Referat fra styremøte nr 7 Tilstede fra styret: Kristian Damstuen, Bjørg Dokken, Marit Øvstebø, Per Einar Tveit, Erik Frenning og Øivind Langseth Vara: Svein Granli (for Håkon Berg Sundet) Tilstede fra administrasjonen: Laila Lien Østgård Styret for Valdres Brannvesen IKS Onsdag 15. november kl 12.00 15.00 Møtested: Brannstasjonen Fagernes, Bygdinvegen 49 Saker til behandling 40/17 Godkjenning av referat fra 11. oktober 2017 41/17 ROS-analyse 42/17 Taksering av bygg og anleggsaktiva 43/17 Framdriftsplan for nye ansettelseskontrakter m.m 44/17 Selskapsavtale og stiftelse av selskapet etter høring 45/17 Brannforebyggende og feiing 46/17 Økonomiplan etter høring vedtak til representantskapsmøtet 47/17 Tjenestepensjon - Valg av finansieringsordning AFP 48/17 Valg av leverandør av personforsikringsløsning, (leverandør) jfr HTA sine bestemmelser i kap. 1 10 49/17 Eventuelt Innledning: Daglig leder orienterte om: a. Møte med Stab i Øystre Slidre b. Tenkt organisering og prosess med ansatte lønn og arbeidsbetingelser
40/17 Godkjenning av referat fra styremøte 11. oktober 2017 Referatet godkjennes utsendt Godkjent 41/17 ROS-analyse Det avklares om den skal gjelde alle seks kommunene eller bare for eierkommuene. Styreleder mener analysen må omfatte alle kommunene, og oversendes NAK for den behandling de måtte ønske. Vedtak Analysen skal omfatte alle kommunene 42/17 Taksering av bygg og anleggsaktiva I kommunestyresaka i april/mai i 2017 er dette omtalt slik i saksutredningen fra rådmennene (Bàcher, Damstuen og Langseth); «Framdrift: Ved en virksomhetsoverdragelse er det taksten ved overdragelsestidspunktet som skal legges til grunn. Taksering av bygninger og materiell kan gjøres etter etableringstidspunktet. Valdres brannvesen IKS etableres 01.01.2018.» Styret er informert om at en av eierkommune har gjort vedtak om at taksering må være kjent før selskapet etableres. Arbeidet med taksering må derfor fremskyndes, slik at dette er kjent før økonomiplanene sluttbehandles i de respektive kommunestyrene. Styreleder har bedt styremedlem Per Einar Tveit om å utarbeide forslag til takseringsopplegg, i samarbeid med de tre brannsjefene. Styrets nestleder Kristian Damstuen utarbeider i samarbeid med Hallingdal Brann og Redning IKS takst for anleggsaktiva.
Takst rapporter gjennomgås. Disse ettersendes hvis mulig (Per Einar, Kristian og Laila) Takst for eiendommene gjennomgått. Takst for inventar og utstyr foreligger ikke til møtet. Styret utarbeider forslag til kjøpekontrakter med eierkommunene basert på snittakst for markedsverdier. Disse oversendes kommunene for behandling. Sum bygg ca 27 mill.kr for alle kommunene 15,5 mill.kr eks. Nord-Aurdal kommune. Taksten for biler og utstyr utgjør kr24.003.300,- for alle komunene kr 15.593.400,- eks. Nord- Aurdal kommune. 43/17 Framdriftsplan for nye ansettelseskontrakter m.m. Drøftingssak med innspill fra Bjørg og Laila. Selskapsavtalen er utgangspunktet for drøftingen. Det er ingen som har reservert seg. Arbeidskontrakter kan etableres innen frist etter overdragelse (2018). Fast lønn skal dekke kostnad til øvelser, kurs m.m. og det blir ny stillingbrøk. Ut over det godtgjørelser betalt som varialbel lønn. Arbeidsavtalen omfatter stillingsbrøk og årslønn, lokale særavtaler omfatter andre avtalte godtgjørelser. Daglig leder forhandler fram prinsipper og forslag til innhold i arbeidsavtale med de tillitsvalgte i samarbeid med personalsjefen til neste styremøte 15.12. 44/17 Selskapsavtale og stiftelse av selskapet Selskapsavtalen er vedtatt i alle seks kommunestyrer, i den versjonen som Rådmannsutvalget behandlet 14. mars 2017. Nord-Aurdal kommune har i kommunestyret satt andre krav og betingelser som ikke er i henhold til selskapsavtalen, slik at styret ref. mailutveksling har drøftet at vår mulighet til å oppfylle kravene fra representantskapet om oppstart 1. januar 2018 er å endre planene til at det er fem kommuner som er medeiere i selskapet, med de endringer det medfører.
Styreleder foreslår disse endringene (vesentlige) a. Lånerammen fastsettes til kr 37.000.000,-. b. Forretningskontor fastsettes til Tingvollbakkin 15, 2930 Bagn Omarbeidet selskapsavtale som da gjelder 5 kommuner ettersendes. Vedtak Styreleder tar en samtale med KS-advokat og sender en e-post og konklusjon. Protokolltilførsel Kristian Damstuen mener sittende styre ikke har anledning til å fremme forslag om ny selskapsavtale for 5 kommuner. 45/17 Brannforebyggende og feiing Innstilling Styreleder ber daglig leder om utredning av organisering og plassering (kontor, lager, biler m.m.) Møtebehandling Vedtak. Sak utsettes til 13.12.17 46/17 Økonomiplan etter høring vedtak til representantskapsmøtet Økonomiplanen er omarbeidet slik at den nå omfatter a. Brann og redning for fem kommuner b. Brannforbyggende for seks kommuner forutsetter avtale om salg av tjenester til Nord-Aurdal kommune c. Feiing for fem kommuner d. Tjenestene ved Fagernes Lufthavn er tatt ut
e. Kjøp av bygg og anlegg gjelder for fem kommuner Endringene innebærer en reduksjon på ca 10 mil.kr og rente og avdragsbelastninger på vel 50%. Utfordringen med harmonering av lønn og godtgjørelser er også vesentlig endret. Dette må sees på som rammen for vårt arbeid i 2018 og har flere sider i forhold til det ideelle med hovedbrannstasjon på Fagernes og tilgang til organisasjonen som er opparbeidet der. Utkast til omarbeidet selskapsavtale som da gjelder 5 kommuner sendes i egen mail. Tallene på låneramme m.m. må tas i møtet. Med 6 kommuner antas låneramma å være ca 50 mill.kr og da kan det forsvares 20 års nedbetaling. Med 5 kommuner vil låneramma bli om lag 30 mill.kr, og ut fra eiendelens art vil anbefalt nedbetalingstid bli redusert til 12 år. Vedtak Forslag til økonomiplan sendes til rep.skapet til behandling 47/17 Tjenestepensjon- Valg av finansieringsordning AFP Styremedlem Bjørg Dokken sin innstilling: Selskapet velger å være 100% selvassurandør Det finnes tre alternative finansieringsløsninger for AFP. 100% utjevning, dvs full premie til KLP, og AFP utbetales i sin helhet fra KLP 50% utjevning, dvs 50% premie til KLP og 50% AFP fra KLP 100% selvrisiko, dvs at selskapet selv tar den fulle kostnaden med eventuelle AFPpensjonister Selskapet velger å være 100% selvassurandør. 48/17 Valg av leverandør av personforsikringsløsning, og pensjonsforsikring Styremedlem Bjørg Dokken sin innstilling:
Gruppeliv- og yrkesskadeforsikring i h.h.t. HTA kap. 1 10 og 11, har jeg drøftet dette med innkjøpsansvarlig Ole Torgeir Dokkebakke. Han sier at det vil gjelde så små beløp at anbudsrunder ikke er nødvendig. På den bakgrunn innstilles slik: Styret i IKS Valdres Brann og Redning sender en henvendelse til KLP Forsikring og Valdres Gjensidige Brannkasse for å kunne tegne personalforsikringer på de samme vilkår som er gjeldende for Valdres-kommunene i dag. 11. Som pensjonsleverandør velges KLP. HTA krever at selskapet skal ha yrkesskadeforsikring og gruppelivsforsikring. Forslag om at selskapet kontakter forsikringsselskapene som har avtale med Valdreskommunene og ber om forsikringsavtaler på likelydende vilkår som øvrige kommuner og interkommunale selskap. Styret i IKS Valdres Brann og Redning sender en henvendelse til KLP Forsikring og Valdres Gjensidige Brannkasse for å kunne tegne personalforsikringer på de samme vilkår som er gjeldende for Valdres-kommunene i dag. 11. Som pensjonsleverandør velges KLP. 49/17 Eventuelt Ingen saker Fagernes, 15. november 2017 Øivind Langseth Bjørg Dokken Marit Øvstebø Kristian S. Damstuen Erik Frenning Per Einar Tveit Svein Granli