Politidirektoratet Postboks 8051 Dep. 0031 OSLO Deres referanse Vår referanse Dato 2011/00010-24 006 01.02.2011 Forslag til grenseregulering av Agder politidistrikt Politimesteren foreslår med bakgrunn i prosjektgruppens enstemmige forslag, og med tilslutning fra styringsgruppen, en grenseregulering fra 27 til 11 tjenesteenheter i Agder politidistrikt. Med 11 ny tjenesteenheter får man en mer tidsriktig størrelse, økt fleksibilitet, bedre ressurs- og kompetanseutnyttelse. Dette vil gi oss mer politikapasitet til operativ virksomhet. Innefor disse 11 tjenesteenhetene ønsker vi å opprette noen avdelingskontor som skal ivareta de møtepunkt som flere av kommunene har etterlyst i sine høringsuttalelser. Etter at ordningen med geografiske driftsenheter ble innført i 2005, ble det høsten 2008 bestemt å evaluere distriktets struktur, systemer, strategier, lederroller, personalforvaltning, kompetanseutvikling, samhandling, oppgaveløsning og ressursdisponering mv for å se på hva som fungerte godt og eventuelt hva som kunne gjøres bedre. Høsten 2008 ble det opprettet en styringsgruppe bestående av politimesterens øverste ledergruppe, hovedverneombud og tillitsvalgte fra PF (Politiets Fellesforbund), PJ (Politijuristene) og NPL (Norges Poltilederlag). Det ble videre opprettet en prosjektgruppe som leverte sin analyserapport i mars 2009. Det ble i denne analyserapporten pekt på flere forbedringspunkter for effektivisering av politidistriktet. Med bakgrunn i denne analyserapporten ble det i juni 2009 bestemt at vi skulle vurdere tjenesteenhetsstrukturen. I mars 2010 avga prosjektgruppen sin enstemmige rapport, hvor den foreslo å grenseregulere antall tjenestesteder fra 27 til 11 for å tilpasse strukturen og Agder politidistrikt Politimesteren, besøk: Tollbodgt 45 Post: Postboks 514 Lundsiden, 4605 Kristiansand Tlf: 38 13 60 00 Faks: 38 02 48 44 E-post: post.agder@politiet.no Org. nr.: 983 998 275 Bankgiro: 7694.05.11425
2 ressursdisponeringen til dagens utfordringer. Dette forslaget er støttet av styringsgruppen i prosjektet. Størrelsene på tjenesteenhetene er i dag svært variert, noen er svært små, som skissen over antall ansatte nedenfor viser. (Tallene er hentet fra grunnlagsdataene i prosjektrapporten, og kan avvike noe i forhold til dagens situasjon). Politidistriktet har gjennomført en omfattende prosess med bred medvirkning fra ansatte, tjenesteenhetsledere og tillitsvalgte. Den politiske og administrative ledelse i kommunene har vært involvert med representanter i en referansegruppe. Her har også KS vært representert. Det har vært to eksterne høringsrunder med kommuner, fylkeskommuner og fylkesmenn. Disse høringsrundene er beskrevet i eget avsnitt, mens høringssvarene følger som egne vedlegg. Politiets data- og materielltjeneste (PDMT) har, som en del av prosjektet, vært engasjert av politimesteren for å analysere eiendomsforvaltningen i Agder politidistrikt. Tilslutningen fra ledergruppen og fagforeningslederne er ikke ensbetydende med tilslutning fra alle ansatte i politidistriktet. Spesielt i enheter som blir direkte berørt av omorganiseringen har forslaget ført til engasjement og motforestillinger. Disse momentene er tatt med i prosessen, men har ikke medført at politimesteren og styringsgruppen har endret standpunkt i forhold til grensereguleringene. Forslaget til grenseregulering er drøftet med fagforeningene 31.1.11. De gir sin tilslutning til forslaget jfr. vedlagt referat fra drøftingsmøte og følgebrev fra PF som støttes av PJ og NPL.
3 Politimesteren fremmer følgende forslag til grensereguleringer: Holt politistasjonsdistrikt, som vil dekke Risør politistasjon samt Gjerstad, Tvedestrand, Vegårshei og Åmli lensmannskontorer. Arendal og Froland politistasjonsdistrikt, som vil dekke dagens politistasjon i Arendal og Froland lensmannskontor. Lillesand og Birkenes politistasjonsdistrikt, som vil dekke dagens lensmannskontor i Lillesand og Birkenes. Setesdal politistasjonsdistrikt, som vil dekke dagens lensmannskontorer i Valle og Bykle, Bygland, Åseral og Evje og Hornnes Lindesnes politistasjonsdistrikt, som vil dekke dagens politistasjon i Mandal samt Lindesnes, Marnardal og Audnedal lensmannskontorer. Lyngdal, Farsund og Hægebostad politistasjonsdistrikt, som vil dekke dagens lensmannskontor i Lyngdal, Farsund og Hægebostad. Flekkefjord og Kvinesdal politistasjonsdistrikt som vil dekke dagens politistasjon i Flekkefjord og Kvinesdal lensmannskontor. Andre endringer: Søgne og Songdalen lensmannsdistrikt endres til Søgne og Songdalen politistasjonsdistrikt Vennesla og Iveland lensmannsdistrikt endres til Vennesla og Iveland politistasjonsdistrikt Endringene fra lensmannsdistrikt til politistasjonsdistrikt gjøres for å få en enhetlig og lik benevnelse på alle enheter i politidistriktet. Dette gjøres ikke for å endre pensjonsalder for de ansatte på berørte tjenestested, og vil ikke medføre noen endringer for dagens ansatte. Det foreslås ingen grenseregulering for tjenesteenhetene i Kristiansand og Grimstad. Vi har i arbeidet med å vurdere fremtidig struktur lagt vekt på følgende politifaglige målsettinger: 1 At den enkelte tjenesteenhet skal ha tilstrekkelig kapasitet og fleksibilitet, noe som innebærer at tjenestestedet o skal kunne ivareta de mest grunnleggende politioppgavene og de ikkepolisiære oppgavene med tilfredsstillende kvalitet o skal kunne utøve målrettet tjeneste o klare å rekruttere og beholde nødvendig antall ansatte med nødvendig kompetanse o skal kunne ha tilfredsstillende politiberedskap at tjenestestedet skal ha tilfredsstillende nærhet, tilgjengelighet og service overfor publikum, i den forstand at tjenestestedet: o har kapasitet til å agere når publikum har behov for det o har åpent hver ukedag (mandag til fredag) o kan møte publikum med den kompetanse det er behov for 1 Resultatreformen fase 1 Utredning - distriktsstrukturen i politi- og lensmannsetaten side 19 og 20
4 o er lokalisert slik at publikums kjøretid til tjenestestedet er akseptabel o har tilfredsstillende responstid o har dialog og forpliktende samarbeid med kommune og andre samarbeidspartnere Forventede gevinster av grensereguleringen Den umiddelbare gevinst som kan oppnås innen kort tid etter vedtak om grenseregulering, vil være omdisponering av mannskaper fra betjening av åpningstider på 16 tjenestesteder, til operativ tjeneste eller andre politifaglige gjøremål. Her vil også noen sivile stillinger bli omdisponert. o Publikumsrettet tjenestetilbud Målsetningen er at politiet på Agder skal bli mer tilgjengelig for publikum, skape trygghet der kriminaliteten skjer og komme raskt når publikum har behov for det. Ved grensereguleringen mener vi å kunne frigjøre ressurser som kan synliggjøre politiet og resultere i en mer målrettet og kunnskapsstyrt ordenstjeneste, herunder forebyggende virksomhet. Med dagens struktur gir ressursgrunnlaget i de minste enhetene begrensninger i mulighetene for dette. Forslaget vårt støtter opp om politireformens mål om et mer tjenesteytende og publikumsorientert politi, som vi hittil ikke har lykkes godt nok med. De foreslåtte strukturendringene vil føre til at tjenestetilbudet til kommunene i stor grad blir mer harmonisert og jevnt fordelt i forhold til folketall og kriminalitetstrykk. Forslaget til grenseregulering støttes videre av klare politiske føringer, jf. Prop. 1 S (2010 2011) 2. Ved å slå sammen flere tjenestesteder kan flere årsverk omdisponeres fra administrasjon til publikumsrettet arbeid. I dag har vi 27 tjenestesteder som holdes åpne på dagtid de fleste dager i uken. Vi har lensmenn og andre ansatte på hvert sted med unntak av noen mindre lensmannskontor der vi midlertidig har lagt lensmannsrollen til lensmannen i nabodistriktet. Ut fra dagens organisasjonsstruktur vil vi ved en grenseregulering frigi inntil 16 lederstillinger fra administrative eller delvis administrative stillinger til politioperative oppgaver. Noen av disse 16 lensmenn er i dag involvert i vakt og beredskap i distriktet. Vi har en klar målsetning om å ikke øke behovet for administrativt personell på de 11 foreslåtte tjenestestedene med mindre det er for å overta oppgaver som i dag blir utført av polititjenestemenn. Større tjenestesteder øker mulighetene for mer fleksible tjenesteordninger som kan gi mer aktiv polititjeneste enn tidligere. De nye arbeidstidsbestemmelsene for politi og lensmannsetat krever et mer målrettet og koordinert samarbeid mellom enhetene for å opprettholde et forsvarlig vakt- og beredskapstjeneste til publikum. De foreslåtte grensereguleringene vil formalisere en slik ramme. 2 Prop. 1S (2010 2011) for budsjettåret 2011, punkt 4.3.1 og 4.4.1
5 o Økonomiske gevinster Med dagens økonomiske rammer vil en grenseregulering av tjenesteenhetene være det enkelttiltak som gir størst effekt i forhold til å kunne sette distriktet i stand til ivareta innbyggernes behov for sikkerhet og trygghet. Politidistriktets struktur med mange og til dels små enheter påvirker distriktets ressursutnyttelse, bemanningsbehov og kompetanse. Analysen har vist at de samlede politiressurser bedre kan utnyttes gjennom forslaget til ny struktur. Innbyggerne i Agder, herunder særlig i de minste kommunene, vil med en videreføring av dagens rammer og struktur måtte påregne et dårligere tjenestetilbud. Dette som følge av at lønnskostnader og kostnader knyttet til EBA (eiendom, bygg og anlegg), vil ta en stadig større andel av budsjettet. For de mindre tjenesteenhetene vil dette bety at vi i større grad må begrense bredden i tjenestetilbudet i årene som kommer, og det vil ikke være mulig å opprettholde dagens bemanning. Dersom forslaget gjennomføres, vil dette på sikt gi betydelige innsparinger knyttet til husleie, linjeleie og øvrige driftsutgifter som i stedet kan benyttes til trygghetsproduksjon og publikumsrettet arbeid. Beregninger viser at dagens kostnader til EBA vil kunne styrke den operative og publikumsrettede virksomheten med ca 3, 5 millioner kroner hvis man kunne iverksette forslaget i dag og med inntil 40 millioner i 2020 3. Dette er midler som politidistriktet med dagens budsjett vil omfordele til årsverk som vil styrke polititjenesten og bidra på veien mot måltallet i bemanningsrapporten 2020. Ved å samle ansatte i større tjenesteenheter vil en på sikt kunne veksle ut lederstillinger til fordel for flere ansatte i førstelinjetjenesten. Lønnsbudsjettet belastes dessuten forholdsvis mer når ledere går i turnus enn for ansatte i grunnstillinger. Dette påvirker distriktets ressursutnyttelse, bemanningsbehov og kompetanse o Bærekraft og kompetanse Med den foreslåtte grenseregulering vil vi kunne få til mer bærekraftige tjenesteenheter. Dette vil innebære at innbyggerne i de nye tjenesteområdene vil kunne få et mer helhetlig, bredt og fast tjenestetilbud. Dessuten vil de nye tjenesteenhetene kunne sikre et tilstrekkelig oppgavetilfang, bedre ressursutnyttelse, bedre kvalitet og større effektivitet. Dagens og morgendagens behov for en ny struktur understøttes for øvrig av utviklingen innenfor stadig bedre infrastruktur og ny teknologi. For å kunne imøtekomme Riksadvokatens krav til at sakene skal løses med kvalitet, grundighet, og tempo, trenger vi tjenesteenheter som kan ivareta større kontinuitet i etterforskningen. Trekk i kriminalitetsutviklingen tilsier at politiet må samordne sine ressurser bedre enn tidligere. Organiseringen har betydning for politiets evne til å respondere hurtig 3 Mulighetsstudie for Agder politidistrikt Eiendom, Bygg og Anlegg PDMT 2010
6 på nye utfordringer. Økt kompetansebehov krever større ressursbaser for lokal politimyndighet og stedlig lensmann. Større enheter øker mulighetene for å rekruttere, bygge opp og vedlikeholde nødvendig kompetanse. Dette gjelder også for oppgaveporteføljen innen den sivile rettspleie. Utviklingen innen IKT og innføring av nye dataverktøy er også svært ressurskrevende, noe større enheter kan håndtere lettere. o Sivil rettspleie De sivilrettslige oppgavene vil kunne organiseres på en mer rasjonell måte. Forslaget vil innebære at antall namsmenn kan reduseres fra 27 til 11. Ved at færre får et større sakstilfang vil dette øke kvaliteten på avgjørelsene og høyne effektiviteten. Distriktet kan oppnå innsparinger ved at vi ikke trenger å vedlikeholde kompetanse til så mange namsmenn/ saksbehandlere som i dag innenfor dette feltet. Disse tiltakene vil også frigjøre ressurser til operativ og publikumsrettet arbeid. o HMS og rekruttering Gjennom den foreslåtte organiseringen vil vi bedre kunne utjevne arbeidsbelastningen på distriktets medarbeidere. Det vil gi oss større muligheter for spesialisering, jobbrotasjon, teamarbeid, etablering av fagmiljøer, og til å kunne kraftsamle ressurser når det er nødvendig. De foreslåtte grensereguleringene vil dessuten kunne øke muligheten for å rekruttere og beholde kompetanse. I noen år har distriktet hatt problemer med rekruttering av medarbeidere til de mindre tjenesteenhetene. Dette er avhengig av arbeidsmarkedet for politiutdannet personell. Mye tyder på at dette ikke er gjeldende i dag. På sikt vil arbeidsmarkedet kunne endre seg, og større enheter vil være en konkurransefordel for politidistriktet. Grensereguleringen gjennom å etablere en ny tjenestestedsstruktur, vil gjøre politidistriktet mer robust i forhold til å tåle fravær. For oss vil HMS perspektivet kunne ivaretas på en bedre måte for de ansatte. Vi ønsker å få slutt på at tjenestemenn må opptre alene i operativ tjeneste. Høringsrunder Vi har hatt to høringsrunder med kommunene i Agder. I tillegg har noen ansatte og tillitsvalgte levert skriftlige høringsuttalelser. Hovedlinjene i de to høringsrunder fra kommunene er at de kommuner som ble foreslått å miste stedlig plassert lensmannskontor er negative til dette, mens de som beholder dagens tjenestested eller ble foreslått som nytt tjenestested for en felles region delvis er positive. Flere kommuner har påpekt at de ønsker ytterliggere klargjøring i hva den nye strukturen vil bety for kommunene og deres innbyggere. Forslaget til politimesteren tar utgangspunkt i at polititjenesten for innbyggerne i Agder skal gi en bedre polititjeneste ut fra de resurser vi har til rådighet. Videre at de foreslåtte tjenestesteder er av en størrelse som gjør dem faglig og ressursmessig i stand til å betjene berørte innbyggere og kommuner på en bedre måte enn vi klarer i dag. Vi ønsker oss en struktur som gjør oss
7 bedre i stand til å ivareta våre oppgaver i forhold til stadig nye utfordringer i kriminalitetsbildet. Samarbeid med kommunene Det er en utfordring å sikre en organisering lokalt som både ivaretar publikums behov for tilstedeværelse og beredskap og en effektiv utnyttelse av tildelte ressurser. Politirollemeldingen (2004-2005) nr. 42 beskriver viktigheten av godt samarbeid mellom politiet og kommunene. Agder politidistrikt skal formalisere et slikt samarbeid i hver kommune. Flere kommuner ønsker nærmere konkretisert hva slags tilbud som skal erstatte lensmannskontorene, der disse foreslås samlokalisert med andre. Vi har derfor i samarbeid med 2 ordførere og KS sentralt arbeidet med et forslag til en samarbeidsavtale som er tenkt opprettet mellom politimesteren i Agder og den enkelte kommune. I en slik avtale, for å forebygge og bekjempe kriminalitet, ønsker vi at det skal fremgå: Hva som er utfordringene i kommunen (slik politi og kommune m.fl. ser det bla basert på kommunale undersøkelser, kriminalitetsanalyse sentralt og lokalt, statistikk mv) Hvordan det forpliktende samarbeidet skal organiseres Hvilke rutiner som skal etableres mellom de ulike nivåer, inkludert faste møtepunkter. Herunder videreutvikling av kommunale politiråd. Hvordan det skal samarbeides med privat og frivillig sektor Hva slags oppgaver som skal prioriteres Hvilke tiltak som skal settes inn (Hvem gjør hva, når, hvordan og hvem har ansvar for gjennomføringen) Evaluering hvordan skal vi evaluere de tiltak som er gjennomført siste år, og hvile resultat vi har oppnådd i forhold til felles målsetning. Videre arbeid med samarbeidsavtalene starter i løpet av våren 2011 og målsetningen er å ha dette klart innen 1.11.2011. I forbindelse med samarbeidsavtalene mellom kommune og politi, vil det bli drøftet hvilke faste kontaktpunkt vi skal ha der det ikke lenger skal være egne tjenestesteder. Vi har allerede inngått leieavtale med to kommuner for lokaler i kommunehus (foreløpig som selvstendige tjenestesteder). Dersom vi får gjennomslag for grensereguleringen, vil tilsvarende løsninger bli aktuelle flere steder, med benevnelsen avdelingskontor og med tjenestetilbud tilpasset behovet. Evaluering Vi planlegger en intern og en ekstern evaluering i forhold til grensereguleringen. Den interne evalueringen vil vi gjøre i forhold til våre prosesser og gjennomføring av de vedtak som blir besluttet, inkludert de endringer som skjer internt i forbindelse med fase III.
8 Vi vil etter 3 år gjennomføre en ekstern evaluering for å måle effekter i dette tidsperspektivet og i forhold til de gevinster vi forventer å kunne oppnå innen denne tid. Vi vil på et senere tidspunkt komme tilbake til hvordan og hvem som skal foreta nevnte evaluering, og vil da forholde oss til de rammeavtaler som er inngått sentralt av politidirektoratet. Prosjekt Agder, fase III Vi har parallelt med avslutning av fase 2, forslaget til grenseregulering, iverksatt fase 3 i vårt prosjektarbeid. Denne fasen skal ta for seg alle interne muligheter for effektivisering og rasjonalisering av vår drift. I dette ligger en omorganisering av oppgaveløsninger for å spare ressurser. Arbeidet har som målsetning at vi skal få en rett bemanning i forhold til oppgaver og en organisering internt som gir oss størst mulig politikapasitet i forhold til de ressurser vi har i dag. Vi skal i fase 3 se på bemanningsfordelingen mellom fellesfunksjoner og geografiske enheter. Vi skal videre se på balansen mellom sivile stillinger i forhold til politistillinger og hvilke oppgaver vi skal løse med sivilt personell i forhold til politipersonell. Dette arbeidet internt er tenkt sluttført med iverksettelse 1.11.2011. Ved ny intern struktur forventer vi å få omgjort arbeidsoppgaver slik at vi får en bedre ressursutnyttelse enn den vi har i dag. Dette arbeidet innbefatter også en vurdering av bygningsmassen og hvilke reelle behov og kostnader vi skal planlegge mot i forhold til areal. Med vennlig hilsen Kirsten Lindeberg politimester Vedlegg: Kart med de foreslåtte grensene for 11 tjenesteenheter Rapporten Innstilling - forslag til grensereguleringer i Agder politidistrikt 2011 ved prosjektleder Per Juell Larsen. Høringsuttalelser fra berørte kommuner, fylkeskommuner, fylkesmenn og statsadvokater. Referat drøftingsmøte og følgebrev fra PF Agder Saksbehandler Arne Sundvoll, 38136216
FORSLAG NYE GRENSER 11 TJENESTEENHETER AGDER POLITIDISTRIKT 9
10