Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: 14.4.211 Frå: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Sakshandsamar: Del 1: HR-sjef Berit Berntsen/ Del 2: Økonomisjef Ingvild Våg Saka gjeld: Rapportering frå verksemda: Del 1 - Status avvik helse miljø og tryggleik og sjukefråvær Del 2 - Økonomi per februar 211 Styresak 21/11 A Styremøte 28.4.211 Forslag til vedtak 1. Styret tek orienteringa i Del 1 til etterretning og ber administrasjonen fortsette å følgje opp sjukefråvær og HMT avvik. 2. Styret tek økonomirapport i Del 2 per februar 211 til etterretning.
DEL 1: Status avvik helse, miljø og tryggleik (HMT) og sjukefråvær i SAV Oppsummering: Per 1.3.211 er det registrert 4 HMT avvik i føretaket. SAV hadde eit sjukefråvær på 7,26 % i februar 211. I februar 2 var 7,7 %. Sidan desember 2 har fråvere gått ned 2,7 % og det synes med det som sjukefråværet er på veg ned, sjølv om 2 månadar er for kort til å sjå ein endelig trend. Helse Vest og Sjukehusapoteka Vest HF har mål om totalt sjukefråvær på 5,5 %. (mål for legemeldt sjukefråvær er 4,5 %). Frå 211 rapporterer SAV på ny definisjon sjukefråvær, jf. krav frå eigar. Historikk/bakgrunn: Etter bestilling frå eigar, styret og leiinga i SAV har fokus på sjukefråvær og HMT vært sentralt i 2, noko som held fram i 211. Sjukefråvær og HMT avvik er innført som fast sak i alle formelle fora (Styret, AVL, lokale leiarmøtar, HAMU/ AMU og i samhandling med fagorganisasjonar/ HTV). Fokus er på statistikk/ data, erfaringsutveksling, og ulike problemstillingar, med spreiing av suksesshistorier og læring som mål. Vi har begynt planlegging for innføring av ny IA avtale frå 1.7.11, og deltek i initiativ i regi av HOD og Helse Vest HF. Vi vil òg ha tett fokus på oppfølging av HMT avvik i 211. I: HMT AVVIK Fakta (tal/rapport) Kommentar: Pr. 1.3.211 er det registrert 4 HMT avvik i SAV. 2 av 4 saker er avslutta, 2 er under behandling. Til samanlikning var det registrert 3 HMT avvik i same periode i 2. Førebels er det lettare skadar som er registrert. 2 var første året alle apoteka og FAD tok i bruk Synergi til rapportering og oppfølging av HMT avvik med det resultat at det blei registrert fleire avvik enn tidlegare. Med heimel i HMS handlingsplan, vedteken i HAMU 5. april, vil vi i 211 fokusere vidare på avvik; korrekt registrering, god oppfølging og rapportering. Det er viktig å få avdekka kva som svikta og kvifor, samt forbetringsansvar og førebygging av nye avvik. Utvikling av relevante rapportar og opplæring inngår difor i satsinga. II: SJUKEFRÅVÆR Fakta (tal/rapporter) Ny nasjonal indikator for helseføretak på berekning av sjukefråvær Ein dags sjukefråvær er ein dag man normalt skulle vært på jobb, men ikkje er det på grunn av egen sjukdom. Definisjonen for indikatoren sjukefråvær i Helse Vest er endra slik at den no samsvarar med den nasjonale definisjonen utarbeida i regi av HOD for spesialisthelsetenesta. Med heimel i styringsdokumentet er vi pålagd å rapportere på ny indikator frå januar 211.
Sjukefråværsdagsverk delast no på avtalte dagsverk, dvs. alle dagsverk fråtrekt ferie, lønna/ ulønna permisjon, overtid, heimevakt mv. Tidlegare var det berre feriedagsverk som blei trekt frå brutto dagsverk. Dette gjer at fråværs prosenten med ny definisjon blir noko høgare enn gamal definisjon. For 2 utgjer dette som følgjer: Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt NY 7,45 7,7 7,41 7,48 7,85 7,24 7,6 6,82 9,72,52 8,65 9,97 GAM;MEL 6,86 6,71 7,52 7,15 7,13 6,34 6,68 6,52 9,85,4 8,2 8,46 I rapporteringsverktøyet har ny definisjon tilbakeverkande kraft og historiske og aktuelle tal blir derfor samanliknbare. Sidan ny standard berre gjeld for spesialisthelsetenesta vil vi ikkje lenger kunne samanlikna direkte med nasjonale tal frå SSB/NAV. Vi kan likevel framleis sjå trendar; om vårt sjukefråvær endrar seg i tråd med nasjonale trendar eller ikkje. Nov Des Sjukefråvær for SAV og Helse Vest per månad frå januar 2 tom. februar 211 Figur 1 12 8 6 4 SAV Helse Vest RHF Mål Helse vest 2 Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11 Feb 11 Figur 1 visar at SAV har ein nedgang i sjukefråværet frå 9,97 % i desember 2 til 7,26 % i februar 211. Til samanlikning var sjukefråværet i februar førre år på 7,7 %. Totalt sjukefråvær for alle føretaka i Helse Vest er 7,86 % i februar 211. Utviklinga i SAV i januar og februar 211 har vore positiv. Det kan sjå ut som sjukefråværstala er på veg ned, men enno er det for tidleg å trekke konklusjon for i forhold til om dette er ein meir permanent årstrend.
Gjennomsnittlig sjukefråvær (hittil) i SAV frå februar 2 tom februar 211 Figur 2 9 8 7 6 5 4 3 2 1 hiå SAV Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11 Feb 11 hiå SAV Figur 2 visar at sjølv om svingingane i sjukefråværet er store frå månad til månad, vert utslag på det gjennomsnittlege (hittil) sjukefråværet i SAV ikkje like store. Sjukefråvær februar 211 fordelt på fråværslengde Figur 3 Sjukefråværet i februar er fordelt på 4,96 % korttid og 2,3 % langtid. Fokus på korttidsfråværet og god dialog frå første dag er viktig for så tidleg som mogleg å avklare funksjonsevne og om sjukefråværet er relatert til den enkeltes arbeidssituasjon. Dette kan være avgjerande for sjukefråværets lengde. Det er vanskeleg å få inn vikarar ved kort sjukefråvær og stort fråvær, noko som i kombinasjon med vakante stillingar og aktivitetsauke betyr større arbeidsbelastning for dei som er på jobb. Det er derfor viktig å sjå på moglegheitene med tanke på rask tilbakeføring til arbeid helt eller delvis. Figur 3 visar òg at SAV har ein del langtidsfråvær, spesielt mellom 17 56 dagar. I tillegg har føretaket nokre tilsette med alvorleg sjukdom som er krevjande og utfordrande å følgje opp. Her må arbeidsgjevar sjå på kva tiltak som er mogleg på arbeidsplassen og søkje bistand frå behandlar og Nav. Sjukefråvær i Sav fordelt på yrkesgrupper. Nytt frå 211 er data som viser sjukefråvær fordelt på stillingsgrupper. Vi vil i rapportering fokusera på gruppene farmasøyt og apotekteknikar.
Følgjande inngår i kategoriane: Apotekteknikar: leiande apotekteknikar og apotekteknikar Farmasøyt: reseptar, sjukehusfarmasøyt, seksjonsleiar, avdelingsleiar. ass. sjukehusapotekar og sjukehusapotekar Figur 4 (sjukefråvær fordelt på stillingsgruppe) 16 14 12 8 6 4 Apotektekniker Farmasøyt 2 Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11 Feb 11 Mar 11 Figur 4 visar utvikling i sjukefråværet fordelt på apotekteknikar og farmasøyt som er dei største yrkesgruppa i SAV i perioden februar 2 til februar 211. Vi ser at sjukefråværet blant apotekteknikarane er nesten dobbelt så stort som blant farmasøytane. Nasjonal trend og forsking synleggjer samanheng mellom utdanningsnivå og sjukefråvær. Dette viser at apotekarane er ein sårbar gruppe, noko som igjen er ein driftsmessig risikofaktor. Dokumentasjonen gjer grunnlag for å målrette kartlegging og tiltak mot denne gruppa. Utviklinga i sjukefråværet fordelt på apotek/fad pr. månad: (figur 5 sjukefråvær i %) 3 25 2 15 5 Bergen Førde Stavanger Haugesund FAD Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11Feb 11 Figur 5 visar at det framleis er store prosentvise forskjellar i sjukefråværet blant apoteka/fad. Det kan delvist forklarast med at fleire apotek/fad er små med få tilsette, og
fleire sjukefråvær ein månad vil gje store utslag på prosenten på små sjukehusapotek. Kopla med aktivitetsauke og vakante stillingar gjer dette ein betydelig utfordring for drifta. Totalt sjukefråvær i dei 4 sjukehusapotekføretaka i Noreg: Sjukefraværet per februar 211 SAV (oss): 7,26 % Sør-øst: 9,34 % Midt: 11,2 % Nord: 9,3 % (januar tal) Figur 6 12,, 8, 6, 4, 2, SAV Midt Nord Sør Øst, Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan 11Feb 11 Figur 6 visar at Sjukehusapoteka Vest har lågast sjukefråvær av alle sjukehusapotekføretaka i både januar og februar månad 211. Utvikling andre apotekføretak visar kor lett tala svingar og kor store prosentvise utslag høgt sjukefråvær ein månad kan gjere i organisasjonar med få tilsette. Utvikling nasjonalt (kvartalsvis) Ny standard definisjon sjukefråvær gjeld berre for spesialisthelsetenesta og vi kan difor ikkje lenger samanlikna våre tal direkte med nasjonale tal frå SSB/NAV. Vi kan likevel framleis sjå trendar; om vårt sjukefråvær endrar seg i tråd med nasjonale trendar eller ikkje. Mens trenden var nedgang i sjukefråværet i 2, både nasjonalt og i Helse Vest gjekk fråværet opp i SAV. Vi håper no at dette er i ferd med å endre seg i SAV, basert på januar og februar tala. 4. kvartal 29 4. kvartal 2 Nasjonal 7,6 % 7, % Nasjonal Helse % 9,6 % Oppfølging/ tiltak: Sjukehusapoteka Vest HF har no stort fokus på både fråvær og nærvær, og mykje av arbeidet med oppfølging av sjukefråvær og styrking av nærværet ligg i nærværprosjektet Arbeidsplassen min 2. Handlingsplan for prosjektet er no godkjent av styringsgruppa, og lagt fram både for AVL og hovudarbeidsmiljøutvalet. Tiltaka i handlingsplanen er fordelt slik at det skjer noko i prosjektet gjennom heile året.
Følgjande tiltak er allereie gjennomført: Oppdatering/kvalitetssikring av rutine for sjukefråvær i Compendia (personalhandboka) 1 dags opplæring i oppfølging av sjukefråvær for leiare, verneombod og tillitsvalte Informasjon til alle tilsette om både lovregulerte reglar og interne rutinar kring sjukefråvær Felles fysisk aktivitet er starta opp på alle apotek/ FAD. Aktiviteten gjennomførast i tidsrommet 15. mars til 15. juni. Andre hovudtiltak som planleggast våren/hausten 211: Opplæring/ tips til dei tilsette om kosthald og trening ved eigen ernæringsfysiolog tilsett på sjukehusapoteket i Stavanger gjennomførast i mai. Tilpassa oppfølging av gravide medarbeidarar Nytt elektronisk hjelpeverktøy for oppfølging av sjukefråvær implementerast i GAT før sommaren Utgreie muligheit for utveksling av tilretteleggings arbeidsplassar mellom heleføretaka og evt. eksterne organisasjonar, t.d. veldedige organisasjonar Oppretting av arbeidsbankar/ tilretteleggingsbankar på tvers av avdelingane/apoteka samling av arbeidsoppgåver som kan utføres av tilsette med midlertidig redusert funksjonsevne (før sommaren) Vikarordning/ -system (interne/ eksterne mulegheiter utgreiast med tanke på å starte opp til hausten 211) Kampanje min kollega fokus på trivsel og motivasjon, bruk av ekstern ressurs (hausten 211) SAV har siste året arbeidet med å få på plass bedriftshelseteneste, og reknar med å underteikne ein avtale før sommarferien. Tillitsvalte og verneombod deltar aktivt i arbeidet med oppfølging og førebygging av sjukefråvær og får fortløpande tilbod om kurs frå Nav. Dette er i tråd med ny IA avtale som føretaket reknar med å undertekne i løpet av våren. Lokalt følgjer sjukehusapoteka opp sjukefråvær og HMT avvik som fast sak på leiarmøta og i AMU slik at dei jamleg får drøfta utfordringane dei har kring oppfølgingsarbeidet og på bakgrunn av dette kan innføre tilpassa tiltak. Utvikling årsverk. SAV er gjennom eigars styringsdokument pålagt å rapportera på nasjonale HR indikatorar. Vi har no fokus på datakvalitet, og har starta opp ein total gjennomgang av flyt i data frå innregistrering i lønnssystem og arbeidsplansystem til utdata frå rekneskapssystem og oversiktar over årsverk i HR kube. Dette for å sikre kvalitativt gode styringsdata. Vi venter difor av rapportering på årsverk til denne gjennomgangen er gjort.
DEL 2: Økonomirapport februar 211 Oppsummering Ordinært driftsresultat for februar månad er 1,6 mill. Dette er nesten 1,5 mill. over budsjett. Det samla varesalet er 2,5 mill. betre enn budsjett, kor forretningsområde sjukehusekspedisjonen står for 2,3 mill. av betringa, mens forretningsområde publikumsutsal står for,2 mill. Grunna oppretting av feil i varekost i Bergen frå januar, er varekostnadene i denne perioden lågare enn budsjett. Personalkostnadene er omtrent på budsjett. Andre driftskostnader er,2 mill. høgre enn budsjett og dette skuldast husleige i Bergen som er underbudsjettert, og vedlikehald som er kome til utgift denne perioden, mens budsjettet er fordelt likt over alle månadene i året. Renteinntektene ligg godt over budsjett. Dette grunna investeringar som fyrst vil trekkje på likviditeten seinare på året. Fakta Rapporten viser resultat pr. sjukehusapotek både i perioden og akkumulert, og akkumulert resultat med aktiviteter pr. forretningsområde. Økonomirapporten inneheld no også balanse og likviditetsutviklinga. Nedanfor følgjer resultat pr. februar samanlikna med budsjett. 1. Samla resultat for februar 211
Resultatutvikling grafisk 2 18 16 14 12 8 Faktisk 211 akkum Budsjett 211 akkum Faktisk 2 akkum 6 4 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 Merknader til resultatet: Varesal over budsjett og dette gjeld i størst grad sal til konsernet. Rådgjevingstenestene er under, og størstedelen skuldast at 2 årsverk i Bergen kjem inn frå mars, men er periodisert i budsjettet likt over året. Litt svakare utvikling i produksjonstenestene enn budsjett. Varekostnadene er denne perioden lågare enn budsjett noko som skuldast oppretting av feil i varekost i Bergen frå januar. Dette saman med auka varesal, medfører at dekningsbidraget er 1,6 mill. betre enn budsjett. Personalkostnadene er omtrent på budsjett. Det er lågare ressursforbruk og kurs som ikkje er kome i gang endå. I tillegg er det inntektsført tilskot frå NAV i perioden. Andre driftskostnader er,2 mill. høgre enn budsjett og dette skuldast husleige i Bergen som er underbudsjettert, og vedlikehald som er kome til utgift denne perioden, mens budsjettet er fordelt likt over alle månadene i året. Finansinntektene er godt over budsjett. Dette skuldast at investeringar som vil belasta likviditeten fyrst vil verta gjort komande månader. Resultatet for februar er 1,6 mill. som 1,4 mill. betre enn budsjett. Akkumulert er resultatet 2,4 mill. som er 1,9 mill. betre enn budsjett
2. Resultat pr. apotek 2.1 Sjukehusapoteket i Bergen Merknader Bergen: Varesal har god utvikling, både for publikum, konsern og andre sjukehus/ institusjonar. For rådgjevingstenestene vil 2 nye stillingar frå mars få verknad. Den låge varekostprosenten skuldast både korreksjon frå januar, og etterkreditering av manglande LIS-priser frå NMD frå 2. Dette saman med auka varesal, medfører dekningsbidrag som er ca. 1 mill. høgre enn budsjett i perioden. Personalkostnadene er omtrent på budsjett. Andre driftskostnader er høgre enn budsjett. Dette skuldast underbudsjettert av husleige og vedlikehald som er kome til utgift denne perioden, mens budsjettet er fordelt likt over alle månadene i året. Resultatet for februar er,7 mill. som er,6 over budsjett. Akkumulert er resultatet omtrent på budsjett.
2.2 Sjukehusapoteket i Førde Merknader: Varesal har god utvikling, både for publikum og helseføretak. Det låge tenestesalet skuldast feil periodisering i januar som er korrigert i februar slik at akkumulert er avviket mindre. Varekostprosenten er litt under budsjett og dekningsbidraget er omtrent på budsjett. Fortsatt lågt forbruk av personalkostnader Overforbruk på andre driftskostnader i perioden skuldast husleige i januar som først kom inn i rekneskapen i februar. Resultatet er litt betre enn budsjett i perioden. Akkumulert er resultatet,2 mill. over budsjett. 2.3 Sjukehusapoteket i Stavanger Merknader: Varesal har god utvikling, både for publikum, helseføretak og andre sjukehus/ institusjonar Litt svakare utvikling i produksjonstenester enn budsjett.
Fortsatt låg varekostprosent medfører saman med auka varesalg, dekningsbidrag som,4 over budsjett. Høgre forbruk av personalkostnader i perioden enn budsjett. Årsaka er uteståande refusjonar frå NAV for sjukefråver og barselpermisjon, og lønnskompensasjon for døgnvaktordning. Andre driftskostnader er omtrent på budsjett. Resultatet er,3 mill. over budsjett, mens akkumulert er resultatet,9 mill. over budsjett. 2.4 Sjukehusapoteket i Haugesund Merknader: Lågare sal til publikum, men høgre til helseføretak samanlikna med budsjett. Tenestesalet omtrent på budsjett. Lågare vareforbruk enn budsjett i perioden. Personalkostnader og andre driftskostnader er omtrent på budsjett Resultatet er,2 betre enn budsjett og det same akkumulert. 2.5 Foretaksadministrasjonen Merknader: Under personalkostnader er det teke med ikkje budsjetterte personalkostnader med ca.,1 mill. Utleigd person til Helse Vest er no overført til føretaksadministrasjonen.
Underforbruk på andre driftskostnader skuldast høgre forbruk av IKT-kostnader, men lågare forbruk av honorar. 3. Personalkostnader Ikkje budsjetterte pensjonskostnader er inkludert med ca. 3. 4. Resultat pr. forretningsområde akkumulert Forretningsområda i SAV er: Sjukehusekspedisjonen Publikumsutsalet Tilsetningsproduksjon Steril/ ikkje steril produksjon Farmasøytisk rådgjeving Eit forretningsområde inneheld økonomitall samla frå alle apotek for det enkelte forretningsområde. Tala er akkumulert pr. februar 211. 4.1 Sjukehusekspedisjonen
Totalt - ordrelinjer i SHE 5 45 45 4 4 35 35 3 25 2 15 3 25 2 15 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr md 2 pr. md 29 pr. md. 5 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 Pakninger i SHE - totalt 1 2 1 9 8 8 7 6 4 6 5 4 3 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr. md 2 pr. md 29 pr. md. 2 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 Merknader: Varesalet er 5 % over budsjett og % over fjoråret. Varekostprosenten er under budsjett, men på fjorårets nivå. Personalkostnadene er litt over budsjett og,7 mill. over fjoråret, mens andre driftskostnader er litt under budsjett og litt over fjoråret. Resultatet for området er 2,7 mill. som er 1,7 over budsjett, men,2 under fjoråret. Både ordrelinjer og pakningar ligg godt over fjoråret.
4.2 Publikumsutsala Totalt ordinasjoner i PUB 25 25 2 2 15 15 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr. md 2 pr. md 29 pr. md. 5 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12
Pakninger i PUB 7 7 6 6 5 5 4 3 4 3 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr. md 2 pr. md 29 pr. md. 2 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 Ekspedisjoner i PUB 3 3 25 25 2 2 15 15 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr. md 2 pr. md 29 pr. md 5 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 Merknader: Varesalet er litt under budsjett, men både aktiviteter og salet er godt over fjoråret. Varekosten er låg slik at dekningsbidraget er,3 over budsjett Personalkostnader under budsjett. Andre driftskostnader er over budsjett Akkumulert resultat er,3 mill. som er,4 over budsjett, og på nivå med fjoråret.
4.3 Tilsetningsproduksjon Antall enheter cytostatika 4 4 35 3 5 3 3 25 2 15 2 5 2 1 5 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr. md 2 pr. md 29 pr. md 1 5 5 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12
Produksjon av annen tilsetning 14 1 4 12 1 2 1 8 6 8 6 211 akkum 2 akkum 29 akkum 211 pr. md 2 pr. md 29 pr. md 4 4 2 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 Merknader: Produksjonstenesteinntektene er omtrent på budsjett og fjoråret. Internsalet er derimot under budsjett og dette ligg i stor grad i Bergen. Det vert arbeidd med å finna årsaka til dette. Personalkostnadene er under både budsjett og fjoråret. Talet på einingar er høgre enn fjoråret og dette skuldast endring i miksen mellom lange og korte cytostatikakurar. Akkumulert er resultatet,4 mill. som er,2 betre enn budsjett og fjoråret.
4.4. Steril/ ikkje steril regional og nasjonal produksjon i Bergen Merknader: Prisane gjeldande frå 211 er fyrst endra med verknad frå februar og dette medfører lågare inntekter Personalkostnader er litt over budsjett. Andre driftskostnader er over budsjett og dette skuldast resterande ombygging som er utgiftsført i februar. 4.4 Farmasøytisk rådgjeving Merknader: 2 stillingar i Bergen er på plass frå 1. mars, men er budsjettert likt over heile året. Forretningsområdet dekkjer sine eigne kostnader, men ikkje tilstrekkeleg av fordelte felleskostnader.
5. Balanse og kontantstraum Kapitalbindinga i varelager og fordringar er auka hittil i år med ca. 6,2 mill. Kortsiktig gjeld er auka med 49,9 mill. frå 92,3 mill. til 142,2 mill. Av den kortsiktige gjelda utgjer 1,7 mill. gjeld til NMD. Av dette hadde 55 mill. forfall 2. mars, og resterande har forfall 3. mars. Likviditeten er auka med 48 mill. frå 56,8 mill. til 4,8 mill. Bokført investering er forskuddsbetaling av isolatorer i Stavanger. Dette har et totalbudsjett for 2 på 1,2 mill.