GRATANGEN KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON MØTEPROTOKOLL Formannskap Møtested: Gratangen rådhus Møtedato: 03.11.2014 Tid: 12:00 14:30 og 15:05 17:00 Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Fra adm. (evt. andre): Innkalling: Ronny Grindstein Rita Roaldsen Kjetil Fjellheim Elsa Holm Anita Karlsen Yngvar Mikkelsen Elin Wilsgård (rådmann) Yvonne Kvernmo (sekretær) ipad, per post Merknader: Saksnr. 66/14 utgår. To tilleggssaker, 76/14 og 77/14 Saksnr. 75/14 brukt på innkalling FSK møte den 06.11.2014. Behandlede saker: 67/14 74/14 samt tilleggssakene 76/14 og 77/14. Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Gratangen kommune 03.11.2014 Ordfører viste til at det i planutvalget sak ble vedtatt at det skulle være møte i planutvalg 03.11.14 for å jobbe videre med samfunnsplanen, men det var ikke sendt ut innkalling til møte i
planutvalget i dag. Saksbehandler v/teknisk Johan H Gamnes kan om ønskelig delta på planutvalgsmøte i dag. Det var enighet om å ha arbeidsmøte i dag i planutvalget. Ordfører har følgende merknader til innkalling/saksliste; Det sto i innkallingen at sakspapirer/saksfremlegg skulle ettersendes vedr. sak 73/14 og 74/14, disse kom ettersendt pr. i dag. Det er for kort tid til saksforberedelse. Det er kommet brev til formannskapet vedr. arbeidsmiljøet. Ordfører fremmet forslag om at dette tas som tilleggssak 75/14 etter behandling av ordinær saksliste. Vedr. diskusjonssak/arbeidsmøte vedr. Budsjett 2015/HP 15-18; Ordfører har ikke innkalt enhetsledere til dagens møte og har ikke forberedt deltakelse fra enhetslederne. Ordfører mener det er rådmannen som skal presentere budsjettet for formannskapet, ordfører er prinsipielt uenig i at dette er riktig fremgangsmåte mht. budsjettarbeidet at enhetsledere skal delta på møte med Formannskapet Ordfører fremmet forslag om at enhetsledere deltar under diskusjonssak/arbeidsmøte vedr. Budsjett 2015/HP 15-18. Votering; Forslaget ble enstemmig vedtatt. Enhetslederne deltok sammen med formannskapet i arbeidsmøtet i kommunestyresalen ca kl. 12:20 14:20. Det var gjennomgang av foreslåtte tiltak ang. besparelse ved rådgiver økonomi, og enhetsledere kommenterte/utdypet underveis vedr. sin enhet. Etter møtet med enhetslederne og før ordinær saksbehandling startet ble det avholdt møte i Planutvalget kl. 14:30 15:05. Før ordinær saksbehandling startet var det diskusjon angående politiske signaler til administrasjonen vedr. budsjett 2015/HP 15 18. Det ble enighet om å be rådmann i Ibestad om å komme og orientere til kommunestyret vedr. inntektspotensiale ang. eiendomsskatt. Ordfører fremmet forslag om nytt formannskapsmøte 06.11.15 kl. 08.00 vedr. budsjett 2015/HP 15-18. Votering; Forslaget vedr. ekstra formannskapsmøte 06.11.14 ble enstemmig vedtatt. Etter ordinær saksbehandling var ferdig ble følgende to tilleggssaker vedtatt behandlet etter omforente forslag; - sak 75/14 Brev til formannskapet - unntatt offentlighet. - Sak 76/14 Arbeidsmiljø
SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 67/14 14/1292 GODKJENNING AV FORMANNSKAPETS MØTEPROTOKOLL AV DEN 08.09.14 OG 13.10.14 68/14 14/1293 REFERATSAKER FSK 03.11.2014 69/14 14/167 HAVNESAMARBEID I SØR-TROMS 70/14 14/1239 SØKNAD OM KJØP AV TOMT 41/126 - MAREK SWIETLIK 71/14 14/1035 SØKNAD OM KOMMUNALT TILSKUDD FOR 2015 FRA LANDBRUKSTJENESTEN 72/14 14/1279 BRANN OG FEIERVESEN 73/14 14/1289 SØKNAD OM KOMMUNAL GARANTI FOR KASSAKREDITTLÅN 74/14 14/746 ØKONOMISK NØKKELTALLSRAPPORT TILLEGGSSAKER; 76/14 14/1237 BREV TIL FORMANNSKAPET Unntatt Off 77/14 14/1343 ARBEIDSMILJØ
67/14 GODKJENNING AV FORMANNSKAPETS MØTEPROTOKOLL AV DEN 08.09.14 OG 13.10.14 Rådmannens innstilling: Formannskapets møteprotokoll av den 08.09.14 og 13.10.14 godkjennes. Vedr. formannskapets protokoll av 08.09.14; Rita Roaldsen viste til at både Anita Karlsen og hun selv mente det ikke ble votert vedr. sak 54/14 og var votert sa det ikke var votert vedr. å ta opp to saker til behandling i møtet pr. 08.09.14 (sak 56/14 og 57/14 ). Både Rita Roaldsen og Anita Karlsen var imot at sakene skulle tas opp, begge stemte imot dette. Ordfører hadde en annen oppfatning og hadde tatt dette opp med Arnold Paulsen som også var tilstede på formannskapsmøtet, Arnold Paulsen mente i likhet med ordfører at det var enighet om at sakene skulle tas opp og at protokollene var korrekt. Rita Roaldsen og Anita Karlsen mener det er feil i protokollen om at det var enighet om at de skulle behandles/tas oppi møtet. De mener det var feil saksgang at det ikke ble tatt opp i i møtet om sakene skulle settes opp på sakslisten. Protokolltilførsel 13/10, sak 58/14 Godkjenning møteprotokoll av den 08.09.2014. Protokollen ble godkjent med protokollførsel fra hhv Rita R og ordfører. Ordførers protokolltilførsel til protokoll av 08.09.2014: Ordførers klare oppfatning er at det var enighet om å sette sakene 56/14 og 57/14 på sakslisten når saklisten ble vedtatt, men at uenighet oppstod under behandling av sakene. Protokolltilførsler vedr. i saken Votering; Protokoll 08.09.14 vedtatt med protokolltilførsler fra hhv Rita Roaldsen og ordfører. Protokoll av 13.10.14 ble enstemmig godkjennes. Formannskapets protokoll 08.09.14 vedtatt med protokolltilførsler fra hhv Rita Roaldsen og ordfører. Formannskapets protokoll av 13.10.14 godkjennes. 68/14 REFERATSAKER FSK 03.11.2014
Rådmannens innstilling: Referatsaker tas til orientering. Votering; Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Referatsaker tas til orientering. 69/14 HAVNESAMARBEID I SØR-TROMS Rådmannens innstilling: 1. Gratangen formannskap vedtar å delta i planprosessen for etablering av interkommunalt havnesamarbeid i Sør-Troms. Prosessen ledes av Harstad havn KF i dialog med deltagende kommuner i Sør-Troms regionråd 2. Formannskapet gir tilskutning til at utredningsarbeidet utføres av en prosjektgruppe støttet av innleid ekstern kompetanse, med Søt-Troms regionråd som styringsgruppe. 3. Formannskapet legger til grunn at Harstad Havn KF forskutterer prosjektkostnader inntil avklaring er mottatt om økonomisk bistand fra Samferdselsdepartementet. Kostnader som ikke dekkes av staten, fordeles på deltakerkommunene basert på den eierandel som foreslås for det interkommunale selskapet. 4. Formannskapet legger til grunn at sak om endelig samarbeidsavtale med kostnadsfordeling forelegges kommunestyret til behandling. Følgende omforent forslag vedr. nytt pkt. 3 i innstillingen ble fremmet; Gratangen kommune forutsetter at andelen av kostnader ved prosjektgjennomføring som ikke dekkes av staten dekkes av Harstad Havn KF. Votering; Innstillingen med omforent forslag om nytt pkt. 3 ble enstemmig vedtatt. 1. Gratangen formannskap vedtar å delta i planprosessen for etablering av interkommunalt havnesamarbeid i Sør-Troms. Prosessen ledes av Harstad havn KF i dialog med deltagende kommuner i Sør-Troms regionråd
2. Formannskapet gir tilskutning til at utredningsarbeidet utføres av en prosjektgruppe støttet av innleid ekstern kompetanse, med Søt-Troms regionråd som styringsgruppe. 3. Gratangen kommune forutsetter at andelen av kostnader ved prosjektgjennomføringen som ikke dekkes av staten, dekkes av Harstad Havn KF. 4. Formannskapet legger til grunn at sak om endelig samarbeidsavtale med kostnadsfordeling forelegges kommunestyret til behandling. 70/14 SØKNAD OM KJØP AV TOMT 41/126 - MAREK SWIETLIK Rådmannens innstilling: Gratangen kommune godkjenner salg av gnr 41 bnr 126 som tilleggsareal til bebygd boligtomt gnr 41 bnr 143 i Vikarselvveien boligfelt. Kjøper: Marek Swietlik og Kamila Perlinska. Kjøpesum settes til kr 40 kr pr. m2. Det settes følgende vilkår: Kjøper dekker alle omkostninger vedr. tinglysning av dokumenter. Er ikke salget gjennomført før 01.08.2015, må det søkes ny godkjenning. Søker er ansvarlig for omlegging av kabler/ledningsnett, vannledning, kloakkledning hvis det skulle oppstå under utbygging. Gratangen kommune har forkjøpsrett til parsellen, hvis den selges videre før den er bebygd. Yngvar Mikkelsen fremmet følgende forslag; Saken utsettes til formannskapets møte 17.11.14 Votering; Utsettelsesforslaget ble enstemmig vedtatt. Saken utsettes til formannskapets møte 17.11.14 71/14 SØKNAD OM KOMMUNALT TILSKUDD FOR 2015 FRA LANDBRUKSTJENESTEN
Rita Roaldsen fremmet forslag om alternativ 2. Gratangen kommune innvigler kr 15.600.- i kommunalt tilskudd til landbrukstjenesten for 2015. Gratangen kommunen har for tiden en anstreng økonomi og gir samme beløp som tidligere år. Beløpet belastes formannskapets disposisjonskonto. Votering; Forslag vedr. alternativ 2 ble enstemmig vedtatt. Gratangen kommune innvigler kr 15.600.- i kommunalt tilskudd til landbrukstjenesten for 2015. Gratangen kommunen har for tiden en anstreng økonomi og gir samme beløp som tidligere år. Beløpet belastes formannskapets disposisjonskonto. 72/14 BRANN OG FEIERVESEN Ordfører fremmet følgene forslag; Administrasjonen bes utrede minst 2 alternativer til ny organisering av kommunens brann- og feietjeneste. Fremtidig organisering av tjenesten forutsetter: - Klart definert tjenestenivå/leveranse. - Tydelige forhold mellom tjenestenivå og kostnad. - Tydelig ansvarsforhold. - Saken fremlegges kommunestyret første kvartal 2015. Votering; Forslaget ble enstemmig vedtatt. Administrasjonen bes utrede minst 2 alternativer til ny organisering av kommunens brann- og feietjeneste. Fremtidig organisering av tjenesten forutsetter: - Klart definert tjenestenivå/leveranse. - Tydelige forhold mellom tjenestenivå og kostnad. - Tydelig ansvarsforhold. - Saken fremlegges kommunestyret første kvartal 2015. 73/14 SØKNAD OM KOMMUNAL GARANTI FOR KASSAKREDITTLÅN Rådmannens innstilling: Søknaden fra Nordnorsk Kystkultursenter om kommunal kausjon for kassakreditt på kr. 200 000,- avslås. I henhold til kommunelovens 51, 2.ledd, kan ikke Gratangen kommune stille kausjon for næringsvirksomhet som ikke drives av kommunen selv.
Saksfremlegg med innstilling ble ettersendt formannskapet pr. 03.11.14. Rita Roaldsen er styremedlem i Nordnorsk Kystkultursenter og ba om habilitetsvurdering. Formannskapet vedtok at Rita Roaldsen er inhabil i saken, og hun fratrådte møtet under behandlingen av saken. Ordfører orienterte vedr. saken. Votering; Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Søknaden fra Nordnorsk Kystkultursenter om kommunal kausjon for kassakreditt på kr. 200 000,- avslås. I henhold til kommunelovens 51, 2.ledd, kan ikke Gratangen kommune stille kausjon for næringsvirksomhet som ikke drives av kommunen selv. 74/14 ØKONOMISK NØKKELTALLSRAPPORT Rapport pr. 02.11.2014 ble delt ut i begynnelsen av møtet. Orientering vedr. rapporten v/rådgiver økonomi Karl F Normann. Ordfører fremmet følgende forslag, Rapporten tas til orientering. Votering; Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Rapporten tas til orientering. 76/14 BREV TIL FORMANNSKAPET Unntatt Off Følgene omforente forslag ble fremmet;. Saken håndteres som personalsak og behandles ikke av formannskapet. Votering; Omforent forslag ble enstemmig vedtatt.
Saken håndteres som personalsak og behandles ikke av formannskapet. 77/14 ARBEIDSMILJØ Følgene omforente forslag ble fremmet;. Formannskapet ber AMU gjennomføre en ekstern arbeidsmiljøundersøkelse for ansatte ved Gratangen kommunehus. Formannskapet ber om å få forelagt resultat fra undersøkelsen innen 20.12.14. Votering; Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapet ber AMU gjennomføre en ekstern arbeidsmiljøundersøkelse for ansatte ved Gratangen kommunehus. Formannskapet ber om å få forelagt resultat fra undersøkelsen innen 20.12.14.