Årsberetning 2018 for stortingsbiblioteket

Transkript

1 Årsberetning 2018 for stortingsbiblioteket Stortingsbiblioteket støtter opp om den parlamentariske prosessen ved å tilby kvalitetssikret informasjon som skal gi stortingsrepresentanter og ansatte gode beslutningsunderlag. Biblioteket sørger for tilgang til litteratur og nyheter, besvarer faktaoppdrag og sammenstiller bakgrunnsinformasjon. Dette gjøres innen alle saksområder som politikerne eller andre ansatte på Stortinget arbeider med. Biblioteket har et spesielt ansvar for litteratur om Stortinget, konstitusjonelle forhold, parlamentarisme, demokrati og nasjonalforsamlinger, og formidling av EU/EØS-informasjon. Biblioteket har døgnåpne lokaler sentralt i Stortinget med aktuelle bøker, aviser og tidsskrifter til bruk og lån. Bibliotekets tjenester er primært et tilbud til interne brukere, men biblioteket bidrar også i det nasjonale og internasjonale biblioteknettverket. Til grunn for arbeidet ligger administrasjonens strategi for og bibliotekets egen strategi, som gir retning for bibliotek- og kunnskapsorganisasjonsområdet. 12. mars 2019 Gro Sandgrind Stortingsbibliotekar 1

2 OPPGAVER OG PROSJEKTER I 2018 Strategi- og virksomhetsplan Vi har de siste årene gjennomført planseminar på høsten for alle i seksjonen. Vi forsøker å «se inn i glasskulen», og tar for oss drifts- og oppgaveporteføljen vår på kort og lengre sikt. Det er en vanskelig øvelse, men viktig. Biblioteksystemet Alma med brukergrensesnittet Oria Stortingsbiblioteket deltar i det nasjonale bibliotekfaglige konsortiet BIBSYS, bestående av ca. 80 samarbeidende fagbibliotek. BIBSYS-konsortiet bruker Alma biblioteksystem som intern «husholdningsmodul» og Oria som søketjeneste for brukerne (publikumsmodul).begge modulene fikk nytt grensesnitt i Nytt Oria-grensesnitt ble lansert høsten Stortingsbiblioteket måtte gjøre en god del tilpasninger til Stortingets grafiske profil før det kunne tas i bruk, og dette arbeidet ble i hovedsak sluttført i 2018, etter samarbeid mellom biblioteket, IT-avdelingen, seksjon for digital kommunikasjon, grafisk seksjon og BIBSYS. Det har vært en møysommelig prosess for å få en automatisk og enkel innlogging på Oria for våre brukere - single sign on, SSO (i januar 2019 kom det på plass). SSO forutsatte et nytt format for dataeksport fra Fellesperson, en database som inneholder kontaktinformasjon om personer tilknyttet Stortinget. I samarbeid med IT-avdelingen fikk vi gjennomført formatendringen, og den nye samkjøringen med Fellesperson gjør at lånerregisteret er mer oppdatert og korrekt. Alma og Oria gir oss en del utfordringer, men også store muligheter. Brukeropplevelsen blir bedre med en SSO-løsning der man automatisk blir innlogget i Oria, hvor man kan bestille bøker og artikler samt holde oversikt over egne lån, fornye, lage leselister med mer. Oria finnes også på alle Stortingets mobile enheter. Som et resultat av dette felles biblioteksystemet har samarbeidet med andre bibliotek i Norge øket. Man kan søke i samlingene til de andre fagbibliotekene og i en rekke digitale kilder. Biblioteket deltar i en «Alma i små bibliotek»-arbeidsgruppe og var ansvarlig for ett av møtene i Det er signert ny databehandleravtale med Ex Libris for å møte forpliktelsene i personvernlovgivingen GDPR. Samlingsutvikling og lånerkunnskap En viktig oppgave er å sørge for at relevante kunnskapskilder er lett tilgjengelig fysisk og digitalt på egnede plattformer. Dette ønsker vi å gjøre i dialog med brukerne. Høsten 2017 gjennomførte vi et statistikkprosjekt for å øke kunnskapen om bruken av samlingene. Arbeidet ble fulgt opp i 2018 med revisjon av retningslinjer for innkjøp og oppsett av nye rapporter basert på Alma Analytics som gir bedre lånerkunnskap. Vi gjennomførte møter med juristmiljøene om de juridiske kildene biblioteket tilbyr, og med komitesekretærene om hva biblioteket kan tilby av bakgrunnsinformasjon til reiseaktiviteten deres. I desember gjennomførte vi første runde av en brukerkontaktundersøkelse. Formålet med undersøkelsen var å få bedre innsikt i hvor mye bibliotekets tjenester brukes av det politiske miljøet vs. administrasjonen, og dessuten om hvordan og når vi får henvendelser, kompleksiteten i spørsmålene og vår tidsbruk. Vi valgte ut to uker i desember, følger opp med to uker i januar og vil vurdere om vi skal gjennomføre tilsvarende undersøkelse flere ganger i året. Vi kan allerede nå se at det er interessante funn. 2

3 Internkontroll og Fellesperson Tilgang til informasjonskilder er definert som en av de viktigste prosessene i vår seksjon. Kontaktinformasjonen som ligger i Fellesperson er nødvendig for å kunne knytte korrekt bruker til rett tjeneste. I vår risiko- og sårbarhetsanalyse ble det avdekket «hull» i samordningsprosessen med Fellesperson. Saken ble løst i samarbeid med forvaltnings- og ITavdelingen. DRIFTSOPPGAVER Svartjenesten Referansespørsmål Interne ,7 % ,3 % ,7 % Eksterne ,3 % 81 23,7 % ,3 % Totalt % % % Antall besvarte referanseoppdrag er relativt stabilt over de siste årene. Brukerne finner ofte fram selv på de stadig bedre nettsidene til institusjoner og organisasjoner. Tilsvarende oppleves henvendelser biblioteket mottar, som mer sammensatte og tidkrevende å besvare. Flere komiteer og partigrupper har innarbeidet praksis med å kontakte biblioteket i forkant av høringer og komitereiser. De ber om underlagsmateriale og bakgrunnsinformasjon for aktuelle saker i Norge eller utlandet. Henvendelser fra denne gruppen utgjør omkring 60 % av det totale antallet. I tillegg besvarer vi henvendelser fra utredningsseksjonen. Spørsmål fra dem utgjorde i % av alle henvendelser, det har gradvis sunket og utgjør 13 % i Referanseoppdrag fra eksterne utgjør omlag 25 %. Det kan være oppdrag fra andre bibliotek, men også fra journalister, studenter og andre institusjoner. Vi finner ofte svarene i de digitaliserte stortingsforhandlingene. 3

4 De ansatte har regelmessige møter for å gjennomgå besvarelser og dele erfaringer. Hensikten er å skape felles forståelse for rutiner, metoder og teknikker, som igjen avstedkommer mer enhetlig praksis. Utlån Utlån fordelt på brukergrupper (fornyelser ikke medregnet) Interne ,2 % ,7 % ,4 % Eksterne 62 1,9 % 88 2,6 % 99 3,3 % Bibliotek 62 1,9 % 156 4,7 % 163 5,3 % Totalt % % % Utlånstallene totalt går noe ned. Men tallene for utlån til andre bibliotek (fjernlån) har økt. Dette har trolig sammenheng med tilknytningen til det felles Alma-systemet. Utlån fordelt på materialtyper Periodika ,2 % ,9 % ,5 % Bøker ,7 % ,4 % ,7 % Annet (cd, kart, o.a.) 132 4,1 % 121 3,6 % 56 1,8 % Totalt % % % I 2018 utgjorde bøker 87,7 % av det utlånte materialet og tidsskrifter 10,5 %. Flere omstendigheter påvirker utlån og antall besøk i våre lokaler. En stor del av bok- og tidsskriftsamlingen er plassert i tunnelbiblioteket, men byggearbeider har siden 2017 gjort det lite innbydende å oppsøke disse lokalene. Når byggearbeidene i Prinsens gate avsluttes i 2019, blir det lettere adgang og ny ventilasjon. Stortingstorget Antall besøkende: Antall arbeidsdager i statistikkperioden: Snitt besøk per dag: 13,97 13,91 15,20 Stortingstorget ligger strategisk til for alle som skal videre inn i Stortingsbygningen og er tilgjengelig 24/7. Personer som setter seg ned, tar en titt i hyllene, låner noe eller oppsøker skrankevakten mens torget er betjent, teller som besøkende. Antallet har holdt seg stabilt i de årene stortingstorget har fungert. Utvalgte faste minnedager og enkelte jubileer markeres ved å stille ut relevant litteratur fra boksamlingen i stortingstorget. I mai presenterte Financial Times sine produkter i området ved storskjermen. Bokjuletreet ble satt opp midt i desember (og ble høstet i begynnelsen av januar 2019). Biblioteket har bidratt med innhold til to av storskjermene på stortingstorget i Rundt 190 «bilder» ble vist i løpet av året. En stor del av dette var promotering av bøker og tidsskrifter i biblioteket, resten generell informasjon om åpningstider, kurs og arrangementer. 4

5 Boksamlingen Stortingsbiblioteket kjøper inn litteratur hovedsakelig innen fagområdene statsvitenskap, historie, økonomi og juss. I tillegg kjøper biblioteket inn politiske biografier og sørger for å ha en oppdatert reisehåndboksamling. Fra Kulturfondets innkjøpsordning for skjønnlitteratur mottok vi 331 romaner i I de senere år har Kulturfondet sendt ut stadig flere sakprosabøker. En del av disse har også blitt innlemmet i våre samlinger. Til sammen hadde vi i 2018 en tilvekst på 839 nye bøker. Retningslinjene for innkjøp ble revidert i 2018 i tråd med analyse av utlånsstatistikken for Historikk rundt samlingsutviklingen ble presentert for avdelingslederen i et seksjonsmøte i april. Databaser Biblioteket har avtaler med ca. 30 informasjonsleverandører som tilbyr betalingsbaser som omfatter blant annet nyhetskilder, politikk, juss, EU og ordbøker. Basene vurderes og bruken evalueres i tråd med retningslinjene for anskaffelse. Vi har et godt samarbeid med seksjon for innkjøp. Databasene nås enten via Stortingets IP-tilgang eller ved brukernavn og passord. Arbeid med å utforme hensiktsmessige retningslinjer og rutiner pågår. Tidsskrifter elektronisk leses mest, papir lånes stadig vekk Til sammen ble over 4500 artikler lest i elektronisk versjon, via Idunn, BuyandRead og Ebsco. Oversikt over mest leste tidsskrifter elektronisk og mest lånte tidsskrifter i papir BuyandRead Ebsco Idunn Lånt i papir Fiskeribladet Archives and manuscripts Stat og styring Nouvel observateur Journal of European Dagligvarehandelen public policy Lov og rett Jane's defence weekly Aptenposten Innsikt The military balance Nytt norsk tidsskrift Der Spiegel Kommunal rapport West European politics Historisk tidsskrift Kapital Bedre gardsdrift Climate policy Søkelys på arbeidslivet Dine penger Minerva Nordic journal of criminology Jussens venner Economist Utlånet for papirtidsskriftene var 317. Forsvar, historie og juss er godt representert blant utlånte tidsskrifter, foruten mer allmenne tidsskrifter. Biblioteket abonnerte på 203 tidsskrifter, halvparten i papir, 43 % i både papir og elektronisk og rundt 7 % kun elektronisk. I tillegg kommer tidsskrifter som biblioteket har tilgang til gjennom databaser som Factiva og PressReader. Også innkjøp av tidsskrifter til komiteer, avdelinger og seksjoner gjøres av biblioteket, og det utgjør rundt 100 abonnement i året. Biblioteket kjøper tidsskrifter via en rammeavtale med Ebsco Information Services. Den gamle avtalen løp fram til 31. desember Etter anbudsrunde i 2018 fortsetter Ebsco som leverandør i , med mulighet for forlengelse. 5

6 Nyhetsbrev til komiteene Stortingsbiblioteket utarbeidet tidligere nyhetsbrev på emneområdene til utvalgte komiteer, som et supplement til den daglige nyhetsstrømmen. Tjenesten ble evaluert høsten 2017, og på det tidspunktet var det ønskelig å tilby tjenesten til flere komiteer, men som følge av ressursmangel har tjenesten ikke blitt tatt opp igjen. EU/EØS-informasjon abonnenter på EU/EØS-nytt Stortingsbiblioteket utarbeider ukentlige EU/EØS-nyhetsbrev. En juridisk medarbeider i utredningsseksjonen er fast medlem i redaksjonsteamet. I 2018 ble det sendt ut 29 nyhetsbrev. Antall abonnenter var ved årets utgang av disse var ca. 300 interne (representanter og ansatte). Nyhetsbrevet er tilgjengelig på stortinget.no. Antall sidevisninger var totalt ca (mot ca i 2017). Omtrent halvparten av de som besøkte nyhetsbrevet på stortinget.no, kom via Google-søk. Lenker fra Europalov og Facebook er også en vanlig inngang. Hver tredje bruker kommer via mobiltelefon eller nettbrett (i 2017 gjaldt det hver fjerde bruker). Det er nyhetsbrevet 21. november som har flest sidevisninger (597). Her skrev vi blant annet om EUs nye arbeidsmarkedsbyrå, opphavsrett og genredigering. Også flere av de andre nyhetsbrevene har mer enn 500 sidevisninger på stortinget.no, blant annet nyhetsbrevet med en oversikt over hva som hadde skjedd i løpet av sommeren. Vi ser at saker blir brukt av media, nyhetstjenester m.m. nesten hver gang vi sender ut et nyhetsbrev. Media viser i liten grad til at informasjonen kommer fra nyhetsbrevet. Europalov.no er den nettsiden som i størst grad henviser til våre saker. Stortingsbiblioteket bidrar i Stortingets faggruppe for EU/EØS-informasjon, sammen med utredningsseksjonen og internasjonal avdeling. I forkant av møtene i Europautvalget og debatten om de europapolitiske redegjørelsene utarbeider faggruppen bakgrunnsinformasjon, såkalte informasjonspakker. I 2018 ble det utarbeidet 6 slike informasjonspakker. Informasjonspakkene er offentlig tilgjengelig på stortinget.no. Nyhetstjenester tilgang til nyhetsstoff for politikerne Nyhetstjenestene er viktig for representanter og politiske rådgivere på mange måter - for å holde seg ajour med dekningen av en sak, en person eller fylket man representerer, for å fange opp debattinnlegg som krever et svar, eller for å finne tilbake til artikler for å sjekke hva en selv eller andre har sagt og ment tidligere. Bruken av betalingsmurer er en økende hindring for ambisjonen om å tilby best mulige tjenester. Vi fortsetter å følge feltet og ser etter mulige løsninger. En ny komplikasjon kom til i løpet av året da mange aviser innførte 48 timers karantene i avisarkivet Atekst. Tilgang til nyhetsstoff blir stadig mer innstrammet fra mediehusenes side, og for våre brukere er det vanskelig å holde oversikt over alle begrensninger og finurligheter. Nyhetsvarslingstjenesten: Det ble avholdt anbudskonkurranse, og igjen vant Retriever konkurransen. Tjenesten kunne dermed fortsette uten vesentlig omlegging eller avbrudd. Varslingen er tilgjengelig på «alle» plattformer - telefon, nettbrett, Løveporten, e-post, nettportal og app. o Ca. 750 e-poster med nyhetsvarsel sendt ut daglig o Varslingen omfatter søk på mer enn 700 personer og temaer 6

7 o Rundt 80 personer har tatt appen i bruk. Den tilbyr personalisering utover det som finnes i portalen på nett. Omlegging av varslingen i forbindelse med utvidelsen av regjeringen i januar og flere utskiftinger i regjeringen i løpet av året medførte betydelige endringer i oppsettet av nyhetsvarslingen. Slike endringer omfatter nye statsråder og statssekretærer, men også endringer i sammensetting av stortingskomiteer og delegasjoner. Mange har varslinger på fylkesbenk og komite, og da gir slike endringer mange oppdateringer. Digital aviskiosk: BuyAndRead inneholder de fleste norske aviser i pdf-format, i tillegg til en del tidsskrifter og noen utenlandske aviser o Antall innlogginger var ca. 330 per dag, det samme som året før. o Ca. 40 % var fra mobil eller nettbrett, mot ca. 68 % året før. o Det ble lastet ned ca enkeltsider eller hele aviser, ca. 560 per dag. o Bruken gikk litt ned fra året før, og det er som forventet året etter et valgår. Følgende tjenester er videreført: NTB, arkivtjenestene Retriever Research/Atekst, Infomedia for danske kilder, Dow Jones Factiva for internasjonale kilder, PressReader, og Financial Times (ca. 35 personer med egen bruker-id, en nedgang fra i fjor). Også Dagens Næringsliv er tilgjengelig fra Stortingets nett. Kurs og presentasjoner i informasjonssøking og juridiske informasjonskilder Også i 2018 har vi tilbudt kurs både i bruk av juridiske kilder og i bruk av informasjonskilder tilgjengelig via Løveporten, først og fremst rettet mot nyansatte. Etter valget i 2017 fikk alle representanter tilbud om kurs, og i januar gjentok vi det tilbudet, men bare tre representanter deltok. Vi har hatt fast kursdag mandager, der begge kursene arrangeres etter hverandre, og dette har nok gjort at mange deltar på begge. Til sammen har 110 personer fått kurstilbud. 81 personer deltok, 33 av dem på begge kursene - det vil si at drøyt 50 % av de som fikk tilbud, deltok, og 30 % deltok på begge kurs. Vi holdt 19 juss-kurs og 27 infokilde-kurs (totalt 46 kurs). Deltakerantallet per kurs blir ca. 1,7. Av kursdeltakerne kom 29 (ca. 35 %) fra Stortingets administrasjon, 45 (ca. 55 %) fra partigruppene og 7 (ca. 8 %) var representanter. I forbindelse med reduksjon av antall papiraviser på Stortinget holdt vi presentasjoner i seks avdelingsmøter eller andre fora i administrasjonen, hvor vi presenterte det digitale nyhetstilbudet. I tillegg gjorde vi en avdelingspresentasjon av juridiske kilder. Slik har vi presentert enkelte av våre tilbud til ca. 125 ansatte på Stortinget. I tillegg har vi arrangert presentasjoner med eksterne leverandører: Financial Times (11 personer på presentasjon, samt stand på stortingstorget), Economist Intelligence Unit (ca. 10 personer på presentasjon), og med Retriever (for tre kommunikasjonsrådgivere i en partigruppe). UTADRETTET VIRKSOMHET Stortinget, bibliotek og offentlig informasjon 9. november 2018 avholdt biblioteket det årlige heldagsseminaret i stortingskunnskap for bibliotekarer. Det var ca. 75 deltakere totalt, hvorav 64 eksterne fra hele Norge. Av de 7

8 eksterne kom 44 % fra andre steder i landet enn Oslo. Ulike institusjoner var representert: Sametinget, departementsbibliotek, UH-sektoren, videregående skoler, folkebibliotek, fag- og forskningsbibliotek, advokatfirmaer og arkiver. Temaet var saksgangen mellom storting og regjering og hvordan finne informasjon på regjeringen.no, stortinget.no, DigiStorting og Nasjonalbibliotekets tjeneste, Statsmaktene. Offentlig informasjon på OsloMet Kari Gyllander foreleste i faget for studentene på bibliotek- og informasjonsvitenskap. Student fra OsloMet Biblioteket tok imot en andreårs bibliotekstudent i hennes 5 ukers praksis ved bibliotek- og informasjonsvitenskap ved OsloMet. Studentoppgaven «Utfordringar i referansearbeidet i Stortingsbiblioteket» ga oss nyttig innsikt og utgansgpunkt for videre arbeid med referansetjenesten. Besøk og omvisninger Biblioteket hadde besøk av deltagere på verdenskonferansen for universitetsbibliotek 22. juni (IATUL-konferansen). Tidligere vararepresentant Lars Egeland, nå direktør på OsloMet, var vertskap for konferansen. INTERNASJONALT SAMARBEID Nordiske møter De nordiske parlamentsbibliotekene møtes til et årlig sjefsmøte, og medarbeiderne har tradisjon for å møtes annethvert år. Det går på omgang å arrangere møtene, og i 2018 ble sjefsmøtet holdt i Riksdagsbiblioteket i Stockholm. Følgende saker ble behandlet: Presentasjon av landrapporter, samarbeid med utredningstjenesten i Riksdagen, status for digitalisering, nye bibliotekssystem og nyhetsovervåking trender, status og kompetansebehov i bibliotekene. The International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) Stortingsbiblioteket er medlem i organisasjonen, men deltok ikke på konferansen i European Centre for Parliamentary Research and Documentation (ECPRD) Stortingsbibliotekaren er deputy coordinator for Stortingets administrasjon. De fleste oppdragene fra nettverket følges opp av utredningsseksjonen. Stortingsbiblioteket besvarte enkelte oppdrag i MEDARBEIDERE OG KOMPETANSEUTVIKLING Personalet Seksjonen har 12 medarbeidere. Kompetanseutvikling Medarbeiderne har deltatt på ulike kurs, seminarer og konferanser av faglig karakter. Vi har faste innslag på seksjonsmøtene «Alma-hjørnet» og «database-hjørnet» - hvor fagansvarlig presenterer nyttige tips og triks for oss alle. 8

9 Seksjonsleder har deltatt i administrasjonens lederprogram med seminarer og temamøter. ØKONOMI Bevilgningene til biblioteket for 2018 ble benyttet på følgende måte: Materiale Monografier Nyhetstjenester, periodika og norske databaser Databaser fra utlandet Faglitteratur og tidsskrifter til komiteer og seksjoner på Stortinget Regnskap NOK NOK NOK NOK 9