SKJERVØY KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Skjervøy kommune, formannskapssalen Møtedato: Onsdag 22.5.2013 Varighet: 11.30 15.10 Møteleder: Sekretær: Robert Hansen Inger Johansen Faste medlemmer Robert Hansen Geir Helgesen Arnfinn Pedersen Liv Wang Paul Stabell Varamedlemmer Grethe B. Hansen Hans Kristian Mikalsen Bodil Amundsen Elin Johannessen Harald Sjøblom Roger Bjørkestøl Kolbein Simonsen Arne Nilsen Fra utvalget møtte: Robert Hansen Geir Helgesen Arnfinn Pedersen Liv Wang Paul Stabell Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fast medlem Fra politiske ledelse møtte: Ordfører Torgeir Johnsen (tilstede f.o.m. sak 14/13) Fra administrasjonen møtte: Rådmann Cissel Samuelsen (tilstede under sakene 14 og 16/13) Økonomisjef Rune Stifjell (tilstede under sakene 11 og 14/13) Formannskapssekretær Magnar Solbakken (tilstede under sak 16/13) Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Max Kaspersen Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Daglig leder Bjørn-Harald Christensen Rådgiver Inger Johansen Møtet ble holdt for åpne dører.
2 Merknader til innkalling og sakliste: Ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: SAKLISTE Saknr Tittel U.off. Lukket møte 09/13 Godkjenning av protokoll fra møtet 12.3.2013 10/13 Rapportering fra revisor årsregnskapet 2012 Skjervøy kommune 11/13 Revisjonsbrev nr. 4 Utestående fordringer mangler ved innfordringen 12/13 Revisjonsbrev nr. 5 Klesgodtgjørelse manglende lønnsinnberetning som skatte- og trekkpliktige ytelse 13/13 Kontrollutvalgets uttalelse om Skjervøy kommunes årsregnskap for 2012 14/13 Redegjørelse fra rådmannen vedrørende utleie av industrikai i Indre havn 15/13 Oppfølging forvaltningsrevisjonsprosjektet Ressursbruk og kvalitet i eldreomsorgen 16/13 Skjervøy kommunes rutiner for journalføring av post 17/13 Henvendelse fra Henning Inge Engen til KomRev NORD ad eventuelle brudd på offentlighetsloven 18/13 Gjennomgang av formannskapsaker 19/13 Referatsaker 20/13 Eventuelt
3 Sak 09/13 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 12.3.2013 Protokollen fra møte 12.3.2013 godkjennes. Protokollen fra møte 12.3.2013 godkjennes. Sak 10/13 RAPPORTERING FRA REVISOR ÅRSREGNSKAPET 2012 SKJERVØY KOMMUNE Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Revisor orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Sak 11/13 REVISJONSBREV NR. 4 (2012) UTESTÅENDE FORDRINGER MANGLER VED INNFORDRINGEN 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 4, rådmannens svarbrev av 3.5.2013 til kontrollutvalget og med gjenpart til revisjonen. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen gi utvalget en vurdering av rådmannens svar. Revisjonens brev av 13.5.2013 til kontrollutvalget ble delt ut i møtet.
4 K-Sekretariatet trakk innstillingen og fremmet nytt forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 4, rådmannens brev av 3.5.2013 til kontrollutvalget og og revisjonens kommentarer til dette. 2. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, men forventer å få en statusrapportering fra revisjonen i forbindelse med revisjonsstrategien til høsten. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 4, rådmannens brev av 3.5.2013 til kontrollutvalget og og revisjonens kommentarer til dette. 2. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering, men forventer å få en statusrapportering fra revisjonen i forbindelse med revisjonsstrategien til høsten. Utskrift av saksprotokoll sendt 23.5.2013 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor - Skjervøy kommune v/rådmannen Sak 12/13 REVISJONSBREV NR. 5 (2012) KLESGODTGJØRELSE MANGLENDE LØNNSINNBERETNING SOM SKATTE- OG TREKKPLIKTIG YTELSE 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5, rådmannens svarbrev av 3.5.2013 til kontrollutvalget og med gjenpart til revisjonen. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen gi utvalget en vurdering av rådmannens svar. Revisjonens brev av 15.5.2013 til kontrollutvalget delt ut i møtet. K-Sekretariatet trakk innstillingen og fremmet nytt forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5, rådmannens brev av 3.5.2013 til kontrollutvalget og og revisjonens kommentarer til dette. 2. Kontrollutvalget viser revisjonens kommentarer til svarbrevet og anmoder rådmannen å ta opp saken med skatteetaten for hvordan dette kan gjennomføres. Utvalget ber om å bli orientert innen 1. oktober 2013.
5 Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 5, rådmannens brev av 3.5.2013 til kontrollutvalget og og revisjonens kommentarer til dette. 2. Kontrollutvalget viser revisjonens kommentarer til svarbrevet og anmoder rådmannen å ta opp saken med skatteetaten for hvordan dette kan gjennomføres. Utvalget ber om å bli orientert innen 1. oktober 2013. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.5.2013 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor - Skjervøy kommune v/rådmannen Sak 13/13 KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SKJERVØY KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Skjervøy kommunes årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Skjervøy kommunes årsregnskap for 2012. 2. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet, for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Utskrift av saksprotokol sendt 23.5.2013 til: - Skjervøy kommune v/ordføreren
6 Sak 14/13 REDEGJØRELSE FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE UTLEIE AV INDUSTRIKAI I INDRE HAVN 1. Kontrollutvalget tar rådmannens svar i brev av 15.4.2013 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisor vurdere om vilkårene i leieavtalens pkt. 4 og 6 kan innebære offentlig støtte i strid med EØS-avtalens artikkel 61. Økonomisjefen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens svar i brev av 15.4.2013 til orientering. 2. Kontrollutvalget ber revisor vurdere om vilkårene i leieavtalens pkt. 4 og 6 kan innebære offentlig støtte i strid med EØS-avtalens artikkel 61. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.5.2013 til: - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor SAK 15/13 OPPFØLGING FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT RESSURSBRUK OG KVALITET I ELDREOMSORGEN Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til tilbakemelding datert 4.1.2013 fra helse- og omsorgssjefen, hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingen som framkommer i rapporten Ressursbruk og kvalitet i eldreomsorgen. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene helse- og omsorgssjefen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen tilbakerapporterer til kontrollutvalget når tiltakene er iverksatt.
7 Kontrollutvalget rår kommunestyret til å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til tilbakemelding datert 4.1.2013 fra helse- og omsorgssjefen, hvor det er skissert hvilke tiltak kommunen har iverksatt og planlegger å iverksette for å imøtekomme anbefalingen som framkommer i rapporten Ressursbruk og kvalitet i eldreomsorgen. 2. Kommunestyret tar til orientering de tiltakene helse- og omsorgssjefen opplyser iverksatt eller planlagt iverksatt, og forutsetter at fokus på å imøtekomme anbefalingene gitt i rapporten tas med i det videre arbeidet. 3. Kommunestyret ber om at rådmannen tilbakerapporterer til kontrollutvalget når tiltakene er iverksatt. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 28.5.2013 (svarfrist 21.6.2013) til: - Skjervøy kommune v/rådmannen Utskrift av saksprotokoll sendt 2.7.2013 til: - Skjervøy kommune v/ordføreren Sak 16/13 SKJERVØY KOMMUNES RUTINER FOR JOURNALFØRING AV POST Formannskapssekretær Magnar Solbakken orienterte og svarte på spørmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.
8 Sak 17/13 HENVENDELSE FRA HENNING INGE ENGEN TIL KOMREV NORD AD EVENTUELLE BRUDD PÅ OFFENTLIGHETSLOVEN 1. Kontrollutvalget iverksetter ikke undersøkelser i henhold til den henvendelse Henning Inge Engen har foretatt til KomRev NORD ved e-post av 21.3.2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi en skriftlig redegjørelse for administrasjonens behandling av begjæring om innsyn i henhold til offentlighetsloven. Herunder bes redegjort for kompetansenivået i forhold til offentlighetsloven hos de adminstrativt ansatte som behandler innsynsbegjæringer. Det bes også redegjort for praksis vedrørende postjournalføring av innsynsbegjæringer. 3. Revisor bes om å orientere kontrollutvalget om sin oppfølging av forhold som er tatt opp i Engens brev vedrørende eventuell utbetaling til Årsandvik Verksted. 4. Henning Inge Engen orienteres om kontrollutvalgets saksbehandling ved kopi av saksframlegget og utskrift av møteprotokoll. 1. Kontrollutvalget iverksetter ikke undersøkelser i henhold til den henvendelse Henning Inge Engen har foretatt til KomRev NORD ved e-post av 21.3.2013. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi en skriftlig redegjørelse for administrasjonens behandling av begjæring om innsyn i henhold til offentlighetsloven. Herunder bes redegjort for kompetansenivået i forhold til offentlighetsloven hos de adminstrativt ansatte som behandler innsynsbegjæringer. Det bes også redegjort for praksis vedrørende postjournalføring av innsynsbegjæringer. 3. Revisor bes om å orientere kontrollutvalget om sin oppfølging av forhold som er tatt opp i Engens brev vedrørende eventuell utbetaling til Årsandvik Verksted. 4. Henning Inge Engen orienteres om kontrollutvalgets saksbehandling ved kopi av saksframlegget og utskrift av møteprotokoll. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.5.2013 til: - Skjervøy kommune v/rådmannen - KomRev NORD v/oppdragsansvarlig revisor Utskrift av saksprotokoll sendt 28.5.2013 til: - Henning Inge Engen
9 Sak 18/13 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Gjennomgangen tas til orientering. Gjennomgangen tas til orientering. Sak 19/13 REFERATSAKER Referert: A. ÅRVIKBRUKET EIENDOM AS - K-Sekretariatets brev av 11.3.2013 til Paul Stabel B. FORMIDLINGSLÅN I HUSBANKEN TAP PÅ UTLÅN - revisjonens brev av 19.3.2013 til rådmannen - rådmannens brev av 21.3.2013 til revisjonen C. SKJERVØY HAVN - HAVNEKAPITAL - revisjonens brev av 4.4.2013 til rådmannen - rådmannens brev av 3.5.2013 til revisjonen D. KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT 2012 - kommunestyrets vedtak i sak 11/13 Felles forslag til vedtak: Referatsakene A D tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A D tas til orientering.
10 Sak 20/13 EVENTUELT Ingen saker til behandling.