1 Utbetaling av tjenester utført av selvstendig næringsdrivende - LØNN eller NÆRING 7. mai 2009 v/ Inger H Talberg
2 Definisjoner: Tjeneste: I økonomiske betegnelser er en tjeneste den ikke-fysiske ytelsen som tilsvarer en vare. Tjenester i denne forbindelse vil være utførelsen av et arbeid eller et bestemt oppdrag for NTNU. Selvstendig næringsdrivende: Er en person som ikke er ansatt i et firma eid av andre, men som livnærer seg på egen hånd. En selvstendig næringsdrivende i Norge kan være registrert med enkeltpersonforetak eller et annet personlig foretak. Enkeltpersonforetak Er en betegnelse som brukes om næringsvirksomhet drevet for en enkeltpersons regning og risiko. ( dvs kun en eier i foretaket). Enkeltpersonforetak er ikke et selskap, men innehaveren plikter å registrere foretaket i Foretaksregisteret i Brønnøysund under visse forutsetninger. Et enkeltpersonforetaks foretaksnavn må inneholde eierens slektsnavn (etternavn). Innehaveren av foretaket er fullt ut ansvarlig for dets forpliktelser, også med sin private formue. Motstykket til dette er at innehaveren bestemmer alt i foretaket, som utgangspunkt ubundet av særskilte lover og regler. Det gjelder dog visse krav dersom selskapet har mer enn 30 ansatte, blant annet under hensyn til representasjon for de ansatte i foretakets ledelse.
3 Behandling av Enkeltpersonforetak Betaling for tjenester fra næringsdrivende utført for NTNU kan foregå på tre ulike måter: PAGA PAGA Basware
4 Enkeltpersonforetak Tabellen ovenfor viser at problemstillingen - og arbeidsgivers vurderingsplikt gjelder for enkeltpersonforetak. Vurderingen må foretas og dokumenteres. Skjema fylles ut ved hver utbetaling til enkeltpersonforetak, vedlegges anvisningsgrunnlaget/bilaget.
5 Enkeltpersonforetak Vurdering av oppdrag/tjenester - lønn eller næring Arbeids-/oppdragsgiver (NTNU) plikter å vurdere om betalingen for et oppdrag gjelder lønnsforhold eller betaling til en næringsdrivende. Arbeidsgiver er ansvarlig for skattetrekk og arbeidsgiveravgift dersom godtgjøring feilaktig blir utbetalt som næring. Se Skattedirektoratets nettsider: Skatteetaten - Arbeidstaker eller næringsdrivende? Dette betyr at vi (NTNU) er ansvarlig for å foreta en vurdering før utbetaling til enkeltpersonforetak om utbetalingen for tjenesten skal være lønn eller næringsinntekt. Kunnskapsdepartementet har i skriv av 14.03.2008 bedt institusjonene påse at det foreligger skriftlige rutiner for vurdering og utbetaling til selvstendig næringsdrivende. Vurderingen skal dokumenteres. (Se lønnsinfo L-6/2008) Riksrevisjonens anmerkning vedr manglende vurdering - (NTNUs regnskap 2008). Det er NTNU som skal foreta vurderingen, og bør gjøres ved kontrakt-/avtaleinngåelse.
6 Vurderingsskjema Oppdrag til Enkeltpersonforetak eller lønnsmottaker Sjekkpunkter: Lønn Næring Hvem har risikoen dersom oppdraget ikke blir utført i hht til kontrakt? NTNU lønn Foretak næring Hvem dekker kostnader utover lønn ved utførelsen av oppdraget (lokaler, kontor, materialer, teknisk utstyr etc) NTNU lønn Foretak næring Kan personen stille med andre enn seg selv? Ja næring Nei lønn Skal personen utføre et bestemt oppdrag som ikke bare er avgrenset i tid? Ja næring Nei lønn Har personen krav på flere oppdrag ved NTNU? Ja lønn Nei næring Har personen krav på betaling dersom oppdraget ikke utføres Ja lønn Nei næring Kan NTNU reklamere på arbeidet som er utført? Ja næring Nei lønn Hvem har faglig instruksjonsmyndighet: NTNU lønn Foretak næring Hvem har administrativ instruksjonsmyndighet: NTNU lønn Foretak næring
7 Vurderingsskjema Enkeltpersonforetak Tabellen er ikke uttømmende. Kriteriene må sees i sammenheng, ingen av dem er avgjørende alene. Det må foretas en helhetsvurdering der utfallet er i samsvar med flertallet av punktene. ( Samlet sluttvurdering + Underskrift) Ved NTNU vurderer vi følgende: Utbetaling til eksamensvakt og sensorer er alltid lønnsinntekt. Utbetaling til underviser (Lærere/forelesere) med ansvar for hele eller deler av kurset /studiet er lønn. Honorar til gjesteforelesere kan være næringsinntekt Forslag til brevmal(er) for oppdrag som er vurdert som lønn:
8 Eksempel: Brevmal for sensoroppdrag utbetalingen behandles som lønn: Til NN Dato: Vurdering av utbetaling for sensoroppdrag til enkeltpersonforetak Vi viser til ditt oppdrag som sensor ved NTNU. Etter Skatteetatens retningslinjer plikter den som betaler for et arbeid eller et oppdrag å foreta en selvstendig vurdering om betalingen for oppdraget gjelder lønnsforhold eller betaling til næringsdrivende. Dette skal gjøres selv om oppdragstakeren er registrert i merverdiavgiftsmanntallet, har fått ett organisasjonsnummer eller har fått utskrevet forskuddskatt. Oppdragsgiver må ta hensyn til skattetrekkplikten for hvert enkelt oppdrag og vurdere selvstendig om inntekten skal regnes opptjent som i eller utenfor næring. Ved NTNU har vi utarbeidet (vedlagte skjema for å utføre) denne vurderingen som bygger på retningslinjer gitt av Skatteetaten. Når det gjelder utbetaling for sensoroppdrag har vi etter en samlet vurdering vurdert dette som opptjent utenfor næring, og utbetalingen vil av NTNU dermed bli behandlet som trekk og avgiftspliktig lønn. Vi ber deg av den grunn sende oss kopi av skattekort sammen med utfylt honorarskjema for sensur.
9 Eksempel: Brevmal for oppdrag utbetaling behandles som lønn: Til NN Dato: Vurdering av utbetaling til næringsdrivende - lønn eller næring Vi viser til faktura mottat fra ( foretakets navn) til NTNU ang. Etter Skatteetatens retningslinjer plikter den som betaler for et arbeid eller et oppdrag å foreta en selvstendig vurdering om betalingen for oppdraget gjelder lønnsforhold eller betaling til næringsdrivende. Dette skal gjøres selv om oppdragstakeren er registrert i merverdiavgiftsmanntallet, har fått ett organisasjonsnummer eller har fått utskrevet forskuddskatt. Oppdragsgiver må ta hensyn til skattetrekkplikten for hvert enkelt oppdrag og vurdere selvstendig om inntekten skal regnes opptjent som i eller utenfor næring. Ved NTNU har vi utarbeidet (vedlagte skjema for å utføre) denne vurderingen. Når det gjelder faktura mottatt fra (foretakets navn), datert har vi etter en samlet vurdering vurdert dette som opptjent utenfor næring, og vil av NTNU dermed bli behandlet som trekk og avgiftspliktig lønn. Vi ber deg av den grunn sende oss kopi av skattekort.
10 Egne ansatte og næring En ansatt ved NTNU kan ikke ta ekstra oppdrag som ligger tett opp til fagområdet sitt og kreve betaling som næringsdrivende. Oppdraget må ligge godt utenfor den ansattes vanlige faglige virksomhet. NTNU har ikke anledning til å engasjere egne ansatte til å utføre oppgaver tilknyttet oppdragsvirksomheten som firma/næringsdrivende eller for firma. Henviser også til: "Etiske retningslinjer for anskaffelser ved NTNU", der pkt 2 Inhabilitet (spes. underpkt 3)
11 Reiseutgifter i forbindelse med oppdrag i næring utbetaling : Er utbetalingen vurdert som næringsinntekt, skal fakturaen også omfatte evt. reisekostnader. Reiseregning skal ikke leveres i tillegg til faktura. Næringsdrivende har ikke anledning til å kjøpe flybilletter, hotellopphold etc. for NTNUs regning.
12 Rutiner for vurdering og dokumentasjon ved oppdrag i Næring eller Lønn : Steg 0 Tjenesten/Oppdraget må vurderes om det kan gis til selvstendig næringsdrivende/enkeltpersonforetak. - Hvis Nei: - Behandles som lønn, se NTNUs retningslinjer for oppdragsvurdering av eksamensvakt, sensur og undervisning, oppdrag til egne ansatte som hovedregel behandles og avtales som lønn Hvis Ja: - Behandles som næring, og hvis oppdragtaker er enkeltpersonforetak, gå til Steg 1a) Ansvar: Oppdragsgiver Steg 1 Sluttvurderingen av oppdrag i næring eller lønn oversendes enhetens attestant for var. Lønn og reiseregninger Ansvar: Oppdragsgiver Oppdraget gis til enkeltpersonforetak kreves følgende dokumentasjon: Steg 2 Oppdrag som gis til enkeltpersonforetak: Oppdragsgiver har plikt til å innhente dokumentasjon fra oppdragstaker som bekrefter at oppdraget er i samsvar med foretakets næring, eksempel-brevmal Til likningskontoret. Dersom oppdragtaker ikke kan fremlegge tilstrekkelig dokumentasjon skal utbetaling behandles som lønn. Ansvar: Oppdragstaker / Oppdragsgiver Trinn 3 Utbetalingsbilaget (faktura/regning) kontrolleres i hht sluttvurderingsskjema for oppdraget og bekreftelse fra enkeltpersonforetaket. Registreres lønnssystemet, se egen registreringsprosedyre (PAGAweb). Unntak: Utenlandske enkeltpersonforetak sendes sentral Lønnstjeneste for registrering. Ansvar: Attestant for variabel lønn og reiseregninger.
13 PAGA-web Registreringsprosedyre - Utbetaling i næring (enkeltpersonforetak): Utbetalingsbilaget kontrolleres mht vedlagt oppdragsvurdering og bekreftelse. Ansvar: Attestant for variabel lønn og reiseregninger Nye oppdragstakere må registreres som Honorar -lønn med still.kode 9999 Ansvar: Attestant for variabel lønn og reiseregninger Kontrollert bilag registreres i skjema Masseregistrering TT-kode 2206 (automatisk kontering til art 5391) Uten registrering av art vil konteringen skje til art 5391, men kan overstyres til art 5392 og 5393. (Nb! Ingen andre arter skal benyttes for næringsutbetaling) Ansvar: Attestant for variabel lønn og reiseregninger