Senter for internasjonalisering av utdanning Møteprotokoll SIU-styret Møtested: Galleri Gunnar Berg, Svolvær Dato: 20.09.2013 Tid: 13:30-19:30 Faste medlemmer som møtte: Doris Jorde Arne Olav Øyhus Helle Otte Karin Elizabeth Torp Jens Petter Tøndel Arne Haugen Funksjon Leder Nestleder Faste medlemmer som ikke møtte: Axel Hvistendahl Nerdrum Varamedlemmer som møtte: Magnus Malnes Anne Kloster Holst Are Turmo Funksjon Fra administrasjonen møtte: Alf Rasmussen Kristine Breivik Sidsel Holmberg Stilling Direktør Avdelingsdirektør Rådgiver
Saksliste Saksnr Innhold 13/28 Godkjenning av innkalling 3 13/29 Godkjenning av sakliste 3 13/30 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 19. juni 2013 4 13/31 Styrets arbeid - midtveisevaluering 11 13/32 Status virksomhetsplan for SIU per 2. tertial 2013 18 13/33 Innspill til statsbudsjettet 2015 30 13/34 Godkjenning av mandat og oppnevning av nytt programstyre for UTFORSK-programmet 13/35 Forslag til møteplan for SIU-styret våren 2014 43 13/36 Orientering fra direktøren 44 13/37 Saker som eventuelt fremmes i møtet 55 38 13/28 Godkjenning av innkalling Styret godkjenner innkallingen. Frammøtte deltakere ble protokollert. 13/29 Godkjenning av sakliste Styret godkjenner sakliste med følgende endring: Oppsatt orienteringssak: Status for regnskap 2. tertial 2013, endres fra orienteringssak til vedtakssak. Saken meldes under sak 13/37 Saker som eventuelt fremmes i møtet. 13/30 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 19. juni 2013 Styret godkjenner protokollen fra styremøtet 19. juni 2013. 13/31 Styrets arbeid midtveisevaluering SIUs styre ble oppnevnt av Kunnskapsdepartementet for perioden fra 1. juli 2011 til 30. juni 2015. Pr september 2013 gjenstår to år av oppnevningsperioden og styret drøftet erfaringer og arbeidet så langt og ga kommentarer og innspill til hvordan arbeidet i den resterende styreperioden kan videreføres og utvikles. For å strukturere diskusjonen om hvordan styret jobber som kollegium over flere dimensjoner av styrets virksomhet og for å få frem behovet for å iverksette konkrete tiltak, vedtok styret at det skal utarbeides et spørreskjema som fylles ut av styremedlemmene før møtet 30. oktober. SIUs administrasjon utarbeider et skjema i questback basert på en allment tilgjengelig «mal» for evaluering av styrearbeid. Det er utarbeidet et internt referat fra styrets diskusjon i møtet.
13/32 Status virksomhetsplan for SIU per 2. tertial 2013 Grunnlaget for virksomhetsplanen er SIUs vedtekter og strategi, Prop. 1 S og tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet (KD) samt avtaler med andre oppdragsgivere. Virksomhetsplanen inngår i Rapport og planer (2012-2013) som ble sendt KD 15. mars 2013. SIUs virksomhetsplan for 2013 følger et annet oppsett enn tidligere år, der det gis mer rom for kvalitative vurderinger og legges mindre vekt på kvantitative måltall. I andre tertialrapporteringen som ble presentert for styret, er det lagt vekt på å trekke fram hovedaktiviteter og resultater innenfor de tre hovedmålene for SIU. Styret finner at Status virksomhetsplan 2013 for SIU pr 2. tertial er et godt og lettlest dokument som avspeiler det høye aktivitetsnivået i SIU. Det er også tydelig at utformingen av dokumentet er i en god prosess. Men fortsatt er det mye aktivitetsreferering og for få reelle vurderinger av resultatene av programmene og aktivitetene. Styret ønsker derfor mer problematisering som åpner for dialog med KD, og ønsker å være tilgjengelig som sparringspartner for arbeidsgruppen som skal utarbeide Rapport og planer for 2014. Styret har følgende kommentarer og innspill til dokumentet: Mange av avsnittene er svært korte og styret foreslår å bruke signalord som utheves for å øke lesbarheten. Den nåværende malen medfører også at samme tema kommer opp under flere mål. En løsning kan være å vise til tidligere kapitler i dokumentet. Side 1 i dokumentet, under Kunnskapsbaserte innspill til politikk, avsnittet om Landrapporter tar for seg hva Norges forskningsråds arbeid på feltet er, men ikke hvem som er oppdragsgiver. Det bør gå frem av teksten at landrapportene omfatter både forskning og utdanning. Styret trekker frem punktet om Rapporten om internasjonalisering i skolen, der svarprosenten er så lav at rapporten ikke utgis. Det bør gjøres rede for hva SIU da alternativt vil gjøre for å kartlegge feltet. Administrasjonen peker på at det er et stort problem når SIU blir bedt om å øke kunnskapsgrunnlaget mens skolene selv gjør lite for å bidra til dette. Styret mener at dette bør problematiseres i dokumentet. På side 4, under punktet Effektiv forvaltning av programmer og ordninger, står det at utvidelsen av Espresso oppleves som nyttig også for andre programmer enn Nordplus. Styret mener det bør beskrives hvorfor og på hvilken måte. Styret foreslår å legge inn SIUs rapporter som omtales i dokumentet med aktive linker, noe som vil lette tilgangen til rapportene. Under punktet Målgruppeorientert formidling av kunnskapsgrunnlaget for internasjonalisering, nevnes det at antall medietreff har økt fra 13 i 2012 til 19 i 2013. Tallene sier lite om det er godt eller dårlig, og det bør gjøres en vurdering av dette. Styret mener det er ønskelig å vite noe om hva tilbakemeldingene fra sektoren er og om de kvalitative indikatorene på at det SIU gjør er nyttig. Under hovedmål 3: SIU skal ha en effektiv forvaltning av virksomheten, kompetansen og ressursene, i samsvar med sitt samfunnsoppdrag, mener styret det bør nevnes noe om antall årsverk i SIU og om dette er i samsvar med oppgavene som skal løses. Styret tar status for SIUs virksomhetsplan per 2. tertial 2013 til etterretning med de kommentarer som fremkom i møtet. 13/33 Innspill til statsbudsjettet 2015 Styret diskuterte administrasjonens forslag til innspill til statsbudsjett 2015 som bygger på tre av de prioriterte satsningsområdene i forslaget til innspill som ble levert for 2014: 1. Nasjonalt kompetansesenter for internasjonalisering av utdanning 2. Nytt partnerskapsprogram 3. Stimulering til økt fremmedspråkopplæring i videregående skole
Styret ba administrasjonen legge frem et nytt forslag til tekst til styremøtet 30. oktober, på de tre foreslåtte punktene og knytte dem direkte til allerede eksisterende tiltak og prosesser, som langtidsbudsjettet, strategien og større pågående prosjekter som for eksempel Forretningsplanen. Administrasjonen opplyser at i det endelige dokumentet vil en oversikt over SIUs langtidsbudsjett være inkludert. Frist for oversendelse av dokumentet til Kunnskapsdepartementet er 1. november 2013. Vesentlige kommentarer fra styret etter behandlingen i møtet vil bli innarbeidet før oversendelse til KD. Styret diskuterte videre den taktiske innretningen i forslaget. En mulighet er å spisse/prioritere ett punkt og argumentere for dette eller å ha flere store satsningsområder. Alternativt et par store og relativt åpne «idealistiske» og noen mindre konkrete og «realistiske» tiltak. Videre ble det diskutert om det bør utvikles et nytt satsningsområde og stilt spørsmål ved om det ligger analyser til grunn for valgene som underbygger prioriteringene. I diskusjonen ble det også stilt spørsmål ved om det eksisterer fellesområder med andre organisasjoner og aktører i sektoren, og om det i forberedelsene av fremtidige innspill kan være strategisk lurt å samarbeide med andre etater/organisasjoner f.eks. Norges forskningsråd om utfordringer og valg av områder. Styret foreslår at argumentasjonen i dokumentet bør bygges opp slik at både de politiske trendene og prioriteringene, ønskene i sektoren og SIUs behov som organisasjon blir presentert. Det er samtidig viktig å få frem et større og mer langsiktig bilde som på en bedre måte synliggjør hvordan tiltakene bidrar til at de politiske målsetningene kan nås. Styret peker på at et nytt Partnerskapsprogram må ses i sammenheng med UTFORSK. Et forslag til nytt program må vurderes nøye i forhold til det som er etablert, og innspillet må formuleres slik at det ikke kommer i konflikt med dette. Administrasjonen understreker at betegnelsen Nytt partnerskapsprogram er brukt fordi sektoren ønsker at det skal være frie midler tilgjengelig slik at det er mulig å sette i gang nye programmer eller aktiviteter, det vil si et forsøk på å skape fleksibilitet og handlingsrom for sektoren. KD søker fortsatt etter tiltak som passer til de politiske målsetningene og UTFORSK i kombinasjon med Partnerskapsprogrammet er et svar på dette. Styret er av den oppfatning at Partnerskapsprogrammet er et tiltak styret kan være med å utvikle videre. Generelt bør råd til KD være både strategisk, faglig og internasjonalt orienterte. I dag er det gjerne litt tilfeldig hvordan Partnerskapsprogrammene er innrettet i forhold til tematiske satsninger og tema for partnerskap kan være et område for diskusjon i styret. SIU er også engasjert i prosjektet Kunnskapsbaserte innspill til politikkutforming der en del av prosjektet er en kartlegging av det norske virkemiddelapparatet for samarbeid med prioriterte land. Prosjektet skal munne ut i et forslag til satsninger innen BRIKS-landene og rapporten om virkemidler som er en del av prosjektet er strategisk viktig når budsjettforslaget for 2015 formuleres. Markedsføring og profilering av Norge som studie- og forskningsland et område SIU har lite ressurser til, men som samtidig er en oppgave det er stor interesse for i sektoren. Styret mener derfor at det er et område SIU bør foreslå mer midler til, og at det kan være strategisk viktig å jobbe for å sikre finansiering av de nåværende stillingene innen feltet. Styret ønsker seg et mer offensivt innsalg av satsningsområde 3. Stimulering til økt fremmedspråkopplæring i videregående skole. Teksten bør inneholde argument for at noen språk bør prioriteres framfor andre, noe som vil være med på å styrke dette punktet. Det kan for eksempel understrekes at språkopplæring bygger opp under næringspolitiske prioriteringer. Styret drøftet forslaget til SIUs satsingsområder for statsbudsjettet 2015 og ga kommentarer til administrasjonens videre arbeid. Endelig forslag legges frem for SIUs styremøte 30. oktober 2013 før oversendelse til Kunnskapsdepartementet 1. november 2013.
13/34 Godkjenning av mandat og oppnevning av nytt programstyre for UTFORSK-programmet 1. SIUs styre godkjenner forslaget til mandat for UTFORSKs programstyre. 2. SIUs styre oppnevner programstyremedlemmer, leder og nestleder når liste med forslag til personer foreligger til styremøtet 30. oktober 2013. 13/35 Forslag til møteplan for SIU-styret våren 2014 Styret godkjente følgende møteplan for våren 2014: Torsdag 13. februar 2014: Styremøte, Bergen Onsdag 23. april 2014: Styremøte, Oslo Onsdag 11. juni 2014: Styremøte, Bergen 13/36 Orientering fra direktøren Styret tar følgende saker til orientering: 1. Status forretningsmodell for SIU 2. Status oppfølging av sykefravær 2. tertial 2013 3. Revisjon 2013, resertifisering ISO 9001:2008 4. Internasjonaliseringskonferansen 2014 5. Status institusjonsbesøk i 2013 13/37 Saker som eventuelt fremmes i møtet Status for regnskap 2. tertial 2013 (endret fra orienteringssak til vedtakssak i møtet) Trenden viser at SIU høyst sannsynlig vil ende opp med underforbruk i 2013 på et betydelig antall prosjekter, dersom ikke aktivitetsnivået i høst økes betydelig. Det er imidlertid en overordnet målsetning for SIU å redusere behovet for overføringer mellom regnskapsår, og ledergruppen må derfor følge utviklingen nøye. 1. Styret ber administrasjonen om å disponere 883 000 kroner i ufordelte midler til prioriterte tiltak som kan gjennomføres i inneværende år. 2. Styret ber ledergruppen om å se på behovet for revidering av prosjektbudsjettene og faglig fremdrift og prioriteringer.