Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS «Arkiv for IKT-folk og IKT for arkivfolk - grunnkurs i bevaring av earkiv» Erfaring og evaluering. Sigve Espeland IKA Rogaland
Hva ønsker IKA? Større bevissthet omkring bevaring av aarkiv i våre eierkommuner. Bidra til bedre kunnskap om regelverket knyttet til bevaring av earkiv hos våre eiere. Bedre forutsetningene for å drive bevaringsarbeid rettet mot earkiv i kommuner i Rogaland
Behovene i «teigen» vår I 2011 undersøkte vi litt om hvilket behov våre eierkommuner har knyttet til earkiv og bevaring av dette. Vi kontaktet i tillegg IKT-avdelingene i 2 kommuner. Svarene var: Bedre kunnskap om lovverk og regelverk. Og gjerne noen bevaringseksempler.
Tittel, tema og tidsbruk Vi la opp til et dagskurs, med arbeidstittelen: «Arkiv for IKT-folk og IKT for arkivfolk - grunnkurs i bevaring av earkiv.» Temaet utdypet vi slik: «IKT-sidene av arkivlov, arkivforskrift, arkivregelverket og konsekvensen av dette i et bevaringsperspektiv.»
Kursmål «Ut fra et bevaringsperspektiv søke å styrke forståelsen for arkiv blant IKT-personale og forståelsen for IKT blant arkivpersonale i kommunal sektor. Kurset skal ved bl.a. å fokusere på faglige fellesnevnere i arkivregelverket bidra til å bygge en felles faglig plattform for disse to yrkesgruppene slik at vi får et best mulig bevaringsregime for earkiv i kommuner i Rogaland».
Kursplan - program 1 Velkommen, begreper og definisjoner 2 Arkivloven og arkivforskriftens earkiv/ikt-sider 3 Regelverk for avlevering og godkjenning av earkiv i kommunal sektor: 1.«Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar». 2.Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. 3.Kommunal håndbok/metode for bevaring av earkiv. 4 Avleveringsmetoder: 1.NOARK/NOARK-5 2.«Generell metode»/tabelluttrekk 5 Godkjenning og oppbevaring av earkiv ved IKA Rogaland i dag. 6 KDRS-Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter: Hva, hvorfor, hvordan,tjenester? Godkjenningsregimet og oppbevaring av earkiv ved KAI institusjoner i framtiden Masselagringsenhet ved KDRS/evt. e-depot 7 Case: 1.Bevarings- og avleveringscase (SIP og AIP): Eks. på uttrekk fra fagsystemer inkl. Dokumenter Unique- Marthe, -Omsorg og -Oskar 2.Innsynsløsning (DIP): Eks. Forum WinSak98. 3.Hva tjener kommunen på å få til avleveringer og evt. laget innsynsløsninger? 8 Diskusjon/oppsummering Pauser og lunsj hadde vi selvsagt også
Kurstall og evaluering 26 kommuner i Rogaland 24 av disse eier IKA. 14 kommuner representert på kurset. Kurslokalet har plass til 25-30 personer. 28 personer påmeldt og deltok på kurset. 19 fra kommunale arkivtjenester. 9 fra kommunale IKT-tjenester. 16 av 28 svarte på evalueringen (57%) Stillingstyper på dem som evaluerte kurset (Word-file) Venteliste på 4 personer (Jærmuseet, UiS og 1 kommune utenfor Rogaland) Kurs evalueringen (PDF-file)
Muntlige reaksjoner i ettertid «Vi må få til NOARK-avleveringer. Det er en endelig test på at vi har et fullelektronisk saksarkiv» May Britt Bergh arkivleder Karmøy kommune
Muntlige reaksjoner i ettertid «Hun som virkelig kan database hos oss forsto godt hva du snakket om. Vi (3) som var på kurset satt oss ned etter lunsj en dag og diskuterte temaet. I framtiden skal vi få til avleveringer selv med litt veiledning». Olga Mauland arkivleder Time kommune
Muntlige reaksjoner i ettertid «Vi må få til avleveringer selv i framtiden. Og dere (IKA) må bare spør om IKT problemer som dere oppdager og som dere tror vi kan hjelpe med, også fra andre kommuner» Tore Waldow Sola kommune IKT
Muntlige reaksjoner i ettertid «Vi kommer til å sette oss ned arkiv og IKT og diskutere hva vi skal gjøre etter det som kom fram i kurset.» Henny Lillelid Bjerga arkivleder Sandnes kommune