Referat fra IDF-møte Fakultet for helsefag, 11. juni 2015 kl. 12.30-14.00 Tilstede: Kristin Nordseth Fakultetsdirektør, møteleder Nina Waaler Dekan Simen Nørstebø Seksjonssjef ØK Anne K. Blikra Seksjonssjef HR Ewelyn Jordal Stab - referent Asta Bye NTL Liv Ingunn Bråten Parat Inger Lise Neslein FF Hilde Lund Kordahl NFF Heidi Snoen Glomsås NSF Bjarne Hjeltnes NITO May Karin Rognstad Observatør, verneombud DAGSORDEN: IDF-sak 12/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden INFORMASJONSSAKER IDF-sak 13/2015 IDF-sak 14/2015 IDF-sak 15/2015 IDF-sak 16/2015 IDF-sak 17/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Praktisering av oppsett av arbeidsplaner. Notat foreligger. TMO Arbeidsressurs. Presentasjon i møtet. Bakgrunnsnotat fra sentral IDFsak 34/15 er vedlagt. Informasjon om saker til fakultetsstyret FSHF-sak 5/2015: Referatsaker: a) Godkjent møtebok fra fakultetsstyremøtet 17.03.15 b) Referat fra IDF-møte ved Fak. HF 23.04.15 og 11.06.15 c) Møtebok fra møte i Studieutvalget 15.04.15 d) Referater fra møte i FoU-utvalget 12.03.15, 09.04.15 og 07.05.15 Orienteringssaker: e) Sammenslåing SP HEL. Status i møtet. f) Fakultetsrådet på HF. Status i møtet. g) Oppsummering av styreperioden. Notat foreligger Vedtakssaker: FSHF-sak 6/2015 Regnskapsrapport 1. tertial FSHF-sak 7/2015 Prolongering av prodekanfunksjoner FSHF-sak 8/2015 Prolongering av utvalg ved fakultetet DRØFTINGSSAKER IDF-sak 18/2015 Instituttlederstøtte. Notat foreligger
REFERAT FRA INFORMASJONSMØTET IDF-sak 12/2015 Godkjenning av innkalling og dagsorden Det var ingen merknader. IDF-sak 13/2015 Informasjon fra tjenestemannsorganisasjonene NITO: Nyansettelser ved Institutt NVH. Vi er fortsatt bekymret for manglende forståelse hos instituttledelsen for at det er viktig at ansatte har utdanning og kompetanse innenfor profesjonsfagene. Disiplinfagene med tilsvarende navn gir ikke den ønskede kompetansen. Ferie for personer over 60 år: loven sier at de skal ha ekstra 6 dager, på HiOA får vi 5. Hvorfor er det forskjell? Svar: det er fordi ferieloven her teller med lørdagen. FF: NTL: Parat: NFF: Deler NITOs bekymring, vi må få ansatt personer som forstår de profesjonene vi skal utdanne til, ikke bare disiplinfagene. Etterspør om det er praksis på ledermøtene med vara for instituttleder? Nei, men alle lederne får innkalling med saksliste og referat fra ledermøtet. Slutter seg til FF og NITO. Medlemmene er opptatt av organisering på fakultet og forvaltningsmodellene det arbeides med i disse dager. Savner at fellesadministrasjonen og fakultetsadministrasjonen ses i sammenheng. Dekan sa seg enig i at de to prosessene må ses i sammenheng. Omgjøring av fakultetsstyre til fakultetsråd. Vi har ikke drøftet det, men høgskoledirektør sier at det er drøftet. Fakultetsdirektør svarte at vi har ikke oppfattet det slik at dette skulle drøftes på fakultet, det har heller ikke noen av de andre fakultetene gjort. Dekan mente at det ikke hadde vært god nok kommunikasjon i denne og andre saker i denne overgangstiden. Parat er uenig i både hvordan denne saken har blitt behandlet fra høgskoledirektørens side og i fakta - at man velger å omgjøre fakultetsstyrene til fakultetsråd. Parat mener det bør være en prinsipiell diskusjon også rundt hvilke mandater styrene for senterne skal ha og at dette må ses i sammenheng med saken om fakultetsstyre vs. fakultetsråd. Fakultetsdirektør viste til at vi har brukt mye tid og ressurser på å klare å følge opp det som er vedtatt og det som er formidlet fra sentralt hold. På dette tidspunkt må fakultetet avvente eventuell ytterligere styrebehandling og sentralt IDF før vi eventuelt foretar oss noe mer i saken. Situasjonen på institutt for fysioterapi ang Agenda Kaupangs rapport. Opplever at prosesser står på vent. Evalueringen har vært en krevende prosess og de vil vite om selve prosessen også skal evalueres. Det har også vært en medarbeiderundersøkelse og vi savner oppfølging av resultatet. Seksjonssjef for HR viste til at det ikke er HMSsamtaler det året det er medarbeiderundersøkelse. For hele fakultetet er det bl.a. tilbakemeldingskultur, informasjon og møtepunkter som hele organisasjonen vil se på 2
og som fellesadministrasjonen allerede har påbegynt. HR på fakultetet vil arbeide videre med saken utover høsten. Det kommer oppsummering fra HR. Dekan ang. evalueringssaken: har hatt to møter med Agenda Kaupang og instituttleder. Rapporten ferdigstilles i disse dager og skal tas opp i instituttrådet og lærermøte. Så må rapportens funn vise veien videre når det gjelder fysio/mensendieck-diskusjonen og intern organisering på instituttet, som har over 60 ansatte under én leder. Vi må også se på hvordan vi skal evaluere prosessen. NSF: Vil gjerne ha oversikt over stillinger. Det holdes mange stillinger vakante og vi har ikke fått den oversikten vi har spurt om. Noen har blitt omrokert uten at vi har fått vite om det. Det er også noen som har gått av med pensjon. Seksjonssjef for HR viste til at i begynnelsen av neste uke er listene over ansatte på studielederområdene klar. I tillegg er det bare å skrive klare bestillinger til HR, så skal de framskaffe de opplysningene som er tilgjengelig. NSF er også opptatt av hva som skjer fram til instituttleder er ansatt. NSF mener at det er gjort en god jobb mht arbeidsmiljøet i sammenslåingsprosessen og vil gjerne vite litt mer om hva man gjør framover. Disse to siste punktene besvares under orienteringssaken. IDF-sak 14/2015 Informasjon til tjenestemannsorganisasjonene Dekan redegjorde for den pågående rekrutteringen av ledere. Status er at det er under ansettelse 2 instituttledere og 7 studieledere. Innstilling for instituttleder på Institutt AV er klar og skal fremmes for tilsettingsutvalget 16. juni. For Institutt SHA er vi i sluttspurt og innstilling håpet vi å ha klar til 16. juni, men vil finne et nytt tidspunkt noen dager senere. For Inst. SHA skal det være en instituttleder og en studieleder fra hvert av studiestedene inn i ledergruppen. Nye ledere må arbeide med arbeidsmåtene mellom instituttleder og studieleder mht studiestedsproblematikk. Det er en svært krevende prosess når mange åremålsstillinger lyses ut, både for de det gjelder direkte og de som berøres av det. Dekan informerte om at høgskolen vil igangsette en evaluering av prosessen for rekruttering av ledere, i regi av HR sentralt. Når det gjelder studielederstillingene, så skal fire saker behandles 16. juni: Inst. SHA samfunnsernæring, to på Inst. AV og to på Inst. SHA sykepleie. I tillegg er én stilling på Inst. SHA i prosess. Den siste må lyses ut på ny. Dekanstilling lyses ut på nytt med søknadsfrist rundt 1. august. Dekan viste til at Høgskolestyret 16. juni skal behandle saken om virksomhetsoverdragelse av SIFO og NIBR. Det blir også behandlet finansieringen til Senter for arbeidsinkludering. Vi forbereder oss på NOKUTs besøk 14.-16. august, i forbindelse med akkreditering av kvalitetssikringssystemet. IDF-sak 15/2015 Notat foreligger. Praktisering av oppsett av arbeidsplaner NSF viste til at prinsippene i notatet er på overordnet nivå og det blir en utfordring å implementere det i et nytt institutt. Det gjøres ulikt i dag. Fakultetsdirektør viste til at dette er 3
en sak som vi kommer til å behandle i tiden framover. Vi må få til en god praksis på hvordan dette skal løses og hvilken arbeidsplanpolitikk vi skal ha. Gruppen som arbeidet med dette i fjor kartla at det er ulike tradisjoner mellom utdanningene, ikke bare mellom instituttene. På milepælsplaner for nye ledere står arbeidsplaner som et av punktene. Vi har hatt samtale med NSF om bestillingen og mener vi har levert i dette notatet det som er etterspurt. Det blir ikke gitt innsyn i den enkelte arbeidstakers arbeidsplaner, men systemene rundt og gjennomsiktighet på kriterier er vi opptatt av og vil arbeide for det. NSF mente at det var viktig at det er med UF-personale i det videre arbeidet. NFF spurte hva som menes med «fleksibilitet mht udisponerte timer». Hvis arbeidsplaner er fulle, så kan vi se hva som må tilføres utenfra. I innsparingstider var det ikke tillatt med udisponert tid på planene. Seksjonssjef for økonomi viste til at det pga sesongvariasjoner kan være perioder hvor alle planer er fulle, mens andre perioder er udisponert. Det gir fleksibilitet fordi planene blir fylt inn i løpet av året. Dette er en sak vi må arbeide med framover. Våre utdanninger er veldig forskjellige og det er ikke sikkert at vi skal ha felles kriterier for alle utdanninger. Men det må være et gjennomsiktig system. Konkrete bestillinger mottas gjerne ang. dette. NSF framholdt at undervisning på Institutt SHA, på tvers av studiesteder, må ta hensyn til reisetid. IDF-sak 16/2015 TMO Arbeidsressurs Bakgrunnsnotat fra sentral IDF-sak 34/15 er vedlagt. Fakultetsdirektør presenterte også hovedpunktene i saken. For de som representerer mer enn 10% av de ansatte på fakultet ( i realiteten de som også representerer en hovedsammenslutning) skal det settes inn 100 timers arbeidsressurs, men at det også skal tilgodeses mer i arbeidsplaner dersom arbeidsmengden overstiges. Tid til IDFmøter er regnet inn i denne grunnressursen. Råd og utvalg er møtetimer og regnes separat, samme gjelder tid medgått til TMO-representasjon i intervjuer. FF mente at det ikke var hensiktsmessig å avtale utover 100 timer med nærmeste leder på instituttnivå når man har medlemmer på medlemmer på flere institutter og seksjoner. Det er en utfordring å anslå et realistisk omfang av medgått tid. Instituttlederne skal gi info til fakultet om hva de har satt av. Det er ofte utvalg som det skal være TMO-representasjon i, og det er vanskelig å anslå på forhånd. Flere av organisasjonene etterspurte kriteriene for de som organiserer færre enn 10% og som ikke har forhandlings- og drøftingsrett. I disse tilfeller må avsetning av tid på arbeidsplan avtales med nærmeste leder. Parat påpekte at ressursen også må gjelde for organisasjoner som har representasjonsrett i IDF på vegne av hovedsammenslutning. Fakultetsdirektør vil gjøre et økonomisk overslag på spørsmålet og komme tilbake til IDF med det. IDF-sak 17/2015 Informasjon om saker til Fakultetsstyret Møtet gjennomgikk kort orienteringssakene til fakultetsstyret: FSHF-sak 5/2015. 4
FSHF-sak 5/2015 e) Sammenslåing SP HEL Dekan og fakultetsdirektør viste til at vi er der vi skal være i den planlagte prosessen. Vi har en plan for det som sittende ledelse skal gjøre fram til 1. august og hva den nye ledelsen skal gjøre f.o.m. 1 august. Vi har laget en milepælsplan for hvordan vi skal ivareta den nye ledelsen. Det skal være en samling for alle tilsatte ved det nye instituttet 18. juni. I SPS prosjekt om Kvalitet i sykepleie er rapporten snart ferdig og vi ser fram til å se forslag til konkrete tiltak som ny instituttledelse skal jobbe videre med. FSHF-sak 5/2015 f) Fakultetsråd på HF Det ble opplyst om at valgresultatene er offentliggjort, per epost til alle tilsatte på fakultet med henvisning til nettsidene. For de eksterne medlemmene er det i prosess. FSHF-sak 5/2015 g) Oppsummering av styreperioden. Det ble opplyst at et revidert notat kommer til bli sendt ut etter behandlingen i Fakultetsstyrets møte 16. juni. REFERAT FRA DRØFTINGSMØTET IDF-sak 18/2015 Instituttlederstøtte Det forelå notat i saken. Fakultetsdirektør viste til at det det trengs 5 årsverk og det er kun 4 årsverk som har blitt behandlet i budsjettet, derfor drøftes saken. På spørsmål fra Parat redegjorde fakultetsdirektøren for følgende: Det er altså 5 årsverk som er tenkt, ikke 5 stillinger. Det er tenkt å hente årsverk fra alle deler av administrasjonen, ikke bare studieadministrasjonen. Stillingene skal lyses ut, og interne søkere er velkomne til å søke. Det er ikke tenkt omplasseringer. Det er også mulighet for å kunngjøre internt først og så utlyse de eventuelt resterende ledige. Det vil også kunne bli aktuelt med opplæring av tilsatte slik at de blir kompetent til å utføre oppgaver på rådgivernivå. Når det gjelder arbeidsoppgavene, så har det vært dialoger med Fakultet LUI, som har erfaring med denne typen stillinger. Vi har vært opptatt av å sette en retning på det utfra det våre instituttledere har etterlyst av støtte. Det er viktig at de som får støtten kan fylle opp med lokale behov, og oppgavebeskrivelsene kan derfor ikke fylles fullstendig nå. Parat etterlyste rutiner for interne utlysinger og utpekinger til funksjoner og mente at det ville være en fare for at intern utlysning fører til at det ikke blir ansatt nye. Parat ønsker derfor at stillingene utlyses eksternt. Fakultetsdirektør viste til at det er krevende å møte instituttleders behov samtidig som vi skal møte andre utviklingsprosjekter innenfor den samme rammen. Parat viste også til at arbeid med rapport og planer ikke nevnes i oppgavelisten, det er krevende saksbehandling og krever seniorrådgivernivå. NFF mente at det var for lite med en delt stilling på Institutt for fysioterapi og Institutt for ergoterapi og ortopediingeniørfag. 5
Oslo, 12. juni 2015 Kristin Nordseth Ewelyn Jordal 6