Lagring behov og muligheter Trondheim, 15.januar 2019
Agenda ü 09:00-09:30: Om lagringsprosjektet behov og muligheter ü 09:30-10:10: Gruppearbeid 1 ü 10:10-10:30: Oppsummering i plenum fra gruppearbeid 1 ü 10:30-11:00: Pause ü 11:00-11:15: Presentasjon av funn og foreløpige forslag til tiltak ü 11:15-11:45: Gruppearbeid 2 ü 11:45-12:00: Oppsummering i plenum fra gruppearbeid 2 ü 12:00-12:15: Ny lagringsavtale, v/lars Skogan ü 12:15-12:30: Spørsmål og veien videre ü 12:30: LUNSJ
Oppdraget fra KD "undersøke behovet for lagringsløsninger i sektoren og eventuelt vurdere muligheten for etablering av tjenester i forbindelse med et slikt behov" 3
Mål for prosjektet Prosjektet skal levere en rapport 1.februar 2019, som - Kartlegge lagringsbehov hos ulike målgrupper - Kartlegge eksisterende tjenester/løsninger - Analysere hvilke behov som i dag dekkes godt og hvor det er mangler - Gi en anbefaling om videre arbeid for å sikre at sektoren har gode lagringsløsninger 4
Prosjektgruppe Christoffer Krzywinski (UiB) Svein Bjarne Brandtsgård (HVL) Roy Dragseth (UiT) Morten Werner Forsbring (UiO) Ole Ingvard Langfeldt (NTNU) Arne Dag Fidjestøl (NTNU) Ingrid Melve (Unit) Hans Eide (Uninett Sigma 2) Helge Stranden (Uninett) Morten Knutsen (Uninett) Gurvinder Singh (Uninett) Andreas Solberg (Uninett) Hildegunn Vada (Uninett) 5
6 Tilnærming 1. Tjenester til brukergruppe Organisasjon og kultur Strategiprosjekt må ta utgangspunkt i virksomhet og behov (1,2,3). Strategi Virksomhet - Behov 2. Applikasjon 3. Infrastruktur Skal støtte arbeidsprosesser og samhandling Implementering For implementering må prosessen gå andre veien (3,2,1). For å standardisere på tvers av organisasjoner må applikasjoner være mest mulig standardisert. Om ikke de er felles, må de ha store fellestrekk. I denne kontekst informasjon og data (f.eks. databaser, datalake)
Eksempler på målbilder Studenten: forskningsbasert undervisning, kunnskap om etikk og sikkerhet ved deling av data, tilgang til personlig læringsmiljø etc. Læreren: bredt tilbud for planlegging og gjennomføring av undervisning, fellesskap for deling av digitale læringsressurser etc. Forskeren: tilstrekkelige ressurser for lagring, oversiktlig applikasjons- og tjenestetilbud, tilgjengelige forskningsdata for sitt felt etc. Ledelsen: God tilgang på beslutningsinformasjon etc. Data og infrastruktur: Data er interoperable og gjenbrukbare, data lagres én gang og tilgjengeliggjøres fra en kilde, data er tilgjengelige og gjenfinnbare etc. Administrative systemer: Selvbetjening, automatisering, standardisering av administrative prosesser etc. 7
Forståelse av kundebehov Åpne samtaler Innsikt Analyse
Jeg får elveblest når folk snakker om lagring av forskningsdata. Vi har egentlig ikke så mye lagringsbehov fordi vi har en database i bunn. Det er begrenset hvor mye data masterstudenter klarer å produsere som er interessant om 100 år. Nå brukes e-post mye som et arkiveringsverktøy I dag har vi flere verktøy enn det folk klarer å ta i bruk. Lagring er ganske greit. Dersom det er store ting kan det være utfordrende, men dette er jeg usikker på. Hvis man samarbeider med andre om dokumenter i word så lagrer jeg word-filen og sender på Facebook eller mail til de jeg samarbeider med. 9
Det kan være viktig hvor dataen er plassert står serveren i Kina for eksempel? Sync-løsninger for halvsensitive data. Ønsker system for gule / halvoransje data. Dette er vanskelig i dag. Etter GDPR har vi ikke gode løsninger for at dette blir gjort på en sikker og generisk måte. Ja, og så må vi jo tenke på den derre GDPR en. 10
Dataklassifisering Åpen (Grønn): Informasjon kan være tilgjengelig for alle uten særskilte tilgangsrettigheter. Intern (Gul): Informasjonen må ha en viss beskyttelse og kan være tilgjengelig for både eksterne og interne, med kontrollerte tilgangsrettigheter. Benyttes dersom det vil kunne forårsake en viss skade for institusjonen, eller samarbeidspartner hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende. Fortrolig (Rød): Benyttes hvis det vil forårsake skade for offentlige interesser, institusjonen, enkeltperson eller samarbeidspartner hvis informasjonen blir kjent for uvedkommende. Informasjonen skal ha strenge tilgangsrettigheter. Strengt fortrolig (Sort) benyttes dersom det vil kunne forårsake betydelig skade for offentlige interesser, institusjonen, enkeltperson eller samarbeidspartner at informasjonen blir kjent for uvedkommende. 11
Gruppearbeid 1 ü Dere får utdelt tre personas. Hva ville brukerne ved din institusjon sagt om sine behov? Hva ligner og hva er annerledes? ü Kan du gi eksempler på hhv grønne, gule, røde og svarte data ved din institusjon? Diskuter evt forskjeller i gruppa. ü Diskuter og noter i gruppa. Innspill sendes til hildegunn.vada@uninett.no. 12
Studenten Stine - 24 år Interesse for IT Engasjement for å finne egne løsninger Bakgrunn Stine hadde IT som valgfag på videregående skole og synes dette var både lett og interessant. Hun valgte derfor å begynne å studere IT, men skjønte etter ett år at dette ble litt for teoretisk for hennes smak. Stine byttet da studieretning til økonomi og administrasjon der hun nå er på sitt tredje år. Hun har også blitt økonomiansvarlig i linjeforeningen og trives med å sette opp avanserte exceldokumenter for å føre regnskapet. Holdninger Tilgang på arbeidsverktøy og lagring gratis fra skolen. En enkel måte å dele sine dokumenter med andre. Vil at både hun og alle andre i klassen har tilgang på verktøy for å jobbe i samme dokument samtidig. Dokumenter skal være tilgjengelig på alle enheter. Vil slippe å tenke på lagringsplass. Behov for veiledning Størrelse på data Små data Sensitive data Store data Nøkkelsitater "De jeg kjenner på UiO får Dropbox av skolen. Skulle ønske det var noe vi også fikk gratis" "Når Dropboxen til folk i klassen blir full pleier de bare å slette alle filene fra forrige semester" "Studenter er ganske enkle til sinns og dropbox bare fungerer. Jeg kjenner ikke til noen andre så enkle løsninger for å sende data frem og tilbake, og for å få filene mine tilgjengelig på alle enhetene jeg har"
Forsker Franz - 53 år Interesse for IT Engasjement for å finne egne løsninger Behov for veiledning Bakgrunn Franz har nå fått funding til å lede og gjennomføre et forskningsprosjekt. Dette innebærer en tidkrevende, kvantitativ innsamling av personoppplysninger.det er mye data som må behandles sikkert, men uten behov for veldig stor regnekraft. Han snakket med IT-avdelingen, men var ikke fornøyd med pris per gigabyte når han kan selv kan sette sammen en billig løsning med noen harddisker fra komplett. Etter start av arbeidet har Franz hverken tid eller ekstra ressurser til å kuratere metadata. Dette er en sak han heller får styre med når data en dag skal arkiveres. Holdninger Sikker lagringsløsning for hans behov. Billig mengdelagring. Tilgangsstyring for åpenhet og deling av data. Metadata og kuratering løses av seg selv. Størrelse på data Små data Sensitive data Store data Nøkkelsitater "Når forskningen skal starte er det et hav av håndteringsdokumenter. Jeg kan ikke sette meg like godt inn i alle disse" "Jeg deler gjerne datagrunnlaget, men jeg vil helst vite hva andre forskere skal bruke mine data til" "Vi må gjøre en del kuratering, men det det har ikke jeg tid til" Det er dyrt å lagre data sikkert. Men å betale mye er kanskje den letteste måten å vite at jeg lagrer trygt nok?
Administrator Anne - 38 år Interesse for IT Engasjement for å finne egne løsninger Behov for veiledning Bakgrunn Anne har jobbet i flere år som foreleser, og har nå et ettårig vikariat i administrasjonen. Der jobber Anne med å behandle studenters søknader om utveksling og tilrettelegging ved utveksling. Anne er i tillegg med på å holde noen få forelesninger hvert semester i sitt fagfelt, sosialantropologi. Og ved semesterslutt skal hun hjelpe til med å rette eksamensoppgaver i fag hun tidligere har undervist. Holdninger Klare retningslinjer for hvilke verktøy som skal brukes til hva. Klare retningslinjer for hvor forskjellige filer kan lagres. Enkel tilgangsstyring ved samhandling. Funksjoner for å passe på å kun dele dokumenter med de som trenger det, ikke hele avdelingen. Personlig lagringssystem med veldig gode søkefunksjoner. Størrelse på data Små data Sensitive data Store data Nøkkelsitater "Så lenge arbeidsgiveren min har delt ut dette lagringsverktøyet må jeg gå ut i fra at det er greit å bruke til alt. Ikke sant?" "Jeg bruker bare epost som et personlig arkiv. Da kan jeg sende filer til meg selv hjemme, og man kan søke blant filer langt tilbake i tid" "I dag har vi flere verktøy enn det folk klarer å bruke. Vi har nok verktøy, vi må lære folk å bruke disse" "Den dere GDPRen er viktig, det har vi hørt. Når studenter sender sensitive filer til saksbehandling prøver jeg å alltid slette disse etter jeg har lest de. På den måten lagres jo ikke sensitive ting" "Det burde jo egentlig være lett å finne hva jeg har jobbet på før. Det må være like enkelt som på Google"
Agenda ü 09:00-09:30: Om lagringsprosjektet behov og muligheter ü 09:30-10:10: Gruppearbeid 1 ü 10:10-10:30: Oppsummering i plenum fra gruppearbeid 1 ü 10:30-11:00: Pause ü 11:00-11:15: Presentasjon av funn og foreløpige forslag til tiltak ü 11:15-11:45: Gruppearbeid 2 ü 11:45-12:00: Oppsummering i plenum fra gruppearbeid 2 ü 12:00-12:15: Ny lagringsavtale, v/lars Skogan ü 12:15-12:30: Spørsmål og veien videre ü 12:30: LUNSJ
Lagring (sett fra prosjektet) Det vi snakker om her er informasjon som skal tas vare på, og kan ikke sees isolert fra tjenester som tilgjengeliggjør data. 17
Funn sikkerhet og jus Manglende forståelse og felles tolkning av jus. Vanskeliggjør enighet om sikker samhandling og fellesløsninger. Usikkerhet rundt gule data både for lagring, deling, og samhandling. Fører til sletting av data, dyrere databehandling, og begrensinger i mulig arbeid. Risiko for sanksjoner bl.a. fra Riksrevisjonen. Manglende gode løsninger for lagring av røde data. Fører til begrensning i mulig arbeid, og at noe arbeid lagres usikkert. Risiko for sanksjoner bl.a. fra Riksrevisjonen. Det er manglende god løsninger for å samle inn røde data til et sikkert system. Fører til at sensitive opplysninger samles inn på usikre måter. Alternativet er ofte å ikke samle inn slik informasjon i det hele tatt. Feks opptak av sensitive intervjuer. 18
Funn tekniske arbeidsverktøy Det er nok tekniske arbeidsverktøy, men en rotete verktøysportefølje. Dette fører til mangelfull relevant informasjon og kompetanse for å ta i bruk dagens løsninger. Varierende tjenester per institusjon. Er ikke tilrettelagt forskning i undervisning. Tunge og lite effektive systemer for administrativt arbeid. Manglende gode og faste løsninger for video og stream fra forelesning. Det er en fare for at forskere ikke benytter store/komplette nok datasett i deres forskning, grunnet at det er for høy terskel ved å skaffe ressurser til å jobbe med store datasett. Dette kan føre til at man vrir forskningen i en retning som suboptimaliserer for mindre datasett. Føringer om gode verktøy for planlegging, gjennomføring, og oppfølging av undervisning og utvikling av læringsmateriell. 19
Funn lagring av data Mye bruk av egne løsninger på institusjonene for prosjektlagring. Fare for tap av data ved uhell. Økende bruk av volumlagring. Manglende datakuratering av forskningsdata. Datahåndtering skjer i svært liten grad. Fragmentert og svakt tilbud ved arkivering av forskningsdata. Ofte fagspesifikke og egne arkivløsninger på institusjonene. Noe begrenset lagringsplass på personlige lagringsløsninger. Begrenset søkefunksjon og samhandling i løsninger fra institusjonene. Lite versjonering av arbeid. 20
Funn samhandling og gjenfinning Ved internasjonal samhandling benyttes verktøyene til de største institusjonene. Det kan være lite effektiv med stadig bytte mellom verktøy. Manglende oversikt over tidligere arbeid. Vanskeligheter for å finne tidligere arbeid og å gjenbruke data. 21
Forslag til tiltak Tilgjengeliggjøre sikker synkløsning for arbeid gule data. Tydelig føring for hva løsningen brukes til. Mulighet til deling og tilgangsstyring. Hindrer lagring av gule data på grønne løsninger. Tilgjengeliggjøre billig løsning for røde data. Føringer for hva løsningen brukes til. Mulighet til samhandling internt og eksternt. Hindrer lagring av røde data på gule løsninger. Ivaretar informasjonssikkerhet. Tilgjengeliggjøre eller utvikle fellesløsning for lyd- og videoopptak rett i sikre systemer fra mobiltelefon, uten mellomlagring på enheten. Lignende Nettskjema-diktafon mot TSD, og Box Capture. 22
Forts. Forslag til tiltak Opprette felles kompetanseportal for tolking av jus. Sparer IT og brukere for mye arbeid. I dag er det mye data som klassifiseres for strengt pga frykt. Bidrar til oppbygging av felles taksonomi. Økt mulighet til samarbeid. Sikrer enighet om fargeklassifisering av data, og hvilke tjenester som finnes på området. Opplæring i IT- (digital kompetanse) og forskningsverktøy. Oversikt over tilgjengelige tjenester og bruksområder. Forskere får felles forskningsportal for oversikt over tjenester, brukerreferanse. Forskningstilbud med fokus mot long-tail. Legge til rette for samhandling med verktøy som studenten allerede bruker. Nasjonale avtaler for varm lagring. Etablering av billig mengdelagring i sky for dumping av data, med rask IO og mulighet til beregninger 23
Forts. Forslag til tiltak Tilgjengeliggjøring eller utvikling av digital kuratortjeneste. Flere datakuratorer med standard føringer for utforming av metadata. Standard føringer kan ha begrenset innvirkning dersom forskere fortsatt må gjøre mye av jobben selv. Bidrar til oppbygging av felles taksonomi, gjør informasjon mer gjenfinnbar. Nasjonale avtaler med synkløsninger. Stor lagringskapasitet, tilgjengelig på alle enheter, samhandling og tilgangsstyring, automatisk versjonkontroll, tilgjengelig offline, gode søkefunksjoner Fellesløsninger for video og stream fra forelesning. Billig lagring av video, enkel tilgjengeliggjøring av video, styring av tilgjengelighet for video. Styrke eksisterende infrastruktur på området, eventuelt utvid med nye tjenester. 24
Forst. Forslag til tiltak Opprette felles autoritetsregistre. Tilgjengeliggjør data for alle brukergrupper. Tilby fellestjenester som allerede er mye brukt internasjonalt i dag. Føderert lagring for trygt arbeid. Tilby flere tjenester som er datasentriske og som tilbyr enkle og brukbare grensesnitt for å få tilgang til datasett og analysekapasitet. Noe av dette finnes for de større miljøene allerede, men utbredelsen bør økes utover disse gruppene. 25
Gruppearbeid 2 Hvordan stemmer funnene i dette prosjektet med situasjonen på din institusjon? Hva er de største utfordringene for dine brukere? Hvilke tiltak tror du ville bidratt til stor forbedring på din institusjon? Foreslå gjerne andre enn de som er listet opp ved behov. Diskuter og noter i gruppa. Innspill sendes til hildegunn.vada@uninett.no. 26
Veien videre 27
Uninett-dagene 11.-12. november 2019 Trondheim
uninett.no hildegunn.vada@uninett.no @Uninett @Uninett Uninett uninettnorge