HØYLANDET KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling TID: Mandag 21.11.2005 kl. 19.00 STED: Formannskapets møterom, Høylandet kommunehus Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til kontrollsekretær. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Sakliste med saksdokumenter sendes også ordfører og rådmann. SAKLISTE: Sak nr. Sakstittel 016/05 Plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 017/05 Plan for selskapskontroll 2006-2008 018/05 Revisjonsplan kommuneregnskapet 2005 019/05 Eventuelt/referater Grong, 23.11.2005 Karl Flaat (sign) leder Per Morten Bjørgum kontrollsekretær Dir.tlf. 74 31 21 44 /470 28 400 E-post: permbj@online.no 1
SAK 016/05 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Høylandet kontrollutvalg 21.11.05 Per Morten Bjørgum 016/05 Høylandet 05 Saksbehandlers forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon 2006-2007 med følgende prioritert rekkefølge på prosjekter i planen: Nr Prosjekt Oppstartsår Utpeking og prioritering av aktuelle prosjekter gjøres av kontrollutvalget på bakgrunn av resultatene fra analysen Ved ledig kapasitet kan prosjekter settes i gang året før vedtatt gjennomføringsår. 2. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuelle rulleringer og endringer av planen innenfor planperioden. Vedlegg: 1. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjonsprosjekter Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 1. Overordnet analyse Høylandet kommune Unntatt offentlighet jfr off.lov 6 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger: Krav om utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon framkommer i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, hvor det heter: Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter Overordnet analyse som nevnt er nå gjennomført i kommunen, og det er på bakgrunn av analysen utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Dette arbeidet har i hovedsak blitt 2
gjennomført av KomRev Trøndelag IKS avd. Grong, og har basert seg på Telemarksmodellen for overordet analyse. Analysen er gjennomført ved sammenligning av KOSTRA- tall, intervju av hovedrevisor for Høylandet kommune samt samtaler med kommunens administrative ledelse. Avvik i KOSTRA er vektet i forhold til sannsynlighet, konsekvens og vesentlighet. I tabell 5.4 i planen listes det opp forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekter som er framkommet på bakgrunn av den overornda analysen. Det er oppgitt omtrentlig tidsforbruk for det enkelte prosjekt, og det framkommer også i planen at disponibel tid for forvaltningsrevisjon for Høylandet kommunes del er ca 160 timer per år. Følgende prosjekter er aktuelle jfr Overordnet Analyse: Nr Prosjekt Timer 1 Målstyring 135 2 KOSTRA- til hjelp i planlegging og styring? 120 3 Evaluering av IKT Indre Namdal IKS samarbeid 172,5 4 Innkjøpsordningen i Høylandet kommune inkludert bruken av 130 fylkeskommunens innkjøpsavtaler 5 Kommunens håndtering av rutiner og regelverk omkring pasientregnskap 50 6 Saksbehandlingstid og kvalitet på saksbehandlingen- sentral administrasjon 115 De foreslåtte prosjektene er ikke prioritert i rekkefølge- dette er det opp til kommunestyret å gjøre etter innstilling fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget foretar prioritering av prosjektene gjennom sitt innstillingsvedtak til kommunestyret. Vurdering: Overordet analyse og plan for forvaltningsrevisjon er utarbeidet i tråd med tidligere fattede vedtak i kontrollutvalget samt de bestemmelser som følger av forskrift. Analysen har pekt ut åtte områder/prosjekter som særlig aktuelle for forvaltningsrevisjon i perioden. Kontrollutvalget har gjennom forslag til plan godt grunnlag for å foreslå aktuelle prosjekter og rekkefølge for disse overfor kommunestyret. Kontrollutvalgene i Grong, Snåsa og Namsskogan har vedtatt prosjekt nr. 3- Evaluering av IKT Indre Namdal IKS samarbeid- og inviterer alle eierkommunene til å samarbeide om forvaltningsrevisjonsprosjektet. Oppstart 2006 for dette prosjektet. 3
SAK 017/05 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Høylandet kontrollutvalg 21.11.05 Per Morten Bjørgum 017/05 Høylandet 05 Saksbehandlers forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2006-2008 med følgende prioritering av selskaper: Selskap Kontroll Type kontroll år Høylandet Næringsbygg AS 2006 Eiersk. Midtre Namdal Avfallsselskap IKS 2006 Eiersk. IKT Indre Namdal IKS 2006 Forvrev. Namdal Arbeidssamvirke AS 2007 Eiersk. IKS Namdal Rehabilitering Høylandet- Drift 2007 Eiersk. 2. Det delegeres til kontrollutvalget å foreta eventuell rullering eller endring av planen innenfor planperioden. 3. Som utfører av selskapskontroll benyttes KomSek Trøndelag IKS ved eierskapskontroll og KomRev Trøndelag IKS ved selskapskontroll som omfatter forvaltningsrevisjon Vedlegg: 2. Plan for selskapskontroll 2006-2008 med vedlegg Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger: I tråd med forskrift om kontrollutvalg 13 er det utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Planforslaget følger vedlagt. Dokumentet er todelt, med en generell del først, og som del 2 selve planen. I den generelle delen er aktuelt regelverk og benyttet metode beskrevet. Som det framgår er det per dato 10 selskaper som er aktuelle for selskapskontroll i Høylandet kommune. Alle disse er enten heleid av kommunen, eller eid av kommunen i fellesskap med andre kommuner/fylkeskommunen. Vurdering: I forslaget til plan for selskapskontroll er selskapene prioritert etter følgende kriterier: 1. Selskap som gir et direkte tjenestetilbud til kommunens innbyggere 4
2. Selskap som har et samfunnsmessig ansvar 3. Selskap som er heleid av kommunen 4. Selskap der kommunen har betydelig eierinteresse i antall aksjer (flertall) eller stor økonomisk del av aksjekapitalen og gjennom selskapets vedtekter har innsynsrett Høylandet Næringsbygg AS er heleid av kommunen og har en samfunnsmessig oppgave: Utleie av næringsbygg til næringslivet. Det foreslås selskapskontroll (eierskapskontroll) i selskapet i 2006. Også de øvrige selskapene som foreslås for kontroll yter direkte tjenesteter til innbyggerne og/eller har et samfunnsmessig ansvar. 5
SAK 018/05 REVISJONSPLAN KOMMUNEREGNSKAPET 2005 Høylandet kontrollutvalg 21.11.05 Per Morten Bjørgum 018/05 Høylandet 05 Saksbehandlers forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar revisjonsplan kommuneregnskapet 2005. Vedlegg: 1. Revisjonsplan kommuneregnskapet 2005 minus vedlegg. Planen er unntatt offentlighet jfr Off.lov 6 nr 2 pkt c. Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fulkeskommuner Saksopplysninger: KomRev Trøndelag IKS har utarbeidet forslag til revisjonsplan kommuneregnskapet 2005. Planen presenteres og legges fram i møtet av KomRev. Vurdering: Revisjonsplan for kommuneregnskapet 2005 gir et godt bilde på hvilket arbeid KomRev planlegger på området i 2005. Planen er relativt detaljert, og dekker de områder lov og forskrift angir. For øvrig vises til presentasjon i møtet. 6
SAK 019/05 EVENTUELT/REFERATER Høylandet kontrollutvalg 21.11.05 Per Morten Bjørgum 019/05 Høylandet 05 Referater: Møtereferat tilsyn med revisjonen, datert 02.11.05 Orientering om endret kontortid- KomSek avd. Grong Eventuelt: Tilbud om utlegging av møteinnkallinger og protokoller på www.komsek.no 7