HOVEDINSTRUKS TIL FINANSTILSYNET OM ØKONOMISTYRING I FINANSTILSYNET Fastsatt av Finansdepartementet 19. november 2014

HOVEDINSTRUKS TIL FINANSTILSYNET OM ØKONOMISTYRING I FINANSTILSYNET Fastsatt av Finansdepartementet 19. november 2014

1. Innledning og formål Instruksen er fastsatt av Finansdepartementet den 19. november 2014 i medhold av Reglement for økonomistyring i staten 3, og trer i kraft fra samme dato. 1 Denne instruksen erstatter Hovedinstruks til Kredittilsynet om økonomistyring i Kredittilsynet, fastsatt 25. juni 2004. Finanstilsynets virksomhet reguleres av lov 7. desember 1956 nr. 1 om tilsynet med finansinstitusjoner mv. (finanstilsynsloven). Reglement for økonomistyring i staten (forkortet R) med tilhørende bestemmelser gjelder i sin helhet for virksomheten, med mindre virksomheten har fått innvilget unntak. 2 I henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten (forkortet B) pkt. 1.2 er denne instruksens formål å klargjøre myndighet og ansvar mellom Finansdepartementet og Finanstilsynet. Instruksen gir enkelte utdypninger til Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelser om økonomistyring i staten, samlet omtalt som «Økonomiregelverket», og skal leses i lys av dette. Finansdepartementet kan fastsette unntak og foreta endringer i instruksen ved behov. Finanstilsynet har kontorsted i Oslo. 2. Finansdepartementets styring av Finanstilsynet 2.1. Finansdepartementets overordnede ansvar Finansdepartementet har ansvaret for etatsstyringen av Finanstilsynet. Dette innebærer blant annet å føre kontroll med at virksomheten driver effektivt og i samsvar med Stortingets forutsetninger og vedtak samt nærmere mål og prioriteringer fastsatt av departementet. 2.2. Finanstilsynets formål, ansvar og oppgaver Finanstilsynets virksomhet er regulert i lov 7. desember 1956 nr. 1 om tilsynet med finansinstitusjoner mv. (finanstilsynsloven) og i de ulike særlovene for områdene under tilsyn. Finanstilsynets arbeidsområde omfatter hele finansmarkedet. Hovedmålet for Finanstilsynet er å bidra til finansiell stabilitet og velfungerende markeder. Dette er nødvendige forutsetninger for å sikre tillit til det finansielle systemet. Finanstilsynet er et bruttobudsjettert statlig forvaltningsorgan underlagt Finansdepartementet. Finanstilsynet utgifter utliknes på institusjonene som er under tilsyn av Finanstilsynet. 2.3. Styringsdialogen Den årlige styringsdialogen mellom Finansdepartementet og Finanstilsynet skal være forankret i Prop. 1 S og Stortingets behandling av den. Styringsdialogen består av styringsmøter og styringsdokumenter. 1 Reglement for økonomistyring i staten og bestemmelser om økonomistyring i staten omtales samlet som økonomiregelverket. 2 Med unntak av kapittel 1 i Bestemmelsene er forvaltningen av økonomiregelverket delegert til Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Kapittel 1 i Bestemmelsene forvaltes av Finansdepartementet. 2

Sentrale styringsdokumenter er: Finansdepartementets instruks til Finanstilsynet Prop. 1 S Finansdepartementets årlige tildelingsbrev til Finanstilsynet Finanstilsynets årsmelding og årsregnskap Finanstilsynets kortrapport (hvor sammenhengen mellom ressursbruk og resultater i tilsynet skal analyseres) Referater fra styringsmøter Etter at Prop.1 S er fremmet, skal Finansdepartementet som hovedregel sende et foreløpig tildelingsbrev i oktober/november før budsjettårets start. Finansdepartementet sender som hovedregel endelig tildelingsbrev i desember før budsjettårets start. Finanstilsynet skal sørge for en hensiktsmessig dokumentasjon av resultater og tilstand som ivaretar departementets behov for overordnet kontroll. Faste møter skal avholdes i forbindelse med fremleggelse av årsrapport. Kontaktmøter avholdes og tilpasses etter behov, og de inngår i styringskalenderen i det årlige tildelingsbrevet fra Finansdepartementet til Finanstilsynet. Direktøren skal som hovedregel delta på møtene som fremgår av styringskalenderen. Finansdepartementets styring av Finanstilsynet skal være skriftlig forankret. Finansdepartementet skriver referat fra møter om årsrapporten. Finanstilsynet skriver referat fra de kvartalsvise kontaktmøtene som godkjennes av departementet. Departementet sender kopi av referatene til Riksrevisjonen. Finanstilsynets risikovurderinger er en del av styringsdialogen med departementet. Risikovurderinger relatert til Finanstilsynets mål skal formidles til departementet årlig. Finanstilsynets hovedmål er utdypet i en overordnet strategi. Strategien skal revideres med jevne mellomrom. Utkast til strategi skal forelegges for departementet før den fastsettes av Finanstilsynets styre. Det skal gjennomføres en årlig medarbeidersamtale mellom finansråden og direktøren. Finanstilsynet skal løpende orientere departementet om saker som er av vesentlig betydning, herunder finansmarkedsfaglige saker og saker fra Riksrevisjonen og Sivilombudsmannen. 3. Finanstilsynets interne styring 3.1. Virksomhetsledelses ansvar og myndighet Der økonomiregelverket bruker «virksomhetens ledelse» menes i denne instruks styret og finanstilsynsdirektøren. De innbyrdes forhold mellom styret og finanstilsynsdirektøren reguleres i finanstilsynsloven. Etter finanstilsynsloven 2 annet ledd oppnevner Kongen (delegert til Finansdepartementet) Finanstilsynets styre. Det følger av lovens 2 første ledd at Kongen kan gi nærmere forskrifter om tilsynets virksomhet. Departementet forutsetter at Finanstilsynets styre har til enhver tid en gjeldende instruks om intern arbeidsfordeling i virksomheten. Vesentlige endringer instruksen bør forelegges departementet. 3

Virksomhetens ledelse har, ansvaret for å fastsette og operasjonalisere mål og strategier, at ressursbruken er effektiv, og at fastsatte mål og resultatkrav oppnås. Virksomhetens ledelse har ansvaret for å utarbeide tilstrekkelig styringsinformasjon i et langsiktig og årlig perspektiv, der løpende resultatmålinger og evalueringer ses i sammenheng og utgjør en helhet. Virksomhetens ledelse har ansvar for at Finanstilsynets har et integrert system for styring og kontroll som gir rimelig grad av sikkerhet for at Finanstilsynet har en målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og at lover og regler overholdes. Dette inkluderer å etablere interne strukturer og systemer for planlegging, budsjettering, oppfølging og rapportering som muliggjør en effektiv styring og kontroll av virksomheten. Systemet skal gjøre det mulig å framskaffe tilstrekkelig styringsinformasjon og forsvarlig beslutningsgrunnlag. Virksomhetens ledelse skal stille krav til og sørge for en høy etisk standard blant Finanstilsynets medarbeidere og således forebygge misligheter og økonomisk kriminalitet. Virksomhetens ledelse må vurdere risiko og sårbarhet for hele virksomhetens ansvarsområde, som en integrert del av systemet for styring og kontroll. Virksomheten skal ha nødvendige beredskapsplaner og gjennomføre årlige øvelser. Virksomhetens ledelse skal minst fjerde år eller dersom risikoforhold endres vesentlig, vurdere om det skal opprettes en særskilt enhet for internrevisjon. Vurderingen skal dokumenters og sendes Finansdepartementet med kopi til Riksrevisjonen og Direktoratet for økonomistyring. Internrevisjonens oppgaver og organisering skal i tilfelle presiseres i en særskilt instruks. En oversikt over Finanstilsynets fullmakter gis i tildelingsbrevet hvert år. Virksomhetens ledelse har ansvaret for å varsle departementet dersom det oppstår/vil kunne oppstå vesentlige endringer i risikovurderingene eller alvorlig svikt i resultatoppnåelsen, og om hendelser som kan komme til å medføre politisk og/eller mediemessig oppmerksomhet. 3.2. Krav til planlegging, gjennomføring og oppfølgning Den interne driften (og økonomistyringen) i Finanstilsynet skal gjennomføres på en effektiv og betryggende måte. Det skal legges til rette for læring og forbedring slik at virksomhetens potensial utnyttes og utvikles. Virksomhetens ledelse har ansvar for å følge opp mål og rapporteringskrav som er gitt i tildelingsbrevet og særskilte oppdragsbrev. Finanstilsynet skal dokumentere ressursbruk på en måte som muliggjør vurderinger av kostnads- og formålseffektivt. Finanstilsynet skal planlegge med et flerårig perspektiv og skal med jevne mellomrom vurdere og eventuelt revidere sin strategi. Finanstilsynet skal gjennomføre risikovurderinger og bruke disse i sin mål og resultatstyring. Risikovurderinger og utvikling av risiko skal være tema i styringsdialogen med departementet. I forbindelse med større utviklingstiltak skal Finanstilsynet gjennomføre særskilte risikovurderinger. 4

Finanstilsynets internkontroll skal være tilpasset virksomhetens egenart samt risiko og vesentlighet. Finanstilsynet internkontroll skal ha et fundament i form at et godt styrings- og kontrollmiljø og hensiktsmessige strukturer og systemer for informasjon og kommunikasjon. Finanstilsynet skal på en hensiktsmessig måte dokumentere både etablert internkontroll og gjennomført internkontroll. 3.3. Rapportering Årsrapportering Finanstilsynet skal utforme årsrapporten iht. til de krav, og eventuelle unntak fra krav, som følger av Økonomiregelverket og eventuelle utdypninger i det årlige tildelingsbrevet til Finanstilsynet, samt eventuelle unntak gitt i medhold av regelverket. I tillegg skal Finanstilsynet supplere med annen informasjon om virksomheten som kan være viktig for departementets styring og kontroll. Videre skal årsrapporten som minimum omfatte de krav som er stilt til virksomhetens årsregnskap i Økonomiregelverket og rundskriv R-115 fra Finansdepartementet. I forbindelse med årsrapporteringen skal det gis en oppdatert overordnet risikovurdering. Ved høy risiko skal eventuelle tiltak omtales. Særskilte rapporteringskrav Hvert år skal Finanstilsynet rapportere om det er avdekket vesentlige svakheter, feil og mangler i opplegget for den interne styringen og kontrollen, og om hvilke utbedringstiltak som eventuelt er iverksatt. Videre skal Finanstilsynet rapportere om det er avdekket vesentlige svakheter, feil og mangler i kritiske prosesser og aktiviteter. Finanstilsynet skal per 1. april og 1. oktober hvert år utarbeide en statusrapport om budsjettsituasjonen og oversende denne til departementet. Øvrige rapporteringskrav for det enkelte budsjettår formidles i de årlige tildelingsbrevene. 3.4. Delegering og kontroll av delegering Finanstilsynet skal fastsette retningslinjer for delegering av myndighet til å disponere budsjettet og myndighet til å utføre attestasjonskontroll. Finanstilsynet skal ha en oversikt over hvem som har myndighet til å disponere budsjettet, tilsatte som kan gjennomføre attestasjonskontroll, og tilsatte som har myndighet til å autorisere utbetalinger. Oversiktene skal være oppdatert til enhver tid og kunne legges frem for kontroll. Finanstilsynet skal fastsette retningslinjer for kontroll av utøvelse av myndighet til å disponere budsjettet, attestasjonskontroll, kontroll ved bokføring, aggregerte kontroller og etterkontroll. Samlet kontroll skal tilpasses utbetalingens egenart, risiko og vesentlighet. Gjennomførte kontroller skal være dokumentert. Kontroll av direktørens utgifter Administrasjonssjefen skal godkjenne utbetalinger til tilsynsdirektøren som han søker å få dekket av virksomheten. 4. Økonomisystem, regnskapsføring og -rapportering 5

Finanstilsynet skal påse at departementet orienteres om prosesser for anskaffelse av eller vesentlige endringer i økonomisystem på et tidlig stadium i planleggingen. Finanstilsynet skal sørge for at økonomisystemet er tilrettelagt for obligatorisk rapportering og kontroll. Videre skal Finanstilsynets virksomhetsregnskap tilpasses tilsynets til enhver tid gjeldende behov for planlegging, styring og kontroll. Dette gjelder bl.a. styrets og direktørens behov for å utøve effektiv styring. Finanstilsynet skal føre sitt virksomhetsregnskap i tråd med regnskapsstandardene (SRS) som er fastsatt i rundskriv R-114. Dersom Finansdepartementet har fastsatt en kontoplan på eget område under obligatorisk siffernivå i standard kontoplan, skal Finanstilsynet benytte denne i sitt virksomhetsregnskap. 5. Inntekter Finanstilsynets utgifter utliknes på de institusjonene som er under tilsyn, etter regler gitt i finanstilsynsloven 9 første ledd. Finanstilsynet skal ha tilfredsstillende innkrevings- og kontrollsystemer med tilhørende rutiner. Retningslinjer og rutiner for innkreving skal være offentlig tilgjengelig. 6