STRATEGI FOR TILSYN MED BARNEHAGER
Innhold STRATEGI FOR TILSYN MED BARNEHAGER... 0 Innledning... 2 Rettslig grunnlag... 2 De ulike virkemidlene... 3 Delegering av myndighetsoppgaven... 4 Tilsynsnemnd... 4 Grunnlag for tilsyn risikovurdering og utøvelse av skjønn... 4 Risikovurdering... 5 Virkemidler ved avdekking av ulovlige forhold... 6 Gjennomføring av tilsyn... 6 Varsling... 6 Gjennomføring... 6 Rapport og pålegg om retting av brudd på regelverket... 6 Oppfølging... 7 Årsrapport for gjennomførte tilsyn... 7 ReFlex... 8 Dokumentliste... 8 1
Innledning Strategi for tilsyn med barnehager er kommunen som barnehagemyndighet sitt arbeidsdokument for utførelse av myndighetsoppdraget med veiledning og tilsyn av godkjente barnehager, både kommunale og private barnehager. Tilsynsstrategien skal synliggjøre på hvilken måte kommunen som barnehagemyndighet ivaretar oppgaven med veiledning og tilsyn. Det skal tydeliggjøres hvilken rolle kommunen har i gjennomføring av tilsynsoppgavene. Det overordnede formål er å sikre at barn i barnehage får et helhetlig, forsvarlig og kvalitativt godt tilbud. Den ønskede effekten av veiledning og tilsyn til barnehagene er å sikre at barnehageloven med forskrifter etterleves. Rettslig grunnlag 7 Barnehageeiers ansvar Barnehageeieren skal drive virksomheten i samsvar med gjeldende lover og regelverk. Kommunale barnehagehageeieren må legge fram opplysninger om tjenestedata. Ikkekommunale barnehageeiere må legge fram opplysninger om tjenestedata og regnskapsdata. Departementet gir nærmere forskrifter om fremleggelse av tjenestedata og regnskapsdata. Barnehageeieren plikter å gi barnets bostedskommune de opplysninger som er nødvendige for å kunne føre et register som nevnt i 8 fjerde ledd. Barnehageeieren skal fastsette barnehagens vedtekter. Vedtektene skal gi opplysninger som er av betydning for foreldrenes/ de foresattes forhold til barnehagen, herunder a. Eierforhold, b. Formål, jf. 1 og 1a c. Opptakskriterier, d. Antall medlemmer i samarbeidsutvalget, e. Barnehagens åpningstid Godkjente virksomheter skal være registrert i Enhetsregisteret. 8 Kommunens ansvar Kommunen er lokal barnehagemyndighet. Kommunen skal gi veiledning og påse at barnehagene drives i samsvar med gjeldende regelverk. Kommunen har plikt til å tilby plass i barnehage til barn under opplæringspliktig alder, jf. 12a. Utbyggingsmønster og driftsformer skal tilpasses lokale forhold og behov. Kommunen har ansvaret for at barnehagetilbudet til samiske barn i samiske distrikt bygger på samisk språk og kultur. I øvrige kommuner skal forholdene legges til rette for at samiske barn kan sikre og utvikle sitt språk og sin kultur. Hver kommune skal opprette og føre register til bruk for Arbeids- og velferdsetaten i forbindelse med kontroll av beregning og utbetaling av kontantstøtte etter 2
kontantstøtteloven. Registeret kan samkjøres mot Arbeids- og velferdsetatens register over mottakere av kontantstøtte. Departementet gir forskrifter med utfyllende bestemmelser om føringen av registeret, hvilke opplysninger registeret skal inneholde og behandlingen av disse opplysningene. Kommunen har rett til innsyn i dokumenter og adgang til barnehagelokaler i den utstrekning dette anses nødvendig for å ivareta kommunens oppgaver. Kommunen forvalter de statlige øremerkede tilskuddene til ikke-kommunale barnehager i kommunen. Kommunen kan ikke avkorte det kommunale tilskuddet etter 14 som følge av et slikt statlig tilskudd. 16 Tilsyn Kommunen fører tilsyn med virksomheter etter denne lov. Kommunen kan gi pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold ved godkjente eller godkjenningspliktige virksomheter. Hvis fristen for å etterkomme pålegget ikke overholdes, eller hvis forholdet ikke lar seg rette, kan kommunen vedta tidsbegrenset eller varig stenging av virksomheten. Kommunens stengingsvedtak skal sendes fylkesmannen til orientering. I stedet for eller i tillegg til stenging av virksomheten, kan kommunen bruke økonomiske reaksjoner overfor ikke-kommunale barnehager dersom krav etter 14 a, eller forskrift i medhold av samme bestemmelse, ikke er overholdt. Vedtak om retting og stenging og vedtak om anvendelse av økonomiske reaksjonsmidler kan påklages til fylkesmannen. De ulike virkemidlene Av forarbeidene til lov om barnehager 8 og 16 fremgår det at: kommunen skal godkjenne og gjennom aktiv veiledning og tilsyn påse at barnehagene i kommunen drives i tråd med de krav som settes i barnehageloven.» Kommunen som barnehagemyndighet har 3 ulike virkemiddel for å påse regeletterlevelse i barnehagene: Barnehagemyndighet godkjenner barnehagene Barnehagemyndighet driver veiledning av barnehagene Barnehagemyndighet fører tilsyn med barnehagene Dette dokumentet beskriver oppgavene kommunen som barnehagemyndighet har i henhold til barnehageloven 8 og 16. Av den grunn er ikke oppgaven med godkjenning av barnehagene omtalt i dette dokumentet. Barnehagemyndighet har ansvar for å gi barnehageeierne aktiv veiledning, jf. Barnehageloven 8 første ledd. Aktiv veiledning er å informere om eierpliktene slik at barnehageloven med tilhørende forskrifter blir fulgt. Videre er veiledning ett virkemiddel for å forebygge uforsvarlige forhold og lovbrudd. Barnehageeier skal gis mulighet til å endre på forhold som kan føre til pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold. Barnehagemyndighet skal dokumentere at veiledning er valgt, hvorfor det er valgt og hva det er gitt veiledning på. Tilsyn etter barnehageloven 16 er barnehagemyndighet sin kontroll av om barnehageeier oppfyller sine eierplikter. Tilsyn skal sikre at barnehagene drives i samsvar med barnehageloven med 3
forskrifter, og har en forsvarlig drift. Det skal bidra til å sikre kvaliteten på barnehagetilbudet. Tilsyn vil også være til hjelp for barnehageeier i arbeidet med å kvalitetssikre og utvikle egen virksomhet. Barnehagelovens 8, femte ledd gir kommunen rett til innsyn i dokumenter og adgang til barnehagens lokaler når det anses som nødvendig for å ivareta kommunens oppgaver. Delegering av myndighetsoppgaven Gjennom bystyrets delegeringsreglement er rådmannen delegert myndighet i henhold til barnehageloven. Virksomhetsleder barnehage er videredelegert myndighet i henhold til barnehagelovens 8 og 16. Tilsynsnemnd Haugesund kommunes tilsynsnemnd består av: Virksomhetsleder barnehage Barnehagefaglig rådgiver, eller andre oppnevnte relevante fagpersoner med barnehagefaglig kompetanse. Juridisk rådgiver. Økonomisk rådgiver (økonomisk tilsyn) Den som er delegert myndighet skal gjennomføre en risikovurdering gjennom barnehageåret. Ved en vurdering av at kriterier for risiko er tilstede, har barnehagemyndighet ansvar for å kalle inn tilsynsnemnd og gjennomføre tilsyn i henhold til dette dokument. Tilsynsnemd skal som forberedelse og oppfølging av planlagte tilsyn gjennomføre: Formøte Gjennomgår risikovurdering, utarbeide varsel om tilsyn, planlegge og forberede tilsyn Gjennomføring av tilsyn i den enkelte barnehage Ettermøte oppsummering og konklusjon om hovedfunn etter tilsyn. Vurdere og konkludere vedrørende hvilke virkemiddel som skal iverksettes ved funn av ulovlige forhold. Der mulig konsekvens kan være midlertidig/varig stenging og/eller økonomiske sanksjoner overfor barnehageeier, ligger endelig beslutning hos Rådmannen. Grunnlag for tilsyn risikovurdering og utøvelse av skjønn skal sikre at følgende er ivaretatt: At barns behov for omsorg og allsidig utvikling blir ivaretatt, jf. Barnehageloven 1 Formålsparagrafen At barnehagen drives i samsvar med gjeldene lover og forskrifter samt øvrige nasjonale og lokale føringer, jf. Barnehageloven 7 første ledd At eier av barnehagen er kjent med og bevisst sitt ansvar for egen barnehages virksomhet, jf. barnehageloven med forskrifter. Utdanningsdirektoratets veileder for kommunens rolle som barnehagemyndighet påpeker at barnehagelovens utforming gir i noen bestemmelser få konkrete krav. Der barnehageloven gir mulighet for at mer enn en løsning kan være lovlig, er det opp til barnehagemyndighet ved bruk av skjønn å vurdere hva som er tilfredsstillende løsning. 4
Risikovurdering Kommunen som barnehagemyndighet må gjøre en løpende vurdering av sannsynlighet for og konsekvensen av brudd på barnehageeiers plikter i barnehageloven med forskrifter, både på bakgrunn av informasjon om regelverksetterlevelse i den enkelte barnehage og samlet for alle barnehagene. Barnehagemyndighet må ha oversikt over barnehageeiers plikter etter loven, jf. 8. Barnehagemyndighet må ha oppdatert og rett lovforståelse, jf. 8. Barnehagemyndighet må ha kunnskap om hvordan barnehageeierne oppfyller loven, jf. 8. Veilederen beskriver også at risikovurderinger skal ligge til grunn når barnehagemyndighets skal vurdere behovet for veiledning og/ eller tilsyn. Videre at barnehagemyndighet må føre tilsyn med barnehageeier dersom det er nødvendig for å påse og sikre at regelverket følges. Barnehagemyndighet har ulike måter og muligheter for å gjøre risikovurderinger om barnehageeiers etterlevelse av gjeldende regelverk, og behovet for veiledning og/eller tilsyn: Gjennomgang og undersøkelser av lovpålagt rapportering som årsplan, vedtekter, årsmelding og årsregnskap. Barnehagens evne til å følge opp Haugesund kommune sine vedtatte retningslinjer, veiledning, rutiner og rapporteringer. Kommunen som barnehagemyndighet har sammen med barnehageeier ansvar for tilrettelegging av faglig og kvalitativ utvikling av sektoren. Barnehagenes deltakelse og oppfølging av denne tilrettelegging vil være gjenstand for risikovurdering. Varslinger og/ eller bekymringsmeldinger om barnehagens virksomhet. Følgende matrise legges til grunn for risikovurdering om behov for tilsyn og/ eller veiledning: RISIKOVURDERING Hendelse/Dokumentasjon Vurdere sannsynlighet for og konsekvens av brudd på barnehageeiers plikter i barnehageloven med forskrifter Vurdere behov for å innhente ytterligere informasjon På bakgrunn av informasjon om regelverksetterlevelse må barnehagemyndighet vurdere behovet for virkemiddelbruk Veiledning Tilsyn 5
Varslinger og/ eller bekymringsmeldinger skal alltid utløse barnehagemyndighets plikt til undersøkelser og innhenting av informasjon, med påfølgende risikovurdering. Virkemidler ved avdekking av ulovlige forhold Barnehagemyndighet skal i tilsyn vurdere og konkludere om bestemmelsene i Barnehageloven blir oppfylt. Dersom det konkluderes med brudd på regelverket har barnehagemyndighet følgende virkemidler å ta i bruk, Jf. Barnehagelovens 8, 16 og 16a: Veiledning Pålegg om retting av uforsvarlige eller ulovlige forhold. Pålegg om midlertidig eller varig stenging dersom barnehageeier ikke overholder fristen for å etterkomme pålegget, eller dersom forholdet ikke lar seg rette. Vedtak om stenging skal sendes fylkesmannen til orientering. Ved brudd på barnehagelovens 14a kan kommunen v/ barnehagemyndighet anvende økonomiske reaksjonsmidler overfor ikke kommunale barnehager. Gjennomføring av tilsyn Barnehagelovens 8, 5.ledd beskriver kommunens rett til innsyn i dokumenter og adgang til barnehagens lokaler når dette anses som nødvendig for å ivareta kommunens oppgave som barnehagemyndighet. Følgende legges til grunn for gjennomføring av tilsyn: Varsling Tilsyn skal som hovedregel være skriftlig varslet til barnehageeier, med forslag til møtetidspunkt og forventet saksbehandlingstid for tilsynet. Lovbestemmelsene som skal undersøkes oppfylt skal fremkomme av varslet, samt etterspørsel av relevant dokumentasjon med frist for innsendelse av denne dokumentasjon. Unntak fra varsling er når barnehagemyndighet har informasjon om og vurderer det som sannsynlig at ulovlige og/ eller uforsvarlig forhold umiddelbart må undersøkes for eventuelt krav om retting. Gjennomføring Tilsynet gjennomføres i praksis av den som oppnevnes som barnehagemyndighet for tilsynet. Barnehagemyndighet gjennomgår dokumentasjon og opplysninger for vurdering om aktuelle lovbestemmelser er oppfylt. Tilsynsmøte gjennomføres i barnehagens lokaler med eier eller eiers representant, barnehagens leder og andre med tilknytning til barnehagen som vurderes som aktuelle i forhold til gjeldende bestemmelse som ligger til grunn for tilsynet. Dette kan være ansatte og/ eller foreldrerepresentanter. Formålet med møtet er å undersøke relevant dokumentasjon, informasjon og opplysninger for å vurdere om aktuelle lovbestemmelser er oppfylt. Rapport og pålegg om retting av brudd på regelverket Barnehagemyndighet sine vurderinger og konklusjoner kommer fram i en egen rapport til barnehageeier, uavhengig av om det er avdekket brudd på regelverket eller ikke. 6
Dersom barnehagemyndighet konkluderer med at det er brudd på regelverket vil det sendes ett forhåndsvarsel med pålegg om retting, eller midlertidig/ varig stenging. Ved tilsyn etter barnehagelovens 14a om bruk av tildelte offentlige midler og foreldrebetaling kan forhåndsvarselet omfatte barnehagemyndighets vurdering av økonomisk reaksjon. Forhåndsvarslet skal gi barnehageeier en mulighet til å uttale seg og ivareta sine interesser. Dersom barnehagemyndighet gir pålegg om retting eller økonomisk reaksjon skal dette gjøres i form av et enkeltvedtak, og skal dermed følge reglene i forvaltningsloven. I henhold til veileder for kommunens rolle som barnehagemyndighet skal ett pålegg om retting eller vedtak om stenging inneholde følgende informasjon: Reglene/ bestemmelsene vedtaket bygger på De faktiske forholdene vedtaket bygger på De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av forvaltningsmessig skjønn Klageadgang Klagefrist Klageinstans Fremgangsmåten ved klage Informasjon om retten til å se sakens dokumenter Informasjon om retten til å be om utsatt iverksettelse Oppfølging Barnehagemyndighet skal følge opp at brudd på regelverk blir rettet. Tilsynet avsluttes ikke før barnehageeier har sannsynliggjort at brudd på regelverket er rettet. Dette skal gjøres skriftlig gjennom relevant dokumentasjon og ved egenerklæring fra barnehageeier. Dersom barnehagemyndighet har valgt å bruke veiledning som virkemiddel for å rette opp brudd på regelverket, er det ikke samme krav til skriftliggjøring. Barnehagemyndighet må allikevel sannsynliggjøre at brudd på regelverket blir fulgt opp og korrigert av barnehageeier (jf. Veileder punkt 4.9) Årsrapport for gjennomførte tilsyn Barnehagemyndighet rapporterer årlig innen utgangen av 2.kvartal til oppvekststyret og formannskapet: Antall gjennomførte tilsyn Hvilke ulovlige forhold som ble avdekket Virkemidler som ble iverksatt Antall klagesaker Antall åpne/ lukkede tilsyn Rapporten legges til grunn for barnehagemyndighets videre veiledning og oppfølging av de ulike barnehageeierne i kommune. 7
ReFlex ReFlex er et egenvurderingsverktøy for kommunen som barnehagemyndighet utarbeidet av Utdanningsdirektoratet. Det skal bidra til å vurdere om kommunen som barnehagemyndighet har rett lovforståelse, og at forvaltningsoppgaven som barnehagemyndighet dermed er i samsvar med barnehagelovens bestemmelser. Haugesund Kommune som barnehagemyndighet skal gjennomfører egenvurderingen (ReFlex) annethvert år (oddetallsår). Dokumentliste Skjema for ROS-analyse (barnehageloven med forskrifter). Mal for tiltaksplan ved veiledning Mal for varsel om tilsyn Mal for tilsynsrapport 8
Risikovurdering barnehageloven m/ forskrifter Barnehage: Sannsynlighet Konsekvens Barnehageeier: Dato: Svært sannsynlig Meget Sannsynlig Sannsynlig Lite Sannsynlig Katastrofal Kritisk Farlig Ingen fare Forhold som kan medføre risiko for brudd på lovbestemmelse: 4 3 2 1 4 3 2 1 Risiko S x K Tiltaks nr. Barnehagens vedtekter: Eierforhold, formål, opptakskrets/ opptakskriterier, antall medlemmer SU, åpningstid, oppsigelsestid Personalet: Styrer, Pedagognorm, Bemanningsnorm Politiattest Oppfølging av barnehagelovens kap. V A; spesialpedagogisk hjelp Årsregnskap Barnehagens årsplan Deltakelse kompetanseutvikling Varslinger, bekymringsmeldinger Sannsynlighet 1. Lite sannsynlig Tenkelig < 1 pr år 2. Sannsynlig Har skjedd. > 1 pr år 3. Meget sannsynlig Har skjedd flere ganger månedlig 4. Svært sannsynlig Vil skje flere ganger ukentlig Konsekvens 1. Ingen fare For mennesker, utstyr og miljø 2. Farlig For mennesker, utstyr og miljø 3. Kritisk For menneske, utstyr og miljø 4. Katastrofal For mennesker, utstyr og miljø
Risikomatrise / Risikovurdering Sann- Konsekvens synlighet 1 Ingen fare 2 Farlig 3 Kritisk 4 Katastrofal 4 Svært sannsynlig 4 8 12 16 3 Meget sannsynlig 3 6 9 12 2 4 6 8 2 Sannsynlig 1 Lite sannsynlig 1 2 3 4 1
Poeng for konsekvens og sannsynlighet ganges. Ut fra poengsummen som hendelsen da får kan en vurdere risiko: 8-16 (rød farge): Høy risiko. Vil som oftest kreve strakstiltak. 4-6 (gul farge): Middels risiko. Risikoreduserende tiltak må igangsettes 1-4 (grønn farge): Liten risiko. Da er det ofte ikke nødvendig å iverksette risikoreduserende tiltak, så lenge krav i lov og forskrift er oppfylt. HANDLINGSPLAN FOR BARNEHAGEMYNDIGHET I HAUGESUD KOMMUNE. Barnehage: Dato: Eier: Styrer/ daglig ledere: Nr Forhold som kan medføre risiko/ brudd på lovbestemmelse Risikoverdi Beskrivelse av tiltaket (veiledning og/ eller tilsyn) Ansvarlig Lukking (dato) Evaluering(dato) 2
Noen tips: Lag handlingsplanen på bakgrunn av en risikoanalyse. Knytt de definerte problemene til Barnehageloven og/ eller forskrifter. La tiltakene være konkrete, realistiske og objektivt målbare. Vær tydelig på hvordan, når og av hvem tiltakene skal evalueres (etter og/eller under gjennomføring). Gjør tiltaksplanen kjent blant de ansatte. Drøft planen jevnlig med VO. 3
Haugesund kommune Notat Barnehagens navn Deres ref. Vår ref. Saksnr. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Tlf. 52 74.... Vår dato MAL: TILTAKSPLAN ETTER VEILEDNING Tema for veiledningen: Gjeldende lovbestemmelse: Tiltak barnehagen/ -eier: Tiltak barnehagemyndighet: Frist for gjennomføring: Kommentarer: Neste møte: Utarbeidet av barnehagemyndighet (navn): Underskrift barnehageeier:
Haugesund kommune Barnehagens navn Deres ref. Vår ref. Saksnr. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Tlf. 52 74.... Vår dato MAL: Varsel om tilsyn Barnehagemyndighet i Haugesund kommunen vil med dette varsle at det vil bli gjennomført stedlig tilsyn med barnehage/ eier den <tilsynsdato >. Tilsyn er et av barnehagemyndighets viktigste virkemidler for å sikre barnehageeiers oppfølging av barnehageloven med forskrift. Om det foreslåtte datoen ikke passer, må barnehageeier foreslå ny dato for tilsynsbesøket. Tilsynet utføres med hjemmel i lov om barnehager 17. juni 2005, 16 om tilsyn. Fra Haugesund kommune møter: <Navn> <Rolle.> Fra barnehage/ eier ber vi om at følgende kan møte <Navn> <Rolle.> Tema for tilsynet - - - Dokumentasjon 1
Med hjemmel i barnehagelovens 8, 5.ledd ber vi om at følgende dokumentasjon sendes innen dato: - - Vi ber om at følgende dokumentasjon skal være tilgjengelig under tilsynet: - - Dersom enkeltdokumenter eller eventuelt deler av dokumenter skal unntas offentlighet ber vi om at det gjøres oppmerksom på dette. Rammer for tilsynsbesøket Praktisk informasjon Eventuelle spørsmål kan rettes til <barnehagemyndighet>, e-post. telefonnummer. Vi ber om at barnehageeier oppnevner en kontaktperson for tilsynet. Med hilsen <Navn> <Tittel> <Navn> <Tittel> 2
Haugesund kommune Barnehagens navn Deres ref. Vår ref. Saksnr. Løpenr. Arkivkode Saksbehandler Tlf. 52 74.... Vår dato MAL: FORELØPIG/ ENDELIG TILSYNSRAPPORT INNHOLD 1. Innledning 2. Rettslig grunnlag 3. Om tilsynet med.. barnehage 4. Konklusjoner med begrunnelse 5. Frist for uttalelse (foreløpig rapport)/ frist for retting (endelig rapport) 6. Innsynsrett og klagerett/instans (endelig tilsynsrapport) 7. Informasjon om rett til å be om utsatt iverksettelse (endelig tilsynsrapport) 3