MØTEPROTOKOLL Asker kontrollutvalg Dato: 20.06.2016 kl. 16:00 Sted: Asker rådhus, Formannskapssalen Arkivsak: 15/00036 Tilstede: Andre: Protokollfører: Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder Kirsti Kierulf William Norset Astrid Nesland Petter Berntsen Fra Asker kommunerevisjon møtte Brita Arvidsen (hele møtet). Director Ole Willy Fundingsrud under sak 37. Oppdragsansvarlig revisor Terje Tvedt, partner Morten Thuve og director Øyvind Sunde alle BDO møtte under sakene 38-40. Under sak 41 møtte Erling Guderud, seksjonsleder Plan og bygg. Under sak 45 møtte rådgiver Oppvekst Robert Jensen, mellomleder arbeid, avlastning og fritid Siw Johnsen og rådgiver/jurist Brukertorget Cathrine Retvedt. Mona Moengen SAKSKART Side Saker til behandling 37/16 16/00036-6 Forvaltningsrevisjon sosialhjelp til unge i Asker 3 38/16 15/00238-9 Presentasjon av ny revisor 4 39/16 15/00238-10 Revisors uavhengighetserklæring 5 40/16 15/00221-15 Bestilling av overordnet analyse for selskapskontroll 6 41/16 16/00079-1 Oppfølging av undersøkelse- Saksbehandlingsrutiner i Planseksjonen, plan og bygningsavdelingen. 7 42/16 15/00238-11 Rapport fra kommunerevisor om avvikling og arkivering 8 43/16 15/00240-10 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 9 44/16 15/00242-14 Referater 10 1
45/16 16/00078-1 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Tjenester til barn med nedsatt funksjonsevne 11 46/16 15/00241-13 Eventuelt 12 Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl. 19,00 Asker, 20.6.2016 Ole Willy Sandbekk, leder Erling Bergsaker, nestleder Kirsti Kierulf William Norset Astrid Nesland Petter Berntsen 2
Saker til behandling 37/16 Forvaltningsrevisjon sosialhjelp til unge i Asker 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 37/16 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten Sosialhjelp til unge til orientering. 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a. Kommunestyret tar revisjonsrapporten Sosialhjelp til unge til orientering. b. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp revisjonsrapportens funn og anbefalinger. c. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp ultimo 2016. KPMG la frem rapporten og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Det ble fremmet et nytt forslag til vedtak i punkt b: 1. Kontrollutvalget tar revisjonsrapporten Sosialhjelp til unge til orientering. 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a. Kommunestyret tar revisjonsrapporten Sosialhjelp til unge til orientering. b. Kommunestyret ber administrasjonen om å følge opp revisjonsrapportens funn og anbefalinger, herunder be NAV kartlegge ventetid på arbeidstiltak for en periode og at kommunen bør bli flinkere til å ta inn lærlinger. c. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp våren 2017. 3
38/16 Presentasjon av ny revisor 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 38/16 Saken tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisor Terje Tvedt, partner Morten Thuve og director Øyvind Sunde ga en kort presentasjon av seg, øvrige teammedlemmer mv. Saken tas til orientering. 4
39/16 Revisors uavhengighetserklæring 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 39/16 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Asker kommune for revisjonsåret 2016 tas til etterretning. Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Asker kommune for revisjonsåret 2016 tas til etterretning. 5
40/16 Bestilling av overordnet analyse for selskapskontroll 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 40/16 Kontrollutvalget bestiller overordnet analyse for selskapskontroll til neste møte. Analysen skal baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens virksomhet som organisert utenfor den ordinære kommunale forvaltningen. Analysen danner grunnlag for kontrollutvalgets prioriteringer i perioden 2016 2019. Kontrollutvalget drøftet saken, og ga innspill til BDO. Kontrollutvalget bestiller overordnet analyse for selskapskontroll til møtet 22.8.16. Analysen skal baseres på en risiko- og vesentlighetsvurdering av kommunens virksomhet som organisert utenfor den ordinære kommunale forvaltningen. Analysen danner grunnlag for kontrollutvalgets prioriteringer i perioden 2016 2019. 6
41/16 Oppfølging av undersøkelse- Saksbehandlingsrutiner i Planseksjonen, plan og bygningsavdelingen. 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 41/16 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om hvordan administrasjonen har fulgt opp anbefalingene i undersøkelsen til foreløpig orientering, og vil følge opp saken på et senere tidspunkt. Kommunerevisor redegjorde for saken. Guderud var tilstede under behandlingen og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget ønsker å sjekke ut revisors matrise (ref. vedlegg) første halvår 2017. Et nytt forslag til vedtak ble fremsatt: 1. Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse om hvordan administrasjonen har fulgt opp anbefalingene i undersøkelsen til foreløpig orientering, og vil følge opp saken første halvår 2017. 2. Kontrollutvalgets leder og sekretær setter opp et kort notat til kommunestyret til orientering, rapporten og revisors notat vedlegges. 7
42/16 Rapport fra kommunerevisor om avvikling og arkivering 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 42/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kommunerevisor orienterte om arbeidet med avvikling og arkivering. Kontrollutvalget tar saken til orientering, og er godt fornøyd med måten avviklingen er gjort på. 8
43/16 Gjensidig orientering om aktuelle saker fra komiteer og utvalg 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 43/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Medlemmene orienterte. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 9
44/16 Referater 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 44/16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 10
45/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Tjenester til barn med nedsatt funksjonsevne 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 45/16 Kontrollutvalget tar tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp til orientering. Utvalget vil be om å få en orientering om organisasjons- og utviklingsprosjektet på et senere tidspunkt. Robert Jensen, Siw Johnsen og Cathrine Retvedt la frem saken og svarte på kontrollutvalgets spørsmål. Kontrollutvalget tar tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp til orientering. Utvalget vil be om å få en orientering om organisasjons- og utviklingsprosjektet våren 2017. 11
46/16 Eventuelt 1 Asker kontrollutvalg 20.06.2016 46/16 Ingen vedtak Kontrollutvalget drøftet hvordan utvalget skal forholde seg i varslingssaker. Mulige spørsmål ifm besøket i Tønsberg 22.6 ble luftet. Ingen vedtak. 12
13