Fjell kommune Arkiv: 255 Saksmappe: 2014/743-19138/2014 Sakshandsamar: Lillian Torsvik Dato: 10.09.2014 SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Møtedato 74/14 Kommunestyret 25.09.2014 Fjell festning - status september 2014 Samandrag av saka: Saka er ei oppfølging av kommunestyret sitt vedtakspunkt 13 i møte 19.06.14, KS-sak 55/2014 Økonomirapport pr. 1. tertial 2014 med innsparingstiltak på 15 mill. I saka er det først gjort greie for Stiftelsesloven og ein del viktige lovparagrafar er sitert. Deretter vert det vist til nokre formelle vedtak kommunestyret og komite for finans og forvaltning har gjort i samband med oppretting av Stiftinga Fjell festning. Til slutt i saka er det gjort greie for status i stiftinga, kva roller dei ulike aktørane har og kva tiltak styret har sett i verk og planlagt sett i verk for å leggja grunnlag for godt samarbeid og god styring i vidare drift og utvikling av Fjell festning. Rådmannen legg samstundes fram eiga sak om nytt val av kommunen sine representantar og vararepresentantar til styret i Stiftinga Fjell festning. Innstilling: Kommunestyret tek saka til orientering. Straume, den 10.09.2014 Steinar Nesse Rådmann Lillian Torsvik servicetorgsjef
Handsama i Kommunestyret - 25.09.2014: Ole Hovland er leiar og Torgeir Benjamin Nyborg er nestleiar i styret til Stiftinga Fjell festning. Dei bad kommunestyret vurdere deira gildskap. Kommunestyret erklærte begge ugilde i å behandla saka og dei gjekk frå møtet. Framlegg frå Jan Utkilen (SL): Kommunestyret er innstilt på å reforhandla avtala med Stiftinga Museum Vest og varslar oppseiing av avtala med verknad frå 01.10.14. Framlegget fekk 7 røyster og fall (SL 6, SP) Rådmannen si innstilling vart samrøystes vedteke. Desse hadde ordet i saka: Tom Georg Indrevik, Jan Utkilen, Bjørn Rathem, Vidar Arnesen og Svein Bergh. Vedtak i Kommunestyret - 25.09.2014: Kommunestyret tek saka til orientering. Dokument vedlagt saka: Vedtekter for Stiftinga Fjell Festning, datert 18. juni 2007 Samarbeidsavtale mellom Stiftinga Museum Vest, Stiftinga Fjell festning og Fjell kommune, datert 2007 Saksopplysningar: Bakgrunn Kommunestyret gjorde i møte 19.06.14 mellom anna slikt vedtak i vedtakspunkt 13 i sak 55/2014 Økonomirapport pr. 1. tertial 2014 med innsparingstiltak på 15 mill.: 13. Kommunestyret ber om sak vedkommande Fjell Festning og forhold rundt drift av denne før 1. oktober. Denne saka er ei oppfølging av kommunestyret sitt vedtak. Nedanfor er det først teke med utdrag frå nokre vesentlege paragrafar i Stiftelsesloven, for å synleggjera kva særskilde vilkår og formalia som gjeld for stiftingar. Deretter vert det gjort greie for status når det gjeld Stiftinga Fjell festning og vidare prosess. Det vert og gjort nærare greie for kva rolle dei einskilde aktørane har i høve Stiftinga Fjell festning, ut frå stiftinga sine vedtekter.
Til slutt vert det skissert kva tiltak styret i stiftinga har gjort og planlagt å gjennomføra, for å leggja til rette for eit konstruktivt samarbeid i styret i stiftinga og mellom styret og aktørane Stiftinga Museum Vest, Sotra og Øygarden Forsvarsforening og Fjell kommune slik det er lagt til grunn i vedtektene og samarbeidsavtalen. Stiftingslova Lov om stiftelser (stiftelsesloven) Lov-2001.06.15.59, sist endra 2013-12-13-119 ligg til grunn for stiftingar. I 2 i Stiftelsesloven er det gitt slik definisjon på stifting: Med stiftelse forstås en formuesverdi som ved testament, gave eller annen rettslig disposisjon selvstendig er stilt til rådighet for et bestemt formål av ideell, humanitær, kulturell, sosial, utdanningsmessig, økonomisk eller annen art. En rettsdannelse som oppfyller vilkårene i første punktum, er en stiftelse etter denne loven, uavhengig av om den er betegnet som legat, institusjon, fond eller annet. I 3 er det sagt noko om råderett over formueverdien, der står det slik: Når stiftelsen er opprettet, jf. 2, har oppretteren ikke lenger rådighet over formuesverdien som er overført til stiftelsen. I lova vert det skilt mellom «alminnelige stiftelser» og «næringsdrivende stiftelser». Stiftinga Fjell festning er ei «alminnelig stiftelse». Det er Stiftelsestilsynet som fører tilsyn med stiftelser. I 7 Stiftelsestilsynet, står det mellom anna slik om tilsynet sine oppgåver: Stiftelsestilsynet fører tilsyn med stiftelser. Stiftelsestilsynet sine oppgaver er: a) å føre et stiftelsesregister der alle stiftelser skal være registrert, jf. 8. b) å føre tilsyn og kontroll med at forvaltningen av stiftelsene skjer i samsvar med stiftelsens vedtekter og denne lov c) å treffe vedtak med hjemmel i denne lov I 27 a, står det kva som gjeld om kjønnsrepresentasjon når staten, en fylkeskommune eller kommune vel medlem til styret i ei stifting. Teksten lyder slik: Lov 9. juni 1978 nr. 45 om likestilling mellom kjønnene 21 første, annet og femte ledd gjelder tilsvarende når staten, en fylkeskommune eller kommune oppnevner hele styret i en stiftelse. Når staten, en fylkeskommune eller kommune oppnevner deler av styret i en stiftelse, gjelder første punktum her tilsvarende i forhold til de styremedlemmene dette gjelder. Ny Likestillingslov trådde i kraft 01.01.14, og i den nye lova er kjønnsbalanse i offentlege utval omtalt i 13. Der står det mellom anna slik: 13.Kjønnsbalanse i offentlige utvalg Når et offentlig organ oppnevner eller velger utvalg, styrer, råd, nemnder, delegasjoner mv., skal begge kjønn være representert på følgende måte: a) Har utvalget to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert... Første ledd gjelder også ved valg av varamedlemmer.
28 gjeld eit styremedlem si tenestetid, lovteksten er formulert slik: Styremedlemmer tjenestegjør i fire år, hvis ikke noe annet er fastsatt i stiftelsens vedtekter. Et styremedlem skal bli stående i vervet inntil et nytt medlem er valgt, selv om tjenestetiden er utløpt. Hvis det foreligger særlig grunn, har et styremedlem rett til å tre tilbake før tjenestetiden er ute. Styret og den som har valgt styremedlemmet skal gis rimelig forhåndsvarsel. Opphører vervet for et styremedlem før utløpet av tjenestetiden, og det ikke finnes varamedlem, skal de øvrige styremedlemmene sørge for at det blir valgt et nytt styremedlem for resten av hans eller hennes tjenestetid. Valget skal skje etter de regler som ellers gjelder for valg av styremedlemmer. 29 i stiftelseslova gjev Stiftelsestilsynet mynde til å oppnevne og avsette styremedlem. Lovteksten lyder slik: Stiftelsestilsynet kan oppnevne styremedlem for en stiftelse når den er uten kompetent styre etter loven eller vedtektene. Stiftelsestilsynet kan avsette styremedlem som vesentlig tilsidesetter sine plikter ved utøvelse av vervet, som klart viser seg uegnet, eller som ikke fyller lovens krav til å være styremedlem, jf. 27. Blir vedtaket bragt inn for domstolene, kan de prøve alle sider av saken. 30 i lova omhandlar styret sitt mynde og ansvar: Styret er stiftelsens øverste organ. Forvaltningen av stiftelsen hører under styret. Styret skal sørge for at stiftelsens formål ivaretas, og at utdelinger foretas i samsvar med vedtektene. Styret skal påse at regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Kapittel 6 i Stiftelseslova, 45-55, gjeld omdanning av stiftelser. Kva som i lova er meint med omdanning er omtala i 45, der det mellom anna står slik: Med omdanning menes i loven her endring eller opphevelse av den rettslige disposisjonen som danner grunnlaget for stiftelsen, eller av stiftelsens vedtekter. I tillegg til endring eller opphevelse av enkeltbestemmelser i den rettslige disposisjonen som danner grunnlaget for stiftelsen, eller i stiftelsens vedtekter, kan omdanning blant annet gå ut på: a) at stiftelsen oppheves og avvikles b) at stiftelsen slås sammen med en eller flere andre stiftelser med i det vesentlige likeartet formål c) at stiftelsen deles i flere stiftelser d) at båndlagt eiendom som tilhører stiftelsen frigis e) at det gjøres unntak fra vedtektene i enkelttilfelle Reglene om omdanning i dette kapitlet gjelder ikke for a) fohøyelse og nedsetting av grunnkapital b) vedtektsendring som er nødvendig for å bringe vedtektene i samsvar med de krav som gjelder for næringsdrivende stiftelser. Vedtektsendringer som nevnt i dette ledd kan vedtas av styret. Reglene i dette kapitlet kan ikke fravikes i den rettslige disposisjonen som danner grunnlaget for stiftelsen, i vedtektene eller av den som er tillagt omdanningsmyndighet. 48 seier noko om kven som kan foreta omdanning og lyder slik: Stiftelsestilsynet kan omdanne stiftelser etter reglene i dette kapitlet. I vedtektene kan andre enn Stiftelsestilsynet gis myndighet til å omdanne stiftelsen. Oppretteren av en stiftelse kan likevel ikke gis slik myndighet. Vedtak om å omdanne en stiftelse som er truffet etter vedtektsbestemmelse som nevnt i første punktum, er ikke gyldig før det er godkjent av Stiftelsestilsynet etter 51.
Stiftelsestilsynet kan ved enkeltvedtak eller i forskrift fastsette hvem som skal anses som oppretter etter annet ledd annet punktum, når stiftelsen er opprettet av en offentlig myndighet. 50 i Stiftelsesloven omhandlar Stiftelsestilsynet si omdanningsmynde og lyder slik: Stiftelsestilsynet kan bare foreta omdanning etter søknad fra oppretteren eller styret. Stiftelsestilsynet kan likevel foreta omdanning av eget tiltak, hvis det åpenbart foreligger forhold som nevnt i 45 første ledd, og oppretteren eller stiftelsens styre ikke selv søker om omdanning. Politiske vedtak i Fjell kommune Fjell kommunestyre hadde sak 114/06 Fjell festning løysing, til behandling i møte 23.11.2006 og gjorde då slikt vedtak: 1. Kommunestyret godkjenner at Fjell festning vert museum knytt til det konsoliderte museet og ber rådmannen søkja styret i Museum Vest om dette. 2. Kommunestyret er innstilt på å løyva inntil kr. 800.000 på årsbasis til Museum Vest. 3. Kommunestyret vedtek å skipa eit eige selskap med ansvar for vedlikehald og vidare utvikling av festninga og andre krigsminne. Selskapet vert organisert som stifting. 4. Kommunestyret godkjenner vedtektene for stiftinga slik dei ligg føre pr. juni 2006 med følgjande, endra formulering av 4, fjerde avsnitt: Styret i Stiftelsen må også samhandle konstruktivt med Fjell kommune og Sotra og Øygarden Forsvarsforening i samband med utvikling av friluftsområde og disponering av bygg og område. Kommunestyret løyver kr. 50.000 til etablering av stiftinga. 5. Det vert løyvt kr. 650.000 til vedlikehald av Fjell festning i 2007. Kommunestyret avgjer årlege løyvingar til stiftinga i samband med handsaminga av årsbudsjetta. 6. Kommunestyret ber rådmannen om å fremja sak om samarbeidsavtale mellom Museum Vest og den nye stiftinga. Komiteen for finans og forvaltning vert gjeven fullmakt til å ta avgjerd. 7. Kommunestyret er innstilt på å kjøpe eit større areal som grensar til Fjell festning for å berga fleire krigsminne. Tanken er å utvikla området i framtida. Kommunestyret ber rådmannen om å fullføra forhandlingar med grunneigarane med tanke på kjøp. 8. Kommunestyret er takksam for det arbeidet Sotra og Øygarden Forsvarsforening har gjort for Fjell festning. Forsvarsforeninga er velkommen til også å vera medstiftar i stiftinga Fjell festning. 9. Kommunestyret viser til at det i 3 i vedtektene vert stilt krav til styremedlemmene sin kompetanse og legg til grunn at fylkeskommunen nemner opp ein person med spisskompetanse i høve til kulturminne og historie. Vedtakspunkt 6 vart følgd opp med slikt vedtak i komite for finans og forvaltning i møte 04.12.2007, sak 125/07 Godkjenning av samarbeidsavtale vedk. Fjell festning: Komite for finans og forvaltning godkjenner avtalen slik han ligg føre. Kommunestyret i Fjell skal ifølgje vedtektene velje 2 representantar til styret i Stiftinga Fjell festning. Siste val av representantar var gjort av kommunestyret i møte 24.11.2011, dei gjorde då slikt vedtak: Kommunestyret vel desse styremedlemmene for stiftinga Fjell festning: Fast styremedlem Jan Rasmussen (H) Fast styremedlem John Kjell Fjeld (SL) Varamedlem Benjamin Nygorg (FrP)
Medlemmene vert valde for 2 år om gongen med høve til forlenging. Styremedlemmene held fram i sine verv inntil nytt val er gjennomført. I kommunestyret si «Eigarskapsmelding» står det slik om stiftingar: Stiftingar er sjølveigande. Det betyr at kommunestyret kommunen, ikkje kan utøva eigarskapsmynde direkte. Dei kommunale interessene må utøvast gjennom vedtektene og gjennom dei styremedlemane som er valde av kommunen. Status Fjell festning og vidare prosess Det er ei kjend sak at det over lengre tid har vore samarbeidsutfordringar i styret i Stiftinga Fjell festning, noko som har gått utover styret sitt arbeid. Det har og vore medieoppslag om tilhøva i Stiftinga. Styreleiar i Stiftinga Fjell festning, som var ein av dei kommunevalde representantane, har bedt om å få trekkja seg frå vervet og grunngjevinga for å trekkja seg er akseptert av administrasjonen i kommunen. Kommunen sitt varamedlem til styret i stiftinga Fjell festning har etter den tid møtt fast i styremøta i staden for medlemen som trekte seg. Administrasjonen vurderte det slik at sak til kommunestyret om val av nye medlemmar burde venta til styret i stiftinga har funne ei mogeleg løysing på samarbeidsutfordringane. Styremedlemmar og andre representantar for partane i samarbeidet kring Stiftinga Fjell festning har kontakta representantar i kommuneadministrasjonen for å snakka om situasjonen, som vi i hovudsak har oppfatta skuldast ulik tolking av vedtektene og samarbeidsavtalen med Museum Vest. Korkje administrasjonen eller politisk nivå har noko styringsrett i høve stiftinga Fjell festning utover det å velje 2 representantar til styret i stiftinga og løyva midlar til Stiftinga og Museum Vest. Dersom kommunen skal ha høve til å hjelpa til med å finna konstruktive løysingar, må styret sjølv formelt be om det. Ny styreleiar i Stiftinga Fjell festning kalla styret inn til eit dialogmøte med Fjell kommune v/administrasjonen torsdag 4. september 2014. I tillegg til alle styremedlemane møtte kultursjef, servicetorgsjef og leiar for politisk sekretariat. Kultursjefen leia møtet og sa at administrasjonen kunne vera med vidare i ein prosess som mellom anna skal resultera i eit oversyn over tydeleg ansvar og oppgåvedeling for konkrete oppgåver. I prosessen tenkjer ein å gjennomgå vedtektene og samarbeidsavtalen med Museum Vest for å sikra felles forståing av teksten i dokumenta, og få ei tydeleg avklaring på kva roller aktørane Museum Vest, Sotra og Øygarden Forsvarsforening og Fjell kommune skal ha i samarbeidet med styret i Stiftinga Fjell festning. Styret stilte seg positiv både til dialogmøtet og dei tema som var tekne opp, og ikkje minst var det ei positiv haldning til å betra samarbeidstilhøva både i sjølve styret og med partane ein etter vedtektene skal ha eit samarbeid med. Kultursjefen bad i møtet om at styret kjem med ei formell bestilling dersom administrasjonen skal vera med vidare i prosessen, men at administrasjonen gjerne vert med vidare som prosessleiarar om styret ønskjer det. Fordeling av ansvar og oppgåver Nedanfor er lista opp kva rolle dei einskilde aktørane har i høve Fjell festning ut frå rådmannen si tolking av vedtektene for Stiftinga. Når det gjeld sjølve museumsdrifta er ansvar og oppgåvedeling nærare spesifisert i eigen samarbeidsavtale. Fjell kommune si rolle i høve Stiftinga Fjell festning: val av 2 representantar til styret i stiftinga Fjell festning løyva årlege tilskot til Stiftinga Fjell festning (årlege budsjettvedtak)
løyva årlege tilskot til Stiftinga Museum Vest (avtalefesta i samarbeidsavtalen med Stiftinga Museum Vest oppseiingstid på 1 år og 3 mnd.) samhandla konstruktivt med styret i Stiftinga Fjell festning og Sotra og Øygarden Forsvarsforening i utviklinga av friluftsområde og i disponering av bygg og område. Sotra Forsvarsforening si rolle i høve Stiftinga Fjell festning val av 2 representantar til styret i stiftinga Fjell festning samhandla konstruktivt med styret i Stiftinga Fjell festning og Fjell kommune i utviklinga av friluftsområde og i disponering av bygg og område. ha høve til å utføra dugnadsarbeid på anlegget, i samarbeid med styret inngå avtale med styret om disponering av gjenstandar som er eigd av foreninga eller privatpersonar Stiftinga Museum Vest si rolle i høve Stiftinga Fjell festning peike ut 1 representant med fagbakgrunn til styret i stiftinga Fjell festning utføra sekretærfunksjonen for styret ha arbeidsgjevarfunksjonen for dagleg leiar og andre tilsette ved Stiftinga Fjell festning stå for drifta av anlegget dvs. formidling, forsking, reinhald, lys og varme - følgja opp ansvarsdeling presisert i inngått samarbeidsavtale ha eit konstruktivt samarbeid med styret om drifta av museumsverksemda ha eit tett samarbeid med styret om utviklingsarbeid Direktøren ved stiftinga Museum Vest har møte- og talerett i stiftinga Fjell Festning (regulert i samarbeidsavtalen) Styret i Stiftinga Fjell festning vedlikehalda, rusta opp og utvikla Fjell festning og andre festningsverk til eit spanande og etterspurd krigsminne sørgje for at festninga skal verta eit attraktivt reisemål som også generer inntekter utviklingsarbeidet skal gjerast i eit tett samarbeid med dei ansvarlege for museumsverksemda velja styreleiar representera stiftinga i høve til omverda ansvar for at festninga og eigedomen vert forvalta på ein tilfredsstillande måte og i samsvar med føremålet ha eit konstruktivt samarbeid med det konsoliderte museet ansvarsdelinga er spesifisert i eigen samarbeidsavtale ha eit konstruktivt samarbeid med Sotra og Øygarden Forsvarsforening. Samhandla konstruktivt med Fjell kommune og Sotra og Øygarden Forsvarsforening i samband med utviklinga av friluftsområde og i disponering av bygg og område Ha høve til å ta opp lån så lenge det aktuelle tiltaket er i samsvar med føremålet og at lånet kan økonomisk forsvarast innanfor tildelte budsjettrammer Har ikkje høve til å selja eigedom som er ein del av grunnkapitalen til stiftinga Styret skal føra møtebok som skal skrivast under av dei som er til stades i møtet Årleg godkjenna budsjettet for stiftinga og syta for at tiltak vert gjennomførte innanfor rammene av budsjettet Syta for at det vert ført rekneskap over stiftinga sine eigedelar, gjeld, inntekter og utgifter. Rekneskapen skal følgja rekneskapsåret for aksjeselskap
Vurdering: Ifølgje stiftelsesloven er det slik at når ei stifting er oppretta, har ikkje lenger opprettar noko styringsrett over stiftinga. Det er styret i stiftinga som er stiftinga sitt øvste organ. Opprettar av Stiftinga Fjell festning er å forstå som Fjell kommune, medan Sotra og Øygarden Forsvarsforening er medstiftar. Det er i vedtektene til Stiftinga Fjell festning teke høgd for at styret i stiftinga skal ha eit konstruktivt samarbeid med Fjell kommune, Sotra og Øygarden Forsvarsforening og Stiftinga Museum Vest. Fjell kommune sitt ansvar i høve styret i Stiftinga Fjell festning, er forutan løyving av budsjettmidlar og val av representantar til styret, å samarbeida om friluftsområdet. Stiftinga Museum Vest skal i samsvar med vedtekter for Stiftinga Fjell festning, 4, stå for drifta av anlegget. Ansvarsdelinga mellom partane er spesifisert i eigen samarbeidsavtale i samsvar med vedtektene for stiftinga. Det står vidare i 4 i vedtektene at styret har ansvar for eit konstruktivt samarbeid med det konsoliderte museet. Slik rådmannen ser det, kan samarbeidsproblema i styret og samarbeidet mellom aktuelle aktørar skuldast ulik tolking av vedtekter og samarbeidsavtale, samt uklar rolleforståing. Det kan difor vera nyttig for styret å kjøra ein prosess for å sikra felles forståing og det kan i den samanheng vera tenleg å ha med utanforståande som kan leia prosessen. Å ha eit styre med tilstrekkeleg kompetanse og gode samarbeidsevner vil vera avgjerande for at styret skal kunna drifta og sikra utviklinga av festninga slik det ligg til grunn i vedtektene og stiftingslova. Rådmannen har tru på at ein strukturert og sakleg prosess i styret, med nemnde representantar frå administrasjonen i Fjell kommune som prosessleiarar, vil føra fram til betre samarbeid i styret og ein god plan for vidare utvikling av Fjell festning i samarbeid med dei aktuelle aktørane. Rådmannen meiner det no kan vera rett tidspunkt å avklara val av representantar til Stiftinga Fjell festning, då det vil vera avgjerande at kommunen sine representantar deltek i den utviklingsprosessen styret har teke initiativ til. Rådmannen viser i så måte til eiga sak om val av nye styremedlemmar i Stiftinga Fjell festning, der vilkår knytt til valet er nærare omtala.