Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF

Saksframlegg til styret ved Sykehuset Telemark HF IKT status og perspektiver Sak nr. Saksbehandler Sakstype Møtedato 74/2011 IKT-sjef Harald Strøm Orienteringssak 31.08.2011 Ingress: Saken gir en oversikt over pågående, planlagte og framtidige IKT prosjekter og gir en særskilt orientering om arbeidet med pasientadministrativt system og elektronisk pasientjournal. Forslag til vedtak: Saken tas til orientering. Skien, 22.08.11 Hans EvjuKonst. adm. direktør Sykehuset Telemark HF er en del av foretaksgruppen 1

Hensikten med saken Hensikten med saken er å gi styret en orientering om pågående, planlagte og framtidige IKTprosjekter ved STHF og spesielt orientere om situasjonen når det gjelder elektronisk pasientjournal (EPJ) og pasientadministrativt system (PAS) Styret ba om en slik orientering i junimøtet. Beslutningssaker kommer senere i høst i form av forslag til områdeplan for IKT og budsjett, budsjett for 2012 og Økonomisk langtidsplan i desembermøtet. Pasientadministrativt system (PAS) og elektronisk pasientjournal (EPJ) Helse Sør-Øst har igangsatt et utredningsarbeid knyttet til ny anskaffelse av klinisk dokumentasjon (PAS/EPJ) som planlegges gjennomført i 2012. Utredningen vil legge rammene for hvilke innhold en fremtidig PAS/EPJ skal ha, og hvordan fremtidig løsning skal understøtte behovet for økt effektivitet og kvalitet i pasientbehandlingen. Beslutning om anskaffelse skal innen august 2012 da den gamle avtalen med DIPS løper ut. Det er Sykehuset Østfold, OUS og primært ST som er i en situasjon der de kan benytte en ny rammevtale til kjøp og implementering av neste generasjons PAS/EPJ de første årene. De andre sykehusene har de siste årene anskaffet DIPS og vil ikke prioritere nyanskaffelse på kort sikt. Det første sykehuset kan komme til å implementere ny løsning i 2013 og 2014. Finansieringsmodellen i HSØ av store IKT prosjekter er slik at HSØ tar investeringen og helseforetaket betaler ned lånet i form av årlige avdrag. ST har det eldste systemet fra 80 og tidlig 90 tall. ST er videre det eneste helseforetaket som bruker IMX fra Tieto. Systemet er i ferd med å fases ut. ST har allerede nå problemer med å få tilstrekkelig støtte fra leverandør til oppdateringer og justeringer. ST er i en situasjon der vi må skifte system i løpet av få år. Det er gjennomført en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) for å avdekke hvilke feil og svakheter i dagens PAS/EPJ som må repareres fordi vi uansett løsning ikke vil ha innført ny PAS/EPJ før 2013-2015 og må bruke dagens system i mellomtiden. Det ble avdekket en del slike feil og svakheter. Vi arbeider nå med å få fram tilbud fra leverandør og Sykehuspartner på reparasjonsjobben Det arbeides også med å få medfinansiering fra HSØ til denne kostnaden. Jobben må gjøres i høst og neste vinter. Valgalternativer for anskaffelse av nytt PAS/EPJ Alternativ 1: Innføring av DIPS etter dagens rammeavtale for PAS/EPJ Helse Sør-Øst RHF har i dag en regional rammeavtale for PAS/EPJ med DIPS, som utløper august 2011. Avtalen vil bli forlenget med ett år, og vil endelig utløpe august 2012. DIPS vil dekke de vesentlige funksjonelle mangler i Infomedix/IMx-Lege, samt behovene knyttet til myndighetsrapporteringer, Meldingsløftet og krav vedrørende informasjonssikkerhet og tilgangskontroll, slik de er identifisert i ROS-analysen av systemet. 2

En innføring av dagens DIPS PAS/EPJ vil være kjennetegnet av: Lav risiko Godt utprøvd system med kjent funksjonalitet Kjente kostnader Muligheter for bruk av kompetanse og erfaringer fra andre HF Avrop av dagens DIPS-løsning vil være et system som representerer dagens PAS/EPJ-løsninger, og som i stor grad anses for å være en videreføring av den papirbaserte, dokumentasjonsorienterte pasientjournalen. Den elektroniske pasientjournalen (EPJ) har som papirjournalen hatt lagring og oppbevaring av pasientinformasjon som hovedfunksjon, selv om utbredelsen av arbeidsflyt er forbedret de siste årene. Til sammenligning med papirjournalen har fordelene med første generasjons EPJ ved norske sykehus vært en forbedret arkivering og gjenfinning, og med muligheten for at informasjon produsert og lagret flere steder kan integreres. I tillegg har EPJ gitt effektivitetsgevinster ved større gjenbruk av informasjon, bruk av maler og vanlige tekstbehandlingsfunksjoner. I de HF som har innført DIPS kan prosjektene sies å være kjennetegnet av: - Flere integrerte løsninger (lab, røntgen, spesialistsystemer) - Elektronisk arbeidsflyt innen delprosesser (f.eks bestilling og kvittering på labsvar) - Utvidet funksjonalitet med for eksempel operasjonsplanlegging, sykepleiedokumentasjon og funksjonalitet for rus, habilitering og BUP Årlig vedlikeholdsavgift må forventes å være i størrelsesorden 30 MNOK med DIPS PAS/EPJ for STHF. Vedlikeholdsavgiften til DIPS dekker sammen med avgiften betalt av andre kunder, betydelig videreutvikling og ivaretakelse av myndighetskrav. DIPS har nylig inngått avtale med Helse Nord om levering av DIPS EPJ/PAS, og uttaler at neste generasjons EPJ/PAS skal utvikles med mye ny funksjonalitet for å bedre kunne dekke klinikernes behov for prosess- og beslutningsstøtte. Som en del av avtalen skal DIPS EPJ/PAS flyttes over på en mer moderne arkitektur. Dette skal skje innen 2016. Det er grunn til å tro at alle DIPS sine norske kunder vil kunne oppgradere sine systemer gradvis med nyutviklet funksjonalitet som en del av vedlikeholdsavgiften. Alternativ 2: Avvente avgjørelse i kommende regionale anskaffelse av ny rammeavtale for PAS/EPJ, og innføre PAS/EPJ-system med valgt leverandør Nasjonal IKT mener at neste generasjons EPJ-systemer må bli tilpasset forholdene i klinikker preget av høy mobilitet, mange aktører med flere parallelle oppgaver, endring i arbeidsflyt og behov for å kunne koordinere ressurser og pasientflyt. Neste generasjons PAS/EPJ må foreta en mer strukturert lagring og bruk av journalinformasjon og gi god prosess- og beslutningsstøtte i pasientbehandlingen for å imøtekomme disse behovene. Gartner viser til at det finnes flere EPJ-systemer internasjonalt som kan beskrives som neste generasjon i tråd med Nasjonal IKT. Dette er systemer som med en prosess- og beslutningsstøtte som kan bidra til bedre systemstøtte for pasientbehandlingen ved Sykehuset Telemark. Den kommende anskaffelsen Helse Sør-Øst skal kartlegge hvilke kriterier og løsningsstrategier som skal legges til grunn for valg av ny EPJ-løsning. 3

Et nytt PAS/EPJ kan gi nye muligheter for å realisere viktige strategiske målsetninger for STHF, for eksempel ved: Støtte for, og visualisering av behandlingsforløp gjennom intuitive brukergrensesnitt. Behandlingsforløp gjør det mulig å planlegge den mest effektive og kvalitetsmessig beste behandlingen for pasienten. Dette gir helsepersonellet en oversikt og bevissthet om egne oppgaver i et helhetlig behandlingsforløp, og kan bidra til bedre samhandling på sykehuset. At hver avdeling kan tilpasse sin oversikt til å inneholde de viktigste journalopplysningene for behandlingen på den enkelte avdeling. En pasientplan gir en god oversikt over alle planlagte aktivitetene for hver enkelt pasient, uavhengig av sykdom, avdeling eller spesialistbehandling. Dette kan være et effektivt verktøy for alle avdelinger i å oppnå en oversikt over pasientens samlede behandlingsplan, og for planlegging av fremtidig behandling. Strukturert lagring av data og tekst gir nye muligheter for søkbarhet, gjenbruk og oversiktlig presentasjon av informasjon for ulike formål og oppgaver Et beslutningsstøttende EPJ hjelper leger til å ta de riktige beslutningene ved foreskrivning av medikamenter, og kan opprette advarsler hvis de velger medikamenter som bør unngås til pasienter med en bestemt tilstand. Gi støtte for systematisk forebygging og oppfølging av feil, der det er mulig med løpende kontrollrutiner og avviksrapportering innlagt i systemet En strukturert journal gjør det mulig å samle og gjenbruke registrere kliniske data for kvalitetssikring og forskning. Dette gjør det tids- og arbeidsbesparende ved at samme data ikke registreres flere ganger, samt at en registrering av data samtidig med behandlingen og den kliniske dokumentasjonen gjør datagrunnlaget for senere kvalitetssikring og forskning mer pålitelig. En strukturert journal gjør at informasjon om medisiner, diagnoser og behandling samles kontinuerlig gjennom hele forløpet på sykehuset, og kan automatisk gjenbrukes til for eksempel epikriser og/eller sykepleiedokumentasjon. STHF har i sin strategiplan 2011-2014 et mål om at pasientene skal få en behandling og pleie ut fra beste tilgjengelige kunnskap og nasjonale standarder. Pasientene skal komme til undersøkelse og behandling uten lang ventetid, og de skal oppleve et sammenhengende behandlingsforløp. Et mer prosess-støttende PAS/EPJ, vil kunne bidra til å nå dette. Om alternativ 2 Alternativ 2 innebærer større risiko både hva gjelder komplisert innføringsprosjekt og funksjonsnivået på løsningene. Gevinstene er tilsvarende mye større. Vi vil kunne komme i front i Norge med moderne systemer som vil gi et løft til pasientbehandling, logistikk og forskning. I HSØ prioriteres arbeidet med neste generasjons PAS/EPJ høyt, og ST vil bli prioritert som pilotsykehus. 4

Det er i dag få kjente leverandører som leverer et prosess- og beslutningsstøttende PAS/EPJ i tråd med Nasjonal IKT beskrivelse av neste generasjons EPJ-systemer. Det er pekt på at internasjonale leverandører har bedre forutsetninger for å utvikle denne type systemer, da det innebærer betydelige investeringskostnader, og at trenden internasjonalt er som følge av dette er færre og større leverandører med mer enhetlige og helhetlige programpakker. Det er per i dag ingen internasjonale leverandører som har tilpasset løsningen til norske krav til EPJ-løsninger, herunder lovkrav. Det forventes at både norske- og internasjonale leverandører vil vise interesse for den kommende anskaffelsen. Vurdering. ST bør ikke binde seg til valg av alternativ ennå. Vi må uansett rette opp de alvorligste manglene ved IMX for å holde det gående med dagens løsning en stund til. Vi får uansett løsning ikke lånefinansiering fra HSØ før i 2013. ST arbeider derfor aktivt for å skaffe seg et bedre beslutningsgrunnlag før valget treffes. Vi ønsker å beholde handlefriheten helt til sommeren 2012 fordi rammeavtalen med DIPS går ut i august 2012. Skal denne rammeavtalen benyttes må det skje før den tid. Samtidig deltar vi nå aktivt i utredningsarbeidet som HSØ gjennomfører for å definere anskaffelsesstrategi og krav til ny løsning etter august 2012. Vi ønsker å beholde muligheten og prioriteten hos HSØ til å bli pilotsykehus hvis gevinster og risiko står i et akseptabelt forhold til hverandre. Arbeidet i HSØ går i disse fasene; o Fase 0: Utredning og valg av anskaffelsesstrategi (januar 2012) o Fase 1: Kravspesifisering, avgrensning og konkretisering av innhold og krav for en ny løsning (våren 2012) o Fase 3: Gjennomføring og valg av leverandør/løsning (høsten 2012) Styret vil få ny sak i november/desember med info om status i dette utredningsarbeidet. Status fra pågående prosjekter Databasesammenslåing Styrke pasientens sikkerhet ved at pasientens journal hos STHF ligger samlet. I dag har Kragerø, Porsgrunn/Skien, Notodden og Rjukan hver sin database. Dette er tungvint for alle behandlere og innebærer risiko for at pasientinfo blir neglisjert. Resultat/effekt: Ett felles PAS og én felles EPJ for hele STHF Nov. 2011 Tilpasninger i PAS/EPJ for psykiatrien Ny/forbedret funksjonalitet for klinikere i PAS/EPJ for psykiatrien 5

Resultat/effekt: Bedre kvalitet og kontroll med oppfølging av vedtak om bruk av tvang tidspunkt for gjennomføring av takstendringer Elektronisk håndtering av deler av sykepleiedokumentasjon Oktober 2010-oktober 2011 Avhengig av at Databasesammenslåings- prosjektet er fullført for å kunne sette endringene i full drift. Felles HSØ - publiseringsløsning Felles publiseringsløsning for internett i hele Helse Sør Øst - basert på rammeverk fra HOD. Resultat/effekt: Ensartede sider for publikum i hele HSØ Mer enhetlig presentasjon og informasjon Forenkling i deling av informasjon innefor RHF'et Standardisering Oktober 2010-desember 2011 Forsinket med 3 måneder på grunn av store tekniske problemer med løsningen. Pasientskadesystem Lovpålagt krav om innrapportering av statistiske data ved pasientskade. Høsten 2011 Elektronisk utveksling av rekvisisjon og svar Radiologi Etter tilsyn ved Radiologisk seksjon i oktober 2009, registrerte Helsetilsynet følgende avvik: Avvik 1 Sykehuset Telemark HF har ikke i tilstrekkelig grad redusert risiko for forveksling av pasientopplysninger i RIS/PACS Avvik 2 Sykehuset Telemark HF sikrer ikke forsvarlig mottak av henvisninger til radiologiske undersøkelser og forsvarlig tilbakemelding av svar på utført undersøkelse 6

Resultat/effekt: Økt sikkerhet gjennom verifisering av at bilde og beskrivelse tilhører samme undersøkelse/ pasient. Økt sikkerhet ved oppfølging av intern henvisning og svar. Desember 2011 Elektronisk legemiddelkurve (ELK) Etablering av system for elektronisk rekvirering og utlevering av pasientspesifikke legemidler. Resultat/effekt: Økt pasientsikkerhet gjennom bedre kontroll ved overlevering av medisiner til pasient. Bedret tilgjengelighet til viktig pasientinformasjon. Legger til rette for bedre samhandlingsløsninger med primærhelsetjenesten. Desember 2012 Oversikt over pågående prosjekter i 2011 med lokal finansiering fra STHF: Databsesammenslåing 7 500 000 Tilpasninger i PAS/EPJ for psykiatrien 2 700 000 Felles HSØ-publiseringsløsning 400 000 Pasientskadesystem, HEMIT 75 000 Elektronisk utveksling av rekvisisjon og svar radiologi 1 800 000 Elektronisk legemiddelkurve (ELK) 2 750 000 Omlegging til SIKT-plattform 2 000 000 Meldingsløftet 2 500 000 Prosessutvikling 500 000 Forprosjekt PAS/EPJ 1 500 000 SUM 21 725 000 7

Prosjekter i bestilling/under oppstart Omlegging til SIKT-plattform Etablere og sette i drift ny fellesregional IKT-plattform. Resultat/effekt: Enklere funksjonalitet og mer effektiv samhandling for personell ved STHF vil gi en reduksjon i tidsforbruk på 1 % på oppgaver relatert til kontorstøtte. Bedre kommunikasjonsløsninger vil gi mulighet for reduserte reisekostnader Bedre kontroll på applikasjonsporteføljen gir bedre kontroll på lisenser. Dette vil gi en innsparing der hvor man betaler for mye i lisens. Bedre kontroll på applikasjonsporteføljen gir mulighet for konsolidering og sanering av applikasjoner. Dette kan igjen bety en reduksjon i tjenestepriser hos Sykehuspartner. Bedre sikkerhet gir større trygghet ved angrep utenfra, og vil bety at Sykehuspartner unngår kostnader ved for eksempel et virusangrep. Drift av ny plattform blir mer kostnadseffektiv 3. kvartal 2012 Meldingsløftet Meldingsløftet skal gi bedre samhandling og sammenhengende forløp i helsetjenesten. Resultat/effekt: Henvisninger, epikriser, rekvisisjoner/svar og annen dialog skal skje elektronisk mellom legekontorene, sykehusene og kommunehelsetjenesten Stor avhengighet av ny PAS/EPJ Andre nasjonale og regionale planer med betydning for ST eresept E-resept gjør det mulig å formidle resepter elektronisk. Det betyr i praksis at hvis du trenger en resept, vil du ikke få den skrevet ut på papir. Legen sender resepten elektronisk til en sentral database: Reseptformidleren. Herfra kan apoteket eller bandasjisten laste ned resepten og ekspedere når du kommer for å hente det som er forskrevet. 8

E-resept er prøvd ut og innført i to norske kommuner. I disse kommunene har e-resepter langt på vei erstattet papirreseptene. Fra juni 2011 skal e-resepter innføres i gradvis flere kommuner og i 2013 skal ordningen være landsdekkende. Helsedirektoratet leder arbeidet. Dersom helseforetaket har et moderne EPJ-system med reseptmodul, kan EPJ-systemet håndtere registrering og utskrivning av resepter. Da vil reseptmodulen i EPJ-systemet sende en melding til HF-enes meldingsformidler, som videresender meldingen til reseptformidleren. I tillegg kan reseptmodulen i EPJ-systemet gjøre oppslag i reseptformidleren for å finne informasjon. En utfordring med dagens systemer er at viktig informasjon om pasienten er vanskelig tilgjengelig. Samme informasjon må vedlikeholdes i flere systemer, noe som kan gi dårlig kvalitet på informasjonen. Samme begrep brukes forskjellig i ulike fagsystemer, og samspill mellom systemer og sammenstilling av informasjon er derfor utfordrende. Elektronisk kurve Elektronisk kurve brukes til å føre pasientens medisinkurver elektronisk. Elektronisk kurve er tatt i bruk ved flere sykehus i Norge. Helse Sør-Øst har inngått avtale med produsenten imdsoft om å levere systemet MetaVision til bruk som elektronisk kurve på alle sykehus i regionen. På Ullevål og Rikshospitalet brukes foreløpig MetaVision på anestesi og intensivavdelinger. MetaVision består blant annet av en forordningsmodul hvor lege kan forordne legemidler og hvor sykepleier kan dokumentere legemidler som er gitt. Der er det mulig å se grafer og tabeller basert på data hentet fra blant annet sprøytepumper. Det er også mulig å kombinere grafer som viser laboratorieverdier med de legemidlene som pasienten står på og som er aktuelle for de forskjellige laboratorieverdiene. For eksempel er det laget en egen visning hvor man ser infeksjondata i samme bilde som hvilke antiinfektiva pasienten får. Utover dette beregnes nøyaktige tall for væskebalansen basert på forordninger og verdier hentet fra sprøytepumper og liknende. Elektronisk kurve bidrar til økt pasientsikkerhet ved å gi beslutningstøtte i flere ledd av bruk av legemidler. MetaVision bidrar blant annet til beslutningstøtte ved forordning og utblanding og innehar automatisk høsting av data fra medisinsk-teknisk utstyr. I påvente av at Statens legemiddelverk skal levere et legemiddelregister (FEST) må all konfigurering, det vil si innleggelse av legemiddeldata i MetaVision, gjøres manuelt. Kjernejournal Kjernejournal skal sammenstille vesentlige helseopplysninger om pasientene og gjøre disse tilgjengelig for helsepersonell med tjenestelig behov på tvers av foretaksgrenser og forvaltningsnivå, samt for pasienten selv. Opplysninger i kjernejournalen skal sette helsepersonell bedre i stand til å gi riktig behandling. Tilgang til livsviktig og kritisk informasjon om pasienten kan redusere risiko for uønskede hendelser i diagnostikk og behandling. Opplysningene vil også gi bedre grunnlag for å beslutte mest effektive omsorgsnivå, f.eks. unngå unødvendige innleggelser. 9

Helsedirektoratet foreslår at nasjonal kjernejournal i første fase inneholder kritisk pasientinformasjon, legemiddelbruk og kontakt med spesialisthelsetjenesten. Helsepersonells tilgang til slik informasjon reduserer risiko. Forslaget er å starte arbeidet med å realisere kjernejournal i 2011 med sikte på å innføre nasjonal kjernejournal i løpet av noen år. Helseportalen helsenorge.no Helsenorge.no er en veiviser til den helsetjenesten og selvbetjeningsløsninger i helsesektoren. Portalen presenterer også informasjon om forbygging, helse, sunnhet, sykdom, behandling og den enkeltes rettigheter som pasient. Informasjonen på helsenorge.no kommer fra ulike organisasjoner. Helsedirektoratet er ansvarlig redaktør for helsenorge.no. Følgende offentlige selvbetjeningstjenester er tilgjengelige via helsenorge.no: Bestilling av Europeisk helsetrygdkort Min fastlege (bl.a se hvilken fastlege har du, bytte fastlege, adr/tlf fastlege etc.) Bestille egenandelsoversikt Melde bivirkninger av legemidler Mine egenandeler (kommer 2011) Mine resepter Mine resepter gir den som har fått en eller flere elektroniske resepter (e-resept) oversikt over dine aktive resepter, legemidler/varer du har fått utlevert hos apotek/bandasjist og antall utleveringer som eventuelt gjenstår. Mine resepter er i en utbredelsesfase, og er kun innført i noen få kommuner. Oppsummering Nasjonale/regionale prosjekter kjennetegnes av stor kompleksitet. Det gjelder ikke bare tekniske forhold og krevende teknologisk utvikling, men like mye organisatoriske forhold. Nasjonale fellesløsninger krever oppslutning, klargjøring av nasjonale standarder/retningslinjer, og betydelig organisasjonsendring, for eksempel hvordan spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten skal samhandle i fremtiden. Under gis en oppsummering av når STHF kan forvente at konkrete tiltak og innføringsprosjekter blir aktualisert basert på status nasjonalt: eresept: selv om ordningen skal være tilgjengelig for hele landet fra 2013, kan innføring av dette i STHF f.eks kreve nytt PAS/EPJ. eresept er derfor aktuell fra 2013, men kan vise seg å ikke være realiserbart for STHF før situasjonen omkring PAS/EPJ er avklart Elektronisk kurve: systemer finnes i dag, men etablering av FEST (nasjonalt legemiddelregister) er ikke på plass. Det vil derfor være aktuelt fra 1-2 år fram i tid. Behovet for eget system med 10

elektronisk kurve må dessuten sees i sammenheng med evt. nytt PAS/EPJ-system (alternativ 2), der valgt leverandør kan ha løsninger for dette. Kjernejournal har vært gjenstand for flere utsettelser, og er et svært komplekst prosjekt som nå vil bli realisert i flere steg. Det vil ta noen år, kanskje 4-5 år, før kjernejournal i tråd med nasjonale føringer vil bli aktuelt for STHF. Helseportalen er etablert, og vil bli videreutviklet av Helsedirektoratet. Portalen vil nok bli mer kjent i samfunnet over tid, og STHF må forvente at direktoratet vil etterspørre bidrag og informasjon etter hvert som tjenestene innenfor portalen skal utvides. 11