Personvernerklæring - Stiftelsen Steinerhøyskolen

Transkript

1 Personvernerklæring - Stiftelsen Steinerhøyskolen 1. Kort om Steinerhøyskolen Steinerhøyskolen er en privat høyskole som tilbyr utdanninger og kurs innenfor steinerpedagogikk 2. Hva er en personvernerklæring Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Steinerhøyskolen håndterer dine personopplysninger. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte. 3. Hva regnes som personopplysninger Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan identifisere en konkret person. Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning. 4. Formålet med og rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger ved Steinerhøyskolen Formålet med behandlingen av personopplysninger ved Steinerhøyskolen er å: Iverta dine rettigheter som student eller søker Kommunisere med potensielle søkere eller interessenter Vurdere kvalifikasjoner ved opptak og tildeling av studieplass Gjennomføre utdanningsløp og eksamen Administrere høyskolens studenter, søkere, ansatte, innleide og jobbsøkere Beregne studieprogresjon og oppnådde resultater Fakturere semesteravgifter og kursavgifter Rapportere studieprogresjon og deltagelse til lånekassen og andre instanser pålagt ved lov

2 Behandlingen hjemles i universitets og høyskoleloven 4-15 og Europaparlaments og rådsforordning (EU) 2016/679 om vern av fysiske personer i forbindelse med behandling av personopplysninger og om fri utveksling av slike opplysninger samt om oppheving av direktiv 95/46/EF (generell personvernforordning) Art 6. 1 (b), (e) & (f) inntatt i Norsk rett i Lov om behandling av personopplysninger (personopplysningsloven) 1. Enkelte særskilte personopplysninger behandles i tråd med unntakene fra forbud mot behandling av særskilte opplysninger i Generell Personvernforordning Art 9. 2 (a), (b) og (g) Du kan alltid henvende deg til personvernombudet hvis du har spørsmål om behandlingen av dine personopplysninger inkludert hvilket rettslig grunnlag som til enhver tid gjelder. 5. Hvilke personopplysninger blir behandlet Følgende informasjon om deg kan bli lagret eller behandlet ved Steinerhøyskolen Navn Fødeselsnummer / D-Nummer / S-Nummer (11 siffer) Kjønn Telefonnummer E-postadresse Adresse Foto (Portrett/til ID kort) Statsborgerskap Utdanningsbakgrunn Søknadsopplysninger Semesterregistrering Fakturainformasjon Oppmelding til fag og kurs Resultater Klager på resultater Samtykker du har gitt

3 Politiattest/barneomsorgsattest Utestengelser eller sanksjoner Video og lydopptak 6. Hvor blir personopplysningene innhentet fra Deg selv via Deg selv via telefon eller e-postkontakt Deg selv via KA Admin Admissionweb Deg selv via KA Admin SelfService Deg selv via korrespondanse med Steinerhøyskolen Andre universitet via RUST Saksbehandlere ved Steinerhøyskolen Undervisningspersonell ved Steinerhøyskolen Opptak av undervisningsaktiviteter 7. Hvor lenge lagrer vi dine opplysninger Personopplysninger vil kun bli oppbevart og behandlet så lenge det er behov for å behandle opplysningene og opplysningene vil bli slettet/destruert på en sikker måte så snart formålet for behandling ikke lenger foreligger. 8. Vi utleverer dine opplysninger til andre Steinerhøyskolen benytter seg av databehandlere som i tilknytning til leveranse av IT-Tjenester behandler personopplysninger på vegne av oss. Det inngås strenge avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i slike tilfeller. Steinerhøyskolen er videre pålagt ved lov å levere ut informasjon som i noen tilfeller inneholder personopplysninger til offentlige instanser. Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter og virksomheter: a) Studentsamskipnaden i Oslo b) Lånekassen c) Microsoft (leverandør av Outlook E-post og Office 365)

4 d) Kong Arthur AS (leverandør av administrasjonssystem og integrasjoner) e) Tripletex AS (leverandør av regnskaps og fakturasystem) f) Kreditorforeningen Øst SA (leverandør av inkasso og innkrevingstjenester) g) Pindena AS (leverandør av system for administrasjon av kurs) h) Itslearning AS (leverandør av undervisningsplatform) i) Digiflow AS (leverandør av systemer for overføring til skylagring) j) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH og DBH-F) 1) Andre parter som etter offentlighetsloven har krav på innsyn i dine personopplysninger a) Studentsamskipnaden I Oslo Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge få tilsendt personopplysninger om deg fra Steinerhøyskolen. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt b) Lånekassen Hvis du er kunde hos Lånekassen vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassen så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassen daglig: fødselsnummer/d-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved. Hvis du har avlagt en eksamen vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassen. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassen en gang per uke: fødselsnummer/d-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter). Vi overfører dine personopplysninger til Lånekassen for at du skal slippe å dokumentere studentstatus og avlagt utdanning. c) Microsoft Når du kommuniserer med Steinerhøyskolen via e-post vil opplysninger du gir i og i forbindelse med e-posten, deriblant navn og e-postadresse, lagres på Microsofts servere i Irland. Hvis du er student hos Steinerhøyskolen vil du få tilgang til programvare og tjenester via Microsofts Office 365 tjeneste. Denne tjenesten benyttes også av undervisningspersonell. Lagringstjenesten Onedrive brukes for å

5 samarbeide på og dele dokumenter som kan inneholde personopplysninger som beskrevet i 5. som ledd i planlegging og gjennomføring av undervisning. d) Kong Arthur AS Kong Arthur AS leverer administrasjonsssytemer og integrasjoner til Steinerhøyskolen. Disse systemene brukes i forbindelse med søknadshåndtering, opptak, administrasjon og egenadministrasjon av studenter og studieløpet. Personopplysninger, som beskrevet i 5, lagres på Kong Arthur AS servere i Norge. Studenter kan finne mer informasjon i personvernerklæringen i «Self-Service» e) Tripletex AS Steinerhøyskolen benytter Tripletex AS regnskaps og fakturasystem. Navn, adresse, og fakturainformasjon vil bli overført til Tripletex AS når du skal betale for et kurs eller utdanningsløp hos Steinerhøyskolen. Tripletex AS har servere i Norge. f) Kreditorforening øst SA Dersom faktura fra Steinerhøyskolen forblir ubetalt kan Steinerhøyskolen beslutte å overføre innkrevingen til Kreditorforeningen. Navn, adresse, telefonnummer og personnummer og eventuelt annen informasjon som kan være relevant for innkrevingen kan bli overført. Kreditorforeningen har servere i Norge. g) Pindena AS Dersom du eller arbeidsgiveren din melder deg på et kurs hos Steinerhøyskolen vil opplysninger om deg bli overført til Pindena AS som leverer system for administrasjon av kurs til Steinerhøyskolen. Navn, arbeidsgiver, e-postadresse og ditt oppmøte/deltagelse på kurs overføres. h) Itslearning AS Når du studerer ved Steinerhøyskolen vil undervisningen støttes av Itslearning digital læringsplatform. Ditt navn, fødselsnummer, studentnummer, karakterer, e-postadresse, studieprogresjon og telefonnummer kan bli overført til Itslearning AS under bruken av denne plattformen. Itslearning AS benytter underleverandørers servere som befinner seg i Tyskland, Frankrike, Norge, Danmark, Irland, Romania og Polen. Studenter kan finne mer detaljert infromasjon i Itslearnings personvernerklæring. i) Digiflow AS Som ledd i Steinerhøyskolens utvikling overføres lagringen av dokumenter til Microsofts skybaserte lagring. Digiflow AS leverer systemer som støtter overføringen og gjenfinningen av dokumentene. Ustrukturerte personopplysninger kan forekomme i dokumentene. Digiflow AS lagrer ikke

6 dokumentene separat, men behandler Steinerhøyskolens opplysninger når de lagres/er lagret i Microsoft OneDrive. j) NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH) Steinerhøyskolen sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til din søknad om opptak til studier din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r) dine avlagte eksamener din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er) om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din k) Utlevering av personopplysninger etter offentlighetsloven I tilfeller hvor Steinerhøyskolen mottar gyldige begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentlighetsloven, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje av Steinerhøyskolen sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen. 9. Dine rettigheter som registrert Du kan når som helst kontakte Steinerhøyskolens personvernombud for å få informasjon om eventuelle personopplysninger Steinerhøyskolen behandler om deg. Dersom Steinerhøyskolen behandler personopplysninger om deg kan du benytte deg av dine rettigheter beskrevet under: a) Innsyn Du har rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Steinerhøyskolen. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det. b) Korrigering Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

7 c) Rett til å begrense behandlingen I enkelte tilfeller kan du ha rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede. Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget. I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte. d) Rett til sletting I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk. e) Rett til å protestere Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt.

8 Vær oppmerksom på at retten til å protestere ikke gjelder dersom personopplysningene er nødvendig for å utføre en avtale du har med Steinerhøyskolen eller hvis vi er pålagt i lov å behandle personopplysningene dine,. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser. f) Rett til å klage over behandlingen Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10. Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger. Du finner oppdatert infromasjon om hvordan du kan kontakte datatilsynet på Kontakt Behandlingsansvarlig Steinerhøyskolen er behandlingsansvarlig for personopplysninger Stiftelsen Steinerhøyskolen Prof. Dahlsvei 30 Postadresse utdanningssinstutisjon Personvernombud Steinerhøyskolen har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Steinerhøyskolen. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Steinerhøyskolen kan nås via e-post: harald@septer.no Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på harald@septer.no Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.