Østre Agder Interkommunalt samarbeid for kommunene Arendal, Froland, Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli ÅRSMELDING 2012 FOR ØSTRE AGDER Deltakere i samarbeidet i 2012 har vært: Arendal, Risør, Gjerstad, Vegårshei, Tvedestrand, Åmli og Froland. Organisering: Styret har hatt følgende sammensetning: Leder Jan Dukene ordfører Tvedestrand kommune Nestleder Per Kristian Lunden ordfører Risør kommune Styremedlem Einar Halvorsen ordfører Arendal kommune Styremedlem Robert C. Nordli opposisjonsleder i Arendal bystyre kommune StyremedlemKjell Trygve Grunnsvold ordfører Gjerstad kommune Styremedlem Kjetil Torp ordfører Vegårshei kommune Styremedlem Reidar Saga ordfører Åmli kommune Styremedlem Sigmund Pedersen Ordfører Froland kommune Fylkesordfører Bjørgulv Sverdrup Lund har hatt møte og forslagsrett i styret med fylkesvaraordfører Jon-Olav Strand som vararepresentant. Kommunenes varaordførere er vararepresentanter til styret. Rådmennene deltar i alle møtene. Østre Agder har frikjøpt Ole Jørgen Etholm som sekretariatsleder i 50 % stilling fra Arendal kommune. Møtevirksomhet: Styret har avholdt 9 møter i 2012. Et møte ble avlyst på grunn av streik i kommunesektoren. 77 saker er behandlet. Det er avholdt to samlinger av bystyremedlemmer/kommunestyremedlemmer. 12.mars 2012 var det samling på Hove leirsenter. Hovedvekt ble lagt på å orientere Østre Agders arbeidsfelt. Videre var det en orientering ved Fylkesmannen Øystein Djupedal med vekt på behovet for interkommunalt samarbeid. Fylkesordfører Bjørgulv Sverdrup Lund orienterte om landsdelens felles innsats å styrke infrastrukturen for vei, jernbane og fly. Det var meget godt oppmøte fra kommunene. Underavviklingen av møtet var det noen tekniske utfordringer.
Det ble avholdt politisk dagskonferanse for kommunene i Østre Agder og Sørlandet Sykehus Helseforetak 20.november 2013 ved Tyholmen hotell med tema Samhandlingsreformen - status etter et år. Se utfyllende omtale av konferansen under omtalen av arbeidet med Samhandlingsreformen. Viktige saker i 2012: Leseprosjektet ble avsluttet med godkjenning av sluttrapporten. Kommunene har gjort en stor innsats i forhold til å systematisere og styrke leseopplæringen. Prosjektet har bidratt til en omfattende kompetansespredning blant det pedagogiske personalet i skolene. For å oppnå varige effekter av Østre Agders satsning på leseopplæring må arbeidet følges opp av skoleeier, skoleledelse og den enkelte lærer. Utdanningsdirektøren presenterte årets skole resultater for styret i desember. Østre Agder har fortsatt behov for å forbedre sine skoleresultater for å komme opp på et godt nasjonalt nivå. Fylkeskommunene arbeider systematisk for å iverksette Regionplan for Agder. Østre Agder skal bidra til at regionens behov og interesser blir ivaretatt i dette arbeidet. Kamilla Solheim næringsmedarbeider i Risør kommune har deltatt i sekretariatsgruppen for arbeidet. Rådmann Lars Lauvhjell i Gjerstad kommune har deltatt i rådmannsgruppen og leder i styret for Østre Agder og ordfører i Tvedestrand kommune Jan Dukene har deltatt i den politiske styringsgruppen. Arendal kommune har egne representanter i disse gruppene. Styret har uttalt seg til regional planstrategi for Aust-Agder. Spørsmålet om fylkessammenslåing ble avklart gjennom at et klart flertall i Aust-Agder ønsket fylket opprettholdt. Samtidig medførte søknaden fra fire kommuner om overflytting fra Aust-Agder til Vest-Agder en omfattende prosess der departement og Storting var involvert. Ordførerne deltok i et møte med politisk ledelse i Kommunal- og regionaldepartementet for å legge fram Østre Agders vurdering av konsekvenser av et overflyttingsvedtak. Regionens vurdering var at overføring i praksis ville svekke Aust-Agder så mye at framtiden til fylket ville bli svært usikker. Dette synspunktet ble og fremmet overfor stortingsgruppene før behandling der. Konklusjonen er på nasjonalt nivå at en overflytting vil få store konsekvenser og skape så mye presedens at en tillatelse til overføring ikke kunne imøtekommes. Ny E18 fra Tvedestrand til Arendal er fortsatt en hovedprioritering i det interkommunale samarbeidet. Hovedansvar for oppfølging fra Østre Agder har ordfører Einar Halvorsen i Arendal kommune og ordfører Jan Dukene i Tvedestrand kommune. Statens vegvesen Region sør i samarbeid Aust-Agder fylkeskommune har hovedansvaret for planarbeidet som har hatt meget god progresjon. Østre Agder ga innspill vedrørende NTP til Aust-Agder fylkeskommune som uttalte seg på vegne av regionen. Fram til midler til utbygging er på plass i en vedtatt Nasjonal transportplan (NTP) må arbeidsfeltet ha høyeste prioritet. Østre Agder forventer at ny E18 inngår i nye NTP som skal vedtas i Stortingets vårsesjon 2013. Det pågår en utredning i Justis- og beredskapsdepartementet vedrørende Nytt fengsel for region Agder og Rogaland. Fengslet skal plasseres i Aust- eller Vest-Agder og det skal erstatte gamle og uhensiktsmessige fengsler med et nytt. Derved nedlegges Arendal fengsel i sine nåværende lokaler. Styret for Østre Agder har bidratt til å presentere fire mulige lokaliseringsalternativ i vår region. Disse omfatter tomtealternativ i Arendal, Froland,
Tvedestrand og Åmli. Regionens interesse er presentert for departementet gjennom et eget notat. Oppfølging av Samhandlingsreformen har vært hovedsatsning for det interkommunale samarbeidet i 2012. Samhandlingskoordinator Harry Svendsen har fått utvidet sin stilling til 60 % for å kunne følge opp arbeidet. I forhold til arbeidsoppgavene er dette ikke tilstrekkelig og størrelsen på hans stilling for Østre Agder er til vurdering. I april fikk kommunene Arendal, Tvedestrand, Gjerstad, Risør, Vegårshei og Åmli på plass felles samfunnsmedisiner i et treårig engasjement. Den tilsatte er Oddmund Suhrke som har bred erfaring som lege i offentlig og privat virksomhet. Både samhandlingskoordinator og samfunnsmedisiner har lagt ned et stort arbeid i opprettelsen av felles prosjekt Øyeblikkelig hjelp døgntilbud i Østre Agder, som er et kommunalt pliktilbud fra 2016. Froland og Grimstad er også fullverdig deltakere i prosjektet. Prosjektet er bl.a finansiert med midler fra Helsedirektoratet i 2011 og 2012. Dette sammen med bidrag fra skjønnsmidlene til samfunnsmedisiner har gjort det mindre problematisk at ikke alle kommuner har deltatt i finansieringen av stillingen. I løpet av 2012 ble det søkt om statlige bidrag til et felles prosjekt om etablering av øyeblikkelig hjelp døgntilbud i enkelte av kommunene i Østre Agder. Alle kommunene har sluttet opp om en felles søknad. Søknaden ble prioritert, men på grunn av manglende statlige midler ble iverksetting av tilbudet utsatt til 1.halvår 2013. Felles samfunnsmedisiner har gitt kommunene verdifull bistand til å vurdere utgiftsutviklingen knyttet til kommunal medfinansiering av sykehustjenester. Dessverre har særlig tre kommuner Arendal, Grimstad og Froland opplevd stort sprik mellom tildelte midler og regningen fra helseforetaket. Mulighetene for å iverksette tiltak for å begrense utgiftene for kommunene står sentralt i arbeidet i 2013. Kommunene har på en utmerket måte klart oppgaven med å motta utskrivningsklare pasienter. Her har kommunenes utgifter til helseforetaket blitt små. Kvalitetssikring av tilbudet for utskrevne pasienter er meget viktig og må følges opp i den enkelte kommune. Risør har på oppdrag fra Østre Agder og med støtte fra Helsedirektoratet iverksatt en kartlegging av helse og rehabiliteringstjenester i Østre Agder. Utredningen vil foreligge tidlig i 2013. Bidrag fra KS har gitt Østre Agder anledning til å gjennomføre et større kompetanseoppbyggingsprosjekt for medarbeidere i kommunene som involveres i iverksettingen av samhandlingsreformen. Urd Berntsen i Arendal kommune har blitt frikjøpt i en del av sin stilling for å kunne lede arbeidet som videreføres i 2013. Alle kommunene i Østre Agder ser behov for en sterkere formalisering av samarbeidet omkring iverksetting av Samhandlingsreformen. På grunnlag av felles drøfting av problemstillingen gjorde styret for Østre Agder en formell henvendelse til Grimstad om dette. Bystyret i Grimstad kommune vil ta stilling til dette tidlig i 2013. Styret for Østre Agder fremmet forslag til medlemmer i styret for helseforetaket. Dette fikk ingen effekt
Gjennom OSS har kommunene et formalisert samarbeid med Sørlandet sykehus HF. Samhandlingskoordinator Harry Svendsen har sittet i arbeidutvalget som forbereder saker til OSS og rådmann Harald Danielsen har vært medlem i OSS på vegne av Østre Agder. I styret har ønsket om å ha en god, tillitsfull og konstruktiv dialog med sykehusets ledelse blant annet gjennom OSS blitt understreket.. Som nevnt innledningsvis ble arrangert en dagskonferanse mellom styret i Østre Agder og Sørlandet sykehus HF. Programmet inneholdt temaer både med et nasjonalt og lokalt perspektiv. Leder av nasjonalt nettverk for implementering av samhandlingsreformen Tor Åm, som også er samhandlingsdirektør St.Olavs hospital, holdt et kronologisk og omfattende foredrag om erfaringer med samhandlingsreformen på nasjonalt nivå.. Geriater Pål Friis ved Sørlandets sykehus tok for seg teamet Eldre og helse på Agder felles utfordringer 2020 2030. Nytilsatt samfunnsmedisiner i Østre Agder,Oddmund Suhrke, snakket om hva kommunene kan gjøre for å dempe veksten i sykehusinnleggelser. Samhandlingskoordinator Harry Svendsen orienterte om arbeidet som er igangsatt i forhold til etablering av kommunale øyeblikklig hjelptilbud. Fagdirektør Per Engstrand ved SSHF snakket om framtidens sykehus utviklingsplan for SSHF 2030. Nestleder i styret for SSHF, Jan Oddvar Skisland, oppsummerte inntrykk fra dagen. Samlet ga dagen våre folkevalgte en viktig oppdatering om situasjonen i helsevesenet nasjonalt og lokalt i lys av iverksettingen av Samhandlingsreformen. Grunnlaget for et felles barnevern for kommunene Åmli, Gjerstad, Risør og Vegårshei ble utredet i regi av Telemarksforskning. I utredningen var konklusjonen at det var grunnlag for å etablere et felles barnevern for disse kommunene, men at grunnlaget hadde blitt vesentlig styrket om det også omfattet Tvedestrand. Nå har kommunestyret i Tvedestrand funnet at også de vil delta i det videre utredningsarbeidet. I løpet av 2012 er det skapt grunnlag for å gjennomføre planlegging av felles barnevernstjeneste fra 1/1-2014. Arbeidet skjer i tett dialog med de ansatte i barnvernstjenesten i de berørte kommuner. Felles ingeniør med ansvar for veilysanlegg ble vedtatt i 2012. Alle kommunene er med, inkludert Grimstad kommune. Arendal er vertskommune for ordningen. Bakgrunnen for fellesløsningen er at kommunene har fått tilbakeført fullt ansvar for veilysanlegg fra Agder energi as, og ingen av kommunene mente de hadde tilstrekelig kompetanse i egen organisasjon. Felles medarbeider er på plass fra 2013. Tre kommuner Risør, Gjerstad og Arendal ønsker å se nærmere på mulige endringer i kommunestrukturen. De andre kommunene mener at det foreløpig ikke er så aktuelt for dem. Risør vil lede dette utredningsarbeidet. Østre Agder gjennomførte en egen utredning av Friluftsrådet sør. Styret for Friluftsrådet sør var sterkt uenig i konklusjonene fra dette utredningsarbeidet, både i forhold til valg av organisasjonsform og forslag til lokalisering. Friluftsrådet sør ønsket å gjennomføre en utredning i egen regi om disse spørsmålene. Østre Agder valgte på dette grunnlag å støtte utredningsarbeidet i regi av friluftsrådet. Resultatet av arbeidet vil foreligge våren 2013. I samråd med politiet er det etablert rutiner for politirådsmøter for vår region. Det vil bli avholdt fellesmøte mellom Agder politidistrikt og regionrådet en gang i året, fortrinnsvis i vårhalvåret. Dette følges opp med et møte mellom den enkelte kommune og lokalt politi. Gjennom faste rutiner for samarbeidet vil en sikre god kontakt og samhandling mellom politi og kommunene.
Østre Agder overformynderi Leder Angela Fjogstad Østre Agder overformynderi dekker kommunene Arendal, Tvedestrand Vegårshei og Åmli og Risør. Østre Agder overformynderi dekker en befolkning på vel 59300 og har ansvar for totalt ca 230 mindreårige og ca 300 hjelpevergetrengende. Per 31.12.12 er det i tillegg 11 enslig mindreårige flyktninger/ asylsøkere som har hjelpeverge. En person er umyndiggjort. Vi har i 2012 fortsatt med å gjøre vedtak om å inndra midler i forvaltning for mange av våre hjelpevergetrengende. Vi tilbyr de hjelpevergetrengende å benytte Nordea Bank som er vår hovedbankforbindelse, men andre banker gir ofte bedre rentebetingelser slik at det må være en frivillig sak hvor midlene skal plasseres. Ved årsskifte har vi vel 122 mill plassert i Nordea bank og ca 20 mill. i andre banker. Styret i Østre Agder overformynderi har i 2012 hatt 11 styremøter og vi har ikke behøvd å innkalle varamedlemmer. Den enkelte kommune har fått tilbakeført sin andel av forvaltningsavgift som er innkrevd av overformynderiet. Østre Agder krisesenter. Leder Anne Lise Yggeseth Østre Agder Krisesenter er et døgnåpent tilbud til kvinner, menn og barn som er utsatt for vold og mishandling i nære relasjoner. Det er stort pågang til krisesenteret. Både antall brukere som bor på krisesenteret og dagbrukere øker. Pr. i dag er det ikke tilfredsstillende lokaler. Det er både for lite plass og dårlige boforhold. Det er heller ikke tilfredsstillende lokaler i forhold til sikkerhet. Krisesenteret har flere ganger i 2012 måttet sende brukere videre til andre krisesentre etter at det er gjort en sikkerhetsvurdering. Det gjelder bl.a. mangel på overvåkingskamera, gjerder, alarmer osv. Styret for Østre Agder har blitt orientert av styreleder om planene som er utarbeidet for nye lokaler til virksomheten. Målet er at disse skal tas i bruk i 2014. Botilbud: Østre Agder krisesenter gir et botilbud til kvinner, menn og barn i en akutt og vanskelig situasjon. Det har bodd 52 kvinne, 1 mann og 45 barn på krisesenteret i løpet av året. Til sammen har disse overnattet 5130 døgn. Det betyr et gjennomsnitt på 14 brukere hver natt. Det er både flere kvinner og barn enn tidligere år.
Antall beboere Overnattingsdøgn År: Kvinn er Menn Barn Kvinner Menn Barn Total t 2007 35 0 40 1506 0 2194 3700 2008 36 0 27 1621 0 1538 3159 2009 40 0 34 1734 0 1981 3715 2010 36 0 38 2041 0 2110 4151 2011 50 1 39 2385 7 3205 5589 2012 52 1 45 2135 31 2964 5130 Av disse 53 brukerne kom 27 fra Arendal, mens 26 kommer fra annen kommune. Dagbrukere: Krisesenteret tilbyr samtaler for brukere som ikke bor på senteret. I 2012 har 106 brukere vært på 379 dagsamtaler på krisesenteret. Dette fordeler seg på 79 kvinner, 4 menn og 23 barn. Noen dagbrukere kommer til krisesenteret en to ganger, mens mange kan ha kontakt med krisesenteret over flere år. Det gjelder både kvinner og barn. År Dagbrukere Dagbesøk 2009 79 467 2010 75 295 2011 102 361 2012 106 379 Krisetelefon: Krisesenteret tar imot telefoner hele døgnet. Mange ringer og spør om ulike problemer, hvor det ofte fører til at brukeren får tilbud om en dagsamtale eller opphold på senteret. Legevakten i Arendal Legevakten i Arendal er et interkommunalt legevaktsamarbeid mellom 10 kommuner; Arendal, Froland, Fyresdal, Gjerstad, Grimstad, Nissedal, Tvedestrand, Vegårshei, Risør og Åmli. Kommunene Tvedestrand og Risør deltar ikke i legevaktsamarbeidet på dagtid hverdager, unntatt på sommeren og i høytider. Legevakten har telefonformidling for Valle og Bykle. Legevakten driver overgrepsmottak for alle deltakende kommuner. Legevakten er egen enhet i Arendal kommune. Arendal kommune er ansvarlig for organisering og drift av legevakten. I dette ligger budsjett- og arbeidsgiveransvar, samt ansvar for daglig ledelse. Totalt antall telefoner/konsultasjoner/sykebesøk i 2012 var 88022(87434 i 2011). Antall klager utgjorde 0,02 %. Økende innbyggertall og økt antall henvendelser over flere år,
fortsatte også i 2012. Dette er meget utfordrende da bemanningen er lav, og ikke har økt i takt med behovet. Legevaktens hovedfokus er å ivareta pasientene på en forsvarlig måte ved akutt sykdom, skade og forverring av sykdom, som ut fra en faglig vurdering ikke kan vente til neste ordinære arbeidsdag. Vi tilstreber å møte pasientene med høflighet, respekt og forståelse. Vi har fokus på å ha et arbeidsmiljø med høy trivsel, trygghet og høy faglig kompetanse. Dette mener vi gjenspeiler seg i et høyt nærværstall. I tillegg har utfordringene i 2012 knyttet seg til tema som samhandlingsreformen, Vold i nære relasjoner, Miljøfyrtårn, nødnett og elektroniske resepter. Innføring av merverdiavgift på husleie medførte at driftskostnadene ble større enn budsjettert. Samtidig fikk vi inn mer inntekter ved pasientrefusjoner. Merforbruket utgjør kr. 48.000 for deltakerkommunene utenom Arendal, og blir fakturert kommunene etter innbyggertall. Østre Agder Brannvesen. 2012 ble et år med flere positive resultater og et negativt. Det har vært brukt betydelige ressurser på arbeidet med ny brannstasjon på Stoa. Dette har ikke innbefattet vesentlig deltakelse fra andre kommuner enn Arendal, men heltidsansatt personell har måttet prioritere støtte til ny brannstasjon i form av prosjekt- og kompetansestøtte. Ledelsen i 110 sentralen har vært opptatt av å definere krav og følge opp planer til ny sentral og implementering av nødnett. Heltidsansatte i ØABV samarbeidet har brukt tid på prosjektstøtte og koordinering. Byggeledelse har foretaket. Ansvarene IUA, 110 sentral og feierne leverer positivt resultat. Forebyggende seksjon og beredskapsarbeidet leverer dessverre negativt resultat. ØABV samarbeidet har gått med underskudd / merforbruk. De viktigste faktoren for dette er overtid i hel- og deltid, vakttillegg deltid manglende kompensasjon for sentrale lønnsoppgjør noen mindre poster kommer i tillegg. ØABV er et moderne brannvesen hvor det meste av materiellet er godt og nytt. Heltidsmannskapene har god og oppdatert kompetanse. Slik er det delvis i deltidskorpset også. Grunnet manglende fullfinansiering av deltidsreformen fra statens side og dermed manglende kursplasser ved Norges Brannskole er det et etterslep på kompetansehevingen i deltid. Det er anslagsvis 70 mannskaper som ikke har gjennomgått grunnkurs for deltidsmannskaper. Disse viser likevel en enestående vilje til å oppdatere seg gjennom f eks interne kurs. Beredskapen i ØABV er god fordi det er mulig å finne støtte på tvers av kommunenegrensene og innen egen ledelse. Det medfører ingen forsinkelse å få støtte utover det som finnes i eget tettsted. I 2012 var det ett dødsfall i ØABV kommunene relatert til bygningsbrann.
Det er anskaffet og levert nye båter til IUA og nye biler til feierne. Saker som har vært drøftet eller presentert i styret: Arendalskonferansen og Arendalsuka Lokale energiutredninger Framtidig struktur for videregående opplæring i regionen Avtaler om veterinærsamarbeid Tjenester som ytes fra Sørlandets Europakontor Mulig forskningsprosjekt om sysselsettingsutvikling i regionen. Landsdelsanlegg for hoppsport på Vegårshei Felles drift av Alternativ til vold ATV (realitetsvurderes i 2013) Utvidet samarbeid om kommunenes arbeid for næringsutvikling Informasjonsarbeid: Intensjonen er at styrereferater forløpende legges ut på Østre Agders nettsider. Periodevis har en ikke klart å overholde denne intensjonen. Nettsidene skal benyttes til formidling av presentasjoner og informasjon som er framkommet på møtene, seminarer og konferanser. Oppfølgingen av dette har ikke vært så systematisk som det bør være om vi skal kunne nå et stort publikum av politikere og innbyggere. Hjemmesiden har adresse www.ostreagder.no. Økonomi: Regnskapet for 2012 viser at Østre Agder har en forsvarlig økonomi med et lite overskudd på driften av sekretariatet. Betydelige midler avsettes fra arbeidet med Samhandlingsreformen. Disse midlene gir oss en buffer til å møte behovene knyttet til kostnadskrevende drift når øhjelp døgnprosjektet settes i verk 1.halvår 2013. Det henvises til regnskap og oversikt over fondsavsetninger knyttet til Østre Agder. Arendal 13.februar 2013 Ole Jørgen Etholm Sekretariatsleder