Notat. Styresak 71/10-1 A Styremøte

Transkript

1 Notat Går til: Styremedlemmar Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: Frå: Sakshandsamar: AD Hege Fjell Urdahl HR sjef Berit Berntsen/ Personalrådgjevar Anne Reksten Rapportering frå verksemda - Status avvik Helse Miljø og Saka gjeld: Tryggleik (HMT) og sjukefråvær Styresak 71/10-1 A Styremøte Styret bad i møtet den 21/ om ei oversikt over faste og variable kostnadar for lønn. Vidare bad styret om ei vurdering av tiltak mot høgt sjukefråvær i SAV effekt av tidlegare tiltak, og venta effekt av nye tiltak. Med bakgrunn i desse førespurnader er HMT/Sjukefråværsrapporten i denne styresaka utvida med kapitla HMT avvik Pr er det totalt registrert 21 HMT avvik i SAV. 16 av 21 saker er avslutta, 5 er under behandling. Flest saker er registrert på Sjukehusapoteket i Bergen. Det er registrert fleire HMT avvik i år enn nokon gong tidligare, så det kan sjå ut som at innføring av det elektroniske systemet for registrering av avvik (Synergi) gjer at fleire avvik blir registrert. Dette er positivt. Føretaket ønskjer å legge tilrette for en førebyggjande meldekultur, dvs. at det registrerast fleire uønska hendingar/nesten ulykker enn HMT skader. Fleire registrerte HMT avvik er i så måte en utvikling i riktig retning. Det er viktig at sakshandsamar kontrollerer korrekt val av type hending og årsak ved registrering. Det vil igjen muliggjere rett fokus på rette tiltak med førebygging som mål. Foreløpig er det lettare skader som støyt/treff, søl/sprut- og kuttskader som er registrert, sjå rapport nedanfor. Trond Iversen, Regional systemansvarlig Synergi, var gjest i HAMU møte Han gjekk gjennom generelle prinsipp for internkontroll, leiaransvar og potensiale i Synergi, noko som var eit godt grunnlag for vidare arbeids med avvik. (Første kolonne viser veka hendinga ble registrert eks = veke ) 1

2 2. Sjukefråvær Akkumulert sjukefråvær pr. 30. september 2010 Pr ligg totalt akkumulert sjukefråvær (eigenmeldt og legemeldt) høgare enn same tid i fjor: 7,3 mot 6,3% i fjor. Sjukefråværet har jamt over lagt høgare i år enn i fjor, spesielt på vårparten. Frå mai og tom. august i år gikk sjukefråværet ørlite nedover månad for månad for så å auke igjen i september. Det nasjonale sjukefråværet ligg på 6,3 % hittil i år (2. kvartal) mot 7,1 pr. juli 2009 (sjå figur 1). Tal for 3. kvartal er ikkje klare i skrivande stund. Figur 1 Totalt sjukefråver hittil i år og ,00 8,00 7,00 6,00 5,00 4,00 3,00 2,00 1,00 0,00 jan feb mar apr mai jun jul aug sept okt nov des Akkumulert 2010 Akkumulert 2009 Nasjonal 2009 Nasjonal 2010 Sjukefråvær pr. månad Uviklinga i sjukefråværet pr. månad i forhold til Nasjonal, Helse Vest RHF og sektor Helse og sosiale tenester (2. kvartal) har vært slik, sjå figur 2 nedanfor. Sjukehusapoteka Vest HF: 9,8 % i år, 7,4, % i september fjor. Helse Vest RHF (førebelse tal ): 6 % i år mot 7,1 % i september i fjor Nasjonalt (tal pr. 2 kvartal i år) : 6,3% Helse og sosiale tenester (2. kvartal): 8,8% Figur 2 Totalt sjukefråver pr mnd Apotekene Vest, Helse Vest og nasjonale tal 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 Apo Vest 2010 Apo Vest 2009 Helse Vest 2010 Nasjonal 2010 Helse og sosiale tjenester ,00 0,00 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 2

3 SAV avvik frå utvikling både nasjonalt og i Helse vest med vår auke i sjukefråværet. Sjukefråvær i september pr. apotek/fad (figur 3) jan.10 feb.10 mar.10 apr.10 mai.10 jun.10 jul.10 aug.10 sep.10 Bergen 7,4 7,8 5,6 5,4 7,0 5,8 6,1 5,7 7,8 Førde 1,3 4,4 1,2 5,3 1,9 3,9 4,3 6,8 6,1 Stavanger 8,3 6,4 7,2 7,5 8,0 7,7 10,0 8,9 12,7 Haugesund 7,3 7,7 20,9 16,1 12,2 9,2 4,8 7,6 18,0 FAD 3,7 0,8 1,7 2,9 0,8 2,8 2,4 0,9 2,1 (Framstilt grafisk) Sjukefråvær fordelt på kort- og lang tid, eigenmeldt og legemeldt, pr månad Figur 4 Sjukefråver fordelt på kort- og lang tid, eigenmeldt og legemeldt korttid % langtid % eigenmeldt % legemeldt % 1 0 jan.09 mar.09 mai.09 jul.09 sep.09 nov.09 jan.10 mar.10 mai.10 jul.10 sep.10 nov.10 3

4 Figur 3 og 4 (over) viser at SAV har et generelt høgt sjukefråvær i september (9,85%). Tala viser også at det er store forskjellar mellom apoteka/fad. Fråveret i september er særs høgt på sjukehusapoteka i Haugesund og Stavanger. Figur 4 viser at bruk av eigenmelding varierer frå 0,5% til opp under 2%. Bruk av eigenmelding er høg dei første månedane i året, minkar om sommaren, og aukar på nytt om hausten. Det kan ha sin naturlige årsak i fleire lettare luftvegsinfeksjonar og influensaliknande sjukdommar i den kalde årstida. Om sjukefråveret i september: Korttids sjukefråvær (arbeidsgjevarperioden, 1-16 dagar) var på 6 % og noko høgare enn langtidsfråværet ( 3,9%). Av dette var 2,2 % eigenmeldt og 7,6% legemeldt sjukefråvær. Den store auken i sjukefråværet frå august til september skriv seg frå auka bruk av eigenmeldingar (frå ca. 1 % i august til 2,2 % i september) og sjukemeldingar frå 4-8 dagar. Apoteka melder at det har vore mange influensatilfelle i september. Det er også fleire gravide tilsette som har vore heilt eller delvis sjukemelde før dei går ut i foreldrepermisjon. Vi er få tilsette i føretaket og mange infeksjonar ein månad vil gi store utslag på sjukefråværsprosenten, særlig på dei små apoteka. Det er vanskelig å få inn vikarar for kortidsfråvær noko som påfører større belastning for dei som er på jobb. Her ligg potensiale for stor slitasje og enda større sjukefråvær. Fokus på den del av sjukefråværet som ligg innanfor arbeidsgjevarperioden er derfor viktig. Vi nemner tett og hyppig dialog mellom leder og den sjukemelde for å avklare muligheit for tilrettelegging og raskare tilbakeføring til arbeid. Det er viktig å avklare om sjukefråværet er arbeidsrelatert og en må sjå på kva strakstiltak som raskt kan gjennomføres. Her nemnast for eksempel fordeling av arbeidsoppgåver og arbeidsbelastning for tilsette på jobb. Føretaket har og nokre tilsette med alvorlig sjukdom som er krevjande og utfordrande å følgje opp. Bistand frå behandlar og Nav er viktig overfor desse medarbeidarane. Totalt sjukefråvær i dei 4 sjukehusapotekføretaka i Noreg: Sjukehusapotek Nord HF har et mye lågare sjukefråvær enn dei andre apotekføretaka. Sjukehusapoteka Vest HF har tom. august hatt et litt lågare sjukefråvær enn Sjukehusapoteka i Midt-Norge HF og Sykehusapotekene HF (sør-øst), sjå figur 5 SAV (Vest): 9,8 % Sør-øst: 8,2 % Midt: 7,4 % Nord: 2,8 % (førebelse tal) Figur 5 4

5 Totalt sjukefråver pr mnd alle apotekforetak 12,00 10,00 8,00 6,00 4,00 Apo Vest 2010 Apo Vest 2009 Apotek Sør Øst Apotek Midt Apotek Nord 2,00 0,00 jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des 3. Faste og variable kostnadar lønn pr september 2010 Pr oktober 2010 Lønnskostnader i hele 1000 Totalt SIB SIF SIS SIH Fast tilsett lønn , , , , ,00 Overtidslønn 702,00 315,00 59,00 276,00 52,00 Vikar lønn 1 466,00 600,00 484,00 380,00 2,00 Engasjementlønn 2 345, ,00-749,00 525,00 Sum overtid, vikar og engasjement 4 513, ,00 543, ,00 579,00 Sum overtid, vikar og engasjement i % av fast lønn 9,9 % 8,3 % 15,8 % 12,2 % 8,8 % Pr oktober 2009 Lønnskostnader i hele 1000 Totalt SIB SIF SIS SIH Fast tilsett lønn , , , , ,00 Overtidslønn 1 007,00 451,00 128,00 336,00 92,00 Vikar lønn 873,00 290,00 91,00 273,00 219,00 Engasjementlønn 1 274,00 564,00 357,00 260,00 93,00 Sum overtid, vikar og engasjement 3 154, ,00 576,00 869,00 404,00 Sum overtid, vikar og engasjement i % av fast lønn 7,0 % 5,7 % 18,8 % 7,2 % 5,9 % Del faste lønnskostnadar i forhold til variable (vikar, engasjement og overtid) er lågare i 2010 enn i 2009, og ein kan anta dette delvis har samanheng med sjukefråvær og behov for å bemanna dei vakansar sjukefråværet medfører. Auken er størst i Haugesund og Stavanger, som og har det høgaste sjukefråværet. Samtidig vil volumauke også føre med seg behov for ekstrabemanning, særs når det gjeld ferieavvikling. Stor volumauke vil dermed og vere ein forklaringsfaktor for auke i variable lønnskostnadar. 5

6 4. Tidlegare SAV tiltak mot høgt sjukefråvær 1: Prosjekt Arbeidsplassen min : Bakgrunn.- bestilling frå styret med reduksjon av sjukefråvær som mål (styremøte ). Prosjektplan ble behandla og godkjent i HAMU, AVL og styret. Leiar for prosjektet var lønns- og personalrådgjevar Anne Reksten. Styringsgruppa bestod av adm. direktør, personalleiar FAD, sjukehusapotekar i Stavanger og hovudtillitsvald FarmasiForbundet. Prosjektets hovudmål: 1. Apotekene Vest HF skal være en inkluderande arbeidsplass der alle tilsette på best mulig måte blir ivaretatt og følgd opp ved nærvær og fråvær. 2. Prosjektet Arbeidsplassen min skal bidra til at Apotekene Vest HF får eit meir aktivt arbeidsmiljø som betrar tryggleiken på arbeidsplassen, men som også auker nærværet og gir en meir effektiv og lønnsam drift. 3. Føretaket skal i løpet av 2007 oppnå en nærværsprosent på 93% (7% fråvær). 4. På lengre sikt og innan utgangen av 2009 skal nærværsprosenten ytterlegare opp til 95,5 (jf. Helse Vest sitt overordna mål om 4,5% sjukefråvær Nærværsprosjektet ble delt i to: Del 1 - førebygging av arbeidsmiljøet hovudvekt på det psykososiale arbeidsmiljøet fysiske arbeidsmiljø; førebyggje ulykker og skader på arbeidsplassen. Del 2 - førebygging av sjukefråvær utarbeide gode, trygge og føreseielege rutinar for oppfølging gi opplæring og betre kompetanse til personalansvarlige leiare på området oppfølging av tilsette som var fråverande på grunn av sjukdom, inkludert arbeidsgjevars bidrag for tilbakeføring i arbeid Tidspunkt (dato/år) Juni Tiltak Status pr aug 2010 MTM undersøking m/ bistand frå Kokstad Bedriftshelsetjeneste. Verktøy: forskingsbasert spørjeskjema for måling av sentrale faktorar som påverkar trivsel, helse og yteevne. 1 dags kurs i kommunikasjon (åtferd) for personalansvarlige leiare. Styrke og utvikle vernetenesta: - Hovudverneombodet ble 20 % frikjøpt frå stilling for betre å kunne ivareta og utvikle sine oppgåver. - Workshop / foredrag m/ ekstern foreleser Korleis arbeide betre og meir effektivt i arbeidsmiljøutval (AMU`s ulike roller og oppgåver) Resultatet ble følgd opp med handlingsplan og tiltak på avdelingsnivå. Rapporter på oppfølgingsarbeidet ble sendt prosjektleiar, og lagt fram for styringsgruppa og HAMU. Gjennomført i regi av Nav Arbeidslivsenter. Verneomboda i føretaket har i dag 4-5 møter årlig 6

7 2008 Etablering av arbeidsmiljøpris. Arbeidsmiljøprisen skal motivere leiare og tilsette til å være kreative og aktive i forhold til eiget arbeidsmiljø Rutinar for oppfølging av sjukefråvær ble revidert i samsvar med nye regler og retningslinjer frå myndigheitene og lagt inn i KVASS 2007 Hjelpeverktøy for leiare i forhold til tips/framgangsmåte for oppfølgingssamtaler. prøveordning i Ordning med økonomisk støtte til individuelle tiltak; førebygging- og oppfølging. Gjeld stønad til spesialtrening og behandling hos forskjellige terapeuter for tilsette som har muskel- og skjelettplager som følgje av statiske arbeidsoppgåver eller slitasje forts. Implementering av ny HMT handbok (MOT). Ny HMT handbok er vidareutvikla og nesten ferdigstilt med blant anna felles kartleggingssystem og ny prosedyre/ nytt system for HMT avvik forts. På oppfordring frå styret ble ny MTM undersøking gjennomført i samarbeid med Kokstad Bedriftshelsetjeneste våren Prisen ble første gang delt ut i Gjeld framleis. Førde prisvinnar i 2010 for arbeid med trivsel og nærvær. Reviderast og overføres til Compendia haust 10 Reviderast og gjerast tilgjengeleg i Compendia haust 2010 Gjelder framleis 2010 budsjett: Følgjande gjenstår: Ferdigstille rutinar for intern kontroll, revidering/utarbeid av gamle/nye prosedyrar og oppfølging av ytre miljø mm. Overførast til Compendia haust 2010 Oppfølging av resultatet går no føre seg på alle nivå. Evaluering: Prosjekt Arbeidsplassen min skulle eigentleg avsluttas og evalueras innan Evaluering fann aldri stad, adm. direktør og HAMU bestemte at prosjektet skulle halde fram i Aktiviteten i prosjektet ble lågare enn forventa, på grunn av andre meir prioriterte aktivitetar. FAD har registrert positive tilbakemeldingar på dei tiltaka som vart gjennomførd. Det totale sjukefråværet gikk ned frå 9,5% i 2007 til 6% i Totalt fråvær i 2009 enda på 6,7 %. Mål om å nå Helse Vest sitt overordna mål på 4,5% sjukefråvær innan utgangen av 2009 ble ikkje nådd. 2. Bistand frå konsulengar i SAV FAD er kjent med at det i perioden har vore leigd inn fleire konsulentselskap med ulik målsetning, fortrinnsvis til fokus på leiing og organisering. FAD er ikkje kjent med at konsulentar har vært leigd for å jobbe med sjukefråvær. Det føreligg i varierande grad dokumentasjon på formål og evaluering innleia. 7

8 5. Sjukefråvær: kva nyttar 1: FRISKLEIKS FAKTORAR I krevjande arbeidsmiljø med mange negative faktorar ser vi at sjukefråvær og redusert arbeidshelse smitter. Forsking viser og at god helse kan være smittsamt. Helsedirektoratet understrekar viktigheita av at arbeidsmiljøet integreras i verksemdas utviklingsarbeid, og at leiarar og tilsette innser at arbeidsmiljøutvikling er lagarbeid og ikkje noko som kan overlates til leiinga eller verneombodet aleine. Leiing, mål/roller og openheit er viktige friskleiks faktorar som kan gi positiv smitteeffekt Bevisst organisasjon med tydelige mål og klare roller/funksjoner pregar miljø med stor del langtidsfriske. Mål gir felles retning, identifikasjon/motivasjon, grunnlag for evaluering og tryggleik. Det gjelder både arbeids- og HMT mål. Mål må kommuniseras og diskuteras på alle nivå i organisasjonen. Leiarar er rollemodellar og sentrale i kulturbygging. Tydelige og synlige leiarar utviklar sine tilsette gjennom styring, motivasjon, delegering, involvering og evaluering. Medverknad og eigarskap gir ei oppleving av personlig deltaking og kontroll over egen arbeidsdag. Openheit er en viktig friskleiksfaktor. Det er i dei stabile, gode tidene vi kan byggje dei robuste arbeidsmiljøa som gjør oss i stand til å handtere dei vanskelige tidene. Det må være god takhøgde. Humor, trivsel og samhald vil gi tryggleik til god meiningsutveksling. Usemje er i utgangspunktet sunt, noe som driver organisasjonen framover. Man må også kunne kommunisere om det vanskelige utan at det skaper motstand. 2: SJUKEFRÅVÆRSOPPFØLGING KVA NYTTAR? Ein veit mykje om kva tiltak som nyttar i sjukefråværsoppfølging. Viktige faktorar er fokus på nærvær, partssamarbeid, konkrete mål, langsiktig og systematisk arbeid, ressurspersonar (NAV/BHT osv), synliggjering av statistikk, leiing, forståelige og tilgjengelige rutinar samt hyppig opplæring. Tiltak må implementeras på system, gruppe og individnivå. Nærværsfokus er sentralt; når SAV i september 2010 hadde 10% sjukefråvær var det 90 % som var friske og som kom på jobb. Reelt samarbeid mellom partane gir sjukefråværsarbeidet nødvendig støtte og forankring. Toppleiinga må ønske en reduksjon i fråværet, og de må aktivt ta del i arbeidet. Det må kommuniseras ut i organisasjonen at det er leiingas ønske å auke nærværet Kompetanse til dei tillitsvalde og kjennskap til grasrota i er sentral, og representerer kanskje et supplement til den kjennskap leiarane har til sine tilsette. Mål for arbeidet må være konkrete, målbare, oppnåelige og datofesta. Feir dei oppnådde måla! Kartlegge situasjon i dag. Presenter fråværs-/nærværstall månadleg på alle nivå i organisasjonen. Alle må vite om de er på rett vei til felles mål. Rutinar Sjukefråværsrutinane bør være enkle og lett tilgjengelege. Utarbeid gjerne kortversjonar, til dømes brosjyrar. Leiing 8

9 Sjuke tilsette følgjes opp av sin næraste leiar. Innfør system for å sikre at leiarane følgjer rutinane, slik at de tilsette får lik oppfølging. Leiarane må få hyppig opplæring og god støtte ved behov i enkeltsaker. Trekk gjerne inn ressurspersonar frå NAV/BHT i opplæringa. Kilder: Kommunal og regionaldepartementet, Intensjonsavtale for et inkluderande arbeidsliv 6. Tiltak i SAV 2010/ Nærvær (status og erfaringsutveksling) fast sak i formelle fora: Styre, AVL og samhandlingsmøte med fagorganisasjonane 2. Arbeidsplassen min 2 (behandla i AVL august, HAMU og styre september 2010) Hovudtrekk: Prosjektet har følgjande hovudmål, henta frå Overordna personalpolitikk SAV ønskjer å leggja til rette for eit godt arbeidsmiljø, der motiverte medarbeidarar kan bruka ressursane sine fullt ut. Medarbeidarane i SAV skal være motiverte, tilfredse, engasjerte, kompetente og serviceorienterte. Vidare skal prosjektet bidra til nærværsprosent opp til 95,5 (jf. Helse Vest sitt overordna mål om 4,5% sjukefråvær) Del 1 - førebyggje psykososialt arbeidsmiljø, sikre trivsel og god motivasjon fysisk arbeidsmiljø; førebyggje ulykker og skader på arbeidsplassen og vurdering av arbeidsprosessar Del 2 handtering sjukefråvær gjennomgang rutinar sjukefråvær alle tilsette opplæring til personalansvarlige leiare oppfølging av tilsette som er fråverande på grunn av sjukdom Forutan eigne ressursar nyttas eksterne ressurspersonar, til dømes NAV/BHT, inn i arbeidet jf budsjettramme. Organisering: Styringsgruppe: Adm.dir, HR sjef, 1 apotekar, 1 Hovudtillitsvald Arbeidsgruppe: 2 personalansvarlige leiare i drift, 2 tilsetterepresentantar, hovudverneombod og personalrådgjevar FAD (leiar). Gruppa bør representere ulike yrkesgrupper nivå. Arbeidsgruppa får følgjande mandat: Utarbeide og legge til rette for tiltak med formål å nå prosjektets mål. Tiltaka nedfelles i budsjett. Tiltaka tar utgangspunkt i dokumenterte problemstillingar/utfordringar i verksemda. Gruppa rapporterer månadleg til Styringsgruppa. AVL får statusrapport 2/år jf evaluering. 9