Lillehammer kommune Saksframlegg Saksb: Øivind Nyhus Arkiv: 255 16/1709-1 Dato: 07.03.2016 SELSKAPSKONTROLL LILLEHAMMER KOMMUNALE EIENDOMSSELSKAP AS Vedlegg: Rapporten "Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS" Sammendrag Sekretariatet foreslår at kontrollutvalget tar revisjonsrapporten til orientering. Videre foreslås det at utvalget innstiller på at kommunestyret tar revisjonsrapporten til orientering og at det forventes at kommunens og kommunens eierrepresentant (vedrørende siste anbefaling) følger opp anbefalingene gitt i forvaltningsrevisjonsrapporten. Bakgrunn Selskapskontroll er en oppgave som kontrollutvalget skal påse at blir gjennomført, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og er omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6. I møte den 24.11.2014 behandlet utvalget en sak om hvilke tema og selskap de skulle prioritere framover. Utvalget vedtok da at Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skulle prioriteres av aktuelle selskap. I møte den 9.3.2015 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: "Kontrollutvalget bestiller en prosjektplan fra Innlandet Revisjon IKS vedrørende eierskapskontroll i Lillehammer Eiendomsselskap AS til møtet den 4.5.2015". Prosjektplanen ble behandlet og godkjent i møte den 4.5.2015. Rapporten ligger vedlagt saken og revisor vil presentere denne i møtet. Fakta Følgende problemstillinger lå til grunn for prosjektet: 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? 2. Er Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? 5. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet? Er selskapet omfattet av offentlighetslovens regler? Hvordan er i så fall praksis sett opp mot lovens krav? 6. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? 7. Er det blitt stilt krav om utbytte og avkastning til selskapet? 8. Har selskapet utarbeidet etiske retningslinjer?
9. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamlingen)? Undersøkelsen er gjennomført via dokumentanalyse og intervjuer, og problemstillingene er vurdert ut fra perioden 2010-2015. Under blir de ulike problemstillingene med funn gjort av revisjonen kort omtalt; Problemstilling 1. Driver selskapet innenfor formålet med virksomheten? Selskapet ble dannet i 1999 av to hovedgrunner. For det første ønsket kommunen å eie lokaler, og de måtte ut med anbud. Fra politisk hold var det ikke ønskelig at dette skulle foregå i full offentlighet. For det andre ga et slikt selskap kommunen en mulighet til raskt å være med i budrunder uten politisk behandling først. Dagens primærvirksomhet for selskapet er å leie ut egne eiendommer og salg av tomter i Skogenfeltet. Revisor vurderer at "selskapet opererer innenfor formålet med virksomheten". Revisor skriver videre i sine vurderinger at "et generelt definert formål gir selskapets ledelse betydelig mulighet for endringer i virksomheten. Kommunen bør derfor være bevisst på at den gjennom formålet har gitt selskapet betydelig handlingsrom". Problemstilling 2. Er Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap omfattet av reglene for offentlige anskaffelser, og eventuelt blir disse fulgt? Lillehammer kommunale eiendomsselskap AS kjøper tjenester fra Lillehammer kommune uten at disse er inngått via anbud/konkurranse. Det gjelder hovedsakelig vedlikeholds- og vaktmestertjenester, regnskapstjenester og forretningsførsel samt bruk av kommunens inngåtte rammeavtaler. Revisor vurderer at dette går inn under begrepet "omvendt" utvidet egenregi, som er forklart i rapporten. For å kunne bruke dette begrepet, er det krav om at kommunen som eier ikke kan ha betydelige leveranser til andre (omsetningskriteriet) samt at kommunen må utøve tilsvarende kontroll over selskapet som over egen virksomhet (kontrollkriteriet). Da kommunen ikke er ordinær leverandør av tjenester til andre, vurderes omsetningskriteriet som oppfylt. Selskapet er 100% eid av kommunen og styret består av kommunepolitikere. Således vurderes også kontrollkriteriet som oppfylt. Revisor konkluderer dermed med at "tjenesteleveransene ikke utgjør noen ulovlig direkte anskaffelse". Det ble funnet et avvik som beskrives som en glipp av kommunen, og som er korrigert i etterkant. Det gjelder inngåelse av rammeavtaler der det var tenkt at Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS også skulle benytte disse. I utlysningen kom det ikke fram at de skulle omfattes av rammeavtalen, noe som ikke er i tråd med regelverket. Problemstilling 3. Er det utarbeidet en tydelig eierstrategi for selskapet? Revisor har vurdert eierskapspolitikken, eiermeldinger og andre dokumenter om omhandler selskapet. Konklusjonen til revisor er at "Etter vår oppfatning har ikke Lillehammer kommune laget noen eierstrategi for LKE. Det er heller ikke tydeliggjort i plandokumenter hvordan selskapet skal inngå i arbeidet med næringsutvikling i kommunen." Problemstilling 4. Er det laget rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, slik at eier får tilgang til nødvendig informasjon? I følge eierskapspolitikken skal det utarbeides rutiner for informasjon og kommunikasjon mellom eier og selskap, i tillegg skal det defineres rapporteringskrav for det enkelte selskap. Revisor skriver følgende vurdering og konklusjon rundt denne problemstillingen: "Det er
ikke definert krav til rapportering mellom eier og styre i selskapet. Den formelle/skriftlige rapporteringen er en "minimumsløsning" i form av årsrapporter." Problemstilling 5. Hvordan er det lagt til rette for åpenhet om selskapet? Selskapet har ikke selv vurdert om det er underlagt offentleglova. Revisor er for øvrig av den oppfatning at selskapet er omfattet av offentleglova. I den daglige driften brukes Lillehammer kommunes arkivsystem på lik linje med kommunens administrasjon. Daglig leder har sin hovedstilling i kommunen. Revisor har sett at dokumenter finnes i arkivet og at sakspapirer til møter ligger på kommunens hjemmeside. Uten å ha gått grundig igjennom alt som er arkivert og publisert, så viser den praksisen som revisor har sett at den er i tråd med offentleglova. Problemstilling 6. Er styret valgt ut fra fokus på selskapets behov og hensyntatt regler om habilitet? Styret i selskapet er politisk sammensatt, og alle de tre medlemmene som sitter i dag sitter i planutvalget. Styreleder er leder i planutvalget. Sammensetningen av styret i LKE er opplyst fra ordfører å være naturlig ut i fra formålet til selskapet om å være et politisk verktøy for å utvikle kommunen. Det er for øvrig viktig å være klar over at rollen som medlem i et styre er noe annet enn det å være folkevalgt. Styreverv er et frivillig og personlig verv hvor man skal ivareta selskapets interesser. Loven er for øvrig ikke til noe hinder for at folkevalgte kan velges som styremedlemmer. Når det gjelder habilitet, så vil styremedlemmene være inhabile dersom kommunestyret eller planutvalget skal behandle saker der LKE er part i saken. Fram til i dag ser det ikke ut til at dette har vært en aktuell problemstilling. Revisor mener kommunen som eier av selskapet burde foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. Problemstilling 7. Er det blitt stilt krav om utbytte og avkastning til selskapet? Det er ikke stilt noen krav til utbytte- eller avkastning til selskapet. Revisor vurderer at formålet med selskapet neppe er forretningsmessig, og sett opp mot eierskapspolitikken er det ikke nødvendig at kommunen stiller et slikt krav. På den andre siden, så er selskapet i noe omfang med i en konkurransesituasjon når det gjelder utleie av lokaler. Lokalene til tidligere Mesna videregående skole som er planlagt til Idrettens hus, vil gjøre at de i større grad vil være i en konkurransesituasjon. På bakgrunn av dette anbefaler revisor at Lillehammer kommune bør klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i selskapet og fremme disse for generalforsamlingen. Problemstilling 8. Har selskapet utarbeidet etiske retningslinjer? Selskapet har i dag ikke egne retningslinjer, og legger kommunens etiske regelverk til grunn for driften. Revisor anbefaler at selskapet utarbeider etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse følges opp. Det er for øvrig ikke noe i veien for at de kan bruke kommunes retningslinjer og tilpasse de selskapet. Problemstilling 9. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamlingen)? Revisor vurdere følgende om denne problemstillingen: "I henhold til kommunens eierskapspolitikk skal eierstyringen utøves gjennom generalforsamlingen. Med utgangspunkt i at styret består av kommunepolitikere så kunne det være en viss risiko for at eierstyringen i
realiteten skjedde gjennom styret. Vi har gått inn på dette, men har ikke fått informasjon som tilsier at eierstyring i stedet for i generalforsamlingen helt eller delvis skjer gjennom styret." Anbefalinger Revisor har i rapporten gitt vurderinger og konklusjoner på hver problemstilling. Oppsummert har revisor følgende anbefalinger: I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen utarbeide en tydelig eierstrategi for Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen som eier lage rutiner for hvordan Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skal rapportere til eier med hensyn til økonomi og virksomhet. Lillehammer kommune bør foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. Med henvisning til anbefaling fra KS så bør Lillehammer kommune klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS og deretter fremme disse for generalforsamlingen. Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS bør utarbeide etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Vurderinger Sekretariatet mener Innlandet Revisjon IKS har utført en grundig selskapskontroll av Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS, og har besvart de problemstillingene som lå til grunn. Rapporten avdekker at selskapet drives ut fra formålet. Det er ikke noe i rapporten som tilsier at kommunen er misfornøyd med hvordan selskapet drives, eller kommunikasjon med selskapet. For øvrig er det en del formelle ting som revisjonen anbefaler at kommer på plass. For Lillehammer kommune sin del anbefales det å utarbeide en tydelig eierstrategi, rutiner for rapportering, vurdering av behovet for sammensetning og kompetanse i styret samt en klargjøring av prinsipper for utbyttepolitikk. Selskapet på sin side bør utarbeide etiske retningslinjer samt sørge for at disse følges opp. I selskapets uttalelse til høringsrapporten skriver de at anser at de fire første anbefalingene følges opp av kommunen som eier, mens selskapet sier at de selv skal gå igjennom og se nærmere på den siste anbefalingen. Selskapet sier i sitt høringssvar at de vurderer en slik ekstern kontroll/gjennomgang som nyttig for både selskapet og kommunen, og at den bevisstgjør situasjonen godt for begge parter. Konklusjon Sekretariatet foreslår at det gjøres følgende V E D T A K :
1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS" til orientering og legger saken fram for kommunestyret med følgende INNSTILLING: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS» til orientering og forventer at revisjonens anbefalinger blir fulgt opp i kommunen og av kommunens eierrepresentant: a. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen utarbeide en tydelig eierstrategi for Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS. b. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen som eier lage rutiner for hvordan Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skal rapportere til eier med hensyn til økonomi og virksomhet. c. Lillehammer kommune bør foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. d. Med henvisning til anbefaling fra KS så bør Lillehammer kommunen klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS og deretter fremme disse for generalforsamlingen. e. Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS bør utarbeide etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Øivind Nyhus Sekretariatsleder Kari Louise Hovland Rådgiver Kontrollutvalget Lillehammer har behandlet saken i møte 08.02.2016 sak 2/16 Rolf Kristiansen tok opp sin rolle som styreleder i selskapet og mente seg inhabil. Kontrollutvalget vurderte Kristiansen som inhabil og han fratrådte møtet under behandlingen av denne saken. Innlandet Revisjon iks v/kristian Lein presenterte innholdet i rapporten. Kontrollutvalget ønsker et nytt vedtakspunkt der de ønsker at kommunen vurderer å etablere valgkomite for selskapet. Videre endres "orientering" til "etterretning". Kontrollutvalget fattet følgende enstemmige Vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten "Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS" til etterretning og legger saken fram for kommunestyret med følgende I N N S T I L L I N G:
Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Selskapskontroll Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS» til etterretning og forventer at følgende anbefalinger blir fulgt opp i kommunen og av kommunens eierrepresentant: I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen utarbeide en tydelig eierstrategi for Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS. I henhold til Lillehammer kommunes eierskapspolitikk bør kommunen som eier lage rutiner for hvordan Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS skal rapportere til eier med hensyn til økonomi og virksomhet. Lillehammer kommune bør foreta en samlet vurdering av behovet for kompetanse i styret og hvordan det best bør settes sammen. Med henvisning til anbefaling fra KS så bør Lillehammer kommunen klargjøre prinsippene for utbyttepolitikk i Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS og deretter fremme disse for generalforsamlingen. Lillehammer Kommunale Eiendomsselskap AS bør utarbeide etiske retningslinjer for sin virksomhet, samt sørge for at disse blir fulgt opp. Med henvisning til anbefaling fra KS bør Lillehammer kommune etablere valgkomite for selskapet.