ORGANISASJON OG DIGITALISERING Delprosjekt «Sekretariat politisk verksemd» 1
Innholdsfortegnelse 1. Bakgrunn... 2 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune... 2 1.2 Visjon... 2 2. Mål... 2 2.1 Intensjonsavtalen... 2 2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål... 2 2.3 Prinsipp for tenesteyting... 3 2.4 Digitalisering... 3 3. Prosjektorganisering... 4 4. Prosjektbestilling... 4 5. Organisering og ansvar... 6 5.1 Prosjektmetodikk... 6 5.2 Prosjektstyring... 7 5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt... 7 6. Framdrift og milepelsplan... 8 6.1 Projectplace... 8 7. Rapportering, omfang og avgrensing... 9 8. Rammevilkår og økonomi... 9 1
1. Bakgrunn 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye storkommunen med omlag 40.000 innbyggjarar vil handtera framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg. Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar. 1.2 Visjon Øygarden - eit fyrtårn i vest. Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre, gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen. 2. Mål 2.1 Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar, med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva. 2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi og marine næringar. Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen 2
Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig kommunesenter Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal framleis byggjast ut 2.3 Prinsipp for tenesteyting Nærteneste-prinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg. Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast. Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre tenester til innbyggjarane. Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd. Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon. Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes velferdsteknologi. 2.4 Digitalisering Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter. Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og auka graden av digitalisering Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre må skaffast på nytt 3
Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv oppgåveløysning. 3. Prosjektorganisering Prosjektrådmann Overordna styringsgruppe Prosjekt organisasjon og digitalisering Delprosjekt: Sekretariat for politisk verksemd 4. Prosjektbestilling Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens oppgåver og utfordringar. I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste praksis). Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige 4
element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Arbeidet med delprosjektet skal gjennomførast med bred medverknad og involvering av tilsette. Bestilling: Kva behov skal dekkast innan delprosjekt politisk sekretariat Døme på teneste /oppgåver: Førebuing til val 2019 ferdigstilt Organisering av valarbeid driftsoppgåve som går parallelt med dette prosjektet Møtesekretærfunksjonar Saksbehandlingsoppgåver Vigslar Sekretær for politisk leiing Klagebehandling til kommunal klagenemnd Andre oppgåver Sikre samhandling med andre delprosjekt, til dømes: del-prosjekt Innbyggartorg og del-prosjekt Arkiv og dokumenthandtering. Samarbeid med andre prosjektgrupper? M1.1 Kartlegge dagens no situasjon: Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane. Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang. Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må inngå i dette prosjektet. Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandle med tverrgåande prosjekt. 5
M1.2 Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune Ta omsyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjartal på 40 000. Ta omsyn til nasjonale føringar Ta omsyn til lokale forhold utfordringar og kva som er mogeleg. M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen, for å sikra best mogelig Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Referansegrupper brukarperspektiv og høyringar Effektivisering av arbeidsprosessar Effektive teneste Nærtenesteprinsippet og tilgjengelege teneste både lokalt og digitalt Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar M1.3 Prioriteringsplan Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020. Prosjektrapporten må innehalda ein kostnadskisse ved evt. Innkjøp. 5. Organisering og ansvar Delprosjektleiar: Beate Hetlevik Delprosjektdeltakar: Grethe Bergsvik, Eva-Marit Telle Hamre, Sølvi Spilde. 5.1 Prosjektmetodikk 6
«Prosjektveiviseren» er Difi s anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med etablering av den nye kommunen. 5.2 Prosjektstyring Overordna styringsgruppa Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om Prosjektgruppe/ styringsgruppe Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen Delprosjekt Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt 5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir framdrift og resultat i tråd med milepelsplan. Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar og delprosjektleiarar. Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt. 7
6. Framdrift og milepelsplan M1.1 kartlegging av dagens no situasjon skal leverast til prosjektgruppa Organisasjon og digitalisering innan 10.12.18 M1.2 Framtidig satsingsområde og organisering skal leverast til prosjektgruppa Organisasjon og digitalisering innan 10.01.19 M1.3 Prioriteringsplan situasjon skal leverast til prosjektgruppa Organisasjon og digitalisering innan 18.01.19 Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i milepelsplanen. Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar måndag. 6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. Se døme på milepælsplan: Faser Aktiviter Milepeler frist Konsept Konsept Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane. Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune M1.1 14.12.18 M1.2 10.01.19 Plan Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen, for å sikra best mogelig M1.2 10.01.19 8
planlegging Prioritert tiltaksplan før og etter 1.1.2020. M1.3 18.01.19 7. Rapportering, omfang og avgrensing Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa etter avtale. Det skal rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen. Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring 8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant 9
Vedlegg 1 døme på innhald i milepælane (hjelpespørsmål) M1.1 Rapport om kartlegging av dagens situasjon skal omtale følgjande element: - Nasjonale føringar og trender - Kommunale lokale forskrifter, interne reglement, planar og satsingsområda - Relevante nøkkeltal og statistikk - Dagens digitale verktøy og system (handtering av IKT systema - korleis bruker de IKT systema i dag) - Dagens organsiasjonsstruktur og lokalisering av tenester og bygningsmasse. - Tenester og oppgåver - Handtering av arkiv og data (sikre konvertering og vidareføring av data inn i ny kommune) - Ordning av politisk sekretæriat i eksisterande kommunar - utstyr (tildømes bilar, IKT utstyr m.m) - Kostnadsramme - Tverrfagleg samarbeid som eksisterer i dag - Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar - Avtale med eksterne levernadørar av varer og tenester. - Oppsummering status, trender og lokale utfordringer M1.2 Rapport om framtidig satsingsområdeer, mål og strategiar skal omtale følgjande element - Definere kva teneste og oppgåve politisk sekreteriat skal omfatte i framtida - Nasjonale og kommunale føringar for tenestene. - Satsningsområda, mål og strategi for politisk sekreteriat. - Behov for digitale verkty og system o Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar? - Konsekvenser knytt til blant annet økonomi, tilsette og digitalisering. M1.2 Forslag til organisasjonsplanen for Nye Øygarden kommune skal innehalde følgjande element: - Organisering og dimensjonering av tenestene o Kompetansebehov o Opplæringsbehov - Rolle- og funksjonsomtale - Lokalisering - Lokale forskrifter og interne reglement 10
- Avtaler med eksterne leverandørar - Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar M1.3 Tiltaksraport skal omtale følgjande element - Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter samanslåinga. - Tildømes: Opplæring, konvertering m.m. 11