Årsberetning 2014 Stortingsbiblioteket Stortingsbiblioteket støtter opp om den parlamentariske prosessen og tilbyr kvalitetssikret informasjon som representanter og ansatte benytter som grunnlag for beslutninger. Stortingsbiblioteket legger til rette for tilgang til litteratur og nyheter innenfor områdene samfunnsfag politikk politisk historie jus og har et særlig ansvar for å samle og gjøre tilgjengelig litteratur om Stortinget og konstitusjonelle forhold parlamentarisme og demokrati nasjonalforsamlinger EU/EØS Tjenestene tilbys på flere plattformer; gjennom trykte dokumenter, Løveporten og mobile plattformer. Stortingsbiblioteket er primært et tilbud til interne brukere, men tar også imot eksterne henvendelser som berører våre spesialområder. Biblioteket deltar i det nasjonale og internasjonale biblioteknettverket. Gro Sandgrind Stortingsbibliotekar 3. mars 2015 Vedlegg 1. Kurs/konferanser Vedlegg 2. Medarbeidere i 2014 Alle foto: Stortingsbiblioteket 1
UTVIKLINGSOPPGAVER Strategi for utvikling av stortingsbiblioteket 2014-2018 er utarbeidet og ble presentert i Direktørens ledermøte i september. Biblioteket skal særlig bidra til å oppfylle hovedmålene administrasjonens strategi: Et vitalt parlamentarisk arbeid ved å Utvikle nye kunnskapstjenester for det parlamentariske arbeidet basert på kunnskap om brukerne og tilgjengelig teknologi. Vi vil bygge videre på det vi har fått til i Europaarbeidet nyhetsbrev og informasjonspakker. Aktuell kunnskapsformidling om folkestyret ved å Bruke stortinget.no og Løveporten. Presentere informasjon om EU/EØS-saker og andre aktuelle tema, både for politikerne, men også for offentligheten der det er aktuelt. Smart representantservice ved å - bidra med relevante kunnskapstjenester i stortingstorget - styrke opplærings- og veiledningstilbudet i informasjonssøking og bruke stortingstorget aktivt til demonstrasjon og ulike typer arrangement - tilby bibliotekets tjenester gjennom enkle, brukervennlige verktøy og digitale løsninger, og gi brukerne det de trenger «rett i lomma» Stortingstorget 30. september åpnet biblioteket sine helt nye lokaler på stortingstorget i stortingsbygningen. Her er biblioteket nå plassert mer sentralt og tilgjengelig for stortingsrepresentantene og de andre brukerne på Stortinget. Samlokaliseringen med ikt, representantordninger og servicesenteret på stortingstorget har gitt biblioteket nye muligheter til å vise fram den nyeste og mest aktuelle kunnskapen og informasjonen som finnes i den store biblioteksamlingen. I tillegg er biblioteket betjent 8-17 (til 16 på fredager), og det er mulig å låne fra samlingen hele døgnet. Det samme gjelder resten av biblioteksamlingen som er gjort tilgjengelig for selvbetjening i et nyoppusset tunnelbibliotek. Arbeidet med å utvikle stortingstorget var et hektisk og omfattende prosjektarbeid som krevde mye tid i hele 2014. Biblioteket deltok med både prosjektleder og flere prosjektdeltakere. Foto: John Greiner Olsen Tunnelbiblioteket Tunnelmagasinet ble i løpet av 1. halvår ferdigstilt med nye rullereoler og ny innredning ved inngangspartiet. Hit ble samlingene våre fra P26 flyttet p.g.a. renoveringen. Dette benevnes heretter som tunnelbiblioteket og utgjør sammen med biblioteklokalet på stortingstorget det nye stortingsbiblioteket. Tunnelbiblioteket er døgnåpent og har egen utlånsautomat for 2
selvbetjening. Den innerste delen fungerer fortsatt som magasin og inneholder samlingen med bøker utgitt før 2000, samt stortingsforhandlingene. Nye kunnskapsbaserte tjenester i det parlamentariske arbeidet Stortingsbiblioteket arbeider med å videreutvikle kunnskapstjenester og produkter som kan være en støtte i det det parlamentariske arbeidet. I løpet av året ble det laget maler for nye produkter og utarbeidet: - faktaark om Stortinget og EØS-avtalen i anledning 25-år med avtalen - nyhetsbrev med aktuelle artikler, rapporter, nettsteder og bøker til tre av fagkomiteene AVDELINGSOPPGAVER Referanse-, utlån og veiledningstjeneste- 3500 utlån og 336 referanseoppdrag Stortingsbiblioteket er et døgnåpent bibliotek. Alle i Stortinget kommer inn i biblioteket også når det er ubetjent, og kan låne via utlånsautomatene. Utlån av trykte publikasjoner erstattes i stor grad av elektroniske publikasjoner. Det foreligger dessverre ikke tall for dette. Stortingsbiblioteket er i hovedsak et internbibliotek, men låner også ut noe litteratur til eksterne. Utlån fordelt på brukergrupper: 2012 2013 2014 Interne 4593 92 % 4189 93 % 3202 91,1% Eksterne 308 6 % 276 6 % 150 4,3% Til andre bibliotek 104 2 % 55 1 % 161 4,6% Totalt 5005 100 % 4520 100 % 3513 100% Utlånet i 2014: var 77.7 % sammenlignet med året før, og årsakene er flere: Overgang til nytt biblioteksystem 1. april medførte at samlingen måtte RFID-merkes på nytt, og registrering av lån ble i en periode noe ufullstendig. Tidsskriftheftene ble overført til Bibsys seint på året og er derfor ikke med i statistikken. For interne er elektronisk bestilling fra vår katalog mer tungvint enn tidligere, bestillinger i Bibsys krever passord av lånere, og terskelen for å bestille blir høyere. Deler av samlingen var lite tilgjengelig for interne brukere fra juni til september fordi biblioteklokalet ble tømt og samlingen flyttet. Fra april til desember måtte mange utlån registreres manuelt, først i desember ble utlånsautomatene igjen tatt i bruk for selvbetjent utlån. Utlån til andre bibliotek har derimot økt fordi vår katalog nå er tilgjengelig for andre Bibsys-brukere. Stortingsbiblioteket mottar i hovedsak oppdrag fra interne brukere (stortingsrepresentanter, politiske rådgivere og fra administrasjonen), men svarer også på en del eksterne henvendelser. Referanseoppdrag utført for: 2012 2013 2014 Interne brukere 249 62 % 205 61 % 232 69% Eksterne brukere 154 38 % 133 39 % 104 31% Totalt 403 100 % 338 100 % 336 100% Referanseoppdrag dvs. oppdrag som krever oppslag og sammenstillinger var i 2014 tilnærmet det samme som året før. 3
Stortingsbiblioteket samarbeider nært med utredningsseksjonen i forbindelse med innhenting av faktainformasjon til oppdrag som utredningsseksjonen besvarer. Biblioteket deltar i enkelte av utredningsseksjonens seksjonsmøter der oppdrag fordeles og diskuteres. I 2014 var nærmere 20% av alle bibliotekets oppdrag fra utredningsseksjonen (66 av 336) mot 13 % (43 av 338) året før. Samlingen - 73 765 bøker og tidsskrifter Nasjonalbiblioteket samler hvert år inn statistikk fra alle fag- og folkebibliotek i Norge. Samlingens størrelse pr. 31.12.2014 er: 73 765 enheter (bøker og tidsskrifter) I løpet av året registrerte biblioteket: 648 nye bøker og rapporter 270 nye tidsskriftårganger Det ble skilt ut 4116 enheter fra samlingen (sendt depobiblioteket NB eller kassert). Stortingsbiblioteket kjøper inn bøker, tidsskrifter og forskningsrapporter hovedsakelig innen bibliotekets fagområder statsvitenskap, historie, økonomi og juss. I tillegg kjøper biblioteket inn politiske biografier og sørger for å ha en oppdatert reisehåndboksamling. Biblioteket mottar i gave bøker fra Kulturfondet. 47 databaser Antall databaser vurderes hvert år med hensyn til bruk, og om abonnementene skal fornyes. De fleste av databasene har ip-tilgang og kan benyttes av alle på Stortinget uten bruk av passord. Antall databaser biblioteket kjøper tilgang til har vært stabilt de siste årene. Tidsskrifter 2700 leste e-artikler - 280 tidsskrifter, fremdeles flest i papir, men andelen elektroniske utgaver øker - Omtrent 2700 artikler er lest i fulltekst, 75 prosent fra den norske basen Idunn. Dette er det høyeste antallet noensinne, til tross for at statistikk delvis mangler for oktoberdesember. - Mest leste titler: Jussens venner, Lov og rett, Nytt norsk tidsskrift, Stat & styring, International affairs, International security, Journal of common market studies, Party politics, Scandinavian journal of public health og World economy. - Mest leste tema: Generelle tidsskrifter inkl politikk Jus Familie og kultur Internasjonal politikk inkl EU Velferd og helse Økonomi 4
Nye tidsskrifttjenester: - Aktuelle tidsskrifter profileres på storskjermene på stortingstorget, nye hver uke. - Nyhetsbrev med aktuelle artikler, rapporter, nettsteder og bøker til Familie- og kulturkomiteen, Finanskomiteen og Justiskomiteen, annenhver uke. EU/EØS-informasjon 33 nyhetsbrev med 760 abonnenter Stortingsbiblioteket utarbeider ukentlige EU/EØS-nyhetsbrev. I 2014 ble det sendt ut 33 nyhetsbrev. Nyhetsbrevet er tilgjengelig på stortinget.no. Antall abonnenter har økt med 40 prosent i 2014 og var ved årets utgang 760, av disse var 248 interne. Antall nyhetssaker som ble omtalt i nyhetsbrevene gjennom 2014 var 240. Stortingsbiblioteket bidrar også med å tilrettelegge europainformasjon i samarbeid med utredningsseksjonen og internasjonalt sekretariat. I forkant av Europautvalgets møter og utenrikspolitiske redegjørelser utarbeider de tre seksjonene aktuelle informasjonspakker. I 2014 ble det utarbeidet 9 slike informasjonspakker. Nyhetstjenester - logger på 300 ganger daglig i BuyAndRead og sender ut 1000 nyhetsvarsler daglig Med flytting til stortingstorget har antallet papiraviser blitt kraftig redusert, til 25 (hvorav 7 utenlandske). Alternativet til papir er å bruke den elektroniske «aviskiosken» Buyandread. Den gir avisene slik de ser ut på trykk i pdf-format, og bruken av denne tjenesten øker. Alle på Stortinget har tilgang til tjenesten, og vi logget inn på Buyandread ca 300 ganger pr. dag i 2014. Tjenesten tilbyr ca 220 norske aviser. Stortingsbiblioteket legger til rette for nyhetsvarsling både på ipad, i Løveporten og som e- postvarsling. Ved slutten av 2014 var det tilgjengelig ca. 440 ulike nyhetsprofiler, det vil si lenker til forhåndsdefinerte nyhetssøk, som dekket alle representanter, statsråder, partier, komiteer og tema. Det blir sendt rundt 1000 e-postvarsel hver dag, til ca 460 mottakere. Nettbrett Biblioteket har ansvar for tilgang til sentrale informasjonskilder på ipad-ene til stortingsrepresentantene og ansatte i partigruppene. Her får de tilgang til flere nyhetskilder, elektroniske tidsskrifter, ordbøker og søk i bibliotekets samlinger Twitter @storbibl Det har vært redusert aktivitet på bibliotekets twitterkonto i 2014. Kontoen har 353 følgere. Overgang fra Aleph biblioteksystem til Bibsys Stortingsbiblioteket gikk over til å bruke Bibsys biblioteksystem 1. april 2014. Første kvartal ble brukt til å konvertere data fra Aleph til Bibsys, og katalogisering og innkjøp av nye bøker ble holdt på et minimum i denne perioden. Etter overgangen måtte et betydelig arbeid gjøres med å registrere utlån fra det gamle systemet, konvertere RFID-brikker i alle bøker utgitt etter 5
2002, registrere sirkulasjonslister for tidsskrifter og rydde i katalogposter som ikke lot seg konvertere. I mars ble det derfor rekruttert to studenter for å bidra i dette arbeidet, og det pågikk i hele resten av 2014. Overgangen til nytt biblioteksystem har medført en rekke kurs for de ansatte i stortingsbiblioteket, og arbeidet med katalogen er betydelig mer tungvint enn i det gamle systemet. Skifte av biblioteksystem medførte at utlånsautomaten i en lang periode bare kunne brukes til innlevering. I forbindelse med etableringen av stortingstorget, kjøpte vi inn en utlånsautomat til, og i slutten av november fikk vi begge automatene satt i stand til å håndtere både utlån og innlevering. Vi er det første biblioteket i fastlands-norge som bruker RFID ved identifisering av brukere på utlånsautomat, men vi er slått av Universitetet på Svalbard (som startet allerede i 2008). Opplæring og markedsføring 39 kurs avholdt Stortingsbiblioteket holder kurs i bruk av informasjonskilder som er tilgjengelige via Løveporten, i nyhetssøk og søk i Stortingets saker og dokumenter. 140 personer fikk tilbud om å delta på kurs i 2014. 54 (39%) personer deltok, og det er litt høyere andel enn i fjor. Vi har også holdt kurs i bruk av Ipad og Buyandread for grupper av ansatte i partiene og i administrasjonen, for til sammen 35 personer. Fordelingen på kategori for alle kurs er 8 representanter (9%), 45 ansatte i partigruppene (51%) og 36 (40%) i administrasjonen. Antall kurs holdt var 39, noe som gir litt mer enn to personer pr. kurs. UTADRETTET VIRKSOMHET Kurs, undervisning og omvisninger for eksterne En av medarbeiderne i biblioteket har holdt to forelesninger i EU/EØS-kunnskap for studenter på bibliotek- og informasjonsvitenskap ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Stortingsbiblioteket arrangerte seminar for 63 bibliotekarer fra norske fag- og folkebibliotek. Tema for seminaret var «Digitaliserte stortingsforhandlinger 1814-2001» - den nye tjenesten som ble lansert høsten 2013. INTERNASJONALT SAMARBEID Nordiske møter Stortingsbibliotekaren møter sine nordiske kollegaer til et årlig sjefsmøte. Årets møte var det 60. i rekken. Riksdagsbiblioteket i Helsingfors var denne gang vertskap. Medarbeidere har deltatt i møter og vært på studieturer til flere parlamentsbibliotek. The International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) Stortingsbiblioteket er medlem i seksjonen for parlamentsbibliotek og utredningstjenester. Stortingsbibliotekaren deltok på parlamentseksjonens kongress og bidro som «facilitator» i seksjonens «workshop». European Centre for Parliamentary Research and Documentation (ECPRD) Samarbeidet mellom europeiske parlamenter vedrørende utredning og dokumentasjon ble etablert i 1977. Det meste av aktiviteten innenfor ECPRD er svar på spørsmål fra kolleger om 6
interne parlamentsforhold (konstitusjonell praksis og prosedyrer, lønnsnivå, IKT) eller mer generelle politikk-spørsmål. Videre arrangeres det noen årlige seminarer innenfor fire «areas of interest»: økonomi, parlamentarisk prosedyre, bibliotek/arkiv/utredning og IKT. Stortingsbibliotekaren er vise-korrespondent. PERSONALRESSURSER OG KOMPETANSUTVIKLING Det er 12 fast ansatte medarbeidere i stortingsbiblioteket, en som vikar/engasjement og fire timebetalte. Medarbeiderne har deltatt på ulike kurs, seminarer og konferanser av faglig karakter, se vedlegg 1. På grunn av store oppgaver med knappe frister har vi i år ikke kunnet prioritere deltagelse på kurs og seminarer slik vi hadde ønsket. Lederutvikling Seksjonsleder har deltatt i administrasjonens lederutviklingsprogram med seminarer og temamøter. ØKONOMI Stortingsbiblioteket er porteføljeansvarlig for bøker, tidsskrifter og nyhetstjenester. Bevilgningene til biblioteket for 2014 ble benyttet på følgende måte: Materiale Bøker Periodika Nyheter og databaser 1) Elektroniske tjenester fra utlandet 1) Faglitteratur direkte til komiteer og seksjoner på Stortinget 2) Regnskap 270 751 550 844 3 293 824 242 352 224 285 Noter: 1) Postene for eksterne databaser og elektroniske tjenester fra utlandet omfatter alle kostnader forbundet med anskaffelse av elektroniske tjenester (norske og utenlandske) som nyhetsovervåkning, tilgang til fagdatabaser, elektroniske tidsskrifter, oppslagsverk samt mva. på tjenester fra utlandet. 2) Biblioteket har ansvar for kontoen innkjøp av faglitteratur og tidsskrifter til komiteer og seksjoner i Stortinget. 7
Vedlegg 1 Dato Kurs og konferanser Sted Deltagere 30.01 Bibsys: Introduksjon- og søkekurs. HiO, Oslo Vigdis, Vivi, Merete, Sissel, Inger, Ebbe, Åse 19.02-21.02 Bibsys: Katalogisering HiO, Oslo Vigdis, Vivi, Merete 11.03-12.03 Bibsyskonferansen Trondheim Åse 27.03-28.03 Det 74. norske bibliotekmøte Trondheim Vigdis 02.04-03.04 Bibsys: Akkvisisjonskurs HiO, Oslo Vigdis, Merete, Sissel 04.04 Bibsys: behandling av monografier HiO, Oslo Vigdis 24.04-25.04 Studietur til Folketingets servicesenter København Inger, Håvard, Åse, Gro 07.05-09.05 Bibsys: Utlån og innlån HiO, Oslo Inger, Åse 15.05 Bibsys: Grunnleggende SFX Thon Hotel Airport, Gardermoen Sissel, Grete-Karin 19.05-20.05 Kunnskapsorganisasjonsdagene 2014 HiO, Oslo Vivi, Vigdis 11.06-13.06 Bibsys: behandling av periodika HiO, Oslo Sissel, Grete-Karin 12.08-18.08 IFLA kongressen - parlamentseksjonen Frankrike Gro 15.10-18.10 ECPRD Annual conference of correspondents Beograd Gro 16.10 Nordisk fjernlånskonferanse (NILL) Oslo Inger 23.10-24.10 Studietur til Riksdagsbiblioteket Stockholm Ebbe, Håvard 8
Vedlegg 2 Medarbeidere i 2014 Gro Sandgrind Inger Aure Jeannette Berseth Erik Eriksen Åse Garten Galtrud Grete Karin Granholt Vigdis A. Grasto Kjell Arvid Kristiansen Vivi K. Melkersen Merete Lossius Thorin Håvard Tvedte Sissel Eltvik Wang Ebbe Aarvåg Stortingsbibliotekar Seniorrådgiver tilbake fra 1.7 etter å ha vært i et engasjement i stortingsarkivet Konsulent Seniorkonsulent Seniorrådgiver Førstekonsulent, vikar for Grete K. Granholt og i engasjement til 31.12.2014 Sofie Martine Asklie, Trine M.H. Strømme, Kathrine Brekken og Marit Kleppa har alle vært engasjert på timebasis. 9