idrettsrådene når vi sender til idrettslagene - Ikke glem e-sport som et element Status og fremdrift i AIKs arbeid med ungdomsløftet tas til etterretning og følges videre opp i tråd med vedtatte planer og styrets signaler. Sak 10/19 Status tiltak 2018 Vedlagt følger statusrapport for alle tiltak i 208. Malen er som tidligere, og oppdatert tekst er i rødt. Statusrapporten tas til etterretning.
Sak 11/19 Revidering av budsjett 2019 Tidligere vedtatt budsjett ligger til grunn, og vedlagt følger oversiktsark med forslag til reguleringer. Det foreligger nå bedre dokumenterte opplysninger på flere felter. Det har ikke kommet tildelingsbrev fra NIF, så den informasjonen er ikke verifisert. Brevet er utsatt til uke 10. Kort om de enkelte justeringsforslagene: Viken: Det opprinnelige kostnadsbudsjettet anses å holde. Ny organisasjonssjef var stipulert i AIKs budsjett til å starte 1.4. Resultat ble 1.5., og de øvrige faktorer er som tidligere. Det er mottatt kr 30 000 i støtte fra fylkeskommunen. -30 000 Digitalisering, AIKs andel av spleiselaget i tråd med prosess og vedtak i NIF. 152 000 Heis i Idrettens Hus. Det foreslås å legge inn kostnaden i tråd med det beløpet som er stipulert fra forvalter av gården. AIKs andel av eierkostnad er 22%. 125 000 Inkludering i IL, se sak 08 ovenfor. I tidligere sak om restfordeling i 2018 ble det enighet om at 25 000 legges til fordelingen i 2019. 25 000 Sum 272 000 Det opprinnelige budsjettet hadde et overskudd på kr 48 500, og nytt resultat blir derved kr 223 500 i underskudd etter forslag til justeringer. Dekning av ovennevnte underskudd må belastes egenkapitalen. Det foreligger ikke et ferdig regnskap for 2018 foreløpig, men det er ikke grunnlag for å anslå dårligere resultat enn planlagt/budsjettert. Forslag til justert budsjett for 2019 vedtas som beskrevet i ovenstående tabell. Budsjettert underskudd, kr 223 500, dekkes av AIKs egenkapital. Sak 12/19 Tekst til årsrapport fremdrift Vedlagt følger versjon 1 av årsrapport for 2018. Det er fortsatt noen avsnitt som mangler, eller som kun eksisterer som overskrift. Regnskapet skal være en del av årsrapporten, men dette er forsinket på grunn av overgang til nytt regnskapssystem. Forslaget til tekst som foreligger nå er ikke endelig korrekturlest. Vi ber derfor om innspill kun til hva som kan forbedres på det innholdsmessige. Evt. hva som er uteglemt.
I tillegg til regnskap, revisjon og kontrollkomité skal det som tidligere være en innledning ved leder. Det er noe uvisst hva som kan bli en realistisk tidsplan, men innholdsmessig bør vi ha alt ferdig innen utløpet av mars. Deretter kan rapporten ferdigstilles designmessig. Når tekst er korrekturlest og komplett sendes rapporten ut til styret for ny godkjenning. Styret bes sende e-post kretskontoret om feil og mangler. Grovutkast til årsrapport for 2018 godkjennes med styrets innspill. Endelig versjon sendes ut til ny godkjenning når dette foreligger ultimo mars. Sak 13/19 Forlengelse av leiekontrakt Idrettens Hus Lokalene på Idrettens Hus er hovedsakelig eiet areal, og AIK leier ut videre til særkretsene på huset. Ca. ¼ av arealet på Idrettens Hus er en leieavtale med Strømsveien 80 ANS. Kontrakten utløper 30.04.19, se vedlagte addendum til opprinnelig leiekontrakt. Leien løper uendret med tillegg av indeksregulering ihht leiekontrakten. Se også kopi av tidligere avtale (addendum 4). Forutsetningen for videre leie er at det fortsatt er behov for lokalene fra særkretsenes side. Tilsvarende leiekontrakter blir oppdatert for særkretsene, men dette er ikke klargjort p.t. Det er gjennomført møter med særkretsene for å avdekke videre behov for dagens areal. Det foreligger ikke store endringer i behovet, men både fotballkrets og håndballregion ønsker noe tillegg i forhold til hittil avtale om leie. Bedriftsidrettskretsen antyder en viss usikkerhet. Nærmere informasjon gis i styremøtet. Punktet om leietid i avtalen er formulert slik: «Leieforholdet forlenges for ytterligere en periode på 5 år fra 01.05.19 slik at det utløper uten forutgående oppsigelse 30.04.24. Leieforholdet kan sies opp etter tidligst 3 år med 12 måneders løpende forutgående oppsigelse.» AIK utarbeider 5 års forlengelse av kontrakter med særkretsene som har leieavtaler på Idrettens Hus. Teksten må endres slik at det helt klart fremgår at AIK kan si opp og flytte ut av de leide lokalene etter 3 år. Akershus idrettskrets forlenger leieavtale til 30.04.2024 i tråd med fremlagte Addendum no. 5 til tidligere inngått leiekontrakt. Kontraktene med særkretsene på Idrettens hus fornyes for tilsvarende periode. Tekst vedrørende oppsigelse må klargjøres.
Sak 14/19 Midler fra nedlagt IL Son Hestesportklubb valgte i desember 2018 å legge ned klubben. Hele styret trakk seg 29.11.2018, med øyeblikkelig virkning. Klubbens øvrige medlemmer ble bedt om å melde seg, dersom de ønsket at klubben skulle drives videre. Ingen meldte seg, og 26.02 ble klubben formelt oppløst av Akershus idrettskrets. Klubben har overført kr 116 043,41 til Akershus idrettskrets. Det avgåtte styret ønsker at disse midlene skal gis til Follo Hestesportklubb. Dette er en voksende klubb i Akershus og den gjør mye positivt for ridesporten i Follo. Restmidler etter Son Hestesportklubb, kr 116.043,41, overføres til Follo Hestesportklubb. Sak 15/19 Forslag til tema på idrettskonferanse Annethvert år har det vært en idrettskonferanse i samarbeid med Akershus Fylkeskommune. Dette er aktuelt i inneværende år. Administrasjonen har tatt dette opp med Rune Winum (seksjonsleder idrett, friluftsliv, frivillighet og folkehelse), og han ba da om at AIK melder inn forslag til tema. En slik konferanse er neppe aktuell før høsten 2019. Da vil NIFs langtidsplan være vedtatt. Aktuelle temaer kan være et av de satsingsområdene som planen legger opp til «Livslang Idrett». Dette er et felt hvor det offentlige og idretten i stor grad bør ha sammenfallende interesser og mål. Livslang aktivitet ble foreslått som alternativ. Tema på «Idrettskonferanse 2019» foreslås i tråd med ovennevnte og styrets signaler i møtet. Sak 16/19 Regionalt råd for fysisk aktivitet og anlegg Dette rådet ble opprettet av fylkeskommune i 2017. Se nærmere informasjon her: https://www.akershus.no/ansvarsomrader/folkehelse-ogfrivillighet/aktivitetsloftet/regionalt-rad-for-anlegg-og-fysisk-aktivitet/. AIK ble bedt om å oppnevne to personer. Gry Garlie (daglig leder av Asker idrettsråd) og
Oddleif Dahlen (AIKs anleggskonsulent) ble oppnevnt av AIK. Gry Garlie har nå meldt at hun må tre ut av rådet. AIK bør derfor supplere rådet med ny deltager. Det er naturlig at dette rådet blir re-oppnevnt når Viken fylkeskommune er operativ. I mellomtiden foreslås det at Oddleif Dahlen fortsetter, og at det oppnevnes et nytt medlem fra AIK. Fra administrasjonen foreslås Johan Conradson. Torgrim Bilstad foreslo to mulige kandidater, disse forespørres. Administrasjonen sjekker grunnlaget for oppnevningen fra Akershus Fylkeskommune. AIK sender takk for innsatsen til Gry Garlie. Akershus idrettskrets oppnevner nytt medlem til Regionalt råd for fysisk aktivitet og anlegg. Sak 17/19 Idrettstinget representasjon Det vises til vedlegg med invitasjon, representantoversikt og invitasjon til 10 unge observatører. Påmeldingsfrist er 12. april. AIK har 5 delegater pluss mulige observatører. Blant de fem delegatene er det naturlig at leder og to nestledere stiller. I tillegg foreslås Jon Syversen og Kjell Kvifte som delegater. Torgrim Bilstad foreslås som observatør fra styret. Organisasjonssjefen foreslås også som observatør. Påtroppende organisasjonssjef i Viken Idrettskrets fra 1.1.2020 bør delta på Idrettstinget, og dette koordineres med interimsstyret og prosjektleder i Viken idrettskrets. Invitasjon til unge observatører følges opp. Fra diskusjonen: Unge observatører er egen kvote Styret ønsker å åpne for at alle i styret kan delta, 5 delegater og de andre som observatører Torgrim Bilstad er opptatt Det er ønskelig med felles togtransport Akershus idrettskrets melder på 5 representanter og tre observatører. Representanter: Leder, to nestledere, Jon Syversen og Kjell Kvifte. Observatører: Bjørn Tangnes, Anita Hokholt Engh og organisasjonssjefen.
Sak 18/19 Status Viken Det vises til saksliste til interimsstyremøte 7.3.19. Styret bør vurdere hvilke saker som også bør diskuteres og orienteres om i AIK i forkant av møtet i Viken. Konferanse for frivillige organisasjoner 9.5. Styret ønsker at de tre kretslederne sammen holder innlegg. Det bør ses på det juridiske vedrørende idrettskretsenes egenkapital. Styrets signaler tas med i behandlingen i interimsstyret for Viken idrettskrets 7.3.19. C: ORIENTERINGSSAKER a) Informasjonsmøte med idrettslag om digitalisering 26.2.19 (se vedlegg) b) «Kick off» aktivitetsløft ungdom 02.03.19 c) Frivillighetskonferanse paraplyorganisasjoner i Viken 09.05.19 d) Fremtidige pensjonskostnader for NIF og idrettskretser (se vedlegg) e) Østfold IK inviterer interimsstyret til konferanse og jubileum (vedlagt) 27.4.?? Referatsaker: a) Opptak av lag: Ingen. b) NIFs lov 22 oppløsning Son Hestesportklubb 26.02.2019 c) Navnendring: Dikemark Ride- og Fritidsklubb endret navn til Dikemark Rideklubb d) Utsettelse av frist for avholdelse av årsmøte 2019 Bjerke IL Ski - utsettelse til april mnd. Nes IK AIL - utsettelse til april mnd.
Representasjon AIK- Styret 2019 2019 Sted Dato Representert av: Januar: Idrettsgalla og idrettsgallaseminar Stavanger 05.01.19 Nordis, Vidar, Turid, Kjell, Jon, Torgrim, Anita Februar: Seminar med Buskerud IK, Strømsgodset m.fler: 22.02.19 Bjørn Tangnes «Sammen bygger vi Drammen» Informasjonsmøte for idrettslag om digitalisering, NIF. Osloidrettens Hus på Ekeberg NMF Region Øst regionsting 26.02.19 Kjell Kvifte 26.02.19 Torgrim Bilstad og Turid Williksen Adm.