Årsberetning 2017 for stortingsbiblioteket

Transkript

1 Årsberetning 2017 for stortingsbiblioteket Stortingsbiblioteket støtter opp om den parlamentariske prosessen ved å tilby kvalitetssikret informasjon som skal gi stortingsrepresentanter og ansatte gode beslutningsunderlag. Biblioteket sørger for tilgang til litteratur og nyheter, besvarer faktaoppdrag og sammenstiller bakgrunnsinformasjon. Dette gjøres innen alle saksområder som politikerne eller andre ansatte på Stortinget arbeider med. Biblioteket har et spesielt ansvar for litteratur om Stortinget, konstitusjonelle forhold, parlamentarisme, demokrati og nasjonalforsamlinger, og formidling av EU/EØS-informasjon. Biblioteket har døgnåpne lokaler sentralt i Stortinget med aktuelle bøker, aviser og tidsskrifter til bruk og lån. Bibliotekets tjenester er primært et tilbud til interne brukere, men biblioteket bidrar også i det nasjonale og internasjonale biblioteknettverket. Til grunn for arbeidet ligger administrasjonens strategi for og bibliotekets egen strategi som gir retning for bibliotek- og kunnskapsorganisasjonsområdet. Noen av høydepunktene i år var: Valg 13. september. Stortingstorget fungerte meget godt som informasjonspunkt for de 66 nye representantene. Biblioteket bidro med aktuell og relevant informasjon og en tilpasset nyhetsvarslingstjeneste til alle nye representanter, komiteer og delegasjoner Nyhetstjenester. Stortingets administrasjon har bestemt at det er de digitale fellesløsningene som skal prioriteres. Samtidig er det gjennomført et kutt i kostnader til papiraviser. Nyhetsbrevene til komiteene ble evaluert. Flere komiteer ønsker tilsvarende. Alma biblioteksystem. En av medarbeiderne er blitt sertifisert som superbruker. Juridisk kompetanse er styrket med en nyansatt som tilbyr kurs/veiledning for politikere og ansatte. Flere e-læringsmoduler er lagt ut på kunnskapstorget. Stortinget har fått ny visuell identitet (logo) og alt materiell er tilpasset denne. Nordisk medarbeidermøte og sjefsmøtet ble holdt på Stortinget. En av medarbeiderne leverte sin masteroppgave: «Opplyst uenighet. En studie av informasjonsatferd hos opposisjonspolitikere på Stortinget.» 1

2 1. mars 2018 Gro Sandgrind Stortingsbibliotekar 2

3 OPPGAVER OG PROSJEKTER I 2017 Planlagt og meldt inn i styringsportalen for 2017 Nyhetstjenester. I følge Prop. 1 S ( ) skulle administrasjonen gjennomgå og legge om sitt tilbud når det gjelder nyhetstjenester i samsvar med den teknologiske utviklinga på dette området. Det finnes ingen standard løsning i markedet og betalingsmurer bidrar til å komplisere. Stortingets administrasjon vedtok at det er de digitale fellesløsningene som skal prioriteres. Partigrupper, avdelinger og seksjoner har fått en presentasjon av hvordan bruke tjenesten på en effektiv måte. En e-læringsmodul i bruk av digitale aviser er lansert. Samtidig er det gjennomført kutt i kostnader til papiraviser. Arbeidet ble gjennomført i nært samarbeid med seksjon for internservice. Kvalitetsmanualen «kvalitetsrutiner og kvalitetssikring ved oppdrag i Stortingsbiblioteket», ble revidert. Denne brukes som utgangspunkt i arbeidet med å besvare referanseoppdrag og for å sikre mer enhetlige besvarelser. Implementering av ny visuell id ble utført på våre flater i løpet av vinteren. Det omfattet 18 digitale flater, og papirutgaver av nyhetsbrev, bokstempler, bokmerker, informasjonsskilt og andre trykksaker med ny tekst, ny logo og nye farger. Vi koordinerte dette arbeidet, som delvis ble utført av våre leverandører, etter spesifikasjon fra prosjekt «Ny visuell identitet», og ellers i samarbeid med Grafisk seksjon. Alle med Stortings-Pc blir automatiskpålogget bibliotekkatalogen gjennom «singel sign on» Stortingsbiblioteket ble høsten 2016 invitert inn i en sentral arbeidsgruppe for brukerhåndtering i Bibsys, og deltok der for å bidra til utvikling av enklere påloggingsrutiner for lånere. Arbeidsgruppen anbefalte en løsning i tråd med det Stortinget bruker mot andre eksterne leverandører (protokollen SAML 2.0), og det ble satt i gang et arbeid hvor Stortinget fungerte som pilot for den anbefalte løsningen. Arbeidet viste seg å være mer teknisk komplisert enn forventet, og det ble lagt ned et stort arbeid både hos Bibsys og i Stortingets IT-avdeling for å finne feilen. Ved utgangen av 2017 var påloggingsløsningen ennå ikke helt på plass, og oppgaven er derfor forlenget inn i Avtalen med Retriever utløper Avtalen om nyhetsvarsling ble lagt ut på anbud i desember Fristen for å sende inn tilbud er 20. februar 2018, og vi håper å underskrive ny kontrakt i begynnelsen av april Andre oppgaver og prosjekter som ble gjennomført i 2017 Evaluering av nyhetsbrev til utvalgte komiteer Våren 2017 evaluerte biblioteket nyhetsbrevene ved å intervjue et utvalg mottakere, i hovedsak komitesekretærene, politiske rådgivere og noen fra utredningsseksjonen. Responsen var meget positiv: Nyhetsbrevene anses som nyttige, nødvendige og som et godt supplement til andre nyhetstjenester. Biblioteket vil vurdere om tilbudet kan utvides til å omfatte flere komiteers arbeidsområder. 3

4 DRIFTSOPPGAVER I 2017 Svartjenesten Referanseoppdrag Interne ,8% ,7% ,3% Eksterne 98 28,2% ,3% 81 23,7% Totalt % % % I de fem siste årene (2013-) har antall referanseoppdrag nærmest vært det samme, unntaket er 2016, hvor det lå noe høyere. Utredningsseksjonen spørsmål til oss er noe lavere i 2017 (14,6% av alle spørsmål) sammenlignet med 2016 (16,2% av alle spørsmål). Hos flere komiteer og i partigrupper er det nå innarbeidet praksis å kontakte biblioteket i forkant av høringer og komitereiser. De ber om underlagsmateriale eller bakgrunnsinformasjon for aktuelle saker. Henvendelser fra denne gruppen har økt 12 % over de fem siste årene (61,7 % av alle spørsmålene i 2017) referanseoppdrag - interne og eksterne Interne Eksterne Totalt 0 Utlån Utlån fordelt på brukergrupper: Interne ,1% ,2% ,7% Eksterne 95 2,8% 62 1,9% 88 2,6% Bibliotek % 62 1,9% 156 * 4,7% Totalt % % % *Kommentar: Justerte tall for 2017 kommer i nasjonal bibliotekstatistikk våren

5 Antall utlån var litt høyere i 2017 enn i Bøker utgjør 84,4 % av lånene, tidsskrifthefter 12 %. Annet materiale er CD-er, kart m.m. Flere omstendigheter påvirker utlån og antall besøk i våre lokaler. I tunnelbiblioteket har det trådløse nettverket til tider vært nede eller hatt dårlig dekning. Det blir tregt eller umulig å søke i samlingen på PC plassert ut til dette formålet. Ny antenne er nå installert. Høsten 2017 ble ventilasjonsaggregatet stengt, og medfører til tider svært kald og innestengt luft i biblioteklokalet. Ny ventilasjon vil være på plass sommer/høst Tunnelen fram til bibliotekets inngang brukes som lagringsplass for arkivmateriale og møbler, og innbyr ikke til å gå igjennom for å komme til bok- og tidsskriftsamlingen. Stortingets adgangskort brukes også som lånekort i bibliotekets selvbetjente utlånsautomater. Nye adgangskort som ble tatt i bruk, var ikke tilpasset utlånsautomatene. Det ble laget egen løsning for de nye kortene. For å registrere utlån på automatene, er det nå to framgangsmåter, avhengig av om man har nytt eller gammelt lånekort. Stortingstorget Antall besøkende: Antall arbeidsdager i statistikkperioden: 193* Snitt besøk per dag: 17,5 13,97 13,91 *Sommerperioden var ikke tatt med i 2015 Biblioteket har hatt ansvaret for innholdet på to av storskjermene på stortingstorget i Rundt 320 «bilder» ble vist i løpet av året. En stor del av dette var bøker og tidsskrifter i biblioteket, resten generell informasjon om åpningstider, kurs og arrangementer. Financial Times og PressReader presenterte sine produkter i området ved storskjermen. Bokjuletreet ble satt opp midt i desember og ble høstet i begynnelsen av januar. Boksamlingen Stortingsbiblioteket kjøper inn litteratur hovedsakelig innen fagområdene statsvitenskap, historie, økonomi og juss. I tillegg kjøper biblioteket inn politiske biografier og sørger for å ha en oppdatert reisehåndboksamling. Fra Kulturfondets innkjøpsordning for skjønnlitteratur mottok vi 274 romaner i I de senere år har Kulturfondet sendt ut stadig flere sakprosabøker. En del av disse har også blitt innlemmet i våre samlinger. Til sammen hadde vi i 2017 en tilvekst på 979 nye bøker. Høsten 2017 ble det opprettet en arbeidsgruppe for statistikk og samlingsutvikling. Utlånsstatistikken for perioden januar 2016 til juli 2017 ble brukt som underlag for en analyse av hvilke deler av samlingen som ble utlånt. Oversikten vil være til god hjelp når det gjelder innkjøpsarbeidet. De siste årene har den eldre delen av samlingen utgivelser før år 2000 vært gjenstand for en systematisk gjennomgang. I mars 2017 var arbeidet fullført. I løpet av årene har det blitt skilt ut i alt bøker (sendt Depotbiblioteket NB eller kassert). 5

6 Databaser Bruken av betalingsdatabaser vurderes årlig før abonnementene fornyes. Databasene nås enten via Stortingets ip-tilgang eller ved å registrere seg med brukernavn og passord. Det er satt i gang et arbeid med å dokumentere rutiner for oppfølging av avtalene. Tidsskrifter elektronisk leses mest, papir lånes mer enn tidligere De mest leste elektroniske tidsskriftene i 2017 var Fiskeribladet, Kommunal rapport, Dagligvarehandelen, Lov og rett, Nytt norsk tidsskrift, Stat og styring, Norsk statsvitenskapelig tidsskrift og Jussens venner. Til sammen ble over artikler lest i elektronisk versjon, mens 1880 hefter ble lastet ned via BuyandRead. Utlånet for papirtidsskriftene var 399, en oppgang på ca. 20 prosent fra året før. De mest utlånte tidsskriftene i papir var Jane s defence weekly, Le nouvel observateur, Der Spiegel, Kapital, The Economist, Jussens venner og Jane s intelligence review. Forsvar, historie og jus er godt representert blant utlånte tidsskrifter. En gjennomgang av utlånte tidsskrifter høsten 2017 viste at halvparten av tidsskrifttitlene i samlingen lånes ut. Det skal bemerkes at utlånstallet er usikkert fordi ikke alle lån blir registrert. Biblioteket abonnerte på 215 tidsskrifter, halvparten i papir, 40 prosent i både papir og elektronisk og rundt 10 prosent kun elektronisk. I tillegg kommer tidsskrifter som biblioteket har tilgang til gjennom databaser. Nyhetsbrev til komiteene 311 abonnenter - 79 utgaver Nyhetsbrev om emneområdene til Transport- og kommunikasjonskomiteen, Finanskomiteen, Justiskomiteen, Familie- og kulturkomiteen og Kirke-, utdannings- og forskningskomiteen utarbeides jevnlig, som et supplement til den daglige nyhetsstrømmen. Biblioteket mottok forespørsel om tilsvarende tjeneste for flere komiteer etter valget noe som vil bli vurdert i Nyhetsbrevene sendes i hovedsak ut som e-post, og legges i tillegg ut på Løveporten. Noen eksemplarer i papir står oppstilt på stortingstorget. I 2017 ble det sendt ut 79 nyhetsbrev totalt, med 629 omtalte tidsskriftartikler, rapporter, nettsteder og arrangementer i tillegg til offentlige dokumenter fra andre land i Norden. Samlet har brevene 311 mottakere representanter, politiske rådgivere, ansatte i administrasjonen og noen eksterne. EU/EØS-informasjon 1530 abonnenter på EU/EØS-nytt Stortingsbiblioteket utarbeider ukentlige EU/EØS-nyhetsbrev. En juridisk medarbeider i utredningsseksjonen er fast medlem i redaksjonsteamet. I 2017 ble det sendt ut 31 nyhetsbrev. Antall abonnenter var ved årets utgang 1530, av disse var 287 interne (ansatte og representanter). Nyhetsbrevet er tilgjengelig på stortinget.no. Antall sidevisninger på stortinget.no økte med 13 prosent fra 2016 til 2017, og var totalt Omtrent halvparten av de som besøker nyhetsbrevet på stortinget.no, kommer via Google-søk. Lenker fra Europalov og Facebook er også en vanlig inngang. En tredjedel av trafikken kommer via mobiltelefon. 6

7 Stortingsbiblioteket bidrar i Stortingets faggruppe for EU/EØS-informasjon, sammen med utredningsseksjonen og internasjonal avdeling. I forkant av møtene i Europautvalget og debatten om de europapolitiske redegjørelsene utarbeider faggruppen bakgrunnsinformasjon, såkalte informasjonspakker. I 2017 ble det utarbeidet 9 slike informasjonspakker. Informasjonspakkene er offentlig tilgjengelig på stortinget.no. Faggruppen gjennomgikk også Europakommisjonens arbeidsprogram for 2017 og identifiserte saker som kan være spesielt viktige og politisk interessante for Norge og Stortinget. Nyhetstjenester enkel tilgang til nyhetene for politikerne Nyhetstjenesten er viktig for representanter og politiske rådgivere på mange måter; for å holde seg ajour med dekningen av en sak, en person eller fylket en representerer, for å fange opp debattinnlegg som krever et svar, eller for å finne tilbake til artikler for å sjekke hva en selv eller andre har sagt og ment tidligere. I 2017 ble tjenestene videreført: Nyhetsvarslingstjenesten: Varslingen er tilgjengelig på «alle» plattformer, på telefon, nettbrett og via Løveporten, via e-post, i nettportal og i app. o Antall innlogginger ca. 200 ganger pr. dag o Ca. 800 e-poster med nyhetsvarsel sendt ut daglig o Varslingen omfatter søk på mer enn 600 personer og temaer o App en er det ca 70 som har tatt i bruk. Den tilbyr personalisering utover det som finnes i portalen på nett. Omlegging av varslingen i forbindelse med nytt storting, var en omfattende jobb. Det var mange nye representanter, ny sammensetting av komiteer, delegasjoner og nytt presidentskap. Dette påvirket også endringer i hvem som skulle har varsel på hva. Digital aviskiosk: BuyAndRead inneholder de fleste norske aviser i pdf-format, i tillegg til enkelte tidsskrifter og noen utenlandske aviser o Antall innlogginger ca. 330 ganger pr. dag. o Ca. 68% var fra mobil eller nettbrett (ca 40 % i fjor) o Det ble lastet ned ca enkeltsider eller hele aviser, altså nesten ca 570 per dag. o Bruken økte fra året før, og valgmåneden september var naturlig nok årets toppmåned, med nedlastinger. Følgende tjenester er videreført: NTB, arkivtjenestene Retriever Research/Atekst, Infomedia for danske kilder, Dow Jones Factiva for internasjonale kilder, PressReader, og Financial Times (ca. 60 personer med egen bruker-id, en nedgang fra i fjor). Også Dagens Næringsliv er tilgjengelig fra stortingets nett. Bruken av betalingsmurer er en økende hindring for ambisjonen om å tilby best mulige tjenester. Vi fortsetter å følge feltet og ser etter mulige løsninger. Saken har vært oppe i brukerrådet og i direktørens ledermøte. Kurs og veiledning i informasjonssøking og Lovdata Fra høsten 2017 tilbyr biblioteket også kurs i juridiske kilder hvor vi snakker om smart søking i Lovdata Pro, Universitetforlagets Juridika (tidl. Kommentarutgaver.no) og Gyldendal Rettsdata, samt bruk av personlige verktøy i disse juridiske kildene. I tillegg omtales Arbeidsrett.no og juridiske tidsskriftartikler fra Idunn-databasen. 7

8 Samtidig har vi beholdt tilbudet om kurs i bruk av informasjonskilder som er tilgjengelige via Løveporten. Alle nye representanter fikk tilbud om begge kurs, og 15 % av dem deltok. Nyansatte i partigruppene og i administrasjonen fikk også tilbudet, og av 100 personer deltok 46. Til sammen arrangerte vi 33 kurs, i tillegg til at vi hadde presentasjoner av hvordan bruke digitale nyhetskilder for tre av husets seksjoner/avdelinger, og for to av partigruppenes ansatte. Alle kursene legges ut i kunnskapstorget. Det er utviklet e-læringsmodul i bruk av digitale aviser. Lovdata sin video-veiledning er også gjort tilgjengelig. UTADRETTET VIRKSOMHET Stortinget, bibliotek og offentlig informasjon 3. november 2017 avholdt biblioteket det årlige heldagsseminaret i stortingskunnskap for bibliotekarer. Det var ca. 70 deltakere totalt, hvorav 60 eksterne fra hele Norge og 10 interne fra ulike avdelinger. Temaene var «Stortinget, bibliotek og offentlig informasjon». Vi fokuserte på saksgangen mellom Storting og regjering og hvordan finne informasjon på regjeringen.no, stortinget.no, DigiStorting og Nasjonalbibliotekets tjeneste, Statsmaktene. Foredragsholdere og omvisere fra seksjon for digital kommunikasjon, komitesekretærene og besøk og formidling gjorde dagen til et nyttig seminar for deltakerne. I tillegg hadde vi eksterne foredragsholdere fra et advokatkontor og Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon. Besøk og omvisninger Biblioteket tok imot to grupper á 40 studenter fra Høgskolen i Oslo og Akershus bibliotekutdanningen - til en presentasjon av tjenestene biblioteket tilbyr, og en omvisning på Stortinget. INTERNASJONALT SAMARBEID Nordiske møter De nordiske parlamentsbibliotekene møtes til sjefsmøter en gang om året og medarbeiderne har tradisjon for å møtes annethvert år. Å arrangere møtene går på omgang. I 2017 ble begge disse møtene arrangert av Stortinget. Medarbeidermøtet ble planlagt av en gruppe i stortingsbiblioteket og ble gjennomført april med tre deltagere fra hvert av de tre landene Danmark, Finland og Sverige. Island hadde ikke anledning til å delta. Foruten landrapporter, var følgende temaer på agendaen: biblioteksystemer, erfaringer med bruk av sosiale medier, biblioteklokaler, innkjøp og en presentasjon av digitaliserte stortingsforhandlinger. Møtedeltagerne fikk også anledning til et besøk hos Nasjonalbiblioteket. Sjefsmøtet ble holdt 31. oktober 1. november, og lederne av parlamentsbibliotekene i Danmark, Finland, Island og Sverige deltok. I løpet av året har både Danmark, Island og Finland fått nye sjefer. Foruten landrapporten og omvisning på Stortinget, ble følgende saker diskutert: biblioteksystemer, nyhetsovervåkning, digitalisering av parlamentstrykk og kurs og 8

9 opplæring i informasjonshåndtering. Flere av de samme temaene var også på agendaen for medarbeidermøtet. En gruppe bibliotekarer fra Aarhus universitetsbibliotek tok kontakt med oss for å få en innføring i søk i stortingsforhandlinger og søk i stortinget.no. Deres oppgave er å veilede studenter i komparativ politikk i gjenfinning av dokumenter. The International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) Stortingsbiblioteket er medlem i organisasjonen, men deltok i år ikke på konferansen. European Centre for Parliamentary Research and Documentation (ECPRD) Stortingsbibliotekaren er deputy coordinator for Stortingets administrasjon. De fleste oppdragene fra nettverket følges opp av utredningsseksjonen. Stortingsbiblioteket besvarte et fåtall i MEDARBEIDERE OG KOMPETANSEUTVIKLING Personalet Seksjonen består av 12 medarbeidere. Kompetanseutvikling Medarbeiderne har deltatt på ulike kurs, seminarer og konferanser av faglig karakter, se vedlegg 1. Seksjonsleder har deltatt i administrasjonens lederutviklingsprogram med seminarer og temamøter. ØKONOMI Stortingsbiblioteket er porteføljeansvarlig for bøker, tidsskrifter og nyhetstjenester. Bevilgningene til biblioteket for 2017 ble benyttet på følgende måte: Materiale Monografier Nyhetstjenester, periodika og norske databaser Databaser fra utlandet Faglitteratur direkte til komiteer og seksjoner på Stortinget 1) Regnskap NOK NOK NOK NOK Note 1) Innkjøp av faglitteratur og tidsskrifter til komiteer og seksjoner i Stortinget. 9