Status og oppfølging av styrevedtak t.o.m. 23.04. Saksnr. som inneholder: Godkjenning av møteprotokoll, administrerende direktørs orientering og orienteringssaker er utelatt. Saksnr. Sakstittel Vedtak Status/oppfølging/ 39- Rapport fra revisjon av tverrgående prosesser med pasientreisekontor og Helseforetakenes 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen til 2. Styret slutter seg til at administrerende direktør tar et initiativ overfor selskapets eiere gjennom samarbeidsforum for å få til en samordnet oppfølging av anbefalingene i rapporten. 3. Styret ber i første fase om å få utarbeidet en plan for hvordan avvikene i rapporten følges opp og deretter må dette følges opp med en konkret tiltaksplan., dialogmøter avholdt Sluttrapport forelegges for styret desember 48-57- 03- Handlingsplan systemforvaltning -2015 Budsjett Rapport fra internrevisjonen om oppfølging av tidligere gjennomførte revisjoner 1. Styret slutter seg til foreslått handlingsplan for systemforvaltning -2015. 2. Styret ber om å bli orientert om fremdriften i arbeidet med de ulike tiltakene. 1. Styret godkjenner driftsbudsjettet for Pasientreiser ANS for som innebærer et samlet kostnadsbudsjett for på 102,3 mill kroner og et resultatkrav på 8,7 mill kroner 2. Styret godkjenner en investeringsramme på 13 millioner kroner hvorav 5,7 mill kroner er disponert i foreliggende sak. 3. Disponering av resterende investeringsramme vil bli forelagt styret som egne saker. 1. Styret tar fremlagt rapport fra internrevisjonen til 2. Styret tar skissert plan for oppfølging i Pasientreiser ANS til orientering. 07- Evt justering av 1. Styret ber om at det i samarbeid med berørte helseforetak I løpet av 2015 Løpende ved behov I løpet av 1. halvår, bl.a. med beredskapsøvelse, kfr AD`s orientering
databehandleravtalene gjennomføres en prosess for å vurdere nødvendig justering av mellom databehandleravtalene og/eller vedlegg til disse mellom helseforetakene og Pasientreiser ANS og helseforetak med pasientreisekontor. Prosesser Pasientreiser ANS igangsatt 08-, 09-17- 18- Handlingsplan for oppfølging av rapport fra revisjon av tverrgående prosesser med pasientreisekontor og Helseforetakenes Nærmere vurdering av utfordringer og tiltak i tilknytning til støttesystemer IKT Oppfølging av oppdragsdokument Pasientreiser ANS Prosess for valg av internrevisor og eventuell revidering av instruks for internrevisjonen 2. Styret ber om å bli orientert om utfallet av prosessen. 1. Styret slutter seg til foreslått handlingsplan for oppfølging av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser 2. Styret ber om å få seg forelagt rapport om gjennomføring av tiltakene senest juni Styret tar gjennomgangen om støttesystemer IKT til orientering, men ber om at det ses nærmere på muligheten for å fremskynde tiltak som raskere kan sikre felles nasjonale løsninger. 1. Styret tar oppdragsdokument for Pasientreiser ANS til 2. Styret ber om å bli orientert om gjennomføringen av oppdraget i den ordinære rapporteringen i juni og oktober samt gjennom årlig melding. 1. Styret ber konsernrevisjonen, Helse Sør-Øst om å gjennomføre avklaring av evt revidering av instruks for internrevisjonen i Pasientreiser ANS sammen med de øvrige RHF-enes internrevisjoner. 2 Styret ber om at det fremlegges sak om evt revidert instruks samt forslag om internrevisor for perioden 2015-2016 til styremøtet 22.09.14. Kfr egen sak til styremøtet 22.10.14 Sluttrapport for ANS`områder desember Aktuelle tiltak vurderes løpende Kfr midtveisrapportering i oktobermøtet. Saken følges opp av selskapets internrevisjon med mål om å legge frem sak i september i tråd med vedtaket.
23- Risikovurdering, Helseforetakenes, april 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter systematisk oppfølging av disse tiltakene. Kvitteres ut gjennom neste risikovurdering pr oktober. 25-30- Status, handlingsplan systemforvaltning Resultater fra gjennomgang av internkontroll 1. halvår og plan for gjennomgang 2. halvår 1. Styret tar fremlagt plan for gjennomføring av prosjektene innen oppgjørskontroll, samkjøring og bestillerløsning til orientering 2. Styret bes holdt orientert om utviklingen av prosjektene. 1. Styret tar resultater fra gjennomgang av internkontroll 1. halvår til 2. Styret slutter seg til foreslått opplegg for arbeid med internkontroll internt og eksternt for 2. halvår Styret vil bli oppdatert på status i desembermøtet. Årsrapport fremlegges i styremøtet i januar 2015 32- Oppfølging av rapport fra revisjon av tverrgående prosesser med pasientreisekontor og Helseforetakenes 1. Styret tar rapportering om oppfølging av internrevisjonsrapporten om revisjon av tverrgående prosesser til 2. Styret ber om å få seg forelagt rapport om endelig gjennomføring av tiltakene der Pasientreiser ANS er ansvarlig senest desember. Sluttrapport fremlegges i styremøtet 15.12.14 33- Finansiering av utvikling av teknologisk løsning i prosjekt Mine pasientreiser 1. Styret slutter seg til styringsgruppens vedtak om forlenget forprosjektfase og godkjenner anbefalt justering av fremdriftsplan, resultatmål og budsjett. 2. Styret godkjenner start av utvikling av teknologisk løsning for prosjekt Mine pasientreiser innenfor en ramme på 12 Rapporteres løpende
millioner kroner i iht vedtak i AD-møtet og styringsgruppens anbefaling. 3. Styret godkjenner en ramme på ekstern prosjektstøtte på 1,408 millioner kroner i prosjekt Mine pasientreiser og ber administrerende direktør komme tilbake til konkret finansiering av dette. 4. Styret ber om å få seg forelagt oppdatert milepælsplan til septembermøtet. 36- Prosess med justering 1. Styret tar fremlagt statusbeskrivelse for prosess vedr av databehandleravtalene justering av databehandleravtalene til orientering. mellom helseforetakene og 2. Styret ber administrerende direktør orientere datatilsynet 40- Pasientreiser ANS Revidert instruks internrevisjonen og forslag om internrevisor for 2015-2016 om igangsatt prosess. 1. Styret slutter seg til at gjeldende instruks for internrevisjon i Helseforetakenes videreføres for 2015-2016. 2. Konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst gis oppdraget som internrevisor for Helseforetakenes pasientreiser ANS for perioden 2015-16. 3. Styret slutter seg til at Statens standardavtale om konsulentoppdrag benyttes ved inngåelse av avtale med konsernrevisjonen Helse Sør-Øst om internrevisjonsoppdraget. 4. Styret forutsetter at revisjonsplan for 2015 fremlegges i januarmøtet. Kfr omtale i virksomhetsrapport, styremøtet 22.10.14 Inngås i løpet av høsten Styresak 22.01.15. 41- Samlet risikovurdering av pasientreiseområdet 1. Styret tar fremlagte risikovurdering til 2. Styret tar til etterretning at det er initiert tiltak for å redusere risikobildet og forutsetter systematisk oppfølging av disse tiltakene, samt at underliggende risikoer følges opp iht ansvarsområde ved de enkelte foretak. Kommunisert til samarbeidsforum som bekrefter oppfølging pr region og HF.
3. Styret tar plan for videre arbeid med samlede risikovurderinger for pasientreiseområdet til Prosess for 2015 avtales med samarbeidsforum 13.11.14