Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks 120 4491 Kvinesdal Bankkonto: 3080 32 25660 Organisasjonsnr.: 988 798 185 IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Karl Inge Thomassen, nestleder Lise Mitander Varamedlemmer: Kristin Skaiaa, 1. varamedlem Aslak Øyna, 2. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Mandag 22. februar 2016 kl. 13.00 Sted: Kommunehuset, (møterom ikke bestemt) Saksliste: SAK 01/16 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/15 ÅRSMELDING FOR 2015 SAK 03/16 NUMMERERT BREV FRA REVISOR Referatsaker: R 01/16 Uavhengighetserklæringer fra revisor R 02/16 Protokoll fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS R 03/16 Årsrapport fra Skatteoppkreveren i Iveland Faste poster: Kontrollutvalget drøfter sitt videre arbeid Revisor orienterer Eventuelt Iveland, 15. februar 2016 Lars Arnfinn Flatelid Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: 97 51 02 98 E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon 90 95 62 46 E-post: willy.gill@asekretariat.no
Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Kopi sendt elektronisk til: Iveland kommune Ordfører Rådmann Revisor Finn Terje Uberg Setesdølen Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen, tlf. 975 10298. 2
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Iveland kommune Sak 02/16 Møtedato: 22.02.2016 Saksbehandler: kih SAK 02/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2015 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2015 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Iveland kontrollutvalg 2015. Forslag til vedtak: Årsmeldingen for 2015 vedtas.
Iveland kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Agder Sekretariat
Årsmelding for Iveland kontrollutvalg 2015 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR Kommunestyret har etter kommuneloven 76 det øverste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalget skal etter kommuneloven 77 forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Kontrollutvalgets sammensetning Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til hvem som kan velges som medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med beslutningsmyndighet eller være ansatt i kommunen. Iveland kontrollutvalg har tre medlemmer, og har slik sammensetning: Medlemmer i perioden 2011-2015: Leder: Brynjulf Aagesen Nestleder: Evelyn Molle Honnemyr Medlem: Gunnar Håverstad Medlemmer i perioden 2015-2019 Leder: Lars Arnfinn Flatelid Nestleder: Karl Inge Thomassen Medlem: Lise Mitander KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET M.M. Kontrollutvalgets møteaktivitet I løpet av 2015 har det vært avholdt 4 møter og behandlet 14 saker. I tillegg kommer 9 referatsaker og orienteringssaker. Kontrollutvalgets møter avholdes i kommunehuset på Birketveit. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 1
Årsmelding for Iveland kontrollutvalg 2015 Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Iveland kommune har benyttet Setesdal Revisjonsdistrikt IKS i mange år, og kontrollutvalget mener at dette er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlig revisor har som foreskrevet fremlagt uavhengighetserklæring. Revisor orienterer fortløpende om forhold som tas opp med rådmannen. Dette gjøres gjennom nummererte brev eller ved muntlig orientering i utvalgets møter. Kommuneregnskapet for 2014 ble behandlet i kontrollutvalget 4. juni 2015. Revisjonen avga sin beretning 3. juni 2015. Revisor hadde tatt dette forbeholdet i sin beretning: Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket på kr 3.987.466,54 som følge av vedtatt finansiering med lånemidler som ikke er gjennomført. Kommunestyret har vedtatt finansiering ved bruk av lån. Kommunen har ikke ubrukte lånemidler fra tidligere år og har heller ikke truffet vedtak om opptak av nye lån.» Videre har revisor hadde følgende presisering i sin beretning: Vi viser til note 19 i årsregnskapet som beskriver behandlingen av prosjekt Skislandsåsen. Den avgiftsmessige behandlingen er ikke korrekt, men vil først bli endret i 2015. som en følge av dette er det inntektsført kr 155.344,46 for mye i merverdikompensasjon i investeringsregnskapet. Uten denne inntektsføringen ville udekket behov i investeringsregnskapet vært 4.142.811,-. Dette forhold har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet.» På bakgrunn av denne erklæringen ga kontrollutvalget sin uttalelse til kommuneregnskapet for 2014 i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 7. Kontrollutvalget gjorde kommunestyret spesielt oppmerksom på presiseringen som revisor hadde gjort i revisjonsberetningen. Videre pekte utvalget på at regnskapet, årsmeldingen og revisjonsberetningen ble fremlagt lang tid etter fastsatte frister, noe som gjorde at det var vanskelig for utvalget å gjøre sine pliktige oppgaver på en fullgod måte. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77, nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 2
Årsmelding for Iveland kontrollutvalg 2015 forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). I Plan for forvaltningsrevisjon for Iveland kommune 2012-2015 er disse prosjektene trukket frem: Oppfølgingen av PPT-tilrådinger i skole- og barnehager samt kvaliteten på gjennomføringen av spesialundervisning. Offentlige anskaffelse Oppfylles lovkravene om særskilt språkopplæring for elever med annet morsmål enn norsk og samisk I møte 25.11.2015 bestilte kontrollutvalget gjennomføring av Overordnet analyse av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS. Analysen skal danne grunnlaget for ny plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det ble ikke gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2015. Kontrollutvalget vil igjen beklage at det ikke er gjennomført forvaltningsrevisjon i denne valgperioden, noe som ikke er i samsvar med kommunelovens 77 og 9 i Forskrift for kontrollutvalg. I forskriften fremgår det at «Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kapittel.» Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra 1.7.2004, er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. I Plan for selskapskontroll for Iveland kommune for 2012-2015 er disse selskapene prioritert: Setpro AS Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS Setesdal Brannvesen IKS I møte 25.11.2015 bestilte kontrollutvalget forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 fra Setesdal Revisjonsdistrikt IKS. Gjennomføring av selskapskontroll Det ble ikke gjennomført selskapskontroll i 2015. Andre saker Rådmann og ordfører har vært invitert til kontrollutvalgsmøter for å orientere om saker som utvalget ønsket å få bredere kunnskap og informasjon om. Etter forskrift for kontrollutvalg 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 3
Årsmelding for Iveland kontrollutvalg 2015 Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 i sitt møte 19. oktober 2015, og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen av dette. Kontrollutvalget startet i 2014 en sak omkring forhold rundt kommunens tomtekjøp i Skrubbekleiv og gjennomføringen av utbyggingen på tomten. I sitt møte 4. juni 2015 gav utvalget informasjon til kommunestyret om de funn som var gjort og med anbefalinger om hva kommunestyret burde drøfte med utgangspunkt i kontrollutvalgets vurderinger. Kontrollutvalget har gitt en positiv uttalelse til at Setesdal Revisjonsdistrikt IKS blir innlemmet i Agder Kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte og har kontorsted i Kvinesdal. Sekretariatets oppgaver er fastsatt i Forskrift for kontrollutvalg og i selskapets vedtekter. Det skal blant annet påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 4
Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Iveland kommune Sak 03/16 Møtedato: 22.02.2016 Saksbehandler: kih SAK 03/16 NUMMERERT BREV FRA REVISOR Vedlegg: Nummerert brev nr. 53 fra revisor Bakgrunn for saken Kontrollutvalget har mottatt nummerert brev nr. 53 fra revisor (med kopi til rådmann) Ved kontroll av beboerregnskap i Iveland kommune for 2014 har revisjonen avdekket svikt i rutinene omkring disponering av midler til beboere som ikke er i stand til å disponere kontantytelsene selv. Revisor sier i brevet at kommunen må etablere en rutine hvor sykehjemslegen eller kommunelegen vurderer beboerens helsetilstand, og fatter vedtak når beboeren ikke er i stand til å disponere kontantytelsen sin selv. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 31. mars 2016 om hvordan nummerert brev nr. 53 fra revisor blir fulgt opp.
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS - Bykle-Valle-Bygland-Evje og Hornnes-Iveland - Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Representantskapet Sølvgarden hotell Dato: 17. desember 2015 Tidspunkt: 10:00 10:30 Følgende medlemmer møtte: Gro Anita Mykjåland Lars Reidar Vasland Bjørn Alfred Ropstad Kay Jeiskelid Leiv Rygg Vidar Frøysnes Jon Rolf Næss Steinar Kyrvestad Knut Hagen Følgende medlemmer hadde forfall: Sig Tove Aasen Følgende medlemmer fra styret møtte: Britt Ingrid Andersen Følgende fra administrasjonen møtte: Tommy Pytten Evje, 21. desember 2015 Gro Anita Mykjåland Leder Tommy Pytten Konstituert revisjonssjef/sekretær for representantskapet Dersom det ikke er kommet merknader til protokollen innen 10 dager etter at den er sendt ut, er protokollen å anse som godkjent. TELEFON E-POST POSTADRESSE ORG.NR Pytten 977 60 455 tpytten@e-h.kommune.no Kaserneveien 19, Evjemoen 976662652 MVA Karlsen 918 12 540 edvard.karlsen@e-h.kommune.no 4735 EVJE Hansen 478 32 446 morten.hansen@e-h.kommune.no BESØKSADRESSE BANKKONTONR Kaserneveien 19, Evjemoen 2901.11.01788 4735 EVJE
Saksnr. Innhold Sak nr. 13/15 : Orienteringssaker Sak nr. 14/15 : Valg av leder og nestleder i representantskapet Sak nr. 15/15 : Valg av styremedlemmer med personlige varamedlemmer Sak nr. 16/15 : Valg av leder og nestleder i styret Sak nr. 17/15 : Økonomiplan 2016-2019 Sak nr. 18/15 : Budsjett 2016 Sak nr. 19/15 : Valg av revisor Sak nr. 20/15 : Avvikling av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS 1. gangs behandling Representantskapet 17.12.2015 Side 2
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 13/15 Representantskapet 17.12.2015 Orienteringssak Etablering av ny revisjonsenhet Det ble gitt en kort orientering om status i prosessen. Representantskapet 17.12.2015 Side 3
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 14/15 Representantskapet 17.12.2015 Valg av leder og nestleder i representantskapet Revisjonssjefens innstilling: Saken fremlegges uten innstilling. Representantskapets vedtak: Som leder og nestleder i representantskapet velges: Gro Anita Mykjåland Leder Bjørn Alfred Ropstad Nestleder Representantskapet 17.12.2015 Side 4
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 15/15 Representantskapet 17.12.2015 Valg av styremedlemmer med personlige varamedlemmer: Revisjonssjefens innstilling: Saken fremlegges uten innstilling. Representantskapets vedtak: Som styremedlemmer og personlige varamedlemmer til styret i Setesdal Revisjonsdistrikt IKS velges: Iveland kommune: Hans Ivar Leesland medlem Gunnar Håverstad Varamedlem Evje og Hornnes kommune: Britt Ingrid Andersen medlem Line Vennesland Varamedlem Bygland kommune: Eli Tomine Moe medlem Knut Heine Eilertsen Varamedlem Representantskapet 17.12.2015 Side 5
Valle kommune: Tarald Myrum medlem Olav K.y.Hovet Varamedlem Bykle kommune: Haldis Hansen medlem Torleiv Mosdøl Sælid Varamedlem Representantskapet 17.12.2015 Side 6
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 16/15 Representantskapet 17.12.2015 Valg av leder og nestleder i styret Revisjonssjefens innstilling: Saken fremlegges uten innstilling. Representantskapets vedtak: Som leder og nestleder i styret velges: Britt Ingrid Andersen Leder Tarald Myrum Nestleder Representantskapet 17.12.2015 Side 7
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 26/15 Styret 04.11.2015 17/15 Representantskapet 17.12.2015 Økonomiplan 2016-2019 Revisjonssjefens innstilling: 1. Forslag til økonomiplan for perioden 2016 2019 vedtas. 2. Netto driftsrammer som er fastsatt for 2016, er å anse som ramme for årsbudsjettet for 2016. Styrets innstilling til representantskapet: 1. Forslag til økonomiplan for perioden 2016 2019 vedtas. 2. Netto driftsrammer som er fastsatt for 2016, er å anse som ramme for årsbudsjettet for 2016. Representantskapets vedtak: 1. Forslag til økonomiplan for perioden 2016 2019 vedtas. 2. Netto driftsrammer som er fastsatt for 2016, er å anse som ramme for årsbudsjettet for 2016. Representantskapet 17.12.2015 Side 8
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 27/15 Styret 04.11.2015 18/15 Representantskapet 17.12.2015 Budsjett 2016 Revisjonssjefens innstilling: Forslaget til budsjett vedtas som selskapets budsjett for 2016. Styrets innstilling til representantskapet: Forslaget til budsjett vedtas som selskapets budsjett for 2016. Representantskapets vedtak: Forslaget til budsjett vedtas som selskapets budsjett for 2016. Representantskapet 17.12.2015 Side 9
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 28/15 Styret 04.11.2015 19/15 Representantskapet 17.12.2015 Valg av revisor Revisjonssjefens innstilling: Arendal Revisjonsdistrikt IKS velges som ny revisor for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Styrets innstilling til representantskapet: Arendal Revisjonsdistrikt IKS velges som ny revisor for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Representantskapets vedtak: Arendal Revisjonsdistrikt IKS velges som ny revisor for Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Representantskapet 17.12.2015 Side 10
Setesdal Revisjonsdistrikt IKS Utv.saksnr. Utvalg Møtedato 29/15 Styre 04.11.2015 20/15 Representantskapet 17.12.2015 Avvikling av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS 1. gangs behandling Styrets innstilling til representantskapet: Representantskapet anbefaler avvikling av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS under forutsetning av kommunestyrenes og fylkestinget i Vest-Agder sin endelige godkjenning av foreliggende rapport og selskapsavtale. Representantskapets vedtak: Representantskapet anbefaler avvikling av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS under forutsetning av kommunestyrenes og fylkestinget i Vest-Agder sin endelige godkjenning av foreliggende rapport og selskapsavtale. Representantskapet 17.12.2015 Side 11