Side 1 av 6 Møtetittel Sted Møteleder Referent Tilstede Kopi Værnes Rut Naversen Aslaug Skarsaune Svenning Atle Betten- IKT Orkide, Bente Bredholt- Hemit, Rut Naversen- St. Olavs Hospital, Trine Hansen- Trondheim kommune, Tanja Skjevik- Værnesregionen, Øyvind Lorentzen- Helse Nord-Trøndelag, Elin Jegersen- Steinkjer kommune, Marit Øverås St. Olavs Hospital, Kristin Haugdahl Nøst- Levanger kommune, Evelyn Haram Larsen- Søresunnmøre IKT, Grete Solveig Burmo- Helse Nord- Trøndelag, Nancy Haugan- Helse Nord-Trøndelag, Tove Røsstad- Trondheim Kommune, Hilde Grimnes Olsen- Helseplattformen, Asbjørn Kjelsvik- Helse Møre og Romsdal, Grete Nyborg- Orkdal kommune, Aslaug Skarsaune Svenning- Hemit Karina Danielsen- St. Olavs Hospital, Merete Knudsen- St. Olavs Hospital, Ann Elin M. Myklebust- Ålesund kommune, Trond Kvaal- Hemit, Eivind Gartland- Grong kommune, Irene Glærum- Molde kommune, Britt Valderhaug Tyrholm - Helse Møre og Romsdal, Olav Bremnes, Helse Nord- Trøndelag, Ola Skorstad- Helseplattformen, Heidi Selboe Welve- Tydal kommune 1 SAK 15/18 Status vedr rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene AKSJON Presentasjon av bakgrunn og kartlegging i kommunene i Midt-Norge våren 2018. Regionalt har ikke myndighet til å pålegge kommuner å ha aksjoner på dette området. Innspill om at kommuner ønsker konkrete eksempler på ROS-analyse og risikoreduserende tiltak og organisering. Viser til krav for oppkobling hos Norsk Helsenett (NHN) er partene forpliktet til å ha gjennomført risikovurdering: «Før du kan sende og motta elektroniske meldinger, må virksomheten din gjennomføre en risikovurdering som skal dokumentere at løsningen er innenfor det dere vurderer som akseptabel risiko. Norsk Helsenett har risikovurdert tjenesten, og denne kan brukes som utgangspunkt for virksomhetens vurdering. Vår vurdering tar for seg de tekniske aspektene rundt tjenesten. Bruken av tjenesten er den enkelte virksomhets ansvar.» Viser også til Norm for informasjonssikkerhet(normen), spesielt Faktaark 7 som har MAL for enkel risikovurdering. Vedtak 24.08.18: anbefales å oppfordre alle kommuner til å gjennomføre en ROS-analyse av rutinene for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene. Etableres arbeidsgruppe for å utarbeide: - Eksempel på ROS-analyse for kommuner
Side 2 av 6 - Eksempel på risikoreduserende tiltak i kommuner - Saksunderlag basert på funn fra kartlegging i kommuner som løftes til de tre ASU/OSU som innspill til regionalt harmonisering av Samarbeidsavtaler - Utarbeider ny kartlegging i kommunene vdr status på rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene som gjennomføres i 2019 for å se på endringer når saken har fått fokus. Aslaug innkaller: Atle Betten, Tanja Skjevik, Trine Hansen, Olav Bremnes, Marit Øverås, Asbjørn Kjelsvik Frist for å levere til neste møte i oktober. 13/18 Risikovurdering av endret rutine for innleggelsesrapport Gjennomgang av bakgrunn for saken Etablert praksis ved St. Olavs Hospital og kommuner i sørlige Trøndelag siden 2014 å ta imot Innleggelsesrapport fra kommuner før «Melding om innlagt pasient» er sendt. Kommunene opplever at rutinen støtter arbeidsprosesser, da helsepersonellet kan gjøre seg ferdig med sine arbeidsoppgaver, og slipper å vente på Melding om innlagt pasient før innleggelsesrapporten kan sendes Endring av praksis i Møre og Romsdal vil kreve at avsender i kommunen skal opprette ny korrespondanse og må dermed velge mottaker på Innleggelsesrapport blant 70 ulike mottagere. Gir stort rom for feilsending av Innleggelsesrapporter som sendes på Melding om innleggelsesrapport. Dagens praksis er å besvare melding og mottaker genereres automatisk. Her kan foretak redusere risiko gjennom tiltak på alle sykehus for å sikre at Innleggelsesrapport kommer til bemannet postkasse. St. Olav har gjennomført tiltak der Innleggelsesrapport sendt til feil tjenesteadresse rutes videre til riktig postkasse (Meldingsmottak plo somatikk/psykiatri). Meldingen legger seg i pasientens journal, og kan leses av helsepersonell som har tjenstlig behov, uansett adressering av meldingen. Forslag om at det kan være et tiltak å redusere frister for innsendelse av Innleggelsesrapport til sykehuset etter mottatt Melding om innlagt pasient. Dette vil i så fall berøre alle Innleggelsesrapporter, mens rutineforslaget gjelder kun for de situasjoner hvor ansatte er involvert i hendelsen som fører til innleggelse. I mange situasjoner legges pasientene inn uten at helsepersonell fra kommunen er involvert. Her er det Melding om innlagt pasient som skal utløse forsendelse av Innleggelsesrapport som før. Tidsfristene er videre forankret i tjenesteavtalene. Fagrådet anbefaler ikke endring av tidsfrister som tiltak. Det er ikke teknisk mulig å sende Innleggelsesrapport til Legevakt da disse benytter legevaktsystem ikke kan motta meldingstypen. St. Olav ønsker å presisere følgende tiltak som ikke er vurdert i risikovurderingen - Tydelige rutiner i kommuner om at tjenester IKKE stoppes før «Melding om innlagt pasient» er mottatt i kommunen.
Side 3 av 6 - Tydelige rutiner i sykehus at «Melding om innlagt pasient» skal sendes også når Innleggelsesrapport allerede er mottatt. Vedtak 24.08.18: Tiden er ikke moden for å etablere regional rutine for innsending av «Innleggelsesrapport». Arbeidsgruppe for å innarbeide og vurdere iverksatte risikoreduserende tiltak for de områder som det er identifisert i ROS-analysen. Aslaug innkaller: Atle Betten, Asbjørn Kjelsvik, Rut Naversen, Trine Hansen, Trond Kvaal, Marit Øverås, Øyvind Lorentzen, Irene Glærum, Tove Penna Steen, Ann Elin Myklebust Frist for å levere innen utgangen av året. 14/18 Regional rutine Meldingsutveksling ved innleggelse i sykehus når pasient mottar helse- og omsorgstjenester utført i annen kommune enn hjemkommune Revidert forslag til rutine sendt ut 22.08. Ytterligere revisjon gjøres i møtet. Siste del av rutinen som omfatter meldingsutveksling mellom hjemkommune og utførende kommune tas ut. Vedtak 24.08.18: Regional rutine, slik den foreligger etter møtet, anbefales implementert av lokale fagråd innen 1. november. Det nedsettes en arbeidsgruppe som arbeider videre med meldingsutveksling mellom hjemkommune og utførende kommune. Aslaug innkaller: Trine Hansen, Atle Betten, Tanja Skjevik som evt involverer flere. Frist for å levere innen utgangen av året. Status Helseplattformen - Orienteringssak Revisjon av regional rutine «Håndtering av e-meldinger sendt til feil adressat» CGM Helsestasjon føyes til sammen med Profil under unntak i rutinen, samt at Revisjonsansvarlig og Revisjonslogg er tilført rutinen. Det føyes også til en forklaring på hvilke meldingstyper som basis- og PLOmeldinger omfatter. Vedtak 24.08.18: Revisjon av rutinen, som vedlagt i referatet, anbefales. Endringer følges opp av lokale fagråd.
Side 4 av 6 Forslag møteplan vår 2019 o 14.febuar o 11. april o 13.juni Aslaug innkaller. Handlingsplan Gjennomgang og kort status Handlingsplan 2018 Innspill til Handlingsplan 2019: - Ny kartlegging i kommunene vedrørende status på rutiner for drift, overvåkning og sikkerhet av e-meldinger inn og ut fra kommunene i 2019 for å se på endringer når saken har fått fokus. - Regional varslingsøvelse - Oppfølging av regionale rutiner 2 Aksjonsliste Sak Aksjon Ansvarlig Status 7/17 og Ulikheter i retningslinjer som styrer samhandling og meldingstrafikk mellom Olav Bremnes/ Status 19.04.18 Ingen tilbakemelding på status er kommet 3/18 sykehus og kommuner i Midt-Norge Samhandlingsavd. inn. Samhandlingsavdelinger har økt fokus på harmonisering. Endringer i representasjon Oppnevning gjenstående vararepresentanter: Helse Nord-Trøndelag: Nancy Haugan Helse Møre og Romsdal: Lena Bjørge Waage og vara Britt Valderhaug Tyrholm Helseplattformen- vara: Ola Skorstad 7/18 Regional mal innleggelsesrapport. Brukerveiledning/ minimanualer for kommunale PLO system. Sjekklistene legges ut som egne dokument på nettsiden. Implementere Felles sjekklister Olav Bremnes Asbjørn Kjelsvik Aslaug Skarsaune Svenning 24.08.18: Representasjon komplett. Aksjon avsluttes : Systemstøtte prioritert i neste versjon DocuLive i HF. har gjennomført fagdager, gått ut med informasjon til kommuner for implementering. Aksjon avsluttes 8/18 Midt- Norsk Tjenestekatalog Implementere revisjon 4 av Midt- : Satt opp som sak på Fredagsmøtet i
Side 5 av 6 Norsk tjenestekatalog. Tjenestekodene er gjeldende fra 1.januar 2019. Utarbeide implementeringsplan for koder inkludert i Nasjonal innføringsplan. 9/18 Revisjon regional rutine for varsling ved nedetid til/fra kommuner og helseforetak i Midt-Norge Varsel som publiseres skal inneholde kun ett telefonnummer. Formidler at rutinen er endret. 10/18 Endring av mandat for Regionalt fagråd digital samhandling Avklare konkret bestilling ift rollen til Regionalt/lokale fagråd videre mot Helseplattformen. 11/18 Oppfølging av nedetid i meldingstrafikk utenfor ordinær åpningstid Anbefales at kommuner foretar risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) og etablerer beredskap for disse hovedrutinene Utarbeide saksunderlag /vedlegg med eksempel på løsning av risikoreduserende tiltak. Synliggjøre prosessen i meldingstrafikken og fremstille hvor i meldingstrafikken risikoene er. Gjennomføre høringsrunde på e-post før saken meldes til lokale fagråd før oppmelding av likelydende sak til ASU/OSU. 12/18 Endret rutine for innsending av innleggelsesrapport Ros-analysen gjennomgås på nytt og suppleres med innspill fra kommuneperspektivet. Saken meldes opp til møte i Regionalt fagråd. Meldingsflyt psykiatri * Fagråd digital samhandling for sørlige Trøndelag besluttet å avvente faglig avklaring/konkretisering av hva utskrivningsklar betyr innen PH/RUS før deltagelse i regionalt arbeide med meldingsflyt. Bidra til at meldingsflyt i avtaler er lik avtalene for somatikk- beskrive Fredagsmøtet Aslaug Skarsaune Svenning september for å sikre at alle innfører endringer. Aksjon avsluttes : Innspill til Handlingsplan 2019 om Regional varslingsøvelse 2019. Aksjonen utgår Ingen konkret bestilling ift rolle på nåværende tidspunkt i prosjektet. Hilde Grimnes Olsen KomUT koordinatorer KomUTkoordinatorene Meldt som egen sak. Aksjon utgår Meldt opp som egen sak. Aksjon utgår. : Ingen ny status. Avslutter aksjon og avventer oppmelding av ny sak
Side 6 av 6 unntak fra ordinær meldingsflyt. Nedsetter Regional arbeidsgruppe for å belyse behovet for lik meldingsflyt for alle pasienter- inkl rus/ psykiatri. oppnevner en HF og en kommune representant til regional arbeidsgruppe 10.mai. Aslaug Skarsaune Svenning