Møteprotokoll Kontrollutvalget Marker Møtedato: 09.11.2017, Tidspunkt: fra kl. 09:00 til kl. 10:30 Møtested: Marker kommune, Kilebu, møterom Teknikk, Miljø og Landbruk/uteseksjonen Fra til saksnr.: 17/26 17/31 MEDLEMMER MØTT VARAMEDLEMMER Heidi H. Slupstad, Leder Kristian Fog, Nestleder Sara-Helen Larsen, meldt Varamedlem ikke oppnevnt forfall Kent Arne Olsson Odd E. Volen Antall stemmeberettigede fremmøtte 4 av 5. Møtende fra administrasjonen: Virksomhetsleder Ann-Mari Nylund og Jan Gunnar Berger Møtende fra revisjonen: Unni Torp Møtende fra kontrollutvalgssekretariatet: Ida B. Haaby... Heidi H. Slupstad, Leder Kristian Fog Sara-Helen Larsen. Kent arne Olsson. Odd E. Volen Merknader Utvalget fikk omvisning på Kilebu - Teknikk, Miljø og Landbruk v/uteseksjonen sine lokaler. Kontrollutvalget Markers møte 09.11.2017 Sakliste PS 17/26 Orientering PS 17/27 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2017 PS 17/28 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2018 PS 17/29 Kontrollutvalgets møteplan 1. halvår 2018 PS 17/30 PS 17/31 Informasjon fra revisjonen Eventuelt
PS 17/26 Orientering Presentasjon av virksomhet Teknikk, plan og miljø tas til orientering. Rakkestad, 02.11.2017 Virksomhetsleder orienterte: - Antall ansatte - Arbeidsoppgaver - Nytt internkontrollsystem IK Bygg - Plan for vedlikehold og tilstand på bygningsmassen o Behov for rehabilitering på kommunale boliger o Skole Tilstandsvurdering og pris på vedlikeholdsetterslep o Brannvern og evakueringsplan o Generelt vedlikeholdsetterslep Presentasjon av virksomhet Teknikk, plan og miljø tas til orientering. PS 17/27 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2017 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2017 godkjennes. Rakkestad, 25.10.2017 Vedtak som innstilt. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.09.2017 godkjennes.
PS 17/28 Kontrollutvalgets innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn 2018 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2018 med en kostnadsramme på kr. 839.000,-, vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» med følgende innstilling: Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2018 med en kostnadsramme på kr. 839.000,-, vedtas Rakkestad, 01.11.17 Sekretariatet orienterte Kristian Fog fremmet følgende tilleggsforslag: Kontrollutvalgets faste medlemmer tilbys digitalt abonnent på Kommunal Rapport, på lik linje som formannskapets medlemmer. Budsjett med økning til avisabonnement enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget Markers vedtak og innstilling 09.11.2017: 1. Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2018 med en kostnadsramme på kr. 853 000,- vedtas 2. Budsjettet for kontroll- og tilsyn 2018 oversendes ordfører for videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» med følgende innstilling: Budsjett for kontroll- og tilsyn for 2018 med en kostnadsramme på kr. 853 000,- vedtas
PS 17/29 Kontrollutvalgets møteplan 1. halvår 2018 Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2018: 1. møte: torsdag 18. jan. kl. 09:00 2. møte: torsdag 24. mai kl. 09:00 3. møte: torsdag 21. juni kl. 09:00 Rakkestad, 01.11.17 Vedtak som innstilt. Med forbehold om endringer fastsetter kontrollutvalget følgende møtedager for sin virksomhet 1. halvår 2018: 1. møte: torsdag 18. jan. kl. 09:00 2. møte: torsdag 24. mai kl. 09:00 3. møte: torsdag 21. juni kl. 09:00
PS 17/30 Informasjon fra revisjonen Informasjonen fra revisjonen tas til orientering. Rakkestad, 25.10.2017 Revisjonen orienterte - Vakante stillinger i selskapet blir utlyst internt, engasjement blir utlyst eksternt. - Styret til revisjonen har lukket varslene (som KU tidligere er informert om), men har fortsatt fokus på arbeidsmiljø - Budsjettøkningen på 2,6% i 2018, styret er på sikt bekymret for rekruttering og for å beholde kompetanse i selskapet. - Forvaltningsrevisjon «Internkontroll» forventet oppstart desember, samt to oppfølgingsrapporter i desember - Regnskapsrevisjon - Løpende handlinger i tråd med revisjonsplanen, opplever noe problemer med å få tilbakemeldinger på henvendelser. - Etterspurt nytt finansreglement og økonomireglement planlagt ferdig høsten 2018 - Selskapskontroll Legges fram på neste møte (Helsehuset) Informasjonen fra revisjonen tas til orientering.
PS 17/31 Eventuelt Saken legges fram uten innstilling. Rakkestad, 25.10.2017 Utvalget ser bekymringer vedrørende forholdene på økonomiavdelingen, særlig i hektiske perioder som ved budsjett -og regnskapsframleggelsen. Det ble blant annet uttrykt bekymring omkring sårbarhet ved sykdom og om det kan være stort arbeidspress på ansatte. Utvalget påpekte også om dette kunne påvirke økonomiforvaltingen på sikt. Utvalget fremmet på bakgrunn av dette følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalget inviterer rådmannen til kontrollutvalget for å orientere om arbeidssituasjonen på økonomiavdelingen, særlig i forhold til risikovurderinger rundt sårbarhet ved sykdom/fravær. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til kontrollutvalget for å orientere om arbeidssituasjonen på økonomiavdelingen, særlig i forhold til risikovurderinger rundt sårbarhet ved sykdom/fravær, til kontrollutvalgets neste møte.