Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Astrid Balto Olsen, Hammerfest,

Styremøte i Finnmarkssykehuset HF Arkivnr.: Saksbeh/tlf: Sted/Dato: Astrid Balto Olsen, 78421110 Hammerfest, 14.02.2017 Saksnummer 14/2016 Saksansvarlig: Astrid Balto Olsen, administrasjonssekretær Møtedato: 23. februar 2017 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 13. februar 2017 - Referat fra FAMU 13. februar 2017 - Foretaksmøte Finnmarkssykehuset 9. januar 2017 - Oversikt styrevedtak i 2016 Eva Håheim Pedersen Administrerende direktør Vedlegg: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 13. februar 2017 - Referat fra FAMU 13. februar 2017 - Foretaksmøte Finnmarkssykehuset 9. januar 2017 - Oversikt styrevedtak i 2016

Referat Informasjons- og drøftingsmøte Dato: 13. februar 2017 kl. 09.00 11.00 Sted: Telematikk: Hammerfest, Kirkenes, Alta og Karasjok Arbeidstaker Organisasjon Tilstede Andreas Ertesvåg Rest Akademikerne x Linn Tjønsø Den norske legeforening x Baard Martinsen NITO Meldt forall Johanna Caroline Unga Akademikerforbundet/Forskerforbundet/Presteforeningen x Judith Fjeldberg Utdanningsforbundet Meldt forall Kristina E. Nytun Norsk sykepleierforbund x Marit Rakfjord Delta Meldt forall Eivor Rasmussen Norsk Ergoterapeut forbund x Ole I. Hansen Fagforbundet x Randi Berglund Norsk Fysioterapeutforbund x Stein Åge Hølvold Norsk Radiograf forbund Meldt forall Rita Sørum Fellesorganisasjonen x Vakant Norsk psykologforening Vernetjenesten Tilstede Solveig Nilsen Foretaksverneombud x Arbeidsgiver Stilling Anne Grethe Olsen Kvalitets- og utviklingssjef Astrid Balto Olsen Administrasjonssekretær / Referent Eva Håheim Pedersen Administrerende direktør Jan Arne Moen Konstituert Klinikksjef Prehospitale tjenester Kenneth Grav Avdelingsleder HR-Personal Deltok under behandling av sak 23 Lena E. Nielsen HR-sjef Lill-Gunn Kivijervi Prosjektsjef Deltok under behandling av sak 15 og 17 Linda Isaksen HR-rådgiver Deltok under behandling av sak 22 Ole-Martin Olsen Administrasjonssjef/Foretakscontroller Trude Jensen Konstituert økonomisjef Sak nr: Sakens navn: Ansvar Godkjenning innkalling og saksliste OMO Godkjent NSF meldte inn en eventuelt sak: Rutiner ved innkalling til møter generelt. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 20 Styresak 11 - Anskaffelse inn-utsjekk og betalingssystem Direktøren orienterte om bakgrunnen for at saken trekkes i styremøte i februar. Anskaffelse av inn-utsjekk og betalingssystem skal skje via felles SLA-innkjøp som Helse Nord IKT gjennomfører. Dette medfører at Klinikk Kirkenes i en overgangsperiode fra åpning og utover mot høsten løse utfordringer personellmessig til systemet er på plass. Under utrulling av systemet i Helse Nord blir Nye Kirkenes sykehus prioritert først.

Side 2 Sak nr: Sakens navn: Ansvar 22 Rammeavtale for langtidsplanlegging i Finnmarkssykehuset HR-sjef Lena E. Nielsen innledet i saken. Det ble enighet på informasjons- og drøftingsmøte om at HR går i dialog med utvalgte foretakstillitsvalgte for utarbeidelse av forslag til rammeavtale. Forslaget blir en drøftingssak på Informasjons- og drøftingsmøte i mars 2017. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 23 Nye rutiner for konflikt, mobbing/trakassering og varsling Avdelingsleder HR-Personal Kennet Grav innledet i saken. Prosedyrene er drøftet i forkant med Fagforbundet/NSF og Hovedverneombud. Medarbeiderundersøkelsen viser at det er blitt mindre konfliktnivå i foretaket. Drøftingssaker Prosedyrene ble godkjent med de merknader som kom på møte. I PR24781 - Prosedyre ved trakassering og mobbing må setning under avsnitt Rettsvesenet: «Dersom den aktuelle fagforeningen ikke ønsker å påta seg en slik rettssak, må den ansatte selv betale for juridisk bistand og risikerer da også å måtte betale motpartens utgifter.» tas bort. Dette var arbeidsgiver enig i. Prosedyrene anses nå ferdigbehandlet og vil bli lagt i DocMap. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 12 Styresak 4 Virksomhetsrapport 11-2016 Konstituert økonomisjef Trude Jensen orienterte kort om Virksomhetsrapport 11/2016. Ingen merknader. Sak nr: Sakens navn: Ansvar Styresak 5 Foreløpig årsregnskap 2016 Muntlig orientering Konstituert økonomisjef Trude Jensen orienterte om resultatet i desember og resultatet i årsregnskapet. Klinikk Hammerfest og Pasientreiser har laget tiltaksplaner som begynner å vise resultater. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakerorganisasjonene: - Det er bra at årsverksanalyse er kommet inn i virksomhetsrapporten. - Det er stor bekymring for AML-brudd i foretaket. Arbeidsgiver svarer: - Foretaket har stor fokus på å få ned AML-brudd. Det er egen sak i FAMU om AML-brudd. Det blir tett oppfølging i linjen. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 16 Styresak 7 - Virksomhetsrapport 1-2017 Finnmarkssykehuset HF Konstituert økonomisjef Trude Jensen orienterte om at regnskapet ble stengt på søndag og at rapporten ikke er ferdig. Resultatet for januar 2017 har positivt avvik. Fristbrudd: Litt over målkravet Ventetid: Litt under målkravet Aktivitet: Litt over plantall Sykefravær: Liten økning, men fortsatt under 2016.

Side 3 Sak nr: Sakens navn: Ansvar 14 Styresak 13 - Oppfølging av PasOpp i klinikkene muntlig orientering Adm. direktør Eva H. Pedersen orienterte kort om oppfølgingssak fra styremøte i oktober 2016 om PasOpp undersøkelse 2015. Klinikkene følger opp PasOpp undersøkelsen både i klinikkledermøtet og samarbeidsfora med tillitsvalgte. Foretaket jobber godt med oppfølging av PasOpp. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 18 Oppdragsdokument 2017 Administrasjonssjef Ole Martin Olsen innledet i saken. Spørsmål og kommentarer fra arbeidstakerorganisasjonene: - Hvordan skal foretaket sikre heltidsstillinger og tilstrekkelig og kompetent personell. - Får FIN ekstra midler til Nord område satsning siden dette er nasjonalt krav. - Ernæringsstrategi: foretaket har ikke ansatt ernæringsfysiolog, men dietist. - Opplæring i pasientadministrative systemer: skal det gjøres i arbeidstiden eller som overtid. - Bekymret for krav på 30 NMOK overskudd Arbeidsgiver svarer: - Foretaket har fokus på at foretaket skal ha majoritet på heltidsstillinger. Foretaket skal innføre kompetanseplaner og det er per i dag i gang et pilotprosjekt. - Til Nordområde satsningen får foretaket midler 0,5 MNOK i rammen. - Foretaket har dietister med høy kompetanse i dag. - Foretaket er i gang med nye prosedyrer for nyansatt når det gjelder opplæring i systemer som er i bruk. Denne opplæringen blir gjennomført som e-læringsprogram. - Foretaket hadde et krav på 37 MNOK i 2016 og foretaket fikk et resultat på nesten 39 MNOK. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 19 Styresak 10 - Overordnet risikostyring oppdragsdokument 2017 Denne saken ble drøftet i lag med sak 18. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 17 Styresak 8 - Idéfaserapport Nye Hammerfest sykehus Prosjektsjef Lill-Gunn Kivijervi innledet i saken. Merknader og spørsmål fra arbeidstakersiden: - Er det prosjektert for stort? Skal ikke Alta og Hammerfest bli sett i sammenheng. - Har Finnmarkssykehuset HF begynt med 6 timers arbeidstid. - Tabell 5-2: Dialyse tabell og tekst er ulikt. Arbeidsgiver svarer: - Dagens sykehus har 4 sengsrom og det planlegges 1 sengsrom. I neste fase (konseptfase) vil prosjektet bli utfordret på arealet. Alta og Hammerfest vil bli sett samlet også i denne fasen. - Selv om poliklinikken har åpningstid på 6 timer så er det arbeidstid på 7,5 t pr dag. Åpningstider i poliklinikk vil bli sett på i OU-prosessene. - Dialysetallene vil variere avhengig av hvor mange pasienter det er til enhver tid.

Side 4 Sak nr: Sakens navn: Ansvar 15 Styresak 6 - Tertialrapport 3/2016 Byggeprosjekter Lill-Gunn Kivijervi orienterte om rapporten. Både Samisk Helsepark og Alta Nærsykehus prosjektene kan bli forsinket med par måned. Spørsmål og merknader fra arbeidstakere: - Når blir det overtakelse i NKS? Arbeidsgiver svarer: - Målet er at overtakelse skjer 1. april. Detaljer kommer i styringsgruppemøte. Planlagt innflytting 1. juni går som planlagt. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 21 Styresak 12 - Kvinnsland rapporten høringssvar Anne Grethe Olsen innledet om høringssvar til Kvinnsland rapporten. Foretaket legger opp til at styret skal diskutere 2 alternativer. - Lokale styrer - Felles styre på regionalt nivå Spørsmål og merknader fra arbeidstakere: - Regionalt beslutningsnivå er viktig for Finnmarkssykehuset. Arbeidsgiver svarer: - Administrasjon legger frem saken for diskusjon i styret hvor styret selv tar valget. Sak nr: Sakens navn: Ansvar 24 Handlingsplaner Strategisk utviklingsplan Handlingsplan samhandling Anne Grethe Olsen innledet kort i saken. Ingen merknader. Sak nr: Sakens navn: Ansvar Eventuelt Møteinnkallinger generelt: Når det blir meldt inn medlemmer til forskjellige fora med vara til møter må medlemmet innkalles. Hvis denne ikke kan møte avtaler vedkommende selv direkte med vara og gir beskjed til møteinnkaller om at vara møter. Møtet avsluttet kl.10.55

Referat FAMU13.02.2017 Arbeidstakerrepresentant Organisasjon Til stede Kicki Eriksson Nytun (NSF/FTV) X Ole I. Hansen (Fagforbundet/FTV) Forfall Solveig Nilsen (FHVO) X Linn Tjønsø (DNLF/FTV) x Baard Martinsen (NITO/FTV) Forfall Arbeidsgiverrepresentant Stilling Til stede Eva Håheim Pedersen (Adm. dir.) Inger Lise Balandin (Klinikksjef Psykisk Helsevern og rus) Forfall Jan Arne Moen (Fung. Klinikksjef Prehospitale x tjenester) Øyvin Grongstad (Drifts- og eiendomssjef) x Vigdis Kvalnes (Ass. klinikksjef Klinikk Hammerfest) x Rita Jørgensen (Klinikksjef Klinikk Kirkenes) x Lena Nielsen HR-sjef x Andre Stilling Til stede Andreas Ertesvåg HR-rådgiver x Astrid Andersen HR-rådgiver / sekretær FAMU x SVBHT Bedriftshelsetjeneste x Lill Gunn Kivijervi Prosjektsjef x Saksnr: Sakens navn Ansvarlig 01/2017 Innkalling og saksliste EHP Forslag til vedtak: Innkalling og saksliste godkjent. Vedtak: Innkalling og saksliste godkjent. 02/2017 Referat EHP Forslag til vedtak: Referatet godkjennes Vedtak: Referatet godkjennes 03/2017 Revisjonsrapport klima og miljø Andreas Ertesvåg informerer Solveig Nilsen: Vernetjenesten har fokus på stoffkartotek. Rita Jørgensen: Vernerundene i mars vil ikke ha fokus på det byggtekniske. Forslag til vedtak: FAMU støtter handlingsplanen og understreker viktigheten av å følge opp tiltak for å lukke avvik. Vedtak: FAMU støtter handlingsplanen og understreker viktigheten av å følge opp tiltak for å lukke avvik. 04/2017 Medarbeiderundersøkelsen Innledning fra Andreas Ertesvåg. AE Kicki Nytun: Ansatte har i mindre grad enn ledere arbeidet med oppfølging av tidligere MU. Årsaken til lavt score kan være kommunikasjonssvikt. Rita Jørgensen: Vi må legge vekt på å følge opp MU i personalmøter på alle nivå. Det er positivt at foretaket scorer høyt på arbeidsglede. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering og understreker Side 1 av 4

viktigheten av at alle enheter jobber med handlingsplaner. Vedtak: FAMU tar saken til orientering og gir sin tilslutning til oppfølgingen som er planlagt. 05/2017 Årsrapport FAMU 2016 Årsrapporten fremlegges. AA Lisbeth Jordbru, SVBHT: Ønskelig at BHT navngis. Årsrapportene d endres Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. Vedtak: FAMU tar saken til orientering med de innspill som kom i møtet. Rapporten korrigeres etter innspill. 06/2017 Årshjul FAMU Forslag til årshjulet fremlegges. AA Forslag til vedtak: FAMU vedtar årshjul for 2017. Vedtak: FAMU vedtar årshjul for 2017. 07/2017 Nye regler om vold og trusler i arbeidslivet Astrid Andersen orienterer om nye regler. Klinikksjefene Andreas Ertesvåg: Man bør samarbeide på tvers av klinikkene der man har like utfordringer. Saken bør tas i foretaksledelsen før den presenteres til FAMU. Lena Nielsen: Dette bør sees i sammenheng med oppdragsdokumentet for 2017. Rita Jørgensen: Vernerunder kan brukes som en del av kartleggingen. Forslag til vedtak: FAMU ber KVAM-rådene følge opp og implementere de nye bestemmelsene. FAMU ber om en statusrapport fra KVAM-rådene i oktober 2017. Vedtak: FAMU tar saken til orientering. FAMU ber KVAM-rådene følge opp og implementere de nye bestemmelsene. FAMU ber om en statusrapport fra KVAM-rådene i oktober 2017. Virksomhetene skal kartlegge hvilken risiko det er for at arbeidstakerne kan bli utsatt for vold eller trusler. 08/2017 Sykefravær Klinikksjefene orienterer. Klinikksjefene Rita Jørgensen, Kirkenes: Vi har god oversikt over fraværet. Fagerli arbeider med en rekke enkeltsaker. Vi jobber med langtidsfravær og ansatte med mange egenmeldinger. Jan Arne Moen, Prehospital: Vi har hatt nedgang i 2016 i forhold til 2015. Enkeltstasjoner har stort fravær og det vil være fokus på dette i 2017. Vigdis Kvalnes, Hammerfest: Det er en forbedring fra tidligere åe. HR har gitt støtte til sykefraværsoppfølging, dette har hatt god effekt. Dette kan også tas opp i utviklingssamtalen. Det er fokus på oppfølging av saken, Øyvin Grongstad, SDE: Overordnet gjøres det godt arbeid og det har medført en nedgang i sykefravær. Fagerli bistår både med enheter og i enkeltsaker. Lena Nielsen, HR-sjef: Arbeidet er kontinuerlig og mangel på oppmerksomhet gir fort utslag. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. Vedtak: FAMU tar saken til orientering. Det arbeides godt med nærværsarbeid i organisasjonen. Side 2 av 4

09/2017 AML-brudd Klinikksjefene orienterer. Klinikksjefene Vigdis Kvalnes, Hammerfest: Det har vært fokus på dette og antallet brudd er gått ned. AML-brudd blir fast sak på KVAM-råd. Rita Jørgensen, Kirkenes: Brudd skyldes i stor grad at mange har hjemmevakt. Det er fokus på å søke dispensasjon. Øyvin Grongstad, SDE: Det er en nedgang i AML-brudd. Mange brudd skyldes utrykning og det er vanskelig å oppnå ytterligere nedgang pga lite personale. Jan Arne Moen, Prehospital: Mange brudd er fra AMK. Der er det nå ansatt flere og det vil medføre nedgang. Kicki Nytun: Det er bekymring for at det er mye overtid på AMK. Det er få personer som arbeider svært mye overtid. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering og støtter forslaget om halvårlig rapportering. Klinikksjefene følger opp AML-brudd kontinuerlig. Vedtak: FAMU tar saken til orientering og støtter forslaget om halvårlig rapportering. FAMU ber klinikksjefene og drift- og eiendomssjef følger opp AML-brudd kontinuerlig i sin klinikk. 10/2017 Nye Hammerfest sykehus Idéfasen Prosjektsjef Lill-Gunn Kivijervi innledet i saken. Vedtak: Saken tas til orientering. 11/2017 Styresaker Sak 12 Virksomhetsrapport 1/2017 Sak 13 Foreløpig årsregnskap 2016 Sak 14 PasOpp resultater 2016 Sak 15 Tertialrapport 2/2016 byggeprosjekter ettersendes Sak 16 - Virksomhetsrapport 1/2017 ikke ferdig før 14.02.17 Sak 18 Oppdragsdokument 2017 Kicki Nytun kommenterer: Det er positivt at man tar sikte på 100% stillinger. Alle ansatte skal ha opplæring i pasientadministrative systemer. Opplæringen må finne sted i arbeidstiden, i motsatt fall må det kompenseres. Sak 19 Overordnet risikostyring Oppdragsdokument 2017 Sak 20 - Anskaffelse inn-utsjekk og betalingssystem Rita Jørgensen kommenterer: Kan bli utfordringer med kontorplasser frem til nytt system er på plass. Sak 21 - Kvinnslandrapporten - høringssvar EHP Direktøren orienterte om styresakene. Vedtak: Saken tas til orientering. 12/2017 Orienteringssaker 1. Referat KPHR KVAM-råd 14.09.16 2. Referat Prehospital KVAM-råd 03.11.16 3. Referat Klinikk Kirkenes KVAM-råd 17.11.16 4. Referat Klinikk Hammerfest KVAM-råd 23.11.16 5. Referat Klinikk Kirkenes KVAM-råd 15.12.16 6. Status vedtak i FAMU 7. Sør-Varanger BHT årsrapport EHP Solveig Nilsen, FHVO, kommenterer: HMS og Klima og miljø har ikke vært egne punkter i Hammerfest og Prehospital. Forslag til vedtak: FAMU tar saken til orientering. Side 3 av 4

Vedtak: FAMU tar saken til orientering. 13/2017 Eventuelt Solveig Nilsen, FHVO, orienterer om utført valg av nytt FHVO. 14/2017 Saker til neste møte -Sykefravær -AML-brudd -Styresaker -Brannvernrapport -Årsrapport AKAN -Status Nærværsprosjektet EHP EHP Møtet avsluttet kl. 1330. Side 4 av 4

Finnmarkssykehuset HF Vedtak Januar - desember 2016

Side 2 Utvikling i type saker behandlet i styret i perioden 2012 til 2016 Sakstype 2012 2013 2014 2015 2016 Fag / kvalitet 16 9 23 13 10 Økonomi/rapportering 22 20 20 24 20 Strategi / Utvikling 8 10 5 19 16 Administrativt/tilsyn 10 19 14 14 9 Annet 2 3 3 5 9 Totalt 58 61 65 75 64 Det totale antallet saker ligger på i overkant av 100 saker pr. år. I tabellen er flere sakstyper tatt ut (se nedenfor) slik at antallet etter dette ligger på 60-70 saker. Fordelingen mellom sakstyper er stort sett lik fra år til år. Økningen på strategi og utvikling i 2015 skylles at det var stort trøkk på byggeprosjekter. Dette ser vi også i 2016. Godkjenning av møteinnkalling er ikke med Godkjenning av protokoll er ikke med Referatsaker er ikke med Info fra Dir/styreleder er ikke med Virksomhetsrapportene er registrert under økonomi og rapportering Oppdragsdokument, risikostyring og rapportering på dette er lagt på strategi og utvikling Saker på byggeprosjekter er lagt på strategi og utvikling bortsett fra rapporteringen som ligger på økonomi og rapportering Tilsyn og revisjoner føres på administrativt og tilsyn

Side 3 4. januar 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 1/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 2/2016 Konstituering av administrerende direktør i Finnmarkssykehuset HF Styret i Finnmarkssykehuset HF konstituerer Økonomisjef Stein Erik Breivikås som administrerende direktør fra 4.1.2016 og inntil ny administrerende direktør tiltrer. Han gis den samme lønn som Torbjørn Aas har. 3/2016 Prosessen fram til ny administrerende direktør er tilsatt. Styret i Finnmarkssykehuset oppnevner følgende intervjuutvalg: Ulf Syversen, leder Kristin Rajala Ivan Olsen Kicki Ericsson Nytun En representant fra Helse Nord RHF. Intervjuutvalget velger det konsulentfirma som skal gi bistand i prosessen. Utvalget v/leder orienterer styret om framdriften pr e-post en gang i uka.

Side 4 11. februar 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 4/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 5/2016 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 2. og 3. desember 2015 og 4. januar 2016 Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll fra styremøtet 2. og 3. desember 2015 og 4. januar 2016. 6/2016 Muntlig informasjon fra styreleder og administrerende direktør Orientering fra styreleder - Nye eieroppnevnte styremedlemmer blir i 6. april 2016. - Markering av Alta Nærsykehus i 12. februar 2016 - Ansettelsesprosess av ny administrerende direktør Orientering fra Administrerende direktør - Hendelse i Klinikk Psykisk helsevern og Rus i januar 2016. Lov om spesialisthelsetjeneste 3-3 meldinger inkludert alvorlige hendelser ( 3-3a) informasjonen er unntatt offentlighet iht. offl. 13 og forvl. 13. - Bakvaktsordning jordmortjenesten i Alta kommune Vedtak Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. Virksomhetsrapport 11 2015 Finnmarkssykehuset HF Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Virksomhetsrapport 11 2015 Finnmarkssykehuset HF til etterretning.

Side 5 8/2016 Foreløpig årsregnskap 2015 Finnmarkssykehuset HF 9/2016 Oppdragsdokument 2016 10/2016 Godkjenning av forprosjekt - Oppfølging av Helse Nord RHF styresak 72-2014 og Finnmarkssykehuset HF sin styresak 83-2014 om Tiltak for styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark- Alta nærsykehus og byggestart 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Foreløpig årsregnskap 2015 Finnmarkssykehuset HF til orientering. 2. Styret vil berømme det arbeidet alle ledd i organisasjonen har nedlagt for å oppnå resultatet i 2015. Dette gjelder både det økonomiske resultatet, aktivitetsøkningen og forbedret kvalitet. 3. Styret registrerer at resultatet gir gode forutsetninger for å møte utfordringene i årene framover. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF har mottatt og gjennomgått oppdragsdokumentet til Finnmarkssykehuset HF 2016, og tar det til etterretning. 2. Styret ber om at oppdragsdokumentet følges opp gjennom den tertialsvise rapporteringen til styret og gjennom overordnet risikostyring iht. målsetninger fra RHF på dette. 3. Styret ber videre Administrerende direktør om å videreføre og videreutvikle interne rutiner for kontinuerlig oppfølging og rapportering på oppdragsdokumentet med spesiell fokus på områder hvor man har utfordringer med gjennomføringen. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner forprosjektrapporten for Alta nærsykehus. Forprosjektet besvarer de ulike punktene i vedtaket fra styresak 72-2014 i Helse Nord RHF. 2. Styret vil anbefale overfor Helse Nord RHF igangsetting av detaljprosjektering og byggestart for prosjektet. 3. Styret vedtar brutto arealramme fastsettes til 4 501m² og at det skal gjennomføres bygningsmessige oppgraderinger av arealer inntil 1 000 m², med 20 sykestuesenger i nybygg, hvorav seks senger for kommunale tjenester og 14 senger dedikert for spesialisthelsetjenester. 4. Styret anbefaler at det installeres en CT-maskin i Alta samtidig med innstallering av MR. Eventuelt restbeløp utover tidligere avsatt 20 mill. kroner vil dekkes av postene «Avsetning reserve» og/eller medisinsk teknisk utstyr i investeringsbudsjettet for Finnmarkssykehuset HF.

Side 6 5. Styret fastsetter kostnadsrammen basert på 50 % sannsynlighet for overholdelse (p50) til 395 mill. kroner (januar 2019) og basert på 85 % sannsynlighet for overholdelse (p85) til 458 mill. kroner (januar 2019), inkludert kjøp av arealer fra Alta kommune, utstyr (eks. MR og CT), byggelånsrente og prisstigning. 6. Styret ber adm. direktør om å arbeide videre med å redusere prosjektets grunnkalkyle gjennom kuttforslag, god entreprisestrategi, prosjektstyring og god organisering av helsetilbudet både i Alta og sett i sammenheng med det samlede tilbudet i foretaket. 7. Styret ber adm. direktør om å utarbeide en plan for håndtering og reduksjon av usikkerhet både når det gjelder entreprenørmarkedet og prosjektorganisering. 8. Styret anbefaler at adm. dir. sammen med Helse Nord RHF sikrer nødvendig bærekraft for investeringen. Etter at organisasjonsplanen er ferdig, skal det legges frem endelig finansieringsplan, senest i april 2016. 9. Styret ber adm. direktør å søke Helse Nord RHF om å få tilpasset kapitalkompenasjon og driftstøtte når finansieringsplanen er klar. 10. Styret ber adm. direktør å sikre gjennomføring av arbeidet med detaljprosjektering, byggeprosjektet, iverksetting av faglige tiltak, arbeide videre med de nødvendige organisasjonsmessige tiltak og planlegge prosessen med idriftsetting av det utvidede tilbudet, herunder at: a) Alta kommune tar ansvar for rivning og bygging av nytt vestibylebygg/e3 og ombygging av møtesenter tilsvarende planlagt funksjonalitet og areal som beskrevet i Forprosjektrapport datert 9, oktober 2016 og Sluttrapport - utredning av spesialisthelsetjenestetilbudet i Alta /Vest-Finnmark. Vestibyle og møtesenter skal brukes i fellesskap av Alta kommune og Finnmarkssykehuset HF. Driften skal baseres på selvkost og deles 50-50 %. b) Finnmarkssykehuset HF kjøper arealer tilsvarende 1 626,1 m² bruttoareal fra Alta kommune til en samlet pris på 60 mill. kroner (2016 kroner). 30 mill. kroner utbetales til Alta kommune, når salgsavtale foreligger. De resterende 30 mill. kroner (2016 kroner) utbetales når lokalene i H1, H2 og H5 i 2. etasje overtas av Finnmarkssykehuset HF.

Side 7 c) Finnmarkssykehuset HF og Alta kommune utarbeider sammen en intensjonsavtale om fremtidig drift av arealer som eies av Finnmarkssykehuset HF, samarbeid om felles oppgaver, felles rigg og felles prosjektledelse under bygging (Alta nærsykehus og Alta omsorgssenter) og evt. et felles teknisk bygg. d) Finnmarkssykehuset HF utarbeider entreprisestrategi og velger entreprisemodell for bygging av sykehusbygget innen mai 2016. 11/2016 Styringsdokument Samisk Helsepark 12/2016 Tertialrapport nr. 3 2015 Nye Kirkenes sykehus 13/2016 Varmepumpe Hammerfest sykehus 14/2016 Møteplan 2016 Styret i Finnmarkssykehuset HF justering Styret i Finnmarkssykehuset HF utsetter saken. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapport nummer 3 2015 for Nye Kirkenes sykehus til etterretning og ber om at denne oversendes Helse Nord RHF. Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner iverksetting av beskrevet varmepumpeprosjekt ved Hammerfest sykehus, med styringsmål på 12,4 MNOK og innenfor avsatt kostnadsramme på 15 MNOK. Vedtatt mot 1 stemme Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar følgende endring i møteplan for 2016: 19. mai 2016 Bodø Styreseminarer: 19. 20. mai 2016 Bodø i regi av Helse Nord RHF 15/2016 Oversikt over styrevedtak i 2015 Styret i Finnmarkssykehuset HF tar status styrevedtak 2015 til orientering. 16/2016 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 29. januar 2016 - Referat fra FAMU 29. januar 2016

Side 8 - Riksrevisjonens undersøkelse av ressursutnyttelse og kvalitet i helsetjenesten etter innføringen av samhandlingsreformen - Link https://www.riksrevisjonen.no/rapporter/documents/2016-2016/samhandlingsreformen.pdf - Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statlige selskaper for 2014 - Link https://www.riksrevisjonen.no/rapporter/documents/2016-2016/selskapskontrollen2014.pdf 17/2016 Eventuelt Styremedlem Marit Rakfjord ønsker informasjon om øyepoliklinikken og Seniorpolitikk. Administrasjonen svarer: - Øyepoliklinikken ferdigstilles i mars 2016. - Seniorpolitikken er et regionalt prosjekt som skal evalueres i 2017.

Side 9 7. mars 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 18/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 19/2016 Tilsetting av administrerende direktør i Finnmarkssykehuset HF Styret i Finnmarkssykehuset HF tilsetter Eva Håheim Pedersen som administrerende direktør i Finnmarkssykehuset HF. Styreleders forslag til vedtak ble vedtatt med 5 stemmer for og 4 stemmer mot.

Side 10 17. mars 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 20/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste med kommentarene som kom på møtet. Styreseminaret måtte avlyses da at styremedlemmene ikke kom seg til Hammerfest på grunn av dårlig vær. 21/2016 Godkjenning av protokollene fra styremøtene 11. februar og 7. mars 2016 22/2016 Muntlig informasjon fra styreleder og administrerende direktør 23/2016 Årsregnskap og styrets beretning 2015 Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokollene fra styremøtene 11. februar og 7. mars 2016. Orientering fra styreleder - Orientering fra Administrerende direktør - Samisk Helsepark - Vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF innstiller overfor foretaksmøte at det fremlagte årsoppgjør med resultatregnskap og balanse, inkludert kontantstrøm og noter, samt disponering av årsresultatet fastsettes som Finnmarkssykehusets regnskap for 2015. 2. Styret innstiller overfor foretaksmøte at det gis tilslutning til styrets retningslinjer for lederlønnsfastsettelse. 3. Styrets beretning 2015 vedtas.

Side 11 24/2016 Rapportering oppdragsdokument Årlig melding 2015 til Helse Nord RHF 25/2016 Ledelsens gjennomgang 2015 26/2016 Virksomhetsrapport 1-2016 Finnmarkssykehuset HF 1. Styret i Finnmarkssykehuset godkjenner Årlig melding for 2015. Årlig melding oversendes Helse Nord RHF. 2. Styret ber Administrerende direktør spesielt følge opp restansepunktene for 2015 nedenfor sammen med oppdragsdokument for 2016: o Økt innkjøp gjennom innkjøpssystemet Clockwork o Innovasjon ved anskaffelse o Direkte innkalling til time i første svar på henvisning o Standardiserte og webbaserte PROM målinger o Besvare 80% av telefonhenvendelsene til pasientreiser innen 60 sekunder o Etablere ventelister innenfor røntgenområdet og rapportere ventelister til NPR o Lokale planer for riktig og redusert bruk av tvang innen psykisk helsevern o Utføre mini-metodevurderinger (mini-hta). o Innføring av generisk ordinering o Bedret registrering av andel reinnleggelser innen 30 dager uavhengig av alder og diagnose. o Følge opp aktivitetsbasert bemanningsplanlegging. o Følge opp åpne dokumenter eldre enn 14 dager i pasientsystemet, samt åpne henvisninger uten planlagt ny kontakt. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar ledelsens gjennomgang 2015 til etterretning. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Virksomhetsrapport 1-2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. Gjenstår fortsatt punkter som det ikke er kommet i gang arbeid på.

Side 12 27/2016 Virksomhetsrapport 2-2016 Finnmarkssykehuset HF 28/2016 Overordnet risikostyring oppdragsdokument 2016 29/2016 Mandat og styringsdokument for idéfase for Nye Hammerfest sykehus 30/2016 Investeringer og bærekraftsanalyse for 2016-2024. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Virksomhetsrapport 2-2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Arbeidet med pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker må intensiveres. 3. Styret ber Administrerende direktør om å vurdere tiltak for å bedre kapasitetsutnyttelse innen PHR med sikte på å fjerne fristbrudd og redusere ventelister. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF har gjennomgått overordnede mål for risikostyring fra Helse Nord for 2016 inklusive kritiske suksessfaktorer og tar disse til etterretning 2. Styret vurderer overordnet risiko knyttet til måloppnåelse som middels til lav og anser foreslåtte tiltak for å avbøte risiko som tilstrekkelig. 3. Styret ber om at overordnet risikostyring gjennomføres tertialvis og rapporteres til styret og til Helse Nord i forbindelse med tertialrapporteringen. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar mandat for idéfasen Nye Hammerfest sykehus 2. Styret vedtar forslag til styringsdokument med beskrivelse av gjennomføring av idéfasen. 3. Styret ber administrerende direktør om å rapportere utviklingen i prosjektet i henhold til konsernbestemmelsene, hvert tertial. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar den økonomiske bærekraftanalysen til etterretning. 2. Styret registrerer og understreker at foretakets økonomi ikke er bærekraftig og at tiltak fortsatt er nødvendig. 3. Styret vedtar innspill til Helse Nord for rullering av drift og investeringsplan som foreslått i saksutredningen.

Side 13 4. Styret ber om at finansiering av desentralisert medisinerutdanning avklares. 31/2016 Utløsning av marginen (p85) for Nye Kirkenes sykehus 32/2016 Opprettelse Kirkenes Storkjøkken AS og fastsettelse av aksjekapital 33/2016 Nyoppnevning av medlemmer til Brukerutvalget i Finnmarkssykehuset HF 1. Styret i Finnmarkssykehuset ber administrerende direktør om å oversende sak til styret i Helse Nord RHF, hvor det bes om å få utløst marginen (p85) til Nye Kirkenes sykehus (NKS). Det betyr konkret at Finnmarkssykehuset HF ber Helse Nord RHF om å endre styringsmålet fra 1410 MNOK til 1460 MNOK og at 1460 MNOK fortsatt er prosjektets ytre ramme. 2. Styret er bekymret for at reserven til uforutsett i byggeprosjekt NKS er svært lav. På bakgrunn av dette bes prosjekt NKS utarbeide en liste med kostnadsreduksjoner som kan sikre en reserve til uforutsett i størrelsesordenen 30 MNOK, innenfor ny kostnadsramme 1460 MNOK. Saken utsettes til mai 2015. Styret i Finnmarkssykehuset HF oppnevner leder, nestleder, medlemmer samt varamedlemmer i tråd med innstilling. Organisasjon Nye medlemmer Varamedlem FFO Jørgen Dahl, (leder) Alf Bjørn SAFO Kjell M. Johansen, Nestleder Erik Lemika, FFO Bernt Johan Berg Therese Wirkola, FFO Mental Helse Solbjørg Henningsen Anette Jensen, FFO Mental Helse Åge Driveklepp, Alta Merethe Holm Kreftforeningen Tove Hardersen Berit Eliassen RIO Jan Tore Rasvik Asbjørn Larsen Eldrerådet Sigmund Jessen Gunvor Einvik Samisk repr. Issát Ánde Jovnna Eira

Side 14 34/2016 Internrevisjonsrapport 09/2015; oppfølging av vedtatte fagplaner i Helse Nord. 35/2016 Høringssvar - Revidert inntektsmodell Psykisk helsevern og TSB Styret i Finnmarkssykehuset HF tar revisjonsrapporten og administrasjonens forslag til oppfølging av rapporten til etterretning. 1. Styret Finnmarkssykehuset HF gir sin tilslutning til prinsippene som ligger til grunn for inntektsmodellen: - likeverdig tilbud til alle pasienter uavhengig av hvor de bor - arbeidsdeling mellom sykehus- og regionfunksjoner og distriktsmedisinske sentre. - samhandling og ivaretakelsen av regionale og nasjonale kompetansemiljø i foretaksgruppen. - effektiv ressursbruk og utnyttelse av kapasitet - behandling så nært hjem som mulig 2. Styret viser til oppdraget ovenfor den samiske befolkning og ber om at foreslått bevilgning til samisk helse styrkes. 3. Styret gir sin tilslutning til foreslått innfasing av modellen 36/2016 IKT investeringer og forventninger til Finnmarkssykehuset Helse Nord IKT orienteringssak Styret i Finnmarkssykehuset HF tar orientering om IKT investeringer og forventninger til Finnmarkssykehuset til orientering. 37/2016 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 7. mars 2016 - Referat fra FAMU 7. mars 2016 - Referat fra Brukerutvalgsmøtet 8. mars 2016 - Risikostyring Oppdragsdokument 2016 - Årsmelding 2015 Pasient og brukerombudet 38/2016 Eventuelt Styret ber om status på om ass-nivået er tatt bort ved klinikkene iht omorganisering gjennomført i 2012 på møtet i mai 2016

Side 15 19. mai 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 39/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 40/2016 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 17. mars 2016 Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll med de endringer som kom på møtet fra styremøtet 17. mars 2016. 41/2016 Muntlig informasjon fra styreleder /Muntlig informasjon fra Administrerende direktør Orientering fra styreleder - Styreleder orienterte om møte med Sametinget om Samisk helsepark. - Nye Kirkenes sykehus markering av byggeprosjektet 30.5 kl. 14.00 16.00 ifm styringsgruppemøte. Orientering fra Administrerende direktør - Hendelse i Klinikk Prehospitale tjenester i mai 2016. Lov om spesialisthelsetjeneste 3-3 meldinger inkludert alvorlige hendelser ( 3-3a) informasjonen er unntatt offentlighet iht. offl. 13 og forvl. 13. Administrerende direktørs forslag til vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. 42/2016 Virksomhetsrapport 3 2016 Finnmarkssykehuset HF 43/2016 Virksomhetsrapport 4 2016 Styret i Finnmarkssykehuset HF tar virksomhetsrapport 3 2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar virksomhetsrapport 4 2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning.

Side 16 Finnmarkssykehuset HF 44/2016 Planlegging og bygging av Samisk Helsepark 45/2016 Tiltak for budsjettbalanse Klinikk Psykisk helsevern og Rus 46/2016 Tertialrapport 1. tertial oppdragsdokument 2016 2. Arbeidet med pasientsikkerhetsprogrammets tiltakspakker må intensiveres. 3. Styret ber Administrerende direktør om å vurdere tiltak for å bedre kapasitetsutnyttelse innen PHR med sikte på å fjerne fristbrudd og redusere ventelister. Dette gjelder særskilt mellom midt og vest. Det bør vurderes å bruke insentiver for å unngå fristbrudd de nærmeste seks måneder. Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner styringsdokumentet for idé- og konseptfase for bygg for somatiske spesialisthelsetjenester i Samisk helsepark og ber om at arbeidet gjennomføres iht mandatet og innenfor vedtatte økonomiske ramme. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF er tilfreds med arbeidet så langt med tiltak for budsjettbalanse for Klinikk Psykisk helsevern og Rus og tar saken til etterretning. 2. Styret ber om at nye forslag til tiltak for å sikre budsjettbalanse gjennomføres iht. plan og innarbeides i budsjettet for 2017. 1. Styret i Finnmarkssykehuset godkjenner rapport for 1. tertial på oppdragsdokumentet. Tertialrapporten oversendes Helse Nord RHF. 2. Status for risiko knyttet til det samlede oppdraget for 2016 viser at det er enkeltpunkter med høy risiko som det må prioriteres arbeid på fram til neste kvartalsrapportering. Styret ber Administrerende direktør om særskilt å følge opp følgende punkter: - Implementere innkjøpssystemet for fullt i egen organisasjon - Følge opp regional plan for MTU anskaffelser - Bruke data fra nasjonale kvalitetsregistre systematisk i forbedringsarbeid - Etablere ungdomsråd innen utgangen av 2016 Det gjenstår fortsatt punkter som vi ikke er i havn med

Side 17 - Sikre tilstrekkelig med utdanningsstillinger for den nye russpesialiteten - Spesialisthelsetjeneste til asylsøkere og flyktninger og kommunal veiledning - Gjennomføre hendelsesanalyser for åpenhet og oppfølging av pasienter - Ta i bruk aktivitetsbasert bemanningsplanlegging innen 30 juni - Ha et gjennomsnittlig sykefravær under 7.5% - Pakkeforløp innen kreftbehandling 47/2016 Overordnet risikostyring oppdragsdokument 1. tertial 2016 48/2016 Opprettelse Kirkenes Storkjøkken AS og fastsettelse av aksjekapital 49/2016 Høringsuttalelse utviklingsplan psykisk helsevern og TSB 50/2016 Omprioritering investeringsramme - investering i brakkerigg 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF har gjennomgått overordnet risikostyring for Finnmarkssykehuset HF for 1. tertial 2016 og tar denne til etterretning. 2. Risiko knyttet til gjennomføring av oppdraget vurderes som middels, og avbøtende tiltak etablert på dette anses som tilfredsstillende. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF ønsker å opprette Kirkenes Storkjøkken AS. 2. Styret ønsker at Finnmarkssykehuset går inn med 50 % av aksjekapitalen beskrevet i beslutningsgrunnlaget. 3. Styret ber om at det utarbeides forslag til vedtekter og aksjonæravtale som behandles i styret før etablering. Vedtatt mot 3 stemmer Styret i Finnmarkssykehuset HF støtter høringsuttalelsen i sin ordlyd. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar å omdisponere inntil 15 MNOK av ubenyttede investeringsmidler i 2016 for å bruke til investering av brakkerigg i Hammerfest. 2. Styret ber administrerende direktør om å innarbeide i investeringsrammen for 2017/2018 prioriteringer iht. de omdisponerte midlene. Omdisponeringen må sees i sammenheng med

Side 18 investeringsmidler tilknyttet vedlikehold Hammerfest sykehus, Nye Hammerfest sykehus og årlig reserve. 51/2016 Tertialrapport byggeprosjekt Vedtatt mot 1 stemme 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapport 1/2016 Utviklingsog byggeprosjekter til etterretning. 2. Styret forventer at kostnadsrammen (P85) for Nye Kirkenes sykehus overholdes. 52/2016 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 9. mai 2016 - Referat fra FAMU 9. mai 2016 sendt styret etter styremøte 53/2016 Eventuelt - Møtet i juni kuttes fra 2 til 1 dag og at det blir 15. juni 2016. - Møtet i august avklares i juni med ny direktør

Side 19 15. juni 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 54/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 55/2016 Godkjenning av protokollene fra styremøtet 19. mai 2016 Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll fra styremøtet 19. mai 2016. 56/2016 Muntlig informasjon fra styreleder / Muntlig informasjon fra Administrerende direktør 57/2016 Virksomhetsrapport 5 2016 Finnmarkssykehuset HF 58/2016 Prosjekt reduksjon av ventetid - statusrapport Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar virksomhetsrapport 5 2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar arbeidet med ventetid til etterretning og verdsetter den reduksjonen i ventetid man har observert det siste året. 59/2016 Internrevisjonsrapport 02/2016 - Vedlikehold og utvikling av kompetanse Finnmarkssykehuset HF 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar sak om vedlikehold og utvikling av kompetanse Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret ber om at det innføres retningslinjer for foretaket som gir føringer for hvordan arbeidet med vedlikehold og utvikling av kompetanse skal utføres, med tilhørende maler og verktøy. 3. Styret ber om at status for innføring av retningslinjer og verktøy rapporteres til styret senest våren 2017.

Side 20 60/2016 Endret ramme for Nye Kirkenes sykehus 1. Styret i Finnmarkssykehuset tar til orientering at gjennomført usikkerhetsanalyse viser at den avsatte økonomiske rammen til NKS prosjektet er for lav. 2. Styret ber om at foretaket både omprioriterer innenfor eget investeringsbudsjett og gjennomfører kostnadsreduserende tiltak i NKS prosjektet, totalt 30 MNOK 3. Styret ber om at administrasjonen søker Helse Nord RHF om 25 MNOK i økt ramme til NKS prosjektet. 4. Styret tar til orientering at det ikke er gjort fysiske tilrettelegginger knyttet til en evt. ny økt flyktningestrøm inn over Storskog, på bakgrunn av prosjektets økonomiske situasjon. 61/2016 Orienteringer Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjonen til orientering. - Diabetes hos norske pasienter med hjertesvikt - Overlege Viera Stubnova - OU-prosess Nye Kirkenes sykehus Klinikksjef Rita Jørgensen - Befaring Nye Kirkenes sykehus etter styremøtet 62/2016 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 3. juni 2016 - Referat fra FAMU 3. juni 2016 - Referat fra Brukerutvalgsmøte 2. juni 2016

Side 21 25. august 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 64/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 65/2016 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 15. juni 2016 Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll fra styremøtet 15. juni 2016. 66/2016 Muntlig informasjon fra styreleder Muntlig informasjon fra Administrerende direktør Enstemmig vedtak Styreledermøtet i Tromsø - Finansiering av Nye Kirkenes sykehuset - Kirurgisk akuttkirurgi beholde i Finnmark på begge sykehusene. Orientering fra Administrerende direktør Nasjonal helse- og sykehusplan mandat for oppfølging - Stedlig ledelse - Kirurgisk akuttberedskap Administrerende direktørs forslag til vedtak: Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. 67/2016 Møteplan 2017 for Styret i Finnmarkssykehuset HF Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar følgende møteplan for 2017: 23. februar 2017 Hammerfest 28. mars 2017 Bodø 26. april 2017 Karasjok 30. mai 2017 Hammerfest 21. 22. juni 2017 Kirkenes 31. august 2017 Hammerfest

Side 22 28. september 2017 Alta 25. oktober 2017 Tromsø 13. 14. desember 2017 Hammerfest Styreseminarer: 29. 30. mars 2017 Bodø i regi av Helse Nord RHF 25. 26. oktober 2017 Tromsø i regi av Helse Nord RHF 68/2016 Virksomhetsrapport 6 og 7 2016 Finnmarkssykehuset HF 69/2016 Orientering om organisasjonsutvikling og brukermedvirkning prosjekt styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark/ Alta nærsykehus 70/2016 Internrevisjonsrapport 08/2016 samstemming av legemiddellister i Finnmarkssykehuset. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar virksomhetsrapport 6 og 7 2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret er ikke tilfreds med den økonomisk utviklingen i Klinikk Hammerfest og innenfor Pasientreiser. Styret ber om at det innenfor disse områdene utarbeides ytterligere tiltak for å komme i budsjettbalanse i 2016. Tiltaksplanene skal følges opp i virksomhetsrapporteringen. 3. Antallet fristbrudd innen Klinikk Psykisk helsevern og rus er fortsatt høyt. Styret ber om status i tiltaksarbeidet for å redusere fristbruddene i september. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjonen om prosjektet organisasjonsutvikling og brukermedvirkning prosjekt styrking av spesialisthelsetilbudet i Alta/Vest-Finnmark/ Alta nærsykehus til orientering. 2. Styret ber å bli orientert om OU-ANS gjennom ordinær tertialrapportering utviklings- og byggeprosjekter. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar Internrevisjonsrapport 08/2016 samstemming av legemiddellister i Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Styret ber administrerende direktør om å følge opp internrevisjonens anbefalinger og rapportere på dette arbeidet innen februar 2017.

Side 23 71/2016 Høringssvar Smittevernplan 2016-2020 og Tuberkulosekontrollprogram 2016-2020 Helse Nor 72/2016 Orienteringer fra kl. 10.00-1030: - Skulderpoliklinikk Klinikk Hammerfest Styret i Finnmarkssykehuset HF gir sin tilslutning til forslag til høringssvar Smittevernplan 2016-2020 og Tuberkuloseprogram 2016-2020 Helse Nord. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon om skulderpoliklinikk Klinikk Hammerfest til orientering. 73/2016 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 22. august 2016 - Referat fra FAMU 19. august 2016 - Protokoll Foretaksmøte 27. juni 2016 - Invitasjon framtidig flyambulansetjeneste møte 27. september 2016 - Ny revisor

Side 24 29. september 2016 Saksnummer Sakens navn Vedtak Status 75/2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner innkalling og saksliste. 76/2016 Godkjenning av protokoll fra styremøtet 31. august 2016 77/2016 Muntlig informasjon fra styreleder /muntlig informasjon fra Administrerende direktør Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner protokoll fra styremøtet 31. august 2016. Enstemmig vedtak Orientering fra styreleder - Helseminister Bent Høie besøker Alta 14. oktober 2016 - nedleggelse av grunnstein Alta Nærsykehus. Orientering fra Administrerende direktør - Lov om spesialisthelsetjeneste 3-3 meldinger inkludert alvorlige hendelser ( 3-3a) fra Klinikk Hammerfest (informasjonen er unntatt offentlighet iht. offl. 13 og forvl. 13) - Akademiker streiken - PasOpp undersøkelsen tas opp som egen sak i oktober - Flyambulansetjenesten i Finnmark Møte med Helse Nord RHF - Dialogmøte mellom Finnmarkssykehuset og Helse Nord RHF Styret i Finnmarkssykehuset HF tar informasjon fra styreleder og administrerende direktør til orientering. 78/2016 Virksomhetsrapport 8 2016 Finnmarkssykehuset HF 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar virksomhetsrapport 8 2016 Finnmarkssykehuset HF til etterretning. 2. Den økonomiske utviklingen i klinikk Hammerfest og Pasientreiser har forverret seg betydelig. Styret viser til styrevedtak 68/2016 punkt 2 og ber om at tiltaksplanene legges frem for styret i oktober.

Side 25 79/2016 Rapportering 2. tertial Oppdragsdokumentet Finnmarkssykehuset HF 2016 80/2016 Overordnet risikostyring oppdragsdokument 2. tertial 2016 3. Styret er ikke fornøyd med at det er for store variasjoner i resultatene fra måned til måned innenfor ventetid og fristbrudd. Styret ber administrerende direktør sørge for at det iverksettes tilstrekkelige tiltak slik at foretaket er innenfor målkravene. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF gir sin tilslutning til rapport for 2. tertial på oppdragsdokumentet. Tertialrapporten oversendes Helse Nord RHF. 2. Status for risiko knyttet til det samlede oppdraget for 2016 viser at det er enkeltpunkter med høy risiko som det må prioriteres arbeid på resten av året. Styret ber administrerende direktør om særskilt å følge opp følgende punkter i oppdragsdokumentet: - Følge opp regional plan for MTU anskaffelser - Implementere innkjøpssystemet for fullt i egen organisasjon - Det skal ikke forekomme fristbrudd - Realisere alle innsatsområder i pasientsikkerhetsprogrammet - Bruke data fra nasjonale kvalitetsregistre systematisk i forbedringsarbeid - Etablere ungdomsråd innen utgangen av 2016 - Sikre tilstrekkelig med utdanningsstillinger for den nye russpesialiteten - Gjennomføre hendelsesanalyser for åpenhet og oppfølging av pasienter - Gjennomføre Mini-metode undersøkelser - Ta i bruk aktivitetsbasert bemanningsplanlegging 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF har gjennomgått overordnet risikostyring for Finnmarkssykehuset HF for 2. tertial 2016 og tar denne til etterretning. 2. Risiko knyttet til gjennomføring av oppdraget vurderes som middels til lav, og avbøtende tiltak etablert på dette anses som tilfredsstillende. Gjenstår fortsatt punkter som ikke er gjennomført

Side 26 81/2016 Tertialrapport 2/2016 bygge- og utviklingsprosjekter i Finnmarkssykehuset 82/2016 Budsjettprosess 2017 Finnmarkssykehuset HF 83/2016 Investeringer og bærekraftsanalyse for 2016-2024 84/2016 Salg av boliger og gamle Kirkenes sykehus Styret i Finnmarkssykehuset HF tar tertialrapport 2/2016 bygge- og utviklingsprosjekter til etterretning. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar sak om budsjettprosessen 2017 til orientering. Styremedlem Gudrun Rollefsen var ikke tilstede under behandling av denne saken. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF tar den økonomiske bærekraftanalysen til etterretning. 2. Styret registrerer og understreker at foretakets økonomi ikke er bærekraftig. 3. Styret ber om at ytterligere økonomiske tiltak utarbeides i klinikkene i budsjettprosessen høsten 2016. 4. Styret ber om at Finnmarkssykehuset våren 2017 starter et foretaksovergripende arbeide med å lage en økonomisk strategi for å kunne bære investeringen i Nye Hammerfest Sykehus og ber om en rapportering på dette til styret før sommeren 2017. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF gir sin tilslutning til salg av gamle Kirkenes sykehus og boligene i boligpakke 1 og 2. 2. Styret ber administrerende direktør om å oversende denne saken til Helse Nord RHF, med anmodning om godkjennelse av salg gamle Kirkenes sykehus og boligene. Under forutsetning av godkjenning fra Helse Nord RHF, gis adm. dir. fullmakt til å forestå salg i henhold til punkt 1 i vedtaket. 3. Dersom salgene forventes å gi en salgssum vesentlig lavere enn bokført verdi, forelegges dette styret til ny behandling. Styreleder gis en fullmakt til, sammen med administrerende direktør, gjøre denne vurdering. 4. Administrerende direktør må sikre at foretaket har tilgang til tilstrekkelig antall boliger, for å sikre rekruttering og stabilisering.

Side 27 85/2016 Handlingsplan kvalitet 2016 2020 86/2016 Omprioritering investeringsramme til Nye Kirkenes Sykehus Styret i Finnmarkssykehuset HF godkjenner utkast til Handlingsplan kvalitet 2016 2020. 1. Styret i Finnmarkssykehuset HF vedtar å omdisponere inntil 25 MNOK av ubenyttede investeringsmidler i 2016/2017 til reserve for nye Kirkenes sykehus i henhold til følgende oppsett: Omprioritering fra kontorrigg MTU, ambulanse 2017 Reserve 2016/2017 Overføres til reserve NKS 2017-15,0 mill. kr. - 5,0 mill. kr. - 5,0 mill. kr. 25,0 mill. kr. 2. Styret ber administrerende direktør søke Helse Nord om omprioritering av investeringsmidler. 3. Styret ber administrerende direktør om å oppdatere investeringsbudsjettet 2016/2017 i henhold til vedtakspunkt 1. 4. Styret ber om en oppdatert status på investeringene innenfor de ulike prosjektene, inkludert disponerte investeringsmidlermidler, pr. september 2016. 87/2016 Referatsaker Styret i Finnmarkssykehuset HF tar referatsakene til orientering: - Referat fra Informasjons- og drøftingsmøtet 19. september 2016 - Referat fra FAMU 19. september 2016 - Referat fra Brukerutvalget 20. september 2016 - PasOpp rapport 2016 Klinikk Hammerfest - PasOpp rapport 2016 Klinikk Kirkenes 88/2016 Eventuelt Nestleder Kristin Rajala tok opp sak om "Flyambulanse tjenesten i Finnmark". Styret i Finnmarkssykehuset er kjent med at Helse Nord RHF i styresak 110-2016 fattet følgende vedtak: