Møtested: Store møterom kjeller Møtedato: 12.09.2012 Tid: 14.30 Alstahaug kommune MØTEPROTOKOLL Administrasjonsutvalget Tilstede på møtet: Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Merknader til: - Innkalling - Saksliste Hanne Nora Nilssen. Anita Trøite, Dordy Mehl, Bård Anders Langø Birgit Nøst Ingvaldsen, Odd Arve Matberg, Jørn Winther, Ass. Adm. sjef Hans Aarsund, sekretær Torunn Jensen Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Underskrifter:
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 4/12 12/1740 PROSJEKTSØKNAD - SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE Side2
4/12 PROSJEKTSØKNAD - SAMAN OM EIN BETRE KOMMUNE IV Saksbehandlers innstilling: Saken fremmes uten innstilling Sandnessjøen, den V Enhetsleders innstilling: Hans Jan Aarsund Ass. administrasjonssjef Sandnessjøen den VI Administrasjonssjefens innstilling: Enhetsleders navn Enhetsleder Sandnessjøen den Børge Toft Administrasjonssjef Administrasjonsutvalget den 12.09.2012 Forslag til vedtak fra Hanne Nora Nilssen : Søknaden fremmes som framlagt fra administrasjonsutvalget, med følgende endringer og tilleggsforslag. Omdømmeprosjektet gjennomføres innenfor sektor for pleie og omsorg. Navn på prosjektet side 1; Omdømme - resultat av kommunens arbeid for innbyggerne endres til: Omdømme = resultat av kommunens arbeid for innbyggerne Bakgrunnsinformasjon side 2; Eventuelle tidligere prosjekter eller andre innsatser innenfor samme utviklingsområde. Tidligere oppnådde resultater. Prosjektets/prosjektenes forankring i kommunens utviklingsarbeid. Dette strykes. Kort omtale av mulige målsettinger og innhold/tiltak for arbeidet side 2; Forbedre målt omdømme i kommunene fra til (Hvis det ikke er foretatt omdømme/innbyggerundersøkelse: Gjennomføre en omdømme/innbyggerundersøkelse for så å sette konkrete forbedringsmål) Øke medarbeidertilfredsheten fra til Endres til: Forbedre målt omdømme i kommunene fra prosjektperiodens start til prosjektperiodens slutt. (Hvis det ikke er foretatt omdømme/innbyggerundersøkelse: Gjennomføre en omdømme/innbyggerundersøkelse for så å sette konkrete forbedringsmål) Øke medarbeidertilfredsheten fra prosjektperiodens start til prosjektperiodens slutt. Organisering og arbeidsformer side 3; Prosjektet er drøftet med hovedsammenslutningene, administrasjonen og med representanter for politikerne i Prosjektet drøftes i Prosjektet vedtatt i og Det nedsettes en styringsgruppe med representanter fra formannskapet, administrasjonen og hovedsammenslutningene som sikrer bred representasjon. Endres til: Prosjektet er drøftet med fagforeningene, administrasjonen og med representanter for politikerne i Alstahaug kommune. Side3
Prosjektet drøftes i administrasjonsutvalget Prosjektet vedtatt i administrasjonsutvalget og kommunestyret. Det nedsettes en styringsgruppe med representanter fra formannskapet, administrasjonen og fagforeningene som sikrer bred representasjon Eventuelle eksterne samarbeidspartnere side 3; Settes inn: Høgskolen i Nesna. Framdriftsplan side 3,4 punkt 1: 1. Kartlegging av omdømme (hele kommunen eller valgt sektor). Endres til:1. Kartlegging av omdømme i pleie og omsorg. Forslaget til søknadsskjema, samt endrings/tilleggsforslag fra rep. Hanne Nora Nilssen ble enstemmig vedtatt. ADMINISTRASJONSUTVALGETS VEDTAK: Administrasjonsutvalget vedtar slik søknad: Søknadsskjema Saman om ein betre kommune Ref. Kommune(r) Alstahaug kommune (Maks. 5 sider) Kontaktperson Tlf, e-post, stillingstittel Navn på prosjektet /prosjektene Ass. adm. sjef Hans Jan Aarsund Omdømme = resultat av kommunens arbeid for innbyggerne Tema Bakgrunns- informasjon Omdømme Side4
Problembeskrivelse Gi en beskrivelse av utfordringene det skal arbeides med i prosjektet Gi en begrunnelse for hvorfor kommunen ønsker å jobbe med dette tema Omdømme er et begrep som benyttes for å forsøke å fange opp hvordan de ulike aktørene som har en relasjon til kommunen vurderer kommunen. Kommunens omdømme påvirkes av den enkeltes møte med kommunen, enten det er som innbygger, som bruker av kommunale tjenester, det kan være som ansatt, som jobbsøker, som pårørende eller som innbygger, fra andre kommuner m.m. Å bedre eller forsterke kommunens omdømme handler om å innfri de forventninger som stilles til kommunen enten det er som arbeidsgiver, som tjenesteprodusent eller som tilrettelegger for det gode livet som skal leves i vår kommune. Å tydeliggjøre hva innbyggere og ansatte kan forvente av kommunen er også viktig. Omdømmet handler derfor om hvordan vi som kommune opptrer ovenfor ansatte og innbyggere. Men det handler også om hvordan vi synliggjør hva og hvordan vi jobber for å innfri innbyggernes forventninger. Kort omtale av mulige målsettinger og innhold/tiltak for arbeidet Kommunal sektor snakkes ofte ned. Vi ønsker å motvirke det ved å synliggjøre de gode leveransene og tjenestene. De fortjener å bli synliggjort og en aktiv synliggjøring vil også forsterke vår innsats for stadig forbedring av tjenestene. Et godt omdømme kan ikke vedtas. Det må fortjenes gjennom langsiktig og grundig arbeid, så det å bestemme seg, og sette tydelige mål for hva man vil oppnå, er en forutsetning for å lykkes. Målet er todelt: Forbedre målt omdømme i kommunene fra prosjektperiodens start til prosjektperiodens slutt. (Hvis det ikke er foretatt omdømme/innbyggerundersøkelse: Gjennomføre en omdømme/innbyggerundersøkelse for så å sette konkrete forbedringsmål) Øke medarbeidertilfredsheten fra prosjektperiodens start til prosjektperiodens slutt. For å kunne velge konkrete tiltak som skal gi resultatet, ønsker vi å gjennomføre prosesser og/eller relevant kartlegging blant brukere/pårørende, ansatte, ledere og politikere. Eventuelle relevante eksterne leverandører vil også bli spurt. Det er relevant for kommunen å søke tiltak som er relevante for den sammenhengen mellom sykefravær, heltid/deltidsproblematikk og rekruttering og kompetanse som programmet påpeker. Side5
Innovasjon og fornying På hvilken måte kan prosjektet bidra til innovasjon og fornying i sektoren? Beskriv kort hvorfor og hvordan innovasjon er viktig for å løse utfordringene for kommunen Er kommunen interessert i å bli vurdert for deltakelse i et innovasjonsnettver k? Læringsutbytte Hvordan skal læringen fra prosjektet bringes ut i organisasjonen? Hva er forventet læringsverdi for andre kommuner? Organisering og arbeidsformer Beskriv hvordan kommunen skal sikre at folkevalgte, administrative ledere og medarbeidere /tillitsvalgte i alle arbeidstakerorganisasjonene lokalt deltar konstruktivt i utforming og rapportering fra prosjektet? Uten at vi har en samlet oversikt over hele feltet for fornying i sektoren vurderer vi at en felles involvering der alle interessenter (ansatte, ledere, politikere, brukere/pårørende og leverandører) i sektoren kan gi innspill til forbedring av tjenestene som påvirker omdømmet. At resultater tilbakeføres til interessentene for eventuelt å sette nye tiltak er etter vårt syn innovativt. Innovasjon skjer enten i møtet mellom erfaring og ny kunnskap, eller når etablert kunnskap møter nye erfaring. Innovasjon i er viktig med hensyn til å involvere og gi alle aktørene innflytelse i leverandør/tjenestekjeden. Kommunen kan være interessert i deltakelse i et innovasjonsnettverk Som et ledd i den helhetlige omdømmebyggingen i kommunen, vil vi sikre at -nyheter, fortellinger, og aktiviteter synliggjøres på kommunens hjemmesider, i nyhetsbrev, på personalmøter, brukermøter m.v. vi ønsker å inkludere interessentene slik at de ser hva og hvordan vi jobber underveis i prosjektet. Vi håper andre kommuner kan ha nytte av de erfaringer vi gjør oss med å involvere så bredt som vi gjør i dette prosjektet. Prosjektet er drøftet med fagforeningene, administrasjonen og med representanter for politikerne i Alstahaug kommune. Prosjektet drøftes i administrasjonsutvalget Prosjektet vedtatt i administrasjonsutvalget og kommunestyret. Det nedsettes en styringsgruppe med representanter fra formannskapet, administrasjonen og fagforeningene som sikrer bred representasjon. Prosjektleder rapporterer minimum kvartalsvis til styringsgruppen og orienterer formannskapet halvårlig. Beskriv hvor prosjektet er forankret i organisasjonen Beskriv hvordan prosjektet skal styres Eventuelle eksterne Høgskolen i Nesna samarbeidspartnere Økonomi Budsjett Det gis kr. 300.000 pr år fra KRD i prosjektstøtte. Side6
Egeninnsats Kjøp/frikjøp prosjektleder Framdriftsplan Prosjektperiode Milepæler Andre opplysninger Synliggjøre inntekter og kostnader (egeninnsats) Det er hensiktsmessig å ha en egen dedikert prosjektleder - avhengig av prosjektets omfang, men ikke under 40 %. Her er elementer til et prosjekt. Varighet 2,5 år 1. Kartlegging av omdømme i pleie og omsorg. 2. Vurdering av sammenheng mellom tjenester og omdømme 3. Valg av forbedringstiltak 4. Forbereding, prosesser/forankring, 5. Iverksetting av tiltak 6. Sikre forankring (ref 4.) 7. Synliggjøring internt og eksternt 8. Kartlegging av omdømme og tilbakeføring 9. Videre implementering i andre/alle sektorer Sett opp en milepælsplan: Dvs. når de ulike elementene starter & stoppe. Søknaden er politisk behandlet: Dato: 12.9.2012 Utvalg: Administrasjonsutvalget Dato: Ordfører: Rådmann:. Søknadsfrist: 30. september 2012 Søknaden sendes: Kommunal- og regionaldepartementet Kommunalavdelingen Postboks 8112 Dep. 0032 Oslo Ref: Torunn Jensen Sekr. Side7