PROTOKOLL Tid og sted: Tirsdag 25. april 2017 kl. 18.00, Auditoriet Veitvet skole. ble det avholdt ordinær generalforsamling 2017 i Beverveien borettslag 1. Konstituering 1.1 Valg av møteleder Som møteleder ble valgt: Henning Hoel 1.2 Valg av sekretær Som sekretær ble valgt: Tove Larsen 1.3 Valg av 1 andelseier til å undertegne protokollen sammen med møtelederen Valgt ble: Arild Holland 1.4 Opplysning om antall møtende med stemmerett og antall fullmakter Antall fremmøtte med stemmerett: 33 Antall fremlagte fullmakter: 0 Totalt: 33 1.5 Godkjenning av innkalling 1.6 Godkjenning av saksliste
2. Godkjenning av årsoppgjøret 2.1 Godkjenning av årsmelding 2016 fra styret Styrets årsmelding for 2016 ble gjennomgått. 2.2 Godkjenning av årsregnskapet 2016 Årsregnskap for 2016 ble gjennomgått. 3. Godtgjørelse til styret for siste styreperiode Kr 417 000,- (kr 252 000,- til ekstern styreleder) 4. Andre saker 4.1 Presentasjon av vedlikeholdsplan for borettslaget Generalforsamlingen i 2016 fattet følgende vedtak etter forslag fra andelseier med innspill fra styret i forhold til å spare trykkekostnader: "Styret publiserer «Vedlikeholdsnøkkelen» på hjemmesidene i sin helhet når denne er ferdig utarbeidet av Obos prosjekt (2016). Styret orienterer om større planlagte vedlikeholdsarbeider på generalforsamlingen i 2017." Styret har i perioden fått utarbeidet vedlikeholdsplanen, og har fått gjennomgått denne i møte med Obos prosjekt september 2016. I møtet frarådet Obos prosjekt å publisere denne offentlig på hjemmesiden av flere grunner: - Vedlikeholdsplanen er detaljert og inneholder budsjettpriser på både mindre og større arbeider som ikke bør være offentlige slik at leverandører kjenner budsjettprisene når de avgir tilbud til borettslaget. - Vedlikeholdsplanen er utarbeidet primært som et arbeidsverktøy for styret, og det er viktig med en tilhørende forklaring til planen i forhold til oppbygging, detaljering og prioritering for å unngå misforståelser (Obos prosjekt har i et
over 2 timer langt møte gjennomgått denne med styret for å forklare oppbygging og hvordan den bør forstås og benyttes). - Vedlikeholdsplanen inneholder også flere tiltak som ikke klassifiseres som vedlikehold men kun er anbefalinger som styret bør vurdere opp mot andre tiltak/vurderinger. Som eksempel ligger det forslag om installasjon av brannvarslingsanlegg i planen (som ikke er noe krav) og som bør vurderes opp mot alternative tiltak opp mot kost/nytte gjort av andre rådgivere for borettslaget (Norsk Brannvern/Hjellnes Consult). Dersom noen andelseiere ønsker å se hele planen (145 sider) er det heller ikke noe i veien for det, og den vil være tilgjengelig på styrerommet (kontakt styret for avtale). Styret er opptatt av å etterfølge generalforsamlingens vedtak og informere om funnene i vedlikeholdsplanen og hvilke behov man har på kort og mellomlang sikt. Obos prosjekt vil derfor møte og presentere vedlikeholdsplanen på generalforsamlingen i 2017 (som tidligere varslet i informasjonsskriv til beboere). Vedlikeholdsplanen tas til orientering. Tatt til orientering 4.2 Forslag om vedtektsendring andelseiers bruk av balkonger/vedlikeholdsplikt Styret har erfart tilfeller der andelseier ikke har renset sluk og/eller montert terrassegulv som har ført til skader på bygningsmassen. Det anbefales derfor at generalforsamlingen presiserer vedlikeholdsplikten i forhold til rensing av sluk og at balkonggulv må legges på forsvarlig måte.
Styret foreslår derfor følgende nye vedtektsbestemmelser som må vedtas med kvalifisert flertall: Nytt punkt 4.2 tredje ledd: Andelseier skal sørge for at det alltid er tilgang til å rense sluk på egen balkong, og at man renser sluket jevnlig slik at sluket ikke blir tett ved løvfall mv. Nytt punkt 4.4 sjette ledd: Ved legging av balkonggulv må andelseier sørge for at vann alltid kan renne fritt mot sluk fra hele gulvet. Etter legging av balkonggulv skal dette kontrolleres jevnlig. Enstemmig vedtatt 4.3 Forslag om å legge ned fellesvaskerier i Beverveien 8, Beverveien 10 og Veitvetveien 9 Styret har erfart at bruken av fellesvaskeriene stadig har blitt redusert de siste årene. Videre antar styret at bruken vil bli ytterligere redusert etter gjennomføringen av våtromsrehabiliteringen som er gjennomført i 2016. Vi har gjennomført en kartlegging av bruken gjennom å lage en oversikt iht. salg av vaskerikort, og for 2016 er bruken slik tabellen under viser: Årlige kostnader til vedlikehold mv. utgjør ca. kr. 25.000,- (2014-2016) og er høyere når det må foretas utskiftning av maskiner. Fellesvaskerier er likevel et tilbud som borettslaget bør opprettholde, men styret er av den oppfatning at man kan redusere antall fellesvaskerier uten at dette er til særlig ulempe for andelseierne som helhet.
Styrets innstilling: Styret innstiller etter en kost- nyttevurdering at man legger ned de vaskeriene som i 2016 har hatt 3 eller færre brukere, dvs. fellesvaskeriene i hhv. Beverveien 8, Beverveien 10 og Veitvetveien 9. Styret får fullmakt til å avvikle fellesvaskeriene i Beverveien 8, Beverveien 10 og Veitvetveien 9. Vedtatt mot 4 stemmer 4.4 Forslag om endringer i retningslinjer for fasade, fra Ellen Pande-Rolfsen Forslag om vedtektsendring fra andelseier Ellen Pande-Rolfsen for vedtektenes punkt 4.4 andre ledd. Gjeldende vedtektsbestemmelse lyder som følger: "Det er ikke tillatt for andelseier å ta hull i fasaden/ bygningsmassen for etablering av ventilasjon fra kjøkkenvifte, varmepumpe eller lignende. Ved montering av lamper, stikkontakter eller lignende skal etablert rørføring benyttes. " Bestemmelsen i vedtektenes punkt 4.4 andre ledd foreslås endret til følgende ordlyd: Det er tillatt å ta hull i fasaden for etablering av ventilasjon på kjøkken. Arbeidene skal kun skje etter skriftlig forhåndsgodkjennelse fra styret. Hullet skal plasseres og arbeidet utføres etter retningslinjer fastsatt av styret. Styrets innstilling: Styret stiller seg positiv til forslaget. Forslag til nytt punkt 4.4. andre ledd vedtas. Vedtatt mot 4 stemmer
4.5 Valg/bytte av revisor Usbl har fremforhandlet en rammeavtale med revisjonsfirmaet KPMG som kan tilby revisjon for vårt boligselskap. Felles revisor sikrer gode rutiner for kvalitetssikring av regnskapene, samt forutsigbare og konkurransedyktige priser. Styret anbefaler å bytte til Usbls prefererte revisor, KPMG. Generalforsamlingen vedtar bytte av revisjonsfirma til KPMG Enstemmig vedtatt 5. Valg Følgende styremedlemmer stod på valg: Cristina Olsgaard Bente Persen 5.1 Valg av styremedlemmer Valgt ble: Bente Persen Valgt ble: Andreas Skotheim for 2 år. for 2 år. 5.2 Valg av varamedlemmer Valgt ble: Marius Vivot Sørholt Valgt ble: Ellen Pande-Rolfsen 5.3 Valg av valgkomité Navn: Marvin Myrbakk, Andreas Lindrupsen, Cristina Olsgaard, Latifa Derbali og Thea Wefling
Etter generalforsamlingen fikk styret følgende sammensetning: Navn: Adresse: Leder: Henning Hoel Hans Nordahls gate 96 A Nestleder: Siss Merete Hagberg Beverveien 10 Medlem: Fulbert Habiyambere Beverveien 14 Medlem: Bente Persen Beverveien 14 Medlem: Andreas Skotheim Beverveien 2 Vara: Marius Vivot Sørholt Beverveien 6 Vara: Ellen Pande-Rolfsen Veitvetveien 9 Henning Hoel /s/ Møteleder Arild Holland /s/ Valgt av generalforsamlingen