Personvernerklæring for Bird

Transkript

1 Personvernerklæring for Bird Om denne personvernerklæringen Hva er personopplysninger? Kort om tjenesten Formålet med behandling av personopplysninger i tjenesten Registrerte personopplysninger, rettslig grunnlag og lagringstid Automatisk saksbehandling Utlevering av dine personopplysninger til andre Sikkerheten rundt dine personopplysninger Dine rettigheter Rett til informasjon og innsyn Rett til korrigering Rett til å begrense behandlingen Rett til sletting Rett til å fremme innsigelse Rett til å klage over behandlingen Kontakt

2 Om denne personvernerklæringen Denne personvernerklæringen beskriver hvordan behandlingsansvarlig håndterer dine personopplysninger i tjenesten. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte. Hva er personopplysninger? Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. personopplysningsloven 2 og GDPR artikkel 5 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysninger er om opplysningene kan knyttes til en konkret person. Opplysninger, som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning. Kort om tjenesten Bird er en tjeneste for lagring, gjenfinning, publisering og deling av digitale forskningsressurser, og vil normalt inngå i samspill med andre tjenester hos behandlingsansvarlig for registrering, tilgjengeliggjøring og presentasjon av ressursene - eksempelvis digitale forskningsplattformer, lagrings- og streamingtjenester. Tjenesten registrerer metadata om ressursene og definerer tilgangsrettigheter på institusjon-, gruppe- og bruker-nivå. Selve ressursinnholdet kan ligge lagret i ekstern lagringstjeneste, eksempelvis på filsystem eller web, og refereres via URL. Behandlingsansvarlig definerer brukere og tilganger for vedlikehold og administrasjon av ressursene. Tjenesten kan inkludere ekstern lagringstjeneste hvis dette er definert i tjenesteavtale. Tjenesten består av en webklient for presentasjon/konsum av ressurser, og for administrasjon av registrerte ressurser og konfigurasjon av tjenesten. Webklient for presentasjon av ressursene kan integreres med læringsplattform via LTI-weblenker eller 3.parts integrasjoner. Tjenesten tillater ikke behandling av sensitive personopplysninger.

3 Formålet med behandling av personopplysninger i tjenesten Tjenesten behandler ulike persontyper og data med følgende formål Typer Beskrivelse Formål med behandling Systemadministrator Administrator Teknisk personell Systemadministrator har alle rettigheter til tjenesten og definerer brukere med toppnivå administratortilgang for behandlingsansvarlig. Administrator er behandlingsansvarliges toppnivå administrator, og definerer nye brukere med rettigheter og roller for administrasjon og bruk av tjenesten. Supportbrukere og tekniske brukere, definert av behandlingsansvarlig. Administrasjon av tjenesten hos databehandler Administrasjon av tjenesten hos behandlingsansvarlig For bistand i og overvåkning av tjenesten. Ressursforvaltere Autentiserte brukere Kurator (faglig ansvar), redaktør (juridisk ansvar), ressurseier (person som har registrert ressurs). Utgiver er også registrert for ressursen, men dette er typisk behandlingsansvarliges organisasjon og ikke en person. Ansatt ved institusjonen, eller en invitert person. Har begrensede rettigheter, men kan legge til nye ressurser og aksessere ressurser som er delt med brukeren. For administrasjon og vedlikehold av ressursene. Registrering av ressurser og konsum av åpne ressurser eller ressurser delt med brukeren. Anonyme brukere Metadata - personer knyttet til registrerte ressurser Person som besøker tjenesten, uten å logge på. IP-adresser vil allikevel registreres i logg. Metadata om ressursen, eksempelvis forfatter. Konsum av åpne ressurser. Katalogisering, kreditering og ansvarliggjøring av personene bak publikasjon

4 Bibliografiske data - personer referert i innhold Personopplysninger referert gjennom innhold, eksempelvis i biografisk materiale. Indirekte behandlet i tjenesten, og direkte hvis lagringstjeneste er satt opp som en del av tjenesten. Tilby innhold til publikum. Registrerte personopplysninger, rettslig grunnlag og lagringstid Personopplysninger knyttet til brukerkonto i tjenesten krever samtykke som rettslig grunnlag, jamfør Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven), GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. Registrerte personopplysninger om forfattere og kontaktpersoner dekkes av Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven), GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f - å utføre en oppgave av berettiget interesse. Tjenesten tillater ikke behandling av sensitive personopplysninger. I de tilfeller brukeren selv kan legge inn opplysninger i kommentarfelt og lignende, plikter brukeren å følge krav og og retningslinjer for tjenesten. Det er ikke tillatt å registrere sensitive opplysninger om seg selv eller andre, eller å benytte tjenesten til injurierende adferd. Behandlingsansvarlig kan lagre opplysninger for statistiske formål, dersom dette er i samfunnets interesse, jf Personopplysningsloven 8 og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav e. Følgende persondata behandles i tjenesten: Brukerdata Opplysningstype Beskrivelse Kilde Grunnleggende brukerdata Fullt navn Feide Kontaktinformasjon E-postadresse tildelt i organisasjonen. Feide Profil Brukers preferanser for bruk av tjenesten. Språkvalg Innstilling i Bird Brukerdata av teknisk karakter Opplysningstype Beskrivelse Kilde

5 Systemidentiteter Unik identitet for brukeren i tjenesten og integrerte system Feide, Bird Systemroller og tilhørighet til organisasjon Bruker tildeles roller i systemet for å gi tilpasset funksjonalitet og tilgang til tjenesten. Feide, Bird Sesjonsinformasjon og informasjonskapsler Logg Informasjon knyttet til brukers dialog med tjenesten. Nødvendig for å tilpasse funksjonalitet i tjenesten og for autentisering av brukere. Logg over bruk av systemet knyttet til innlogget bruker og/eller ipadresse. Formålet er å ivareta sikkerhet og integritet i systemet, yte brukerstøtte, samt å analysere bruk av tjenesten. Opplysningene som samles inn inkluderer tidspunkt for bruk, informasjon om nettleser og maskinvare, sesjonsinformasjon og annen informasjon som nettleser normalt avleverer. Bird, Feide, Dataporten, Google Analytics Opprettet i Bird Andre persondata Opplysningstype Beskrivelse Kilde Metadata om publikasjon Fullt navn for forfatter, medforfatter, redaktør, veileder. Opprettet i Bird eller høstet som følge av brukerønske Persondata i selve publikasjonen Innhold i ressurs. Kvalitetssikres av ansvarlig før publisering. Lagringstjeneste for referert ressurs. Informasjonen om din aktivitet lagres for å kunne gi deg brukerstøtte og for å kunne si noe om den generelle bruken av tjenesten. Persondata blir lagret inntil en av følgende hendelser inntreffer: Brukersamtykket trekkes tilbake Formålet med behandling av personopplysninger er oppfylt Behandlingsansvarlig beslutter å legge ned tjenesten. Logg og backup av systemdata lagres inntil 1 år.

6 Brukerinformasjon (unntatt logg) blir lagret i levetiden til ressursene for brukere som registrerer innhold i tjenesten. Automatisk saksbehandling Personopplysningene knyttet til systembrukere vil ikke være gjenstand for automatisert saksbehandling eller profilering. Åpne personopplysninger knyttet til publikasjonen kan utsettes for profilering av tjenester som høster opplysninger fra tjenesten, men profileres ikke som en del av tjenesten. Utlevering av dine personopplysninger til andre Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. Personopplysninger knyttet til brukere overføres i følgende tilfeller til land utenfor EU/EØS: Tjenesten anvender Google Analytics for å analysere trafikk knyttet til brukers ip-adresse. Personopplysninger blir anonymisert før analyse. Google Inc er et selskap registrert i USA, og er deltaker i Privacy Shield. Ved bruk av sosial login-tjeneste som Twitter, Facebook eller LinkedIn, overføres brukeropplysninger mellom tjenesten og sosial login-tjeneste. Twitter, Facebook og LinkedIn er selskap registrert i USA og er deltakere i Privacy Shield. Tjenesten er driftet på servere innenfor EU/EØS. Dine personopplysninger blir utlevert til Unit/BIBSYS som er leverandør av tjenesten, og til dennes underleverandører; Underleverandør Funksjon NTNU Blue Safespring AB UNINETT AS Lokaler til drift av servere for Units direkte tjenester Skydrift og backup for Units direkte tjenester Leverer Dataporten, for autentisering av brukere Ansatte hos underleverandørene, som har behov for det i sin jobb, vil ha tilpasset tilgang til dine persondata for å kunne utføre stedlig vedlikehold, brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

7 Åpne personopplysninger knyttet til publikasjonene deles med eksterne tjenester. Se følgende tabell for tjenestens integrasjoner. Integrasjon Formål Autentiseringstjenester Eksport av metadata fra Bird til ekstern tjeneste definert av behandlingsansvarlig Import av ressuser til Bird fra ekstern tjeneste definert av behandlingsansvarlig Felles autoritetsregister DOI og DataCite Forskningsplattform Analysetjeneste, Google Analytics Bird er integrert med Feide Dataporten som er levert av Uninett AS, og støtter også autentisering via Twitter, Facebook og LinkedIn. Overføring av ressurser til behandlingsansvarliges øvrige tjenester for presentasjon eller kryssregistrering av ressurser. Eksempelvis til Oria. Overføring av ressurser fra behandlingsansvarliges øvrige tjenester, for registrering i Bird. Høsting av autoriteter fra Felles autoritetsregister, samt registrering av nye autoriteter i Felles autoritetsregister. Felles autoritetsregister er levert av databehandler. Registrator kan be om at det blir tildelt en Document Object Identifier (DOI) til en registrert ressurs i Bird. Dette medfører at utvalgt metadata blir publisert i DataCite - en kilde som blir regelmessig høstet av søkemotorer. Presentasjon og konsum av digitale forskningsressurser. Integrasjon via LTI weblenker eller 3.partsintegrasjoner Verktøy for å analysere bruk av tjenesten. Persondata anonymiseres før analyse. Sikkerheten rundt dine personopplysninger Personopplysninger i tjenesten er sikret med flere tiltak. Alle overføringer til og fra tjenesten knyttet til brukerkonti er kryptert. Databehandler utfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser, og tester sikkerheten i tjenesten for å sikre dine personopplysninger. Behandlingsansvarlig er ansvarlig for rutiner som ivaretar personvernet i forbindelse med publisering av innhold.

8 Dine rettigheter Rett til informasjon og innsyn Du har krav på å få informasjon om hvordan dine personopplysninger blir behandlet i tjenesten. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få. Du har også rett til å se/få innsyn i dine personopplysninger som er registrert i tjenesten, og også andre personopplysninger som blir innhentet etter aktiv pålogging fra deg. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det. Retten til innsyn ivaretas gjennom selvbetjening i tjenesten, hvor du etter pålogging får innsyn i egne opplysninger. Hvis tjenesten ikke gir fullstendige opplysninger via selvbetjeningsløsningen, må det rettes en skriftlig henvendelse til behandlingsansvarliges brukerstøtte for å få tilgang til utfyllende opplysninger. Rett til korrigering Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener tjenesten viser feil eller mangelfulle personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med behandlingsansvarlig og at du begrunner hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle. Vær oppmerksom på at det er begrensede muligheter til å korrigere opplysninger som er distribuert via åpne grensesnitt. Rett til å begrense behandlingen I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrenset behandling vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at annen behandling i tjenesten begrenses. For å kunne kreve begrenset behandling av personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylt. Du kan kreve begrenset behandling I påvente av at behandlingsansvarlig korrigerer feil eller mangelfulle personopplysninger Dersom du har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under) Dersom personopplysningene er nødvendig for å opprette eller forsvare et rettslig krav Blir begrenset behandling iverksatt, vil du varsles av behandlingsansvarlig før begrensningen oppheves.

9 Rett til sletting Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med behandlingsansvarlig. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi behandler personopplysningene for å oppfylle en lovpålagt oppgave, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. Vær oppmerksom på at det er begrensede muligheter til å slette personopplysninger som er distribuert via åpne grensesnitt. Rett til å fremme innsigelse Du har rett til å fremme innsigelse mot behandling av dine personopplysninger under visse vilkår, definert i GDPR artikkel 21. Dette gjelder dersom; Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger er basert på legitime interesser, i allmenn interesse, eller ved utøvelse av offentlig myndighet. Behandling av personopplysninger innebærer direkte markedsføring eller profilering Behandling av personopplysninger skjer med tanke på vitenskapelig/historisk forskning eller statistikk. Tjenesten tilfredsstiller generelt ikke disse vilkårene, med unntak for behandling av forfatteropplysninger og i de tilfeller hvor personopplysninger anvendes for statistikk. Ved bruk til statistikk vil persondata være anonymisert. Vær imidlertid oppmerksom på følgende; Dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen ber vi deg om å ta kontakt med behandlingsansvarlig - eksempelvis hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Når det er gitt samtykke for behandling av personopplysninger, har du rett til å trekke samtykket. Rett til å klage over behandlingen Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Se nederst for informasjon om hvordan du kan kontakte oss.

10 Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger. Kontakt Behandlingsansvarlig Institusjonen er behandlingsansvarlig for personopplysninger i tjenesten og er primært kontaktpunkt for sluttbrukere. Se lenke. Databehandler Unit utvikler og forvalter tjenesten på vegne av behandlingsansvarlig, og har rollen som databehandler. Kontaktinformasjon til Unit brukerstøtte: Telefon Epost: support@bibsys.no