KOMMUNALE EIENDOMMER UTVALSGSINSTILLING 18.08.2010 KLÆBU KOMMUNE Prosjektgruppen
1. 1NNLEDNING p 4 1.1, Bakgrunn for arbeidet Kommunestyret behandlet i sak 70/08, den 18.12.2008 spørsmålet om framtidig organisering av den kommunale bygningsmassen. Kommunestyret vedtok bl.a. følgende som har relevans for denne utvalgsinnstillingen: " Med grunnlag i vurderinger og analyser gjorti "Kommunal eiendomsforvaltning", rapport datert 06. 11. 2008, intensjonene i forstudiet om en bedre eiendomsforvaltning og hovedmålsetting om å utvikle en profesjonell og brukerorientert eiendomsforvaltning, organiseres denne som et eget kommunalt foretak med virkning fra 01. 01. 2010. Da et flertall av skisserte siktemål og prinsipper også kan nås i en omorganisert virksomhetsmodell, bør en slik organisasjonsform vurderes videre. Forberedelser, implementering og iverksettingskjer gjennom en egen proses som prosjektorganiseres." Basert på en nærmere analyse og drøftinger i politiske organer, la rådmannen i juni 2009, sak 32/09, fram en sak der konklusjonen var at de ulike delområdene skulle følges opp med sikte på konkretisering. I K-sak 32/09 ble rådmannen gitt følgende oppdrag: I Utrede og foreslå salg av bygg, tomter og tomteområder 1 Utrede kommunens boligmasse organisert som borettslag I Utrede hvilke eiendommer som bør saneres 1 Utrede salg eller avhending av kommunale bygg til lag og organisasjoner I vedtak av 17. 08. 2009 har rådmannen prosjektorganisert de ulike oppdragene og utformet mandat for arbeidet. 1.2. Mandat og prosjektorganisering "Før kommunestyrets vedtak kan iverksettes, må alle punkter utredes nærmere. Avhengig av de forslag som fremmes, må rådmannen også vurdere om noen av disse trenger ytterligere politisk behandling/godkjenning, jfr. avsnitt to i kommunestyrets vedtak. For å forberede iverksetting og få på plass endelig beslutningsgrunnlag, prosjektorganiserer rådmannen gjennomføringen ved å oppnevne følgende arbeidsgrupper:" Arbeidsgruppe 1 : Salg bygg, tomter, tomteområder, erstatningslokaler og sanering Leder: Frode Hougskott 3
Mandat: innehente tilbud og anta tilbud på eiendomsmegler Kvalitetssikre at vedtatte salgsobjekter er fraflyttet og klargjort for salg lgangsette og få fullført prosessen med henblikk på erstatningslokaler for skofri og barnehage Vurdere og fremme forslag til framdrift når det gjelder salg av tomter og tomteområder Utarbeide forslag til onbudsgrunnlag eller nødvendig beskrivelse og spestfikasjoner for å utføre dette arbeidet i egen regi. Arbeidsgruppe 2: Utleleboliger etablert som borettslag: Leder: Tore Flatmo Mandat: Utarbeide anbudsgrunnlag for å etablere kommunalt eide utleieboliger som borettslag. Arbeidsgruppen viderefører det inngåtte samarbeidet med TOBB (faglig konsulent) Arbeidsgruppe 3: Salg/avhending til lag og organisasjoner Leder: Ole Folland Mandat: Gjennomgå samtlige leleavtaler Utarbeide forslag til oppsigelser i samsvar med k-styrets forutsetninger Gjennomføre forhandlinger med aktuelle organisasjoner/interessenter med sikte på overtakelse/kjøp og klargjøre forutsetningene for dette Alle arbeidsgruppens forslag skal oversendes en prosjektgruppe bestående av: Ole Folland( leder), Frode Haugskott, Svein Rodø, ingvar Sund (HTV) og Tore Flatmo (sekretær) Prosjektgruppen skal koordinere og kvalitetssikre arbeidsgruppenes forslag før de legges fram for rådmannen, og sammenfatte de ulike forslagene i en samlet rapport. I ettertid har rådmannen i møte med prosjektgruppens leder den 09. 08. 2010 bedt om at man i sluttrapporten også vurderer eventuelle konsekvenser av forslagene, særlig med tanke på tjenesteproduksjonen innenfor områdene: Utførerenhet (DOV) Vann og avløp (VA) Formålsbygg (bygg hvor det utføres egen tjenesteproduksjon) 4
2. ARBEIDSGRUPPENES FORSLAG OG INNSPILL 2.1. Arbeidsgruppe 1: Salg og sanering 2.1.1. Sal av boli er: Brannåsen b-d. Avklaringer:Innhente tilbud på bruk av eiendomsmegler. Kvalitetssikre at salgsobjektene er fraflyttet og klargjort for salg. Leietakerne sendes oppsigelse i uke 14. Status:Eiendomsmegler er engasjert. Objektene er klargjort for salg. Klagefristen for leietakerne er ute. Salg er iverksatt. Hallsetveaen 2-4 Avklaringer:Avklare leieforhold. Leietakere sendes oppsigelsei uke 14. Innhete anbud på eiendomsmegler. Geotekniske vurderinger må foretas. Status:Eiendomsmegler er antatt. Klagefristen for leietakere er ute. Plankontoret har konkludert med at riving vil innebære en bedre utnytting av området. Det kan være behov for noen reguleringsmessige justeringer. Rapport om grunnforhold er ikke ferdig. Anbefaling: Området legges ut for salg så snart de geotekniske vurderinger er foretatt, og området er "friskmeldt". 2.1.2. Erstatnin slokaler Haugamyrveien 22 (SFO) Grindvoilen barnehage Avklaringer:Igangsette og få fullført prosessen med henblikk på erstatningslokaler for SFO og barnehage. Status:Vurdering av erstatningslokaler er foretatt for begge. Ingen alternativer foreligger pr. dato. Erstatningslokaler må sannsynligvis bygges. Dette vurderes i tilknytning til den pågående revisjonen av kommuneplanen. Anbefaling:Haugamyrveien 22 og Grindvollen barnehage legges ikke ut for salg før erstatningslokaler er etablert. 5
2.1.3. Sal av tomter o sanerin av eiendommer Tomter: Tomt Hallset syd Industritomt Langelandsvelen Tomt B2-3 Hallsetbakken Tomt BF 7 Vikingvelen Avklaringer:Vurdere og fremme forslag til framdrift når det gjelder salg av tomter og tomteområder. Status:Salg er ikke iverksatt. Dette har primært sammenheng med at en avventer videre kvikkleireundersøkelser og gjennomføring av eventuelle fysiske tiltak. Det er viktig å få gjort dette før et eventuelt salg gjennomføres av to hensyn: Riktig pris Muligheten til å legge kostnadene for eventuelle sikringstiltak inn i prisen. Tomt BF7 er solgt til Trondheim Energi. Salget er en del av "høyspentprosjektet". Tomtens verdi inngikk som en del av kommunens bidrag. Kjøperen ønsker å få vurdert alternativ tomt, eventuelt en større tomt. Møter er avholdt mellom partene. Partene gjennomfører takst. Saken foreberedes for politisk behandling. Sanerin av eiendommer: Skarpsnoveien 29 43 Storhagenvelen 7 21 Avklaringer: Utarbeide forslag til anbudsgrunnlag eller nødvendig arbeidsbeskrivelse og spesifikasjon for å utføre arbeidet i egen regi. Status: TBRT ( Trøndelag brann og redningstjeneste) har vært samarbeidspartner. Prosjektet gjennomført og avsluttet i uke 18. Anbefaling:Tomter og klargjorte tomteområder legges ut for salg så snart de aktuelle områdene er geoteknisk vurdert og "friskmeldt". 6
2.2. Utleieboliger organisert som borettslag Da ens situas'on Administrasjon og drift av boligmassen: Boliger tildeles av tjenesteteamet Inngåelse av leiekontrakter, innkreving av depositum og husleie er lagt til fellestjenesten Vedlikeholds- og driftsansvaret er lagt til enhet for drift og vedlikehold Dagens boligmasse består av: BOLIGTYPE ANTALL Omsorgsleiligheter 31 Trygdeleiligheter 6 Borettslagsleiligheter 5 Utleieboliger 26 Totalt: 68 Or anisas'onsform: Arbeidsgruppen har i sin vurdering av borettslagsmodellen hatt bistand fra to eksterne og uavhengige konsulenter: TOBB (Trondheim og omegn boligbyggelag) Eiendomsmegler 1 ved megler og jurist Vidar Rognes Begge konsulentene frarår borettslagsmodellen og har særlig pekt på at den geografiske avstanden mellom boligobjektene gjør at denne modellen blir svært vanskelig å gjennomføre i praksis. I tillegg vil en her stå overfor samme problemstilling som ved AS: boligmassen må selges fra kommune til borettslag, noe som innebærer 2,5 % av eiendomsverdien stempelavgift til staten. Anbefaling: Arbeidsgruppen anbefaler at kommunens boligmasse organiseres innenfor dagens virksomhetsmodell, men at det opprettes et boligkontor (*) med et totalansvar for den daglige driften. Arbeidsgruppens viktigste begrunnelse for dette forslaget er knyttet til: Tydeliggjøring av ansvar Det faktum at alle kommunens boligenheter drives og leies ut med hjemmel - Boligsosial handlingsplan - Ruspolitisk handlingsplan - Sosialtjenesteloven *Boligkontor er i denne sammenheng, og innenfor dagens virksomhetsmodell, betegnelse på en funksjon som forutsettes tillagt en allerede ansatt medarbeider. 7
0 aver o ansvarsområder: 1) Budsjettansvar ( utgifter og inntekter) herunder bestilleransvar knyttet til vedlikehold og håndverkstjenester 2) Kontrakter og kontraktsinngåelser 3) Klargjøring av utleieobjekter og etterkontroll når leieforhold opphører 4) Administrere økonomiske støtteordninger og formidle kontakt mellom leietakere og andre tjenesteenheter ved behov 5) Innleie av leiligheter/boliger for framleie Driften av bofigkontoret finansieres innenfor rammen av husleieinntekter. Opprettelse av denne funksjonen medfører ingen økte utgifter. 8
2.3. Salg eller avhending til lag og organisasjoner 2.3.1. Allaktivitetshuset/ idrettsloftet Avklaringer: Avholdt møte med følgende leietakere: Klæbu idrettsråd Norsk Folkehjelp avd. Klæbu Klæbu Husflidslag Klæbu idrettslag Status: Ingen av leietakerne ønsker å overta bygget Alle fikk beskjed om at Klæbu kommune ikke vil beholde huset I møtet framsatte Klæbu idrettslag sammen med Klæbu idrettsråd ønske om å flytte sin aktivitet til sal B i Klæbuhallen Anbefaling:Allaktivitetshuset/ idrettsloftet legges ut for salg. 2.3.2. Seminarplassen 1 ("guttebygget") Avklaringer: Avholdt møte med en gruppe kunstnere. Status: Gruppen kunstnere, som er leietakere i bygget i dag, har gitt uttrykk for at de kan tenke seg å overta og drifte bygget under forutsetning av at dette skjer til en "symbolsk pris". Huset er av en slik forfatning at det må restaureres. Anbefaling: Kunstnergruppen kontaktes etter at salgspremissen er avklart. Det gjennomføres forhandlinger med "kunstnergruppen" med sikte på overtakelse av Seminarplassen 1. 2.3.3. Gamle herredshuset Avklaringer:Avholdt møte med leietaker Klæbu menighetsråd. Status: Menighetsrådet er ikke interessert i å overta bygget, men anmoder om at det fremdeles må benyttes til kirkelige formål. Dette skulle menighetsrådet gi en skriftlig tilbakemelding på. Det har arbeidsgruppen ikke mottatt. Menighetsrådet har i forbindelse med kommuneplanarbeidet bedt om å bli kontaktet, dersom bygget selges til boligformål. I en henvendelse 8. juli 2010 har en privatperson uttrykt interesse for å kjøpe bygget med henblikk på gjøre bygget om til bolig. Anbefaling: Gamle herredshuset legges ut for salg. 9
3. PROSJEKTGRUPPENS VURDERINGER 3.1. Generelt Prosjektgruppen anbefaler at driften av kommunens bygg og eiendommer videreføres innenfor dagens virksomhetsmodell og ikke organisert som foretak. Det legges da vekt på følgende: Antall enheter som er vedtatt solgt eller planlagt solgt (noe som gjør at det blir for få bygg igjen til at en får maksimal uttelling av foretaksmodellen) At driften av kommunens boligmasse er forutsatt drevet som en selvstendig enhet. Et foretak vil dessuten stille krav til nyrekruttering av personell med kompetanse innenfor en mer forretningsbasert virksomhet. Dette vil øke driftskostnadene i forhold til dagens nivå. Prosjektgruppen legger avgjørende vekt på at antall bygg (etter vedtak om salg/avhending) er betydelig mindre enn på det tidspunktet foretaksmodellen ble vurdert. 3.2. Boliger Prosjektgruppen slutter seg til de vurderinger som er gjort når det gjelder etablering av et eget boligkontor med: Budsjettansvar (inntekter og utgifter) Bestillerfunksjon (leveranser og tjenester) Eierfunksjon Ansvar for kontrakt og kontrakstinngåelser 3.3. Formålsbygg Prosjektgruppen anbefaler at den enkelte enhet selv overtar driftsansvaret for de enkelte formålsbyggene, dvs, skoler, barnehager, kulturbygg og omsorgsbygg. Driftsansvar innebærer i denne sammenheng: Budsjettansvar (inntekter (husleieinntekter fra leietakere) og utgifter) Bestillerfunksjon ( leveranser og tjenester) Eierfunksjonen for bygget 3.4. Vann og avløp Det etableres et eget kontor for vann og avløp(*) tillagt det daglige driftsansvaret. Dette innebærer: Budsjettansvar (inntekter og utgifter) Bestillerfunksjon (leveranser og tjenester) Eierfunksjonen 10
*Kontor for vann og avløp er i denne sammenheng, og innenfor dagens virksomhetsmodell, betegnelse på en funksjon som forutsettes tillagt en allerede ansatt medarbeider. Etableringen av en slik funksjon medfører ingen økning i driftsutgiftene. 3.5. Servicefunksjoner Dagens enhet for drift og vedlikehold blir etter dette en ren serviceenhet med "salg av tjenester" som hovedansvar. Dette vil gjelde innenfor følgende områder: Renhold Vaktmestertjenester Håndverkstjenester Operatørtjenenester innenfor vann og avløp Dersom konkurranseutsetting eller omorganisering av disse tjenestene skal vurderes, må det etter prosjektgruppens oppfatning, skje gjennom en egen prosess, kfr. " avtale om omstilling mellom arbeidstakerorganisasjonene og Klæbu kommune ", datert 03. 05. 2010. 4. PROSJEKTGRUPPENS INNSTILLING 4.1. Salg av eiendommer Hailsetvegen 2-4: Salg av tomt, med tilhørende tomteareal, iversksettes så snart den geotekniske vurderingen foreligger. Haugamyrveien 22 og Grindvollen barnehage: Eiendommene legges ikke ut for salg før det foreligger en avklaring med hensyn til erstatningslokaler. Tomter og tomteområder: Aktuelle tomter og tomteområder legges ut for salg så snart den geotekniske vurderingen foreligger. Aktivitetsbygg: Det gjennomføres forhandlinger med kunstnergruppen om overtakelse av Seminarplassen1 Gamle herredshuset legges ut for salg. Allaktivitetshuset legges ut for salg. 11
4.2. Driftsorganisering Fra 01. 01. 2011 organiseres driften av den kommunale bygningsmassen etter følgende prinsipper: FORMÅLSBYGG - Driftsansvaret legges til den enkelte enhet (*) BOLIGER - Driftsansvaret legges til et eget boligkontor (*) VANN OG AVLØP - Driftsansvaret legges til et eget kontor for vann og avløp (*) SERVICEFUNKSJONER - Servicefunksjoner ivaretas av dagens enhet for drift og vedlikehold *Driftsansvar slik det er definert i punktene 3.2,3.3, og 3.4. Klæbu, den 18.08. 2010 Ole Folland Frode Haugskott Ingvar Sund Svein Rodø Tore Flatmo fl