SAKSFRAMLEGG - FYLKESTINGET

SAKSFRAMLEGG - FYLKESTINGET Arkivsaksnr.: 15/1313-75 Sak: 91/17 Løpenr.: 63486/17 Arkiv: 030 SAKSARKIV Ansvarlig fylkesråd: Willy Ørnebakk REGIONREFORMEN - VIDERE PROSESS Innstilling til vedtak: ::: Plan- og økonomikomiteens innstilling vil bli lagt inn som vedlegg til saken når saksprotokollen er klar. :::... Vedlegg til saken: - Plan- og økonomikomiteens innstilling. - Eksemplet Trøndelag - Tabell sammensetning av fellesnemnd - Svar fra KMD vedr. inndelingsloven - Notat vedrørende navnevalg - Veileder KMD: Etablering av nye kommuner og fylkeskommuner Saksutredning: Stortinget vedtok 8. juni 2017 sammenslåing av Troms og Finnmark fylkeskommuner fra 1. januar 2020. Når det er gjort vedtak om sammenslåing skal det innkalles til et felles møte mellom de to fylkestingene. Ved tvangssammenslåing er det departementet som kaller inn fylkestingene til møte jf. inndelingslovens 25. Departementet tar sikte på at felles fylkestingsmøter gjennomføres i løpet av oktober 2017 (jf. brev fra KMD av 28.6.2017). På fellesmøtet skal følgende saker drøftes: a) Forslag til navn på det nye fylket b) Tallet på medlemmer i det nye fylkestinget

2 c) Kriterium for sammensetning og funksjoner til fellesnemnd etter inndelingslovens 26. d) Valg av revisor for virksomheta i fellesnemda e) Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av sammenslåing. I etterkant av møtet må de respektive fylkestingene følge opp med vedtak. Fylkestinget i Finnmark behandlet i sin fylkestingssamling i juni sak 7/17, Regionreformen videre prosess etter vedtak i Stortinget og fattet følgende vedtak: 1. Ved et regjeringsskifte etter stortingsvalget 11. september 2017, fremmes det sak til Regjeringen/Stortinget om omgjøring av vedtaket som er gjort om å slå sammen Finnmark og Troms 2. Ved en videreføring av sammenslåingsprosessen: a. Finnmark er regionens nye navn b. Avholdes felles fylkesting i Kirkenes 26. oktober 2017 c. Velges like mange medlemmer fra Finnmark og Troms i fellesnemd d. Legges hovedsetet / administrasjonen i regionen til Vadsø e. Må formannskapsmodellen være regionens politiske styringsmodell Når det gjelder punkt 2. d) i Finnmark fylkestingsvedtak, vises det til fylkestinget i Troms sitt vedtak i sak 98/16, punkt 13: Fylkestinget legger til grunn at den nye regionens administrasjonssenter skal være Tromsø. Dersom det blir vedtatt sammenslåing, må det arbeides videre med å utrede distribuerte løsninger for å ivareta nødvendig nærhet til brukere og samarbeidspartnere for fagetatene i Vadsø og eventuelt i Bodø. Det må bygges videre på etablerte, sterke fagmiljøer. Forberedelse av sammenslåingen Forslag til navn på det nye fylket (jf. inndelingsloven 25, a)) Navn på de nye fylkeskommunene vedtas ved endring av lov om forandring av rikets inndelingsnavn. Det vil bli lagt opp til en samlet proposisjon for alle fylkessammenslåingene etter at det er gjennomført felles fylkestingmøter og fylkestingene har fattet vedtak etter 25 a. Departementet tar sikte på å fremme en slik proposisjon for Stortinget senest våren 2018. Forslaget fra departementet vil bygge på lokale ønsker og vedtak om navn på ny fylkeskommune. Det foregår samtidige prosesser også i regional stat, og av særlig betydning er at fylkesmannsembetet i Troms og Finnmark er vedtatt sammenslått fra 1.1.2019. Det er ikke klart hvor tidlig navn på fylkesmannsembetet vil bli tematisert, men det kan forventes å bli omtalt i proposisjonen som omtaler navn på nye fylkeskommuner. Av Prop 84 S (2016-2017) framgår det at «Fylkeskommune som omgrep på regionalt folkevalt nivå blir vidareført etter gjennomføring av regionreforma.» Det kan være behov for en nærmere avklaring hva dette vil bety for navn som har med begrepet «region», for eksempel «Vestlandsregionen». Hvorvidt det skal kunne hete region som et alternativ til

3 fylkeskommune, setter et «melodisk» preg på alternativene. De forskjellige navnene passer i ulik grad sammen med region eller fylkeskommune. Fylkestinget i Finnmark vedtok på møte 14.06.17, sak 35 «2. Ved en videreføring av sammenslåingsprosessen: a. Finnmark er regionens nye navn» Forslaget ble vedtatt med 25 mot 10 stemmer. Mindretallets forslag innehold også følgende forslag til navn: «Finnmark & Troms regionsting» - (forslaget fikk 10 stemmer), og «Region Troms og Finnmark» (forslaget fikk 7 stemmer). Anbefaling: Fylkesrådet mener at Troms og Finnmark fylkeskommune er et godt navn, da det er gjenkjennelig og pedagogisk. Navnet er pedagogisk, da det viser at de samme geografiske områdene består. Fylkesrådet tilrår at navnet skrives på norsk, samisk og kvensk. Vedlagt saken følger et notat som drøfter ulike navn nærmere. Tallet på medlemmer i det nye fylkestinget (jf. inndelingsloven 25, b)) Her vises det til fylkestingssak 98/16 og bakgrunnsnotat 6: Valg ved endring av regioninndeling. Teksten under er basert på vedlegget, men noe justert. Ved valg til nytt regionalt folkevalgt nivå fylkesting vil det i følge Meld St nr 22 (2015-2016) være naturlig å basere seg på de hovedprinsipper som i dag gjelder for fylkestingsvalg. I dag utgjør ett fylke én valgkrets. Én region og én valgkrets vil i følge stortingsmeldingen fra starten av gi gode muligheter for å bygge opp en ny region og en ny felles regiontilhørighet. Frem mot lokalvalget i 2019 vil det utredes hvilke administrative og praktiske konsekvenser endringer i regionstruktur får for valggjennomføringen, og hvordan dette kan møtes på best mulig måte. Antall representanter i fylkestinget fastsettes med hjemmel i kommuneloven 7. Her gis fylkestinget selv rett til å avgjøre dette innenfor en ramme basert på antall innbyggere i fylket. Loven har ingen bestemmelser for maksimalt antall medlemmer. I 7-2 heter det: Fylkestingets medlemstall skal være et ulike tall, som fastsettes slik for fylkeskommuner med: a. ikke over 150 000 innbyggere, minst 19 b. over 150 000, men ikke over 200 000 innbyggere, minst 27 c. over 200 000, men ikke over 300 000 innbyggere, minst 35 d. over 300 000 innbyggere, minst 43. Tall for 1. kvartal 2016 viser et innbyggertall i Troms på 164.330 og Finnmark 75.758, til sammen 240.088. Ut fra kommunelovens krav tilsier dette at det skal være minst 35 representanter. Fylkestingene har i dag henholdsvis 37 (Troms) og 35 (Finnmark) medlemmer, totalt 72 fylkestingsmedlemmer i de 2 fylkene. Det er neppe aktuelt med et fylkesting på 72 representanter i en ny region. En antydning på hva som kan være aktuelt antall representanter kan man få ved å se på noen av de største fylkeskommunene: Fylke/region Innbyggere (1.1. 2016) Areal km2 Fylkestingsrepresentanter

Oslo 658.390 453 59 Akershus 594.533 4.918 43 Hordaland 516.497 15.450 57 Rogaland 470.175 9.141 47 Østfold 289.867 4.183 35 Buskerud 277.684 14.930 43 Møre- og Romsdal 265.290 15.105 47 Trøndelag (fra 2018) 449.769 41.228 59 Nordland 241.906 38.327 45 Troms og Finnmark 240.088 74.494 4 Denne oversikten kan tyde på at fylkestingene tillegger fylkets utstrekning en viss betydning når antall representanter fastsettes, selv om kommunelovens krav er satt i forhold til innbyggertall. Et sammenslått Troms og Finnmark vil bli landets i særklasse største fylke, med nesten dobbelt så stort areal som de neste. Tabellen viser likevel at en sammenslåing tilsier en vesentlig reduksjon av antall representanter i forhold til dagens antall. Det høyeste antall representanter ut fra de opplysninger som foreligger i dag får Oslo og Trøndelag med 59, som begge har et betydelig høyere innbyggertall, og Oslo har også en annen oppgaveportefølje. Et langstrakt fylke, som Nordland har et tilnærmet likt innbyggertall som nye Troms og Finnmark vil kunne få, har 45 representanter i fylkestinget. Kommunal- og moderniseringsdepartementet opplyser i brev av 28.06.17 at: «Departementet tar sikte på at felles fylkestingsmøter gjennomføres i løpet av oktober 2017. Dette vil også gi departementet nødvendig tid til å forberede proposisjon til Stortinget om nye navn på fylkeskommunene, etter vi har fått forslag til navn fra fylkeskommunene som skal slå seg sammen. Det skal videre lages en forskrift med nærmere regler om den enkelte sammenslåing, der blant annet antallet medlemmer i det nye fylkestinget fastsettes.» Argumenter for et relativt stort fylkesting er blant annet hensyn til bredest mulig representasjon, både med hensyn til den partimessige representasjonen, men også mht geografi, kjønn, alder, yrkes-/næringsbakgrunn mv. Her vil imidlertid både partienes nominasjoner og velgernes personstemmer avgjøre det endelige resultatet. Argumenter for et mer begrenset antall representanter vil blant annet gå på at det vil gi mer effektive møter, og hver representant vil også kunne få mer taletid. Det vil også være mindre kostnadskrevende. Dette vil også være en praktisk og økonomisk fordel dersom fylkestinget skal holdes ulike steder i en større region. Et moment som kan vurderes som relevant er hvordan antall representanter påvirker partienes representasjon. Gitt valgresultatet for 2015 ser vi at et samlet fylkesting for Troms og Finnmark ville hatt følgende fordeling: 45 repr 51 repr 57 repr Ap 17 20 21 H 7 8 9 FrP 5 6 7 SP 4 4 5 SV 3 3 4 V 2 3 3 Rødt 2 2 3 MdG 2 2 2

KrF 2 2 2 Kystpartiet 1 1 1 5 Anbefaling: Fylkesrådet anbefaler at det nye regiontinget har 57 representanter. Kriterium for sammensetning og funksjoner til fellesnemnd og oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av sammenslåing (jf. inndelingsloven 25 c) og e)) Hva: Fellesnemnd, skal etter inndelingsloven 26 opprettes når Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Det er fellesnemnda som skal samordne og ta seg av forberedelsen av sammenslåingsprosessen. Hovedoppgaven er å forberede arbeidet med økonomiplan og budsjett for det første driftsåret etter sammenslåingen. Øvrige oppgaver må delegeres nemnda av de respektive fylkestingene. Nemnda skal fatte vedtak og inngå avtaler som gjelder den nye fylkeskommunen. Hvem: Nemndas medlemmer velges av og blant medlemmene i fylkestinget, men også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan velges. Imidlertid gjelder dette rådsmedlemmer som har gått ut av fylkestinget i perioden de er medlemmer av fylkesrådet, noe som innebærer at det kun er de folkevalgte fylkesrådsmedlemmene som ble valgt inn i fylkestinget som kan velges inn i fellesnemnda. Nemnda bør avspeile innbyggertallet og det skal være minimum 3 medlemmer fra hvert fylke (minsteantallsmodellen). Nemnda velger selv leder og nestleder. Det er ulikt hvordan kommuner og fylkeskommuner har sammensatt nemnda (se vedlagt tabell for nærmere informasjon). Flere kommuner har valgt en kombinasjonsmodell, der innbyggertallet tas hensyn til. Det bør også legges til at både Trøndelag og Agder hadde en intensjonsavtale i bunnen før de satte ned en fellesnemnd. Det er derfor ikke helt overførbart å sammenligne oss med Agderfylkene, der en vesentlig del av potensielle stridspunkter var avklart før Stortingets vedtak om sammenslåing. Troms har 165 632 innbyggere, mens Finnmark har 76 149 og har dermed 90 483 flere innbyggere enn Finnmark. Det utgjør 69 % av alle innbyggerne i Troms og Finnmark. Det er viktig at demokratiske prinsipper legges til grunn i sammensetningen av nemnda for å skape legitimitet til prosessene. Grovt regnet, dersom vi kun skal ta hensyn til innbyggertall, tilsier det at for hver person Finnmark har med i fellesnemnda, skal Troms ha 2 personer med. Anbefaling: Det anbefales at fellesnemnda sammensettes etter en kombinasjonsmodell, der innbyggertallet tas hensyn til. Det vil si at Troms skal ha flertall i fellesnemnda. MANDAT Fellesnemnda skal ha et mandat og et reglement. Nemnda bør ha klare og vide fullmakter fra fylkestingene for sikre god politisk styring og en mest mulig effektiv sammenslåingsprosess. Dersom fullmaktene er for smale, må de respektive fylkestingene fatte likelydende vedtak. Noe som kan gjøre prosessen mer krevende og muligens gi mindre optimale løsninger.

6 Fellesnemnda bør ha fullmakter til å håndtere arbeidsrettslige og andre avgjørelser som må/bør tas. For eksempel bør fellesnemnda få fullmakt til å tilsette personal i den nye fylkeskommunen. Dette omfatter også tilsetting av administrasjonssjef og revisor. Videre bør fellesnemnda ha mulighet til å delegere myndighet til underliggende organer og administrativt nivå. Det er også hensiktsmessig at fellesnemnda har myndighet til å organisere sammenslåingsprosessen. Det vil også være hensiktsmessig at det er en felles prosjektledelse, det vil si en prosjektleder i Finnmark og en i Troms. Arbeidsutvalg: Arbeidsutvalget settes ned av fellesnemnda. Utvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. Utvalget har innstillingsrett til fellesnemnda og skal også fremme forslag om sammensetning og mandat for folkevalgte temakomiteer som nedsettes av fellesnemnda. I Trøndelag fremgår følgende i reglementet for fellesnemnda: Fellesnemnda kan gi arbeidsutvalget fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Saksforberedelse - Arbeidsutvalget innstiller i saker til fellesnemnda - Prosjektleder forbereder saker til arbeidsutvalget - Prosjektleder har møte- og talerett i fellesnemnda Partssammensatt utvalg: Skal behandle saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen som arbeidsgiver og de ansatte (jf. kommunelovens 25). Temakomiteer Fellesnemnda kan sette ned ulike tema-komiteer som drøfter og forbereder saker innenfor ulike områder. For eksempel: fylkesvåpen og ordførerkjede Reglement for folkevalgte Bli bedre kjent på tvers av fylkesgrensene Anbefaling: Fylkestinget gir fylkesrådet myndighet til å gå i dialog med Finnmark for nærmere konkretisering av mandatet til felles nemnd og eventuelt andre utvalg. Arbeidsform Arbeidet til fellesnemnda kan organiseres på flere måter. For eksempel har de i Trøndelag organisert arbeidet etter formannskapsmodellen. Fellesnemnda består av 78 medlemmer (tilsvarer de to fylkestingene i Nord- og Sør-Trøndelag på henholdsvis 35 og 43 medlemmer). Fellesnemnda har valgt et arbeidsutvalg etter kommunelovens bestemmelser om valg fylkesutvalg. Arbeidsutvalget består av 15 personer og ledes av Nord-Trøndelag. Det kan også organiseres en komitestruktur i tilknytning til fellesnemnda. Det gjør at flere er involvert i prosessen og at man kan få en bredere politisk prosess på store tunge saker.

Valg av revisor for virksomheta i fellesnemnda (jf. inndelingsloven 25 d)) I forbindelse med gjennomføringen av sammenslåingen skal en av de to fylkeskommunene ha ansvaret for prosjektregnskapet. Finnmark har sagt seg villig til å ta på seg arbeidet med dette. Det kan derfor være hensiktsmessig at revisoren til Finnmark fylkeskommune velges som revisor for fellesnemnda. Den organisatoriske sammenslåingsprosessen Sammenslåingsprosessen av to fylkeskommuner for å etablere en ny fylkeskommune kommer til å bli krevende. Hele organisasjonen vil bli berørt, i første omgang, særlig sentraladministrasjonene og det politiske nivået. Arbeidet med sammenslåingen stiller krav til informasjon til de ansatte i begge fylkeskommunene. Det må tidlig på plass en tydelig og strukturert prosjektledelse for å sikre fremdrift. Det må også tas en avgjørelse på om prosjektlederen skal være den nye fylkesrådmannen/fylkesdirektøren. De tillitsvalgte må involveres tidlig og gis mulighet til å delta i prosessene. Erfaringer fra Trøndelag er at intensjonsplanen, har vært et av de viktigste suksessfaktorene for sammenslåingsprosessen for å skape ro, fremdrift og drivkraft i prosessene. Intensjonsplanen til Trøndelag sier noe om: Mål for sammenslåing av de to fylkene Regionens navn og merke Antall representanter i regiontinget Valgkretser Politisk styringsform Regiontingets samlinger og regionutvalgets møter Regionens administrasjonssenter og politisk ledelse Samisk språkområde Ansatte (oppsigelsesvern i 5 år, fleksible løsninger) Bruk av disponibel formue fra de to fylkeskommunene Sammensetning av Fellesnemnda Valg av nytt regionting Det bør være felles prosjektledelse altså at det er en prosjektleder fra Troms og en prosjektleder fra Finnmark. Anbefaling: Fylkestinget gir fylkesrådet i oppgave å sette i gang en prosess med Finnmark som tar sikte på å komme frem til felles mål og andre nødvendige avklaringer som politisk styringsform, politiske organers samlinger/møter, organisasjonsstruktur, ansatte og bruk av disponibel formue. Økonomiske og administrative konsekvenser: Saken har store økonomiske og administrative konsekvenser. Hele organisasjonen må mobiliseres for å bidra inn utviklingen av den nye organisasjonsenheten. Regjeringen har bevilget 30 mill. kroner i engangssum til sammenslåingsprosessene. Erfaringene fra Trøndelag er at prosessen koster mye mer enn dette. 7

Fylkesrådet tilrår fylkestinget å fatte slikt vedtak: 8 1. Fylkestinget i Troms har behandlet sak «Regionreformen videre prosess». 2. Fylkestinget mener at Troms og Finnmark fylkeskommune bør være det nye navnet til den nye fylkeskommunen. 3. Fylkestinget tilrår at navnet skrives på norsk, samisk og kvensk. 4. Fylkestinget anbefaler at det nye regiontinget bør ha 57 representanter. 5. Fylkestinget anbefales at fellesnemnda sammensettes etter en kombinasjonsmodell, der innbyggertallet tas hensyn til. 6. Fylkestinget gir fylkesrådet myndighet til å gå i dialog med Finnmark for nærmere konkretisering av mandatet til fellesnemnd og eventuelt andre utvalg. 7. Fylkestinget gir fylkesrådet i oppgave å sette i gang en prosess med Finnmark som tar sikte på å komme frem til forslag om felles mål og andre nødvendige avklaringer som politisk styringsform, politiske organers samlinger/møter, organisasjonsstruktur, ansatte og bruk av disponibel formue. 8. Fylkesrådets mandat til prosessarbeid opphører når fellesnemnd med arbeidsutvalg mm er konstituert. Tromsø, den 27.09.2017 Knut Werner Hansen Fylkesordfører...