Referat fra MNSU-møtet 19. mai 2016 MNSU-kontoret i Vilhelm Bjerknes hus klokken 16.15 18.00. 1 Formelt Til stede: Ina, Emilie (gikk 17.30), Mathias, Kristin, Margrethe, Christina, Morten, Stian, Marcus, Sverre, Hanne, Mali, Anja (meldt forfall; kom sent) og Hans Petter (meldt forfall; kom sent). Meldt forfall: Paul Magnus. Ikke meldt: Aksel. 1.1 Valg av ordstyrer og referent Ina som ordstyrer, Emilie og Mathias som referenter (Mathias refererer fra klokken 17.30). 1.2 Godkjenning av innkalling Godkjent. 1.3 Godkjenning av referat Godkjent. 1.4 Godkjenning av dagsorden og tidsplan Godkjent. 1.5 Saker til eventuelt Ingen saker til eventuelt. 2 Orienteringer Medlemmene orienterer om hva de har gjort siden sist. Her er det bare lov med spørsmål til den som orienterer. Ingen diskusjon. 2.1 Innkommet post og e-post MNSU har fått brev fra DNB angående vårt forsøk på å endre registrert navn i banken. Endringen gikk ikke gjennom, da alle i styret (de registrerte i Brønnøysundregisteret) må underskrive for å få det gjennomført. Videre har det kommet e-post angående bokskap, AUgrilling, som Marcus stilte opp på, og beskjed om at SFU-søknaden ble sendt inn (Emilie har lest gjennom denne). 2.2 Fra leder Siden forrige møte i MNSU har leder holdt på med følgende: Organisert og gjennomført allmøtet Vært på møte om SAB4-rapporten (omhandler ledelsesstruktur ved UiO; for en mer utfyllende beskrivelse, se side 2 i referatet fra MNSU-møtet 21. april 2016) Side 1 av 7
Vært på FULF-møte (fagutvalgsledermøte), der følgende saker ble tatt opp: o Bachelorseremonier på de ulike instituttene o Grad av informering om master på de ulike instituttene o Fagutvalgsrepresentantens rolle i MNSU o SAB-rapporten o InterAct og studentdeltakelsen i denne prosessen o Støtte til fadderuken (se sak 3.2) Møte om fadderordningen ved MN-fakultetet med Ingrid Sand (flyttet til førstkommende mandag) Fakultetsstyremøte (ekstraordinært; behandlet kun SAB4-rapporten) 2.3 Fra MNSU-medlemmene Alle informerer kort om hva de har gjort siden sist. Hanne: MFU har arrangert matematikkfrokost og et populærvitenskapelig foredrag. Mali: har sittet på stand før allmøtet, deltatt på allmøtet og vært på konstituerende møte for Studentparlamentet. BFU arbeider for tiden ikke med noen spesielle saker, men har gruppeoppdateringer om hva de ulike grupperingene innad i fagutvalget holder på med. Kristin: har vært på allmøte, stått på stand før allmøtet, vært med på AU-grilling (dog ikke som MNSU-representant), i tillegg til at hun har rekruttert nye medlemmer til MNSU. Stian: har blitt nytt MNSU-medlem (valgt inn på allmøtet). Sverre: har vært på allmøte. I tillegg har han vært på møte om det nye reglementet for studentforeninger UiO ønsker å innføre. De viktigste endringene av det opprinnelige forslaget UiO kom med var at de gikk fra at 80 % av medlemmene i en studentforening måtte være studenter, til at 75 % av medlemmene i en studentforening måtte være studenter (ikke nødvendigvis UiO), alumni eller ansatte ved UiO. I tillegg gikk de bort fra å kreve studentnummeret til alle medlemmene, de vil bare kreve at navn og fødselsdato registreres. Morten: har promotert allmøtet, stått på stand og hatt ansvaret for grillingen under allmøtet. I tillegg har han sendt ut en tekst om emnekomiteer til fagutvalgene, vært på møte med Knut Mørken om minstekrav til undervisere, delt ut utdanningspris til beste foreleser ved UiO (IFI-stipendiat Joshi), laget nytt utleggsskjema (se sak 2.4) og vært på tre STUT-møter. Morten oppsummerer en del av sakene fra STUT-møtene; på forrige møte ble særlig overgangsordninger for studenter som tar en av dagens bachelorprogrammer, men som ikke fullfører til normert tid og dermed vil begynne på et revidert masterprogram, diskutert. Øvrige STUT-saker er notert i tidligere referater. Marcus: har vært på konstituerende møte for SP, AU-grilling (utspørring av det påtroppende arbeidsutvalget i SP), stått på allmøtestand og vært på allmøte (der han ble valgt til SP-representant). KFU har hatt lange diskusjoner om den nevnte SABrapporten. Margrethe: har stått på stand før allmøtet og vært på allmøtet. Farmasøytisk fagutvalg har arrangert et faglig møte om inhalasjonsveiledning. Christina: har arrangert og stått på stand, vært på allmøte og talt stemmer. Det er svært lite som skjer i GFU for tiden, men hun har blitt invitert til å delta på et intervju om studentgjennomstrømning. Mathias: har stått på stand før allmøtet og vært på ett FFU-møte. FFU planlegger regneverksted for to emner ved FI, de arrangerte et faglig foredrag på 17. mai, og har diskutert og kommet fram til at fysikkstudenter på andre år av bachelorgraden bør få mer informasjon om mastermuligheter. Side 2 av 7
Emilie: har handlet inn mat til og deltatt på allmøtet (skrev referat), vært referent på FULF-møtet og vært på STUT-møte. Det har vært ett møte i FuMBV siden sist, der planlegges eksamensorakler i alle MBV-emner på bachelornivå og det ble informert om at FuMBV nå skal få ha representanter i emnekomiteene ved instituttet. 2.4 Økonomiorientering Morten har laget et nytt skjema for refusjon av utlegg. Skjemaet ligger i permen i økonomiskapet. Fyll ut skjemaet og legg det lengst fram i permen, her ligger også et eksempel på utfylling (eksempelet vil også deles i Google Drive) Siden forrige gang har MNSU hatt en del inntekter; 5 000 kr i driftsstøtte fra SP, 7 179 kr for bokskap, 1 500 kr i støtte til dekangrilling fra fakultetet og 2 500 kr for å stå på valgnøytral stand i forbindelse med SP-valget i april. Utgiftene til MNSU har vært i forbindelse med allmøtet, stand og promotering i forbindelse med dette, samt mat til FULF-møte. Hittil i år har MNSU fått inn 18 679 kr og brukt 15 132.18 kr. Det er mange nye poster i regnskapet som ikke står i budsjettet, dette vil endres slik at de samsvarer. Mat og drikke til frivillige er per i dag mat og drikke kjøpt inn til FULF-møter. Kaffekoppen med penger er pantepenger og inngår ikke i budsjett/resultat. Kristin lurer på om noen har satt av penger til og/eller sjekket opp om MNSU kan få laget flere nøkler til kontoret. Morten har forsøkt å få kopiert nøklene, men siden det er systemnøkler må man ha spesiell tillatelse for å kopiere dem; Ina har sendt mail til Marianne Jacobsen. 3 Diskusjonssaker 3.1 Evaluering av allmøtet Allmøtet ble gjennomført 11. mai kl. 17.15 i auditorium 4 (byttet fra auditorium 1). Ina lurer på om noen har innspill på hva som var bra og hva som kunne ha vært gjort bedre. Enighet om at det var lurt å bytte fra auditorium 1 til auditorium 4, som er mindre, da det passet bedre til antallet oppmøtte. Kristin applauderes for å ha gjort en strålende jobb med å rekruttere nye medlemmer. Allmøteblestingen fungerte relativt godt alle har vært flinke til å henge opp plakater og e- posten sendt ut til alle tilknyttet MN-fakultetet nådde de interesserte. Kristin foreslår at plakaten neste gang har noe med det populærvitenskapelige foredraget å gjøre, slik at den skiller seg mer ut. Morten er usikker på om Facebook-promoteringen av allmøtet bidro noe til oppmøtet, men opplyser om at det uansett bare kostet 170 kr. Det bør diskuteres hvor tidlig den eventuelle Facebook-promoteringen av kommende allmøter skal skje; Christina mener det var for sent å promotere bare to dager før. Sverre nevner at RealKarriere promoterte karrieredagen på Facebook tidlig. Bred enighet om at blesting på forelesninger er veldig effektivt og bør gjennomføres i enda større grad i forkant av neste allmøte. Mali ønsker at det i innkallinger til allmøtene gis beskrivelse av hva som skal velges på allmøtet, særlig dersom det skal velges SP-representant, for å få flere til å melde seg. Ina har oppdaget en svakhet i våre vedtekter der en SP-representant ikke nødvendigvis må være en MNSU-representant, hun ønsker å få gjennom en vedtektsendring til neste allmøte. Side 3 av 7
Videre kommer det inn forslag om at den muntlige semesterberetningen ikke tilsvarer den skriftlige (som deles ut på allmøtet), for eksempel kan bilder med høydepunkter heller vises når det fortelles om hva MNSU har arbeidet med siden forrige allmøte. Gjennomføringen av valget av de nye medlemmene fungerte godt det var svært bra med preferansevalg, og Mathias og Christina gjorde en veldig god jobb. Marcus nevner videre at de han har snakket med syntes det var et kjempebra populærvitenskapelig foredrag på allmøtet. Grillingen gikk også veldig bra det var god stemning på gressplenen bak VB etter allmøtet, med småprat og kubb-spilling. Dette bør være fast på vårallmøtet! At maten serveres etter allmøtet er også lurt. Kristin lurer på hvorfor de to nye medlemmene på møtet, Stian og Hans Petter, ønsket å bli med. Stian ble rekruttert av Kristin, mens Hans Petter stilte fordi fagutvalget ønsket at han skulle stille. Hans Petter legger imidlertid til at han så lite informasjon om allmøtet på forhånd; hverken plakater eller arrangement på Facebook. 3.2 Møte med fakultetet og Hva skal MNSU jobbe med i 2016? -dokumentet Neste møte med fakultetet blir onsdag 25. mai kl. 10.00, det blir formøte kl. 09.30 i Roterommet på Entropia (læringssenteret i fysikkbygningen). Alle MNSU-medlemmer er invitert til å være med på møtene med fakultetet. Fra fakultetet kommer studiedekanen, noen fra administrasjonen og relevante personer til sakene. På disse møtene har MNSU mulighet til å ta opp saker som er viktige for studentene ved MN-fakultetet. Ina opplyser om at MNSU har et lavterskeldokument i Google Drive der alle medlemmer kan skrive inn saker. På forrige møte ble det tatt opp at det er en rekke saker i dokumentet vårt, men mange er ikke ferdige (se den nye inndelingen i dokumentet). En sak fra nevnte FULF-møte skal tas opp på møtet med fakultetet; det er et ønske fra fagutvalgslederne at MNSU skal jobbe for at hvert institutt skal gi en minstesum i støtte til fadderuken ved instituttet. Per i dag er det stor forskjell i støtten fra instituttene til de respektive fadderukene, samt mangel på forutsigbarhet. Ina lurer på om denne saken bør forberedes mer og om det eventuelt vil være nødvendig med dokumentasjon på finansieringen slik den er nå. Hans Petter kommenterer at fordelingskravet bør være basert på antallet studenter ved hvert institutt Stian følger opp med å foreslå stykkprisfinansiering (en gitt påkrevd pengesum per student tatt opp til programmet), men med en fastsatt grunnstøtte. Stian lurer på om en kan finne ut hva instituttene bruker penger på, da MN-fakultetet får mest penger av alle på UiO, for å kunne dokumentere pengebruk i forbindelse med møtet. Kristin foreslår å ta opp at alle studenter bør ha mulighet til å delta i en forskningsgruppe under bachelorgraden sin. Morten opplyser om at dette allerede jobbes med som en del av bachelorrevideringen InterAct, men saken vil likevel tas opp på møtet med fakultetet. 3.3 Neste møte og MNSU-middag / Instituttvandring Da møtene rullerer mellom tirsdag og torsdag blir neste MNSU-møte 31. mai kl. 16.15. Vi skal i tillegg ha en MNSU-middag eller instituttvandring tirsdag 24. mai kl. 17.00. I Doodle-en Anja lagde har de følgende sagt at de kan være med: Ina Emilie (molekylærbiologi) Morten Side 4 av 7
Mali (biologi) Kristin Mathias (fysikk) Sverre Christina (geofag) Margrethe (farmasi) Marcus (kjemi) Stian Hans Petter Aksel (IFI) har krysset av for Ifneedbe, Anja og Hanne (matematikk) kan ikke og Paul (astrofysikk) har ikke svart. Alle instituttene bortsett fra MI, AI og (kanskje) IFI er derfor representert. Ina foreslår å gjennomføre en instituttvandring ; tanken er å få omvisning av fagutvalgsrepresentantene på hvert institutt, eventuelt etterfulgt av mat dersom det er tid. Alternativet er å gjennomføre en MNSU-middag med agenda ; vi spiser middag og snakker om for eksempel forkortelser, InterAct og utvalg vi har representanter i. Det blir enighet om å møtes for en instituttvandring førstkommende tirsdag, 24. mai. 3.4 MNSUs oppgaver, struktur og honorarfordelingen MNSUs oppgaver kan oppsummeres slik: Representere alle studentene ved MN-fakultetet i styrer og utvalg o Ta med saker fra MNSU o Bringe saker tilbake til MNSU Ha kontakt med alle instituttene gjennom fagutvalgene o Fagutvalgsrepresentantene tar med saker begge veier (toveiskommunikasjon) o E-poster / høringer o Fagutvalgsarrangementer Arbeide med saker opp mot fakultetet o Ta med saker fra instituttene o Fange opp egne saker o Saker fra SP Informere MN-studentene om saker og oss selv o Facebook o E-post o Nettsider o Allmøter o Jungeltelegrafen Administrative oppgaver o Økonomi o Bokskap o IT og web Disse oppgavene gjenspeiles i vervene beskrevet på nett: http://www.mn.uio.no/om/organisasjon/utvalg/mnsu/medlemmer/- I kraft av sitt mandat møter MNSU flere utfordringer, deriblant (formulert av Ina): 1. MNSU er stadig preget av utskiftninger av verv, da de fleste fagutvalgene har allmøter på starten av semesteret, mens MNSU har allmøtet på slutten av semesteret. Dette semesteret har vært preget av nettopp utskiftning og en del administrative oppgaver. Det bør derfor diskuteres om det er hensiktsmessig å la alle Side 5 av 7
verv velges på nytt hver gang MNSU får mye medlemmer; potensielt to ganger i semesteret. Alternativt kan verv kun velges hver gang det blir ledig. Et verv vil da bli ledig dersom den som innehar vervet går ut av MNSU eller ønsker å bytte til et annet verv. Ved denne ordningen bør det forventes at medlemmene valgt på allmøtet har verv (det er per nå mulig å kun være fagutvalgsrepresentant) og at en innehar et verv i minst i ett semester. Se sak 4.2 for forslag til vedtak av en slik endring. Ina ønsker innspill i forhold til dette forslaget. Marcus kommenterer at det bør være mulig å bytte verv innad i MNSU til enhver tid, dersom to parter ønsker det. 2. Per i dag mangler vi rutiner for å behandle saker som diskuteres på MNSU-møtene videre. Dette semesteret har oppgavene blitt gitt til de som melder seg på møtene. Det arbeides i større og mindre grad med MNSU-relaterte saker mellom møtene, mye faller på leder og nestleder. Det er mulig å forsøke å danne et arbeidende organ som møtes mellom MNSUs ordinære møter og som arbeider videre med sakene, slik at de blir klare til neste MNSU-møte. Eksempler på saker som kunne vært arbeidet med: Forberedelse av saker til fakultetet (utarbeide og finne) Handlingsplan E-post / høringssvar Vedtektsendringer Administrative oppgaver Andre saker som måtte dukke opp Et slikt arbeidende organ kunne bestått av medlemmene valgt på allmøtet, eller formulert på en annen måte, det kunne være forventet at medlemmene valgt på allmøtet møtte opp, men at møtene selvfølgelig var åpne for de resterende medlemmene som måtte ønske å komme. Ina lurer på om dette er noe MNSU kan prøve ut allerede dette semesteret. Hans Petter lurer på hvilken kommunikasjonsarena som vil fungere best; Facebook, e-post eller alternative arenaer som Slack? Anja følger opp med at e-post antakelig er best da er det lettere å spore folk. Både Ina og Morten kommenterer at det er problematisk å få til kontakt grunnet spredningen av medlemmene utover instituttene ved fakultetet de har mange tilhørigheter. Videre kommenterer Anja at det er vanskelig å få folk til å ta frivillig ansvar for noe (hvilket er en problemstilling som vil behandles videre også under neste punkt). MNSU konkluderer med at det vil avtales en felles samling av kjernemedlemmene (de som er valgt på allmøtet, samt de som sitter i styret). Marcus kommer med et ønske om at det kommer en kort oppsummering av disse arbeidsmøtene på MNSUmøtene. 3. De siste årene har MNSU fått omtrent 17 000 kr i året i honorarer til medlemmene som MNSU selv kan bestemme hvordan skal fordeles. Det har tidligere blitt fordelt på den måten at pengene deles likt mellom alle medlemmene som har møtt på mer enn ⅔ av møtene. Side 6 av 7
Ina lurer på om dette er den beste måten å honorere de aktive medlemmene (de som møter på møter, arbeider med saker eller har andre oppgaver i forbindelse med verv). Hun nevner at det er et gjentagende problem at MNSU i perioder består av passive medlemmer og lurer på hvordan honorarordningen kan struktureres slik at MNSU får flest mulige aktive medlemmer. Diskusjon av honorarordningen utsettes til neste møte, grunnet liten tid. 4 Vedtakssaker 4.1 Supplering av et medlem for ett semester Denne saken ble tatt i begynnelsen av møtet (etter samtykke fra alle medlemmer). Forrige allmøte (høsten 2015) var det én person for lite som stilte til valg. MNSU har derfor bestått av 14 medlemmer (ikke det maksimale antallet 15) frem til allmøtet våren 2016. I vedtektene står det under 17: Studentutvalget har muligheten til å supplere inntil fem medlemmer i semesteret etter behov (se 7). Disse sitter til neste allmøte. Forslag til vedtak: MNSU supplerer seg selv med Morten Østigård som nytt medlem for ett semester (Morten Østigård var medlem av MNSU fra allmøtet våren 2015 fram til allmøtet våren 2016 og vil gjerne sitte ett semester til dersom MNSU ønsker det). Ingen kommentarer. Enstemmig vedtatt at Morten Østigård fortsetter i MNSU i ett semester. 4.2 Valg av verv Forslag til vedtak: Interne verv i MNSU velges kun på nytt når den som innehar et verv trer ut av vervet. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 5 Eventuelt Ingen saker til eventuelt. 6 Møtekritikk Morten kommenterer at medlemmene må bli flinkere til å bruke tegn, mens Ina synes det, til tross for ikke-optimal tegnbruk, var mye god diskusjon på møtet. Side 7 av 7