Konkurransebestemmelser Statlig fellesavtale om kjøp av mobiltelefoner og nettbrett med tilhørende utstyr og tjenester
Innhold 1 Generell beskrivelse... 1 1.1 Statens innkjøpssenter avtaleeier... 1 1.2 Statlige virksomheter oppdragsgiver(e)... 1 1.3 Definisjoner... 1 2 Anskaffelsens formål og omfang... 2 2.1 Anskaffelsens formål... 2 2.2 Anskaffelsens omfang virksomhetene... 2 2.3 Anskaffelsens volum... 3 2.4 Viktige datoer... 4 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud... 4 3.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 3.2 Avtaletype... 4 3.2.1 Avropsmekanismer... 5 3.3 Varighet... 5 3.4 Kommunikasjon... 5 3.5 Skatteattest... 6 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 3.7 Tilleggsopplysninger... 6 3.8 Offentlighet... 6 3.9 Forbehold... 6 3.10 Avvisning... 7 3.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud... 7 3.12 Avtalebestemmelser... 7 3.13 Krav til elektronisk faktura... 7 3.14 Alternative tilbud... 7 3.15 Deltilbud... 7 3.16 Vedståelsesfrist... 7 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD)... 7 4.1 Generelt om ESPD... 7 4.2 Nasjonale avvisningsgrunner... 8 4.3 Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskrav i espd skjemaet... 8 4.4 Underleverandører... 8 5 Kvalifikasjonskrav... 9 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv.... 9
5.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 10 6 Tildelingskriterier... 11 6.1 Evalueringsmetode... 12 6.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 12 7 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 12 7.1 Innlevering av tilbud... 12 7.1.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering... 12 7.2 Tilbudets utforming... 13 7.2.1 Sladdet versjon av tilbudet... 13 8 Valg av leverandør... 13 9 Vedlegg... 14
1 Generell beskrivelse 1.1 Statens innkjøpssenter avtaleeier Statens innkjøpssenter ble opprettet 01.01.2016 og er en seksjon i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). I Kongelig resolusjon 13.01.2017, fikk Statens innkjøpssenter myndighet til å inngå og forvalte rammeavtaler for statlige forvaltningsorganer i sivil sektor videre omtalt som Oppdragsgivere. Alle forvaltningsorgan i sivil sektor er obligatorisk omfattet av innkjøpsordningen. Økt digitalisering, bedre regelverksetterlevelse, optimal behovsdekning og konkurranse skal gi bedre utnyttelse av skattebetalernes kroner. Difi/Statens innkjøpssenter, skal i samarbeid med statlige virksomheter, støtte Regjeringens satsning om «å fornye, forenkle og forbedre Norge». Statens innkjøpssenter gjennomfører den merkantile delen av konkurransen på vegne av Oppdragsgivere. Statens innkjøpssenter er derfor Avtaleeier med det strategiske ansvaret for avtaleforvaltningen av inngått(e) rammeavtale(r). For mer informasjon, se på vår nettside: https://www.anskaffelser.no/statens-innkjopssenter og http://www.difi.no. 1.2 Statlige virksomheter oppdragsgiver(e) Statlige virksomheter er Oppdragsgiveren med ansvar for å bruke Fellesavtalen inngått og forvaltet av Difi/Statens innkjøpssenter. Ved behov skal Oppdragsgiverne avrope direkte på Fellesavtalen, eller utføre minikonkurranser mellom leverandørene i rammeavtalen. Oppdragsgiveren som utfører avropet har ansvar for tildeling av minikonkurransen, og ansvar for oppfølging av leveransen(e). På grunn av avtalens varighet må det forventes noe strukturelle og/eller organisatoriske endringer knyttet til Oppdragsgiverne i løpet av avtaleperioden. 1.3 Definisjoner Begrep Avtaleeier Oppdragsgivere Statens innkjøpssenter Definisjon Alle virksomheter i statlig forvaltning omfattes av denne Fellesavtalen, jf. Vedlegg 1, bilag 11 Oppdragsgivere omfattet av denne avtalen 1
2 Anskaffelsens formål og omfang 2.1 Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er å inngå og forvalte en statlig rammeavtale, heretter kalt Fellesavtale, som dekker Statlige virksomheters behov for mobiltelefoner og nettbrett med tilhørende utstyr og tjenester. For nærmere beskrivelse av produkter omfattet, se Bilag 1. Kravspesifikasjon. Avtalen søker å oppnå fleksibilitet for fremtidige endringer i teknologi og behov hos oppdragsgiver. 2.2 Anskaffelsens omfang virksomhetene Avtalen er obligatorisk for statlige virksomheter nevnt i bilag 11, Oppdragsgivere omfattet av denne avtalen. Oppdragsgiverne/virksomhetene har forskjellige utløp av nåværende avtaler hvor opsjoner ikke vil bli utløst. De vil dermed tiltre avtalen ved utløp av eksisterende avtaler. Det er første gang Statens innkjøpssenter gjennomfører fellesavtale på vegne av statlige virksomheter innenfor IKT-området. Det foreligger ikke et presist bilde av virksomheter og omfang, og dette kartlegges fortløpende. Det vil derfor være noe usikkerhet knyttet til volum og tiltredelses tidspunkt for hele eller deler av avtalen for den enkelte virksomhet. Noen virksomheter vil for eksempel kunne tiltre mobiltelefon delen på et annet tidspunkt enn nettbrett delen. Strukturelle og/eller organisatoriske endringer knyttet til de enkelte oppdragsgiverne kan forekomme i kontraktsperioden, eksempelvis omorganisering i stat ved opprettelse eller nedleggelse av Oppdragsgivere. De ansatte i de statlige virksomhetene er fordelt over hele landet som vist i figuren under. Forsvarets 18 683 ansatte er plassert i en egen boks som ikke peker på kartet, da det er konfidensielt hvor disse ansatte er utplassert. 2
Troms 5 % 6 898 ansatte t Svalbard og Jan Mayen 0,1 % 106 ansatte Nordland 4 % 5 964 ansatte Sør-Trøndelag -8 % 13 033 ansatte Finnmark 2 % 2 466 ansatte Nord-Trøndelag - 2 % 2 262 ansatte Møre og Romsdal 3 % 3 826 ansatte Oppland 2 % 3 270 ansatte Sogn og Fjordane 1% 2 042 ansatte Hedmark 3 % 3 950 ansatte Hordaland 8 % 13 038 ansatte Buskerud - 3 % 3 882 ansatte Rogaland 5 % 7 493 ansatte Akershus 5 % 7 648 ansatte Vest-Agder 2 % 3 044 ansatte Oslo - 28 % 43 936 ansatte Forsvaret 12 % 18 000 ansatte Aust-Agder 1 % 1 815 ansatte Telemark 2 % 2 947 ansatte Vestfold 3 % 4 458 ansatte Østfold 3 % 4 014 ansatte Kort oppsummert: 50% av de ansatte jobber i Oslo, Trondheim, Bergen, Tromsø og Stavanger Ansatte er registrert på 2776 ulike adresser og dermed fordelt over hele landet 80% av de ansatte jobber i 6% av kommunene. Enkeltkommuner i hvert fylke stikker seg ut som desidert størst 80% av de ansatte jobber i 9% av virksomhetene Bortsett fra Universitetene og Høgskolene så er de største virksomhetene landsdekkende og representert i de fleste fylker Mer utfyllende informasjon om virksomhetene omfattet av anskaffelsen er tilgjengelig i bilag 11, Oppdragsgivere omfattet av denne avtalen. 2.3 Anskaffelsens volum Basert på beregninger av statlig forvaltnings markedsandel og analyser av forbruk pr ansatt er verdien på kategorien estimert til ca. 400 millioner NOK pr. år ved tilslutning og implementering av alle oppdragsgivere i bilag 11 Oppdragsgivere omfattet av denne avtalen. Som følge av dagens avtaleforpliktelser vil virksomhetene gradvis slutte seg til rammeavtalen, som medfører at estimatet i den første avtaleperioden er lavere, men gradvis vil nærme seg dette estimatet. Det er usikkerhet knyttet til estimatet som er basert på historiske tall, informasjon fra virksomhetene, samt mottatt leverandørstatistikk. Estimatet er ikke forpliktende for oppdragsgiver eller avtaleeier mht. kjøpsforpliktelser. 3
2.4 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøringsdato 04.05.2018 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 31.05.2018 Frist for å levere tilbud 07.06.2018 kl 1200 Tilbudsåpning 07.06.2018 kl 1230 Evaluering Uke 23-32 Meddelelse om valg av leverandør Uke 32 Kontraktsinngåelse Uke 34 Tilbudets vedståelsesfrist 31.10.2018 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke. 3 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 3.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (anskaffelsesloven) og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) 2016-08- 12-974. del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen anbudskonkurranse jf. anskaffelsesforskriften 13-1(1). I konkurransen som gjennomføres er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i anskaffelsesdokumentene og leveres elektronisk ved å benytte konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell. 3.2 Avtaletype Det skal inngås rammeavtaler med inntil 3 leverandører, hvor det benyttes "fossefall"- fordeling. Dette innebærer at vinneren får alt kjøp under verdien for minikonkurranse, som er kr 100.000,-, regnet pr avrop. Minikonkurranser/avrop gjennomført i henhold til punkt 3.2.1.3 Særlige behov og som er gjennomført mer enn 3 måneder før avtaleperiodens utløp kan maksimalt har en varighet på 12 måneder fra kontraktsinngåelse. Minikonkurranser/avrop gjennomført 3 måneder eller mindre før avtaleperiodens utløp kan maksimalt ha en varighet 6 måneder fra kontraktsinngåelse. 4
3.2.1 Avropsmekanismer Oppdragsgiver (bestillende virksomhet) er selv ansvarlig for gjennomføring av avrop/minikonkurranser og skal selv definere virksomhetens behov. Direkte avrop og mini-konkurranser skjer i henhold til nærmere bestemmelser i Bilag 4. 3.2.1.1 Kjøp under kr 100.000,- Avrop med estimert verdi inntil kr 100 0000 eks mva, skal gjøres direkte hos den leverandøren som ved tildeling er rangert øverst. 3.2.1.2 Kjøp over kr 100.000,- Avrop med estimert verdi som er lik med eller over kr 100 000 eks mva, skal gjennomføres ved mini-konkurranse mellom alle leverandører, hvor vinneren får leveransen, se Bilag 4. 3.2.1.3 Særlige behov Oppdragsgivere med særlige behov, eller som ønsker forutsigbarhet i leveranser, for eksempel på grunn av tilhørende tjenester som MDM eller andre behov, kan gjennomføre en minikonkurranse mellom alle leverandører, for alt kjøp av produkter og tjenester for en periode på inntil 12 måneder ad gangen. Minikonkurranse gjennomføres gjennom konkurranse mellom alle 3 valgte leverandører på rammeavtalen. 3.2.1.4 Gjennomføring av minikonkurranse tildelingskriterier I kontraktens Bilag 4, punkt 2.4 fremkommer regler for gjennomføring av minikonkurranse og hvilke tildelingskriterier som skal ligge til grunn for gjennomføring av minikonkurranser. 3.3 Varighet Rammeavtalens varighet er 2 år, med mulighet for forlengelse i 6 måneder av gangen. Maksimal varighet på kontrakten inkludert forlengelser er 4 år. 3.4 Kommunikasjon All kommunikasjon i prosessen foregår via Mercell-portalen, www.mercell.no. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til avtaleeier og trykk deretter på ikonet "Send". Avtaleeier mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil avtaleeier besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under fanebladet Tilleggsinformasjon. Tilbyder vil også få en e post med en link til tilleggsinformasjonen. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer angående anbudskonkurransen, enn kontaktperson oppgitt i konkurransegjennomføringsverktøyet «Mercell». All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på Norsk. Språkkravet gjelder også tilbudsbeskrivelsen, Bilag 2. Andre vedlegg kan leveres på engelsk. 5
3.5 Skatteattest Valgte leverandør skal på forespørsel levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. 3.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Mercell. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom anskaffelsesdokumentene er uklare, kan Leverandøren skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Statens innkjøpssenter via Mercell. Tilbyder plikter å sette seg inn i samtlige dokumenter omfattet av forespørselen og selv sikre at han har mottatt og har tilgang til all relevant informasjon for å besvare anbudet. Der hvor tilbyder oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i forespørselsdokumentene, plikter tilbyder straks å gjøre Avtaleeier oppmerksom på dette gjennom Mercell-portalen, www.mercell.no. Vi oppfordrer leverandørene til å sette seg raskt inn i anskaffelsesdokumentene og komme med spørsmål og tilbakemeldinger på eventuelle uklarheter så raskt som mulig etter at anskaffelsesdokumentene er mottatt. 3.8 Offentlighet For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-3 og 7-4, jf. offentleglova 13 jf. forvaltningsloven 13. 3.9 Forbehold Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av anskaffelsesdokumentene (herunder konkurransebestemmelsene med vedlegg og Fellesavtalen med bilag) skal dette klart fremgå av tilbudet jf. vedlegg 1, bilag 8 Forbehold til Fellesavtalen og bilagene. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at Avtaleeier kan vurdere dem uten å ta kontakt med leverandøren. Avtaleeier skal avvise et tilbud dersom det inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, jf. anskaffelsesforskriften 24-8 (1) 6
Dersom leverandørene har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan de likevel etter en konkret vurdering, føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Tilbyder som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra anskaffelsesdokumentene. 3.10 Avvisning Anskaffelsen følger avvisningsreglene i anskaffelsesforskriften kapittel 24. 3.11 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Tilbyder bærer selv alle kostnader relatert til Tilbudet og deltakelsen i konkurranser. 3.12 Avtalebestemmelser Avtaleforholdet reguleres av avtalebestemmelsene i vedlegg 1, Fellesavtalen. 3.13 Krav til elektronisk faktura Leverandøren skal levere elektronisk faktura i Elektronisk handels-format (EHF). 3.14 Alternative tilbud Avtaleeier godtar ikke alternative tilbud. 3.15 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, da dette ikke anses hensiktsmessig. 3.16 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 2.4 ovenfor. 4 Det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD) 4.1 Generelt om ESPD I henhold til nytt anskaffelsesregelverk, med virkning fra 1.1.2017, benyttes nå ESPD som erklæring fra leverandører om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Egenerklæringen fungerer som foreløpig dokumentasjonsbevis, og leverandører trenger ikke levere ytterligere 7
dokumentasjonsbevis sammen med tilbudet. Før tildeling av kontrakt må den eller de valgte leverandørene levere oppdaterte dokumentasjonsbevis på kvalifikasjonskravene. Avtaleeier kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte jf. anskaffelsesforskriften 17-1 (3). Dersom Leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal virksomhetene levere separate egenerklæringer. Det skal i tillegg leveres forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene. Dersom flere leverandører deltar i konkurransen i fellesskap, skal de deltakende leverandørene levere separate egenerklæringer. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert ESPD. For veiledning på hvordan lage en ESPD-erklæring se www.anskaffelser.no 4.2 Nasjonale avvisningsgrunner De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder alle avvisningsgrunnene som følger av anskaffelsesforskriftens 24-2. Dette gjelder avvisningsgrunnene i ESPD skjemaet del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i Oppdragsgiverens medlemsstat». 4.3 Samlet angivelse for alle kvalifikasjonskrav i espd skjemaet I denne konkurransen kan leverandørene gi en samlet erklæring om at de oppfyller samtlige av kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette dokumentet. Dette gjøres i ESPD skjemaets del IV seksjon a. 4.4 Underleverandører Leverandøren kan for denne kontrakten støtte seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, jf. 16-3, og tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 16-5. Dersom en leverandør støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal han dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene, jf. 16-10, for eksempel i form av en forpliktelseserklæring. Det skal i tillegg leveres egne ESPD- skjema for aktuelle underleverandører. 8
5 Kvalifikasjonskrav For å få sitt tilbud evaluert må Leverandøren fylle ut elektroniske egenerklæringsskjema (ESPD) som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor. Likevel skal kvalifikasjonskrav som følger av dette kapittel dokumenteres og leveres sammen med tilbudet. 5.1 Leverandørens registrering, autorisasjon mv. Ref. ESPD skjema del IV: Kvalifikasjonskrav, A: EGNETHET Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. 5.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Ref. ESPD skjema del IV: Kvalifikasjonskrav, B: ØKONOMISK OG FINANSIELLE KAPASITET Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne utføre kontrakten. Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Ratingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Avtaleeier tar forbehold om selv å innhente ytterligere kredittrating eller annen økonomisk informasjon som, men ikke begrenset til, årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger. Dersom leverandøren har saklig grunn til ikke å fremlegge den dokumentasjon Avtaleeier har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet. 9
5.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Ref. ESPD skjema del IV: Kvalifikasjonskrav, C: TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER Krav Leverandøren skal ha relevant erfaring fra lignende leveranser som beskrevet i konkurransegrunnlaget, herunder: Kunder med stor geografisk spredning Omfattende antall leveringssteder Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens inntil 3 mest relevante leveranser i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Dersom leverandøren ikke kan vise til minimum tre relevante leveranser i løpet av de siste 3 år, vil dokumentasjon på relevante leveranser eldre enn 3 år bli tatt i betraktning, dog ikke eldre en 5 år. Tilsvarende gjelder for nyopprettede leverandører med mindre enn 3 års erfaring. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og ressurser til å utføre kontrakten, herunder å kunne levere til virksomheter over hele Norge For å sikre at leverandøren er egnet til å oppfylle de etiske kontraktsvilkårene skal leverandøren ha et kvalitetssikringssystem for sosialt ansvarlig produksjon (etisk handel) som omfatter følgende, jf vedlegg 2: 1) System for sporbarhet i leverandørkjeden 2) Retningslinjer for ansvarlig produksjon (etisk handel) 3) System for formidling av retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon (etisk handel) Det skal gis beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de 3 siste årene Beskrivelse av hvor stor del av avtalen og på hvilke områder leverandøren vil bruke underleverandør. Dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter, skal han dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene ved å fremlegge forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, se bilag 10 Mal for Forpliktelseserklæring. ESPD egenerklæring må leveres også for de/denne virksomheten, jf. Konkurransebestemmelsene Punkt 4. Beskrivelse av leverandørkjeden, retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon (etisk handel) og system for formidling av retningslinjer for sosialt ansvarlig produksjon (etisk handel) i henhold til kravene i Vedlegg 2. 10
6 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: Krav Vekt Beskrivelse/vurderingstema Pris 80 % Samlede kostnader for kjøp av: en antatt mengde av standardmodeller reparasjon av utvalgte modeller (skjerm og batteri) tilleggsutstyr Antall produkter og tjenester som vil tas med i beregningen fremgår av bilag 3, vedlegg A, fane prisskjema Utfylling av prisarket er beskrevet under fanen Veiledning. "Vektet totalpris" legges til grunn for samlede kostnader. Kvalitet 20 % Service og garanti (60%) Vurderingen vil baseres på leverandørens besvarelse i Bilag 2, hvor følgende elementer vil inngå i evalueringen: Evalueringskrav som fremkommer av bilag 1, Kravspesifikasjon, punkt 6. Bestilling og levering (10%) Vurderingen vil baseres på leverandørens besvarelse i Bilag 2, hvor følgende elementer vil inngå i evalueringen: Evalueringskrav som fremkommer av bilag 1, Kravspesifikasjon, punkt 7. Opsjoner (30%) Vurderingen vil baseres på leverandørens besvarelse i Bilag 2, hvor følgende elementer vil inngå i evalueringen: Evalueringskrav som fremkommer av bilag 1, Kravspesifikasjon, punkt 8. 11
6.1 Evalueringsmetode Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore mellom 0 og 10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren for hvert tildelingskriterium multipliseres med den angitte vekten. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres, og beste tilbud er de med høyest poengsum totalt. Det vil bli benyttet en lineær modell for evaluering av pris. Dette innebærer at et tilbud som er 50% høyere enn laveste tilbudte pris vil få 5 poeng. 6.2 Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandørene som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem Avtaleeier vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. 7 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 7.1 Innlevering av tilbud Tilbud skal i sin helhet leveres elektronisk via i Mercell, innen tilbudsfristen. Innlevering av tilbud pr. e-post, i papir eller lignende vil medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal være bindende. Leverandøren har risiko for uklarheter i tilbudet, og har ansvar og risiko at tilbudet blir levert innen tilbudsfristens utløp. Er du ikke bruker av Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel hvordan gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: 21018860 eller på e-post til support@mercell.com. Tilbud som er sendt før tilbudsfristen kan inntil tilbudsfristen utløp trekkes tilbake og endres. Oppdragsgiver har ikke tilgang til å se på tilbud før tilbudsfristen. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. 7.1.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering Ved innlevering av tilbudet, vil leverandøren bli bedt om en elektronisk signatur for å autentisere leverandøren som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan bestilles på www.commfides.com, www.buypass.no eller www.bankid.no. Det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, start denne prosessen i god tid før tilbudsinnlevering. 12
7.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal leveres etter den utformingen det elektroniske systemet for innlevering angir. Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i anbudsdokumentene. Dokumentasjon skal lastes opp som pdf-filer dersom ikke annet format er spesifisert. Prisark skal lastes opp som Excel-fil. 7.2.1 Sladdet versjon av tilbudet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal avtaleeier uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Avtaleeier plikter å unnta dem fra offentlighet, se Vedlegg 3 Veileder for sladding av tilbud. Sladdet versjon skal leveres som en samlet pdf-fil for det komplette tilbudet. 8 Valg av leverandør Avtaleeier vil tildele rammeavtale(r) på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, se punkt 6. 13
9 Vedlegg Konkurransegrunnlaget i sin helhet består av 3 deler/vedlegg. Vedlegg 1: Fellesavtale Vedlegg 2: Bilag 1 Kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørens løsningsbeskrivelse Bilag 3 Pris og betalingsbetingelser Vedlegg A Prisark (excel) Bilag 4 Standard kjøpsbetingelser Bilag 5 Samhandlingsbilaget elektronisk handel Bilag 6 Etiske krav Vedlegg A Mal for Egenrapportering, oppfølging av kontraktsvilkår, etiske krav Bilag 7 Administrative bestemmelser Bilag 8 Forbehold til Fellesavtalen og bilagene Bilag 9 Mal for Endringsavtale Bilag 10 Mal for forpliktelseserklæring Bilag 11 Oppdragsgivere omfattet av denne avtalen Bilag 12 Endringer i den generelle avtaleteksten Kvalifikasjonskrav for kvalitetssikringssystem for sosialt ansvarlig produksjon Vedlegg 3: Vedlegg underliggende dokumentasjon kvalifikasjonskrav "sosialt ansvarlig produksjon" Veileder for sladding av tilbud Vedlegg 4: ESPD mobiltelefoner og nettbrett 14