Møteinnkalling. Kontrollutvalget. Møtested: Fagtur Helsinki, Møterom Hotel Tidspunkt: kl. 12:00

Møteinnkalling Kontrollutvalget Møtested: Fagtur Helsinki, Møterom Hotel Tidspunkt: 24.05.2018 kl. 12:00 Eventuelle forfall meldes til Hans-Olaf Lunder, 98 20 48 70. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Rolf Sigmund Klerud LEDER FL H,FRP,V Inger-Lise Skartlien NESTL FL A,S,K,M,SV Odd Riise MEDL FL A,S,K,M,SV Anne-Kari Holm MEDL FL A,S,K,M,SV Michael Torp MEDL FL H,FRP,V Sarpsborg, 14. mai 2018 Rolf Sigmund Klerud leder

Saksliste Saksnr. Sakstittel Side Saker til behandling PS 12/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 24. mai 2018 PS 13/2018 Prosjektplan - spesialundervisning i Østfold fylkeskommune PS 14/2018 Rapport etter gjennomført eierskapskontroll i VIGO IKS Østfold fylkeskommune PS 15/2018 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 ØFK PS 16/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 24. mai 2018 Godkjenning av protokoll fra møte 14.02.2018

Saker til behandling PS 12/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 24. mai 2018

Saksnr.: 2018/11 Løpenr. 63/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 24.05.2018 12/2018 Orienteringssaker til kontrollutvalgets møte 24. mai 2018 Vedlegg 1 Årsmelding 2017 Akershus og Østfold fylkesrevisjon 2 Årsmelding 2017 Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat Saker Årsmelding 2017 fra styret i Akershus og Østfold fylkesrevisjon Årsmeldingen ligger vedlagt (vedlegg 1) Årsmelding 2017 fra styret i Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat. Årsmelding ligger vedlagt (vedlegg 2) Sekretariatslederens forslag til vedtak Informasjonen tas til orientering

2 Sarpsborg, 4. mai 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

Saksnr.: 2018/24 Løpenr. 67/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 24.05.2018 13/2018 Prosjektplan - spesialundervisning i Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Prosjektplan - spesialundervisning i Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Ved fylkestingets behandling av årsbudsjettet for 2016 ba fylkestinget om en gjennomgang av tilbudet om spesialundervisning. I forbindelse med behandlingen av tilstandsrapporten om videregående opplæring for 2014/2015 fattet fylkestinget følgende vedtak i april 2016 (sak 24/2016): "Opplæringskomitéen ber om at komiteen får fremlagt en sak om hvordan fylkeskommunen kan vri ressursbruk fra spesialundervisning til tilpasset opplæring." Opplæringsavdelingen har foretatt en gjennomgang av tilpasset opplæring og spesialundervisning i Østfold fylkeskommune i 2017 som svar på bestillingene fra FT. Fylkestinget behandlet denne gjennomgangen i sak 8/2017. Fylkestinget tok saken til orientering. Kontrollutvalget bestilte et forvaltningsprosjekt om ressursbruk og organisering innen spesialundervisning for gjennomføring i 2018. Problemstilling Formålet med prosjektet er å kartlegge ressursbruk og undersøke om fylkeskommunen har gode nok saksbehandlingsrutiner og system innen spesialundervisningsområdet. Problemstillinger: Hvordan er ressursbruken innen spesialundervisningsområdet (tjeneste 561 og 562) Har fylkeskommunen et system for å ivareta elevers rett til spesialundervisning?

2 Sekretariatslederens forslag til vedtak Prosjektplan forvaltningsrevisjonsprosjekt om spesialundervisning i Østfold fylkeskommune godkjennes. Sarpsborg, 15. mai 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

Saksnr.: 2017/30 Løpenr. 53/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 24.05.2018 14/2018 Rapport etter gjennomført eierskapskontroll i VIGO IKS Østfold fylkeskommune Vedlegg 1 Oversendelsesbrev fra fylkesrevisjonen datert 09.05.2018 2 Rapport etter gjennomført eierskapskontroll i VIGO IKS Østfold fylkeskommune Bakgrunn for saken Selskapskontroll er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og er nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 ( 13-15). Videre gir kommuneloven 80 kommuner og fylkeskommuner innsynsrett i selskaper som fullt ut eller indirekte - er eid av kommuner/- fylkeskommuner. Det er kontrollutvalget som bestiller selskapskontroll. Akershus og Østfold fylkesrevisjon er tillagt oppgaven med å utføre selskapskontroll på vegne av kontrollutvalget i Østfold. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag (STFK) har i sak 4/17 i møte 22.11.2017 bestilt en selskapskontroll av Vigo IKS. Kontrollutvalgssekretariatet i Midt-Norge IKS inviterte kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene til å delta i selskapskontrollen etter følgende: 1. Revisjon Midt-Norge gjennomfører forvaltningsrevisjonen i Vigo IKS med egne ressurser, men forespør om enkelte revisjonsenheter kan bistå med ressurser i et samarbeid om gjennomføring av forvaltningsrevisjonen. 2. Kontrollutvalgene som ønsker å gjennomføre eierskapskontroll i eget fylke gjør dette med egne revisjonsressurser. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune behandlet i sak 51/2017 i møte 22.11.2017 prosjektplan for gjennomføring av selskapskontroll av Vigo IKS. Denne prosjektplanen er

2 deretter distribuert til de øvrige kontrollutvalgene som har vedtatt å delta i selskapskontrollen i Vigo IKS. Bestilling av eierskapskontroll i Vigo IKS for Østfold fylkeskommune Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune vedtok i sak 21/2017 i møte 13.09.2017 å gjennomføre en eierskapskontroll av Vigo IKS. Kontrollutvalgets vedtak lyder som følger: Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune stiller seg positiv til å delta i en felles selskapskontroll utført som forvaltningsrevisjon av Vigo IKS, i samsvar med prosjektnotat fra Revisjon Midt- Norge IKS. Kontrollutvalgets bidrag vil være dekning av revisjonsressurser fra Akershus og Østfold fylkesrevisjon til utførelse av eierskapskontroll. Kontrollutvalget forutsetter å få forslag til prosjektplan til godkjennelse. Prosjektplanen ble behandlet og tatt til orientering i sak 28/2017 i kontrollutvalgets møte 13. desember 2017. Problemstillinger Formålet med en eierskapskontroll er å kontrollere om den som utøver fylkeskommunens eierinteresser, utøver myndigheten i henhold til bestemmelser i aktuelle lover og forskrifter, fylkestingets vedtak og forutsetninger og i tråd med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse. Problemstillinger Problemstillingen som er fastsatt for eierskapskontrollen i den felles prosjektplanen lyder: «Er eierstyring og selskapsledelse i Vigo IKS i samsvar med gitte anbefalinger og eiernes forventning?» For å besvare problemstillingen har disse spørsmålene blitt stilt: Har eier definert klare mål for selskapet? Utøver Østfold fylkeskommune sitt eierskap gjennom representantskapet ifølge lov og forskrift, selskapsavtalen, politiske vedtak og anbefalinger (KS)? Har Østfold fylkeskommune etablert rutiner for oppfølging og evaluering av selskapet, og følges disse? Er styrets virksomhet etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Sammendrag Vigo IKS er et interkommunalt selskap eid av alle landets fylkeskommuner og Oslo kommune. Selskapet utvikler og drifter flere datasystemer innen utdanningssektoren for videregående opplæring. Formålet med eierskapskontrollen har vært å undersøke Østfold fylkeskommunes system for eierstyring, og hvordan denne utføres av eierrepresentant og formidles til eier i samsvar med anbefalinger og retningslinjer. Eierskapskontrollen som er utført i Østfold fylkeskommune er en del av en lands-omfattende kontroll. De fleste eierne har valgt å gjennomføre eierskapskontroll i egen fylkeskommune/oslo kommune, mens det gjennomføres én felles forvaltningsrevisjon i Vigo IKS på vegne av de eierne som har ønsket å delta. Forvaltningsrevisjonen gjennomføres etter en bestilling fra

3 kontrollutvalget i Trøndelag, og den gjennomføres primært av medarbeidere i Revisjon Midt- Norge SA. Eierskapskontrollen som er gjennomført i Østfold har besvart følgende problemstillinger: Har eier definert klare mål for selskapet? Utøver Østfold fylkeskommune sitt eierskap gjennom representantskapet? Har Østfold fylkeskommune etablert rutiner for oppfølging og evaluering av selskapet, og følges disse? Er styrets virksomhet etablert i samsvar med gitte føringer og anbefalinger? Alle eierne har fastsatt selskapets formål i selskapsavtalen. De har også vedtatt en felles strategi for selskapet med fastsatte mål for hvert satsningsområde. I tillegg settes det resultatmål for alle prosjekter. Fylkeskommunen har ikke fastsatt en egen eierstrategi for Vigo IKS. Representantskapet i Vigo IKS behandler saker i henhold til IKS-loven og selskapsavtalen. Det velges årlig en valgkomité som bistår eierne med å sørge for rett kompetanse til styret. Østfold fylkeskommune har oppnevnt sentrale politikere som henholdsvis representant og vararepresentant til representantskapet i Vigo IKS. I henhold til IKS-loven og selskapsavtalen skal representantene velges for fire år (2015-2019). Revisjonen viser til at i henhold til IKSloven er det fylkestinget som skal oppnevne sine representanter (også vararepresentanter) til representantskapet. ØFK har ikke vært representert i møtene i representantskapet i 2017 (forfall). Når det gjelder dialog mellom eierrepresentant og fylkeskommunens eierorgan er det ikke noen bestemt rutine for dette. Fylkesutvalget/fylkestinget får vanligvis ikke årsmeldingene fra Vigo IKS til behandling. Eierskapsmeldinger avlegges annet hvert år, men det foretas ingen vurdering av eierskapet i selskapet. Revisjonen mener at fylkeskommunen bør arbeide for å utarbeide rutiner for eierstyring. Det er ikke fastsatt noen rutine for å arkivere saker/protokoller fra representantskapet. Revisjonen mener det vil være nyttig for administrasjonen og fremtidige eierrepresentanter å kunne ha tilgang til informasjonen fra tidligere representantskapsmøter. Styret avholder møter og behandler saker i tråd med selskapsavtalen og styreinstruksen med unntak av styreevaluering som ikke gjennomføres årlig. Årsmeldingene fra selskapet mangler dessuten en beskrivelse av hvordan selskapet ivaretar sitt samfunnsansvar. Selskapet har vedtatt etiske retningslinjer, og det har fokus på regelverket om offentlige anskaffelser. Rådmannens svar til revisjonen Fylkesrådmannens høringskommentar ligger som vedlegg til rapporten. Sekretariatslederens forslag til innstilling 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen utarbeide en eierstrategi for Vigo IKS i tråd med KS anbefaling for eierstyring.

4 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen fastsette rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierskap i selskaper. Sarpsborg, 2. mai 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

Saksnr.: 2018/23 Løpenr. 55/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 24.05.2018 15/2018 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 ØFK Vedlegg 1 Kontrollutvalgets årsmelding for 2017 ØFK Bakgrunn for saken Kontrollutvalget er fylkestingets tilsynsorgan og må derfor sørge for å holde tinget orientert om kontroll- og tilsynsvirksomheten. Det skjer blant annet ved å legge fram en årlig melding. I de gjeldende forskriftene om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner finnes bestemmelser om rapportering, blant annet i følgende paragrafer: 7 Uttalelse om årsregnskapet 8 Oppfølging av revisjonsmerknader 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter 15 Rapportering om selskapskontrollen

2 Om årsmeldingen Årsmeldingen beskriver virksomheten i kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune i 2017. Året 2017 har vært et aktivt år for kontrollutvalget, både med hensyn til omfanget av saker og sakenes kompleksitet. Meldingen beskriver kontrollutvalgets ansvar og oppgaver, sammensetningen av utvalget, virksomheten gjennom året, saker som har vært behandlet samt utvalgets bruk av budsjettmidler dette året. Når det gjelder den revisjonsmessige behandlingen av fylkeskommunens regnskaper mv, fremgår det av revisjonsberetningen gitt av fylkeskommunens revisor. Disse forhold omfattes ikke av årsmeldingen fra kontrollutvalget. Utkast til årsmelding for 2017 følger vedlagt til kontrollutvalgets medlemmer som vedlegg til saken. Sekretariatslederens forslag til innstilling Årsmeldingen legges fram for fylkestinget med slik innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2017 til orientering Sarpsborg, 3. mai 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder

k Årsmelding 2017 for kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune Vedtatt i kontrollutvalgets møte 24.05.2018

1. KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG OPPGAVER MM...3 1.1 HJEMMEL FOR UTVALGETS VIRKEOMRÅDER...3 1.2 KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG OPPGAVER...3 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING...4 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MV...4 3.1 FORHOLDET TIL FYLKESREVISJONEN...4 3.2 KONTROLLUTVALGETS SEKRETARIAT...5 3.3 ARBEIDSGRUNNLAG OG BESLUTNINGER...5 3.4 UTVALGETS MØTER - INNKALLING, SAKSLISTER OG PROTOKOLLER...5 3.5 KONTROLLUTVALGETS MØTEAKTIVITET MV...6 3.6 PROTOKOLLER FRA MØTER MV I FYLKESKOMMUNEN...6 4. SAKER SOM ER BEHANDLET I LØPET AV 2016...6 4.1 UTTALELSE TIL ØSTFOLD FYLKESKOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2015...6 4.2 BESTILLING AV PROSJEKTER I FORVALTNINGSREVISJON 2016...6 4.3 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTER BEHANDLET AV KONTROLLUTVALGET I 2016...6 4.3.1 Overordnet styring på samferdselsområdet i Østfold fylkeskommune...6 4.3.2 Måloppnåelse innen tannhelseområdet i Østfold fylkeskommune...7 4.3.3 Forvaltningsrevisjon Østfold fylkeskommune bruk av konsulenter...8 4.3.4 Forvaltningsrevisjon System for evaluering av bruken av regionale midler i Østfold fylkeskommune....8 4.3.5 Forvaltningsrevisjon Gjennomgang av rutinene og tilskuddsforvaltningen innenfor fagopplæringsområdet - Østfold fylkeskommune....9 4.4 SELSKAPSKONTROLLEN...9 4.5 KONTROLLUTVALGETS ÅRLIGE MELDING TIL FYLKESTINGET...9 4.6 ØVRIGE SAKER...9 5. KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT/REGNSKAP...10

1. KONTROLLUTVALGETS ANSVAR OG OPPGAVER MM 1.1 Hjemmel for utvalgets virkeområder Bestemmelsene om at kommunene/fylkeskommunene skal ha et eget kontrollutvalg er hjemlet i kommuneloven av 25. september 1992. Kommuneloven har et eget kapittel 12 om internt tilsyn og kontroll, og lovens 76 omhandler fylkestingets tilsyn med den fylkeskommunale forvaltningen. Av 77 fremgår at fylkestinget skal velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med fylkeskommunens forvaltning på sine vegne. Med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11, har Kommunaldepartementet fastsatt forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Forskriften regulerer kontrollutvalgets sammensetning, ansvar og oppgaver, regler om saksbehandling mm og er bindende. 1.2 Kontrollutvalgets ansvar og oppgaver Kontrollutvalget skal føre tilsyn med forvaltningen på fylkestingets vegne, herunder påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Det tilligger ikke utvalget å overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av folkevalgte organer. Kontrollutvalget er direkte underordnet fylkestinget og utøver kontroll og tilsyn på vegne av dette. Det betyr at fylkestinget kan gi generelle eller spesielle instrukser for kontrollutvalgets virksomhet. Østfold fylkeskommune har vedtatt et utfyllende reglement for kontrollutvalget. REGNSKAPSREVISJON Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap og fylkeskommunens foretaks regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Utvalget skal videre holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk mv. Kontrollutvalget skal avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av fylkestinget. Uttalelsen avgis til fylkestinget, og kopi skal være fylkesutvalget i hende tidsnok til at fylkesutvalget kan ta hensyn til eventuelle merknader før innstilling til fylkestinget blir avgitt. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget skal, i henhold til kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg, påse at fylkeskommunens virksomhet blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Med utgangspunkt i planen for gjennomføring av forvaltningsrevisjon skal kontrollutvalget rapportere til fylkestinget om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført og resultatene av disse. Kontrollutvalget skal også påse at fylkestingets vedtak i tilknytning til behandling av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Utvalget skal videre rapportere om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte av fylkesrådmannen. SELSKAPSKONTROLL Av 80 i kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg kapittel 6 er det tatt inn bestemmelser om selskapskontroll. Det fremgår at fylkets/kommunens kontrollutvalg kan kreve

opplysninger og gjøre undersøkelser i interkommunale selskaper organisert etter lov av 29. januar 1999 nr. 6, og i aksjeselskaper der fylkeskommunen alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskap til slike selskaper. Den samme retten er gitt til fylkeskommunens revisor. Fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper, herunder fastsette hvilke dokumenter mv som skal sendes fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være til stede på selskapets generalforsamling, møter i representantskap og tilsvarende organer. 2. KONTROLLUTVALGETS SAMMENSETNING Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til personer som kan velges som medlemmer til utvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av kommunal (tilsv) nemnd med beslutningsmyndighet eller være ansatt i kommunen. Utvalget skal ha minst tre medlemmer. Kontrollutvalget i Østfold fylkeskommune består av fem medlemmer. Etter valget i 2015 har utvalget hatt følgende sammensetning: Leder Rolf Sigmund Klerud (H) 1. Varamedlem: Ingrid Willoch (H) Nestleder Inger-Lise Skartlien (AP) 1. Varamedlem: Tor Melvold (AP) Medlem Odd Riise (Ap) 2. Varamedlem: Oddbjørg Strømme (AP) Medlem Anne-Kari Holm (Sp) 3. Varamedlem: Bente Holm Sælid (SP) Medlem Michael Torp (FrP) 2. Varamedlem: Bjørn Jørgensen (FrP) Varamedlemmer blir innkalt ved meldt forfall. Det har vært svært få forfall til møtene i kontrollutvalget i 2017. 3. KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MV 3.1 Forholdet til fylkesrevisjonen Østfold fylkeskommune har fra 01.01.2002 hatt et revisjonssamarbeid med Akershus fylkeskommune med hjemmel i kommuneloven 27. Med bakgrunn i dette er det styret for Akershus og Østfold fylkesrevisjon (AØF) som vedtar forslag til budsjettet for fylkesrevisjonen innenfor den gitte rammen for samarbeidet. Kontrollutvalget skal etter bestemmelser, blant annet gitt i forskrift om kontrollutvalg, holde seg løpende underrettet om revisjonens virksomhet og føre tilsyn med revisjonsarbeidets framdrift og at revisjonen foregår i samsvar med gjeldende forskrift og andre bestemmelser. Fylkesrevisjonen kan av fylkestinget/kontrollutvalget bli pålagt å gjennomføre nærmere undersøkelser ved mistanke om misligheter. For øvrig er gjennomføringen av revisjonen et fagansvar som tilligger ansvarlig revisor og som ikke kan instrueres av andre. Fylkesrevisjonen rapporterer til kontrollutvalget om fremdriften av revisjonsarbeidet mv.

3.2 Kontrollutvalgets sekretariat Kontrollutvalgets sekretariat skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt, jf forskrift om kontrollutvalg 20. Fra 1. januar 2005 har samarbeidsordningen Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat (AØKS) vært kontrollutvalgets sekretariat. Med bakgrunn i dette samarbeidet er det styret for Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat som vedtar forslag til budsjettet for kontrollutvalgssekretariatet innenfor de rammene som er gitt fra Akershus og Østfold fylkeskommuner. Leder for Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat er Hans-Olaf Lunder. 3.3 Arbeidsgrunnlag og beslutninger Kontrollutvalget skal gjennom revisjonens arbeid og ved egne vurderinger påse at forvaltningen av fylkeskommunens verdier mv er betryggende sikret ved et forsvarlig kontrollopplegg. Om nødvendig må kontrollutvalget rapportere om uheldige forhold til fylkestinget. Det er revisjonens rapporter og annen dokumentasjon som er det viktigste grunnlaget for kontrollutvalgets beslutninger. Saker som skal behandles av fylkestinget skal forelegges fylkesrådmannen til uttalelse. Innstillingen i slike saker går direkte fra kontrollutvalget til fylkestinget. Kontrollutvalget har etter kommunelovens 77, nr 7, nødvendig innsynsrett i alle fylkeskommunens saksdokumenter og arkiver. Når det gjelder henvendelser fra andre enn fylkestinget eller fylkesrevisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om utvalget i tilfelle vil prioritere saken. 3.4 Utvalgets møter - Innkalling, sakslister og protokoller Møtene i kontrollutvalget holdes for åpne dører. Dette innebærer at kommunelovens hovedregel om møteoffentlighet i 31 gjelder også for kontrollutvalget. Innkalling med saksdokumenter til møter i utvalget skal med høvelig varsel sendes utvalgets medlemmer, fylkesordføreren og fylkeskommunens oppdragsansvarlig(e) revisor(er). Som hovedregel blir sakene sendt ut 8 dager før møtet skal holdes (jf internt reglement for kontrollutvalget). Protokollene fra møtene sendes de samme som får sakspapirene, samt de som eventuelt har deltatt på møtene. Særutskrift av en sak sendes til de enheter/personer som er direkte involvert i de enkelte saker som er behandlet. Utvalgets sakslister, saksutredninger og protokoller blir publisert på fylkeskommunens internettsider. Rapporter fra forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller publiseres via kontrollutvalgets side. 3.5 Kontrollutvalgets møteaktivitet mv Utvalget har i 2017 gjennomført 6 møter og behandlet 31 saker. Alle møtene ble holdt på fylkeshuset i Sarpsborg med unntak av et møte som ble avholdt på Østfold energi AS. På Kontrollutvalgskonferansen 2017 som ble arrangert av Norges Kommunerevisorforbund på Gardermoen 1-2. februar 2017, deltok lederen, og to av utvalgets medlemmer. Konferansen holder høy standard med hensyn til aktuelle emner og forelesere.

3.6 Protokoller fra møter mv i fylkeskommunen Revisjonen og kontrollutvalget skal blant annet føre nærmere tilsyn med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Både revisjonen og kontrollutvalget (KU-sekretariatet) har krav på å få tilsendt protokoller om alle vedtak i fylkesting, fylkesutvalg, komiteer, utvalg mv. Dette blir etterkommet ved at dokumentene gjøres tilgjengelige på fylkeskommunens hjemmesider. 4. SAKER SOM ER BEHANDLET I LØPET AV 2017 4.1 Uttalelse til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2016 Kopi av kontrollutvalgets uttalelse om årsregnskapet for 2016 til fylkestinget ble oversendt fylkesutvalget i tråd med bestemmelsene i kontrollutvalgsforskriftens 7. Uttalelsen var vedlagt regnskapssaken da den ble behandlet av fylkestinget i møte 22. juni 2017 (PS 66/2017). Fra fylkestingets vedtak gjengis følgende: "3. Fylkestinget slutter seg til de merknader som fremkommer i revisjonens redegjørelse for 2016 og kontrollutvalgets uttalelser til Østfold fylkeskommunes årsregnskap for 2016." 4.2 Bestilling av prosjekter i forvaltningsrevisjon 2017 Kontrollutvalget behandlet i sitt møte 8. februar 2017 bestillinger av forvaltningsrevisjon for 2017. Følgende prosjekter ble bestilt: Informasjonssikkerhet og behandling av personopplysninger i Østfold fylkeskommune. Fylkeskommunens arbeid med å forebygge mobbing Fylkeskommunens betaling av tjenester utført av Vegvesenet Manlene godkjenning av refusjonskrav i forbindelse med opplæring for elever bosatt i institusjon Ressurser i Opplæringsavdelingen 4.3 Forvaltningsrevisjonsrapporter behandlet av kontrollutvalget i 2017 4.3.1 Forvaltningsprosjekt - Informasjonssikkerhet i Østfold fylkeskommune Kontrollutvalget behandlet i møtet 31. mai 2017 (PS 11/2017) forvaltningsrevisjons-rapporten og fattet slikt enstemmig vedtak om innstilling til fylkestinget: Forvaltningsrapport 3/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak:

1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen etablere en meldingsrutine til systemansvarlige for fagsystemer ved endring av brukertilganger. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen stille krav om og sørge for at det blir gjennomført regelmessige og dokumenterte tilgangskontroller. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen vurdere å innføre et system (rutine) som sikrer regelmessige og dokumenterte gjennomganger av loggføring. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for oppdatering av IT-dokumenter og IT-informasjon. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen undersøke om det bør inngås nye databehandleravtaler eller om noen bør fornyes. Fylkestinget behandlet saken i sitt møte 20. september 2017 (PS 83/2017) og fattet enstemmig vedtak i tråd med innstillingen fra kontrollutvalget, men med et tilleggsforslag. Fylkesrådmannen melder tilbake til fylkestinget hvordan revisjonsrapporten er fulgt opp. 4.3.2 Forvaltningsprosjekt Østfold fylkeskommunes arbeid med å forebygge mobbing av elever i de videregående skolene Kontrollutvalget behandlet i møtet 13. september 2017 (PS 19/2017) forvaltningsrevisjonsrapporten og fattet slikt enstemmig vedtak om innstilling til fylkestinget: Forvaltningsrapport 5/2017 oversendes fylkestinget med slik innstilling til vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen innføre et tydeligere fokus på mobberesultater i styringsdialogen. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre at styringsdokumenter som omhandler det psykososiale miljøet blant elevene er levende og tilgjengelige dokumenter. Dokumentene bør være samordnet med den faktiske oppfølgingen som opplæringsavdelingen og skolene utfører. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at avvik i undersøkelser som omhandler det psykososiale miljøet på skolene følges tett opp. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at skolene har effektive systemer for å analysere resultater fra større undersøkelser som elevundersøkelsen. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen klargjøre rutinene for hvordan skolene skal avslutte saker der det har vært påstander om mobbing i skolemiljøet. 6. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomgå praksis når det gjelder å registrere og holde oversikt over innmeldte potensielle mobbesaker. 7. Fylkestinget ber fylkesrådmannen følge opp at skolene har tilstrekkelig kompetanse og intern kontroll for oppfølging av lovverk tilknyttet skolemiljøet 8. Fylkestinget ber fylkesrådmannen legge frem en sak i løpet av høsten 2018 hvor det rapporteres tilbake på de sju anbefalingene. I tillegg skal saken klargjøre hvordan fylkesrådmannen forsikrer seg om at skolene ivaretar endringene i lovverket knyttet til skolemiljø. Fylkestinget behandlet saken i sitt møte 12. oktober 2017 (PS 92/2017) og fattet enstemmig vedtak i tråd med innstillingen fra kontrollutvalget.

4.3.3 Forvaltningsrevisjon Østfold fylkeskommunes kontroll med investeringer til fylkesveier Kontrollutvalget behandlet i møtet 13. desember 2017 (PS 29/2017) forvaltningsrevisjonsrapport 10/2017 og fattet slikt enstemmig vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen oppfylle det politiske vedtaket om å videreutvikle økonomisystemet for å bedre fylkeskommunens mulighet til å føre kontroll med kostnadsutviklingen på enkeltprosjekter. 2. Fylkestinget ber om at Østfold fylkeskommune og Statens vegvesen Region øst viderefører det pågående forbedringsarbeidet innenfor samferdselsområdet og spesielt vektlegger punkt 6.2 i revisjonsrapportens anbefalinger punktene a til j. Fylkestinget behandlet saken i sitt møte 15. februar 2018 (PS 1/2018) og fattet enstemmig vedtak i tråd med innstillingen fra kontrollutvalget. 4.4 Selskapskontrollen Selskapskontrollen omfatter eierskapskontroll og kan også omfatte forvaltningsrevisjon. I overenstemmelse med plan for selskapskontroll 2014 2016 var det ikke spesifisert prosjekter vedrørende eierskapskontroll i 2017. 4.5 Kontrollutvalgets årlige melding til fylkestinget Kontrollutvalget rapporterer til fylkestinget blant annet gjennom sin årlige melding. Utvalgets årsmelding til fylkestinget for 2016 ble behandlet i kontrollutvalgets møte 31. mai 2017. Meldingen ble oversendt til fylkestinget som i sitt møte 22. juni 2017 fattet slikt vedtak: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. 4.6 Øvrige saker Av øvrige saker/orienteringer behandlet av kontrollutvalget nevnes: Regnskap 2016 og budsjett 2018 for kontrollutvalget. Styrets foreslåtte budsjett 2018 for Akershus og Østfold fylkesrevisjon. Styrets foreslåtte budsjett 2018 for Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat. Kontrollutvalgets årsplan for 2017. Årsmelding fra styret for Akershus og Østfold fylkesrevisjon for 2016. Årsmelding fra styret for Akershus og Østfold kontrollutvalgssekretariat for 2016. Vurdering av uavhengighet - oppdragsansvarlig revisor (PS 7/2017).

Oppfølging av revisjonsmerknader, jf. Forskrift om kontrollutvalg 8. Oppfølging av politiske vedtak for første halvår 2017 Oppfølging av tidligere vedtak i kontrollutvalget (PS 6/2016). Prosjektplaner for bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter. Saker om fylkeskommunens økonomiske situasjon. Det er i sakene blant annet vist til fylkesrådmannens økonomimeldinger og rapporter om skatteinngang mv. Status for den gjennomførte regnskapsrevisjonen opp mot revisors årsplan. Forvaltningsrevisjonsrapport NDLA ll (26/2017) Gjennomgang av saksbehandlingen i sak om relokalisering og fremtidig byggløsning for Østfold fylkeskommunale skole avdeling Nabbetorp (PS 26/2017) 5. KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT/REGNSKAP Kontrollutvalget hadde i 2017 en budsjettramme / netto utgiftsramme på kr 965 000,-. Kontrollutvalgets regnskap er avlagt med en mindre utgift på kr. 416 723 som gir et forbruk på 56,82 %. Vedtatt i kontrollutvalgets møte 24. mai 2018 Rolf Sigmund Klerud (H) Inger-Lise Skartlien (AP) Odd Riise (Ap) Anne-Kari Holm (Sp) Michael Torp (FrP)

Saksnr.: 2018/12 Løpenr. 64/2018 Klassering: 412 Saksbehandler: Hans-Olaf Lunder Møtebok - Saksframlegg Behandlet av Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget 24.05.2018 16/2018 Eventuelt - Kontrollutvalgets møte 24. mai 2018 Det er foreløpig ikke fremmet saker under eventuelt. Sarpsborg, 4. mai 2018 Hans-Olaf Lunder sekretariatsleder