1 Kontrollutvalget i Vardø kommune MØTEPROTOKOLL Dato: 16. oktober 2015 Tid: Klokken 10.00 12.30 Sted: Flerbrukshuset Disse møtte Leder Steinar Borch Jensen, Jon-Arne Harjo, Unni Paulsen og Asbjørn Nilsen. Jon Arne Kristiansen og Sissel Holt meldte forfall. Ellers møtte Ordfører Lasse Haughom, rådmann hans Erik Wilhelmsen og ass. rådmann Hallgeir Sørnes Sissel Mietinen fra Kontrollutvalgan IS og Revisor Geir Ollila. Revisor Yngvar Mækelæ deltok under sak 32/15 Ordfører forlot møtet etter behandlingen av revisors rapport. Innkalling Møteinnkallingen ble sendte ut den 12. oktober 2015. Saksliste Sakslisten ble sendt med ut med innkallingen. SAKER TIL BEHANDLING Sak 25/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Sak 26/15 Godkjenning av protokoll Sak 27/15 Orienteringer Sak 28/15 Kontrollutvalgets uttalelse til Vardø havn KFs årsregnskap 2014 Sak 29/15 Revisorbrev 01/2015 Sak 30/15 Orientering om Finnmark kommunerevisjon IKS Sak 31/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Sak 32/15 Forvaltningsrevisjonsrapport Henvendelser Vardø kommune Sak 33/15 Eventuelt SAK 25/15 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKSLISTE Innkalling og saksliste til møte 16. oktober 2015 godkjennes. Innkalling og saksliste til møte 16.oktober 2015 godkjennes, med følgende endring: Sak 32 behandles etter sak 27, så gås det videre fra sak 28. SAK 26/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL
2 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 28. mai 2015 godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 28. mai 2015 godkjennes. SAK 27/15 ORIENTERINGER Vedtak fra kontrollutvalget til bystyret Kontrollutvalgets uttalelse til kommunens årsregnskap og årsberetning 2014 Informasjon om Finnmark kommunerevisjon IKS Henvendelse til kontrollutvalget angående kommunale avgifter (eget vedlegg) Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgan IS, 21. september 2015. Henvendelse vedr. kommunale avgifter tas opp under eventuelt Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. SAK 32/15 REVISJONSRAPPORT «HENVENDELSER VARDØ KOMMUNE» Kontrollutvalget har behandlet forvaltningsrevisjonsrapport Henvendelser til Vardø kommune i sitt møte, kontrollutvalget slutter seg til revisors anbefaling og videresender rapporten til bystyret med følgende innstilling: Kommunen bør kunne redegjøre for hvor lederne til enhver tid er. Kommunen bør også sørge for at de ansatte har et regelverk som regulerer hvordan den enkelte forholder seg til eksterne henvendelser. Spesielt viktig er det i forhold til lederne som skal håndtere slike henvendelser. Kommunen bør lage rutiner for at utgående og inngående post blir behandlet ensartet. Eksempler på hva slike rutiner bør regulere kan være: Hvordan behandle papirpost til /fra eksterne mottaker. Hvordan dette journalføres. Hvordan saksbehandler skal sørge for at ny utgående papirpost føres i korrekt saksmappe. Prosedyrer for å opprette utgående papirpost og e-post som ny sak. Prosedyrer for å lage saksbehandlingsindentifisering. Prosedyrer for at ny utgående papirpost og e-post føre i korrekt saksmappe. Rutiner for arkivering av dette. Disse prosedyrene bør være skriftlige. Nye saker Eksempler på prosedyrer som gjelder bør gjelde når saksbehandler oppretter en ny sak kan være: Når opprette ny saksmappe. Hvilke brukeridentitet som skal registreres. Hvordan en kan kontrollere det at saksmappen lagres i riktige arkivdel.
3 Hvordan kontrollere at saksmappen påføres riktig tittel og klassifiseringskode. Hvilke post som ikke er arkivverdig og som ikke skal journalføres. Dette bør være rutiner som gjelder både inngående og utgående papirpost og inngående og utgående e- post. Kommunen bør se på sine rutiner knyttet til utsending av foreløpig svar. Kontrollutvalget orienterer med dette kommunestyret om at Kontrollutvalget har gjennomført en undersøkelse om henvendelser i Vardø kommune. Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens redegjørelse for tiltak og rutiner som er innført for å rette opp i de forhold som kommer frem av rapporten. Dette til kommunestyrets orientering. SAK 28/15 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL VARDØ HAVN KF`S ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2014 Kontrollutvalget har i møte 16. oktober 2015 behandlet Vardø havn KFs årsregnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, styrets årsberetning og revisors beretning av 25. september 2015. Kontrollutvalget har merket seg at Vardø Havn KFs regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 758 859,- og netto driftsresultat på kr 788 859,-. Styret har foreslått at mindreforbruket avsettes til disposisjonsfond. Kr 60 870 går til Vardø kommune for tidligere års merforbruk og udekket i investeringsregnskapet dekkes inn av disposisjonsfond. Revisjonsberetningen er en beretning med forbehold. Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket beløp på kr 244 151,95 som følge av mangelfullt budsjett og budsjettregulering inklusive finansiering av investeringen. Det er regnskapsført investeringer til kjøp av aksjer og påkostninger med til sammen kr 118 840 uten at det er budsjettvedtak på det eller at der er foretatt budsjettregulering. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonsberetningen, som med unntak av forbeholdet ovenfor, mener at særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrift og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen i Vardø havn KF per 31. desember 2014. Kontrollutvalget har også den oppfatning av at årsregnskapet og årsberetning gir et forsvarlig uttrykk for kommunens virksomhet i 2014 og dens økonomiske stilling pr. 31.12.2013. Kontrollutvalget anbefaler at årsberetningen tas til orientering. Kontrollutvalget har i møte 16. oktober 2015 behandlet Vardø havn KFs årsregnskap for 2014. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, styrets årsberetning og revisors beretning av 25. september 2015.
4 Kontrollutvalget har merket seg at Vardø Havn KFs regnskap for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 758 859,- og netto driftsresultat på kr 788 859,-. Styret har foreslått at mindreforbruket avsettes til disposisjonsfond. Kr 60 870 går til Vardø kommune for dekning av tidligere års merforbruk og udekket i investeringsregnskapet dekkes inn av disposisjonsfond. Revisjonsberetningen er en beretning med forbehold. Investeringsregnskapet er avsluttet med udekket beløp på kr 244 151,95 som følge av manglende budsjett og budsjettregulering, inklusive finansiering av investeringen. Det er regnskapsført investeringer til kjøp av aksjer og påkostninger med til sammen kr 118 840 uten at det er budsjettvedtak på det eller at det er foretatt budsjettregulering. Kontrollutvalget vil understreke at bystyrets budsjettvedtak er bindende for underliggende etater. Når bystyret ikke har vedtatt et investeringsbudsjett, har foretaket ikke midler til å foreta investeringer. Kontrollutvalget viser til at dette ikke en engangsforeteelse og ber om at styret pålegges å utarbeide budsjett og økonomiplan i henhold til lov, forskrift og kommunens egne retningslinjer. Kontrollutvalget slutter seg til revisjonsberetningen, som med unntak av forbeholdet ovenfor, mener at særregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrift og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen i Vardø havn KF per 31. desember 2014. Kontrollutvalget har også den oppfatning av at årsregnskapet og årsberetning gir et forsvarlig uttrykk for kommunens virksomhet i 2014 og dens økonomiske stilling pr. 31.12.2014. Kontrollutvalget anbefaler at årsberetningen tas til orientering. SAK 29/15 REVISORBREV 1/2015 Saksfremlegget følger vedtaket til bystyret. Kontrollutvalget har gjennomgått Revisjonsbrev 1/2015 og konkluderer med følgende forslag til vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2015 oversendes til kommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Kommunestyret pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2015. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget. Kontrollutvalget har gjennomgått Revisjonsbrev 1/2015 og konkluderer med følgende forslag til vedtak: Revisjonsbrev nr. 1/2015 oversendes til kommunestyret med følgende anbefaling til vedtak: Kommunestyret pålegger administrasjonen å rette opp de feil og mangler som fremkommer av revisorbrev nr. 1 /2015. Tilbakemelding på at feil og mangler er rettet opp oversendes kontrollutvalget. SAK 30/15 REVISJONSORDNING FOR VARDØ KOMMUNE Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret:
5 1. Vardø kommune varsler, i tråd med selskapsavtale for Finnmark kommunerevisjon IKS 8, om uttreden av selskapet med virkning fra januar 2016. 2. Kontrollutvalget anbefaler at Vardø kommune sender en forespørsel til Vest-Finnmark kommunerevisjon IKS om kjøp av revisjon i perioden 1.1.2016 31.12.2016. 3. Kontrollutvalget anbefaler at Vardø kommune oppretter medlemskap i Vest- Finnmark kommunerevisjon IKS så snart dette er praktisk mulig. Kontrollutvalget ber rådmannen, på vegne av kommunen, gjøre en henvendelse til Finnmark kommunerevisjon IKS for å få avklart om de er i stand til å levere revisjonstjenester i 2016, enten med egne ansatte eller ved å kjøpe inn kompetansen. Kontrollutvalget avventer å ta stilling i saken inntil dette er avklart. SAK 31/15 BUDSJETT KONTROLL OG TILSYN 2016 Sekretariatets samlede forslag er som følger: Poster Budsjett 2015 Forslag til Budsjett 2016 Utvalgets drift Fast godtgjørelse leder 1 7 000 7 000 Møtegodtgjørelse 2. 7 500 7 500 Reiseutgifter/kjøregodt 3 25 000 25 000 Tapt arb. Fortj 4 10 500 10 500 Abonn./medlemskap 5 2 000 2 000 Møteutgifter 1 000 1 000 Kurs/konferanseavgifter 6 25 000 25 000 Sum KU`s drift 78 000 78 000 0 Sekretariat Betaling til IS 160 600 167 025 Revisjonen Betaling til IKS - anslått 656 784 670 000 Totalt 895 384 915 025 1. Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsynsordningen for Vardø kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2016. 2. Forslaget skal følger formannskapets innstilling til bystyret vedrørende budsjettet for Vardø kommune 2016. 3. Særutskrift av bystyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes Kontrollutvalgan IS Poster Budsjett 2015 Forslag til Budsjett 2016 Utvalgets drift Fast godtgjørelse leder 7 7 000 7 000 Møtegodtgjørelse 8. 7 500 7 500 1 Fast godtgjørelse Leder 1 % av ordførergodtgjørelsen (701 868 pr. 2014) 2 300 pr. møte, 5 medlemmer og 5 møter 3 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 4 Beregnet for 3 medlemmer (gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere) 5 Medlemskontingent NKRF/FKT 900/1.130 6 Sekretariatets konferanse. NKRF og FKT`s årlige kontrollutvalgskonferanse 7 Fast godtgjørelse Leder 1 % av ordførergodtgjørelsen (701 868 pr. 2014) 8 300 pr. møte, 5 medlemmer og 5 møter
6 Reiseutgifter/kjøregodt 9 25 000 25 000 Tapt arb. Fortj 10 10 500 10 500 Abonn./medlemskap 11 2 000 2 000 Møteutgifter 1 000 1 000 Kurs/konferanseavgifter 12 25 000 25 000 Sum KU`s drift 78 000 78 000 0 Sekretariat Betaling til IS 160 600 167 025 Revisjonen Betaling til IKS - anslått 656 784 670 000 Totalt 895 384 915 025 1. Det foreslåtte budsjett for kontroll og tilsynsordningen for Vardø kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag for 2016. 2. Forslaget skal følger formannskapets innstilling til bystyret vedrørende budsjettet for Vardø kommune 2016. 3. Særutskrift av bystyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll og tilsynsarbeidet sendes Kontrollutvalgan IS SAK 33/15 EVENTUELT Kontrollutvalget diskuterte saken ang. klage på kommunale avgifter som var kommet inn og konkluderte med at dette ikke er en sak for kontrollutvalget. Klager bør eventuelt henvende seg til kommunens klageutvalg. Klageren får skriftlig beskjed om dette fra sekretariatet. Neste møte er ikke satt. Steinar Borch Jensen Leder Sissel Mietinen Kontrollutvalgan IS 9 Reiseutgifter møter, kurs og konferanser 10 Beregnet for 3 medlemmer (gjelder også husmødre, studenter, pensjonister og frilansere) 11 Medlemskontingent NKRF/FKT 900/1.130 12 Sekretariatets konferanse. NKRF og FKT`s årlige kontrollutvalgskonferanse