Snu utfordringer til muligheter

Snu utfordringer til muligheter

Hvordan skal bedrifter klare utfordringene som ligger foran dem? Canon har kartlagt de fem største utfordringene som bedrifter vil møte i året som kommer. Dette er basert på en samlet innsikt fra bransjen og markedet, samt daglig erfaringsutveksling med kunder. De fem viktigste utfordringene: 1. Kontroll av kostnader 2. Styring av sikkerhet og regelverk 3. Balansen mellom bedriftens mål og dens miljøansvar 4. Bedre effektivitet på arbeidsplassen 5. Bedre kundetilfredshet Denne veiledningen gir gode tips om hvordan man kan oppnå sine mål dette året og i årene som kommer.

1 Fjerne unødvendige kostnader Reduksjon av kostnader vektlegges av mer enn halvparten av bedriftene i Canons Business Adaptability-undersøkelse*. Full kontroll over kostnadene er sett på som veien til suksess. Men før man kan bedre effektiviteten og redusere kostnadene, må man vite hva pengene går til og på hvilken måte. Utskriftskostnader er for eksempel noe ingen avdelinger ønsker å påta seg eierskap for, og kan være et lurt sted å begynne. Utsetting av denne funksjonen gjennom Managed Print Services bidrar til en mer effektiv utskriftsstrategi. InfoTrends indikerer at det kan redusere utskriftskostnadene i en bedrift med opp til 30 %. Det kan også frigjøre medarbeidere, slik at de kan fokusere på sine kjerneoppgaver uten å måtte bekymre seg om administrasjon av dokumenter og lagring av informasjon for å utføre sine daglige oppgaver. I Storbritannia hjalp Canon the Environment Agency å spare mer enn 1,4 millioner pund i løpet av en treårs periode ved hjelp av ny utskrifts- og dokumentstrategi. Dette ble delvis oppnådd ved å revurdere hva slags utskriftsløsninger organisasjonen trengte og deretter benytte de riktige teknologiene til å dekke behovene. Canon Europas undersøkelse av Business Adaptability utført av Vanson Bourne i 2009, basert på et utvalg av 1.800 bedriftsledere i 18 europeiske land

2 Minske den belastningen som sikkerhet og regelverk innebærer Mange bedrifter ser på kravene om ansvarlighet i Europa som en stor belastning. Det dreier seg om områder så forskjellige som sikkerhet og miljø, og er noe som påvirker nærmest alle markeder og bransjer og som det må tas hensyn til i det daglige arbeidet. For å minske belastningen som kravene om sikkerhet og regelverk innebærer, bør bedriftene ha tillit til sine partnere. Hvis de velger de riktige partnerne, kan det gjøre at det blir enklere å innfri disse kravene på en effektiv måte. Når det gjelder administrasjon av data, er det noe annet som betyr mer enn behovet for rask og enkel tilgang, nemlig dataenes sikkerhet. Et sykehus i en av Europas større byer har kombinert bruken av sikker søking med dokumentadministrasjon med sikker ID. Ikke bare betyr det at konfidensiell informasjon kan deles elektronisk mellom avdelingene på en sikker måte, men personalet må foreta utskriften når de står ved maskinen, noe som gjør at man unngår at informasjon blir liggende på skriveren. Innenfor juridisk bransje må man for eksempel etterkomme EUs direktiver for databeskyttelse og lagring. Innfrir advokatkontoret kravene om å holde sakene konfidensielle, vil det påvirke dets omdømme. Å ha et system for dokumentadministrasjon gjør at man kontrollerer lagring og destruering av data i følge regelverket, samtidig som man også vet at man har rask og enkel tilgang til dokumentene, noe som har stor betydning for bedriftens suksess.

3 La miljøet bety noe Bedrifter møter stadig økende krav fra eiere og andre interessenter om å være miljøansvarlige, både når det gjelder etiske investeringer og interne prosesser. Påvirkningen som teknologi kan ha når det gjelder å redusere drivhuseffekten gjennom effektive prosesser, kan ikke undervurderes. Enkle endringer kan i stor grad redusere mengden energi man forbruker og behovet man har for forbruksmateriell. Men det som kan ha enda større betydning for noen, er at når man bytter til maskiner som er EnergyStar-sertifisert og har lavt energiforbruk (TEC), så sparer man også bedriften for penger. Investering i ny utskriftsstrategi kan være lavt prioritert, men kan gi store besparelser. Det var tilfellet på en skole i Frankrike der de investerte i en ny maskinpark med multifunksjonelle skrivere og programvareløsninger som ga en enklere prosess for studentregistrering. De nye maskinen ga også 40 % reduksjon i energiforbruket og reduserte de generelle driftskostnadene, delvis på grunn av mindre behov for forbruksmateriell som blekkassetter.

4 Frisk opp kjerneprosessene I en nyere undersøkelse gjennomført av Canon fastslo 59 % av bedrifter at å øke personalets produktivitet og effektivitet er et kjernemål, mens nesten halvparten vil fortsette å se på prosessene som en hovedprioritet*. Budsjettene for offentlig sektor over hele Europa har vært presset, og fordelene med å automatisere prosessene kan være et viktig hjelpemiddel. I Danmark ga for eksempel elektronisk fakturering skattebetalerne en besparelse på 150 millioner euro per år, og bedriftene ytterligere 50 millioner per år. Standardiseringsprosesser i avdelingene, både for fakturering, HR og registrering kan også gi store skattefordeler. En annen sektor der man kan se store fordeler med å gå gjennom felles prosesser og endre arbeidsmåte, er forsikringsbransjen. Et stort forsikringsselskap med avdelinger i hele Europa behandler hundrevis av krav hver dag, og der ligger det også potensial for store besparelser ved å automatisere deler av klageprosessen. Ved å skanne klageskjemaene, bruke tekstgjenkjenningsteknologi, integrere dataene i klageprosessen og lagre informasjonen elektronisk for fremtidig bruk, har de kunnet spare tid, penger og ressurser. * Canon Europas undersøkelse av Business Adaptability utført av Vanson Bourne i 2009, basert på et utvalg av 1.800 bedriftsledere i 18 europeiske land

5 Sett kundene i fremste rekke Måten man behandler kundene på, kan karakterisere bedriften og føre til suksess. Nå som vi er på vei ut av nedgangstidende, må man arbeide enda hardere både for å beholde kunder og for å skaffe nye. I mange sektorer blir dette sett på som en av de største utfordringene man vil møte i årene fremover. Det gjelder ikke minst bankene. Der er kundetilliten lav og man forventer at de skal yte flere tjenester av bedre kvalitet uten å øke kostnadene. Bransjens strategi må være å fokusere på service til kundene, det er der kontorprosessene må bli bedre. I følge InfoTrends (2008) består opptil 90 % av viktige dokumenter i finansinstitusjonene av papirdokumenter. Men se hvilke fordeler man får når man gjør det enklere å åpne en ny konto, og har elektroniske arkiver til å lagre denne informasjonen i på et sentralt sted. Det er nettopp det de har gjort i en bank i Italia. De har fjernet behovet for å samle inn denne informasjonen på nytt hver gang en eksisterende kunde for eksempel skal opprette en ny konto. Dette reduserte ressursbehovet, bedret kundetilfredsheten og økte ryddigheten.

www.canon-europe.com /imagerunner_advance Canon Inc. www.canon.com Canon Europe. www.canon-europe.com Canon Norge www.canon.no