Kallvatnet Hytteforening Organisasjon og oppgaver Vedtekter og håndbok www.kallvatnethytteforening.com kallvatnet@gmail.com Postboks 116 Selfors 8604 Mo i Rana Bankkonto 4510.20.99242
Innholdsfortegnelse Vedtekter... 2 STYRETS OPPGAVER... 3 Lederen... 3 Nestleder... 3 Sekretæren... 3 Kasserer... 3 Styremedlem... 3 Materialforvalter... 4 Varamedlem... 4 Valgkomité... 4 Revisorer... 4 Oppgavebeskrivelser... 5 Årsmøte... 5 Hjemmesida... 5 Kallvassrennet... 5 Doning... 6 Utvalg... 6 1
Vedtekter 1. Hytteforeningens formål er å verne om og fremme felles interesser for hytteeierne i Kallvassområde. 2. Som medlemmer av foreningen opptas hytteeierne samt andre fjell- og friluftsinteresser som vil støtte foreningen i dens arbeide. 3. Foreningen ledes av et styre på 6 medlemmer + 2 vara. Styret bør være sammensatt av representanter fra de ulike områdene. Styret representerer foreningen utad og forestår dens virksomhet i overensstemmelse med og i henhold til vedtektene og årsmøtets beslutninger. Styret skal føre protokoll over sine møter, forhandlinger og beslutninger. 4. Årsmøte avholdes hvert år innen utgangen av mars måned. Medlemmene varsles gjennom annonse i Rana Blad og på hjemmesiden innen 21 dager før årsmøtet. Hver kontingent kan møte med inntil 2 stemmeberettigete. Følgende saker skal behandles: - Valg av møteleder - Valg av referent - Valg av 2 medlemmer til å signere protokollen - Godkjenning av innkalling - Godkjenning av dagsorden - Styrets årsberetning - Regnskap og disponering av resultat - Innkomne saker, fra medlemmer eller styret, som er meldt 14 dager før årsmøtet (herunder endringer i kontingentens størrelse) - Valg Leder, kasserer og et styremedlem er på valg et år. Nestleder, sekretær og et styremedlem det neste. Vara og valgkomité velges hvert år, revisorer for 2 år. 5. Medlemskontingenten forfaller i januar måned for det løpende år, og innkreves, eller innbetales ukrevd, til Hytteforeningens konto i Helgeland Sparebank, nr. 4510.20.99242. Kontingenten for nye medlemmer forfaller ved innmeldelse. Kontingentens størrelse fastsettes av Årsmøtet. 6. Vedtektsendringer kan besluttes ved flertall på årsmøtet. Disse vedtekter er endret: 1984, 1985, 2009, 2010 og 15.06.2015. 2
STYRETS OPPGAVER Styret skal: Sørge for at medlemmenes interesser blir tatt hånd om på en seriøs og god måte. Avholde det antall styremøter som er nødvendig for å få besluttet og utført de oppgaver som melder seg. Innkalle til og avholde årsmøte. Innkalle til og avholde medlemsmøte ved behov. Være kontakten mot Statsskog, Statskraft, NVE, Rana Kommune og andre offentlige organer som berører hytteforeningens interesser (for eksempel i forbindelse med vei, vann, fiskeutsett o.l.). Lederen Skal lede foreningens styre og styremøter. Besørge innkalling til og sette opp saksliste for møtene i samarbeide med sekretær. Lederen skal ha fullmakt til hytteforeningens bankkonti. Lederen skal attestere på utgiftsbilag. Innkalle til årsmøte og skrive årsberetning i samarbeide med sekretær. Nestleder Stedfortreder for leder i dennes fravær. Sekretæren Bistå lederen med innkalling og utsendelse av saksliste til styremøtene. Delta på styremøtene. Skrive referat fra møtene som sendes til alle i styret. Referatene skal nummereres for hvert møte og hver sak skal angis med saksnummer; hva saken gjelder, konklusjon og ansvarlig. Skrive utdrag fra referat som skal presenteres for medlemmene på hjemmesida under menyvalget Fra Styret, Møtereferater. Skrive søknader, for eksempel til Rana Kommune, Statsskog, Statskraft og NVE. I samarbeide med lederen, innkalle til årsmøte og skrive årsberetning. Kasserer Føre foreningens regnskaper i hht god regnskapsskikk. Kreve inn medlemskontingent og sende påminnelse til etternølere. Utføre utbetalinger på bakgrunn av styrebesluttede ugifter. Har fullmakt til foreningens bankkonti. Sette opp resultat og balanse til årsmøtet og besørge at regnskapet er godkjent av revisor. Styremedlem Det skal være 2 styremedlemmer og et av disse må være materialforvalter. 3
Materialforvalter Et av styremedlemmene må ha oppgaven som materialforvalter. Denne skal ha oversikt over foreningens eiendeler og hvor de er plassert. Han skal se til at eiendelene er i orden, og sørge for reparasjon og vedlikeholdt når det er nødvendig (kan være en del av doningen). Varamedlem Valgkomité Foreslå personer til verv som blir ledige i styret, valgkomité samt revisorer. (Personene må være forespurt og gitt samtykke før de blir foreslått.) Forslaget skal leveres skriftlig til styret minst 14 dager før årsmøtet (samme frist som andre innkomne forslag). Revisorer Revidere hytteforeningens regnskaper. (Bilagskontroll, kontroll mot bankens kontoutdrag, kontrollere resultat/balanse.) Signere resultat og balanse hvis regnskapet er godkjent og/eller skrive revisjonsberetning. 4
OPPGAVEBESKRIVELSER Årsmøte Leder og sekretær lager forslag til årsberetning som skal godkjennes i styret før årsmøtet. Denne skal inneholde oversikt over hvem som har vært i styret, hvor mange møter som er avholdt og hvor mange saker som er behandlet, regnskapets resultat og saldo for bankkonti samt en oppsummering av hva som er gjort i løpet av året. Kassereren skal utarbeide resultat og balanse pr. 31.12. som skal revideres og leveres styret til siste styremøte før årsmøtet. Sekretæren skal besørge innkalling til årsmøtet med annonse i Rana Blad minst 21 dager før årsmøtet, samt legge innkalling på hjemmesida så snart datoen for møtet er bestemt. Lokaler og evt servering må bestilles. Innkomne saker fra medlemmene leveres skriftlig til styret minst 14 dager før årsmøtet og må behandles i styremøte før årsmøtet avholdes. Styret skal fremlegge sin innstillingen til forslagene på årsmøtet. Dagsorden, årsberetning og evt forslag må kopieres opp og leveres ut på årsmøtet. Det er en fordel hvis dette kan legges ut på hjemmesida som informasjon til medlemmene før årsmøtet. Dersom styret bestemmer det kan det arrangeres årsfest. Hjemmesida Det er styrets ansvar å påse at hjemmesiden blir interessant for brukerne. Sekretæren (eller en annen som har fått oppgaven av styret) har det overordnede ansvaret for hjemmesida. Kallvassrennet Styret har ansvar for å finne komité til skirennet som skal avholdes i Langtjønnbukta langfredag. Hvis dårlig vær kan komiteen velge å utsette skirennet til lørdag. Det må være minst 8 personer, helst 10, i skirennkomiteen. Komiteen må være tatt ut senest 31. januar. Når komiteen er på plass må de møtes for å fordele oppgaver. Kasserer skal ha en skirennperm der kopier av bilag og evalueringer fra tidligere renn er arkivert. Denne kan være et hjelpemiddel for komiteene og gis til komiteen før/på første møte. Annonser skirennet i Ke så skjer i Rana Blad, sett opp plakat i Scooterløypa i Østerdalslien fredagen i palmhelga og annonser på facebooksida. Komiteen skal ordne premier til idealtidrenn, samt gevinster til eventuelle lotteri og gjettekonkurranser (kan være vekt på fenalår, antall smågodt eller lignende). I hovedsak bør man be om sponsing fra aktuelle firma. Der det ikke er mulig bes regning sendt til hytteforeningen, eventuelt har vi et bankkort som oppbevares av kasserer. Hvis det er bestilt for mange premier kan disse selges til kostpris. Returner overskudd av premier hvis en slik mulighet er avtalt på forhånd med leverandøren. Det er opp til komiteen å bestemme om det skal være andre aktiviteter i tillegg til skirenn (eks: aking, hopprenn, kostymerenn). 5
Forslag til handleliste: Kaffe, pølse, brød, ketchup/sennep, saft/brus, plastbeger, loddblokker til lotteri og gjettekonkurranser (husk gode penner). Av det som kjøpes må det gjøres avtale om retur på de varer som egner seg for det. Kanskje kan noe av dette også fås som sponsing? HUSK også å ta med vann til pølsekoking, kaffe og oppvask. Sjekk at det er nok gass i skibua og at startnumrene er i orden. Etter hvert skirenn må startnumrene tørkes og legges i rekkefølge slik at de er ok til neste renn. Løypa bør kjøres opp kvelden før og idealtiden må fastsettes. Skirenndagen må løypa merkes, start/mål må settes opp og ved behov må løypa kjøres opp på nytt før start. HUSK å søke om 4 løyver for scooterkjøring til komiteen på Servicekontoret, Rana Kommune. (be evt. lederen om assistanse til dette). Be kasserer eller lederen ta ut vekselpenger. Si fra hvilken type mynt det er behov for i forhold til prisene på lodd og salgsvarer. Tenk over hvor mange utsalgssteder som skal ha vekselpenger. Det er ikke varme i skibua, så hvis det er kaldt kan det være en ide å låne med seg en gassovn og/eller isoporplater for å stå på. Kanskje kan noen i komiteen koke kaffe på forhånd hvis de har kanner å ha den på. Før regnskapsskjema for arrangementet på eget ark (skal være i perm fra kasserer), som sammen med bilag for innbetalinger og utbetalinger leveres kasserer etter at overskuddet er satt inn på foreningens bankkonto. Det er kjempeflott hvis komiteen kan evaluere gjennomføringen arrangementet og gi tips om endringer til neste komite. Skriv ned og arkiver i skirennperm og lever denne tilbake til kasserer. Doning Styret kan innkalle medlemmene til doning hvis det er anlegg som må vedlikeholdes/oppgaver som må utføres. Slik doning avholdes gjerne på våren eller høsten. Styret må få innspill fra medlemmene om hva som ønskes gjort og lage en oversikt over oppgaver som skal fordeles. Hvis oppgavene krever materialer og verktøy må styret besørge dette (må vurderes kostnadsmessig). Innkalling kan skje på hjemmesida og via facebooksida. Det kan arrangeres grilling/medlemsfest i forbindelse med doningen. Hvis det er oppgaver som gjenstår når doningen er avsluttet, må det avtales hvem som avslutter disse eller om de kan vente til neste års doning. Sekretæren må få oversikt over hva disse oppgavene består i slik at de kan noteres i protokoll for oppfølging. Utvalg Utvalg/prosjektkomiteer som er oppnevnt av styret eller årsmøte skal representere hytteforeningen i tråd med det mandat som er gitt. Hvis arbeidet påfører foreningen kostnader, må de sette opp et kostnadsoverslag til styret som skal styrebehandle det før gjennomføring. Komiteen må ved utgangen av hvert år gi rapport til styret, slik at dette kan tas med i årsberetningen. Revidert av styret 15.06.2015 6