BERGEN KOMMUNE BRUKERKONTOER I ELEVNETTET Versjon 1 2018 Fagavdeling barnehage og skole 1 Fagavdeling barnehage og skole
Innhold 1. Innledning... 3 1.1 Grafisk oversikt... 3 2. Extens... 4 2.1 Ny ansatt på skolen - Extens... 4 2.2 Studenter i Extens... 5 2.3 Vikarer i Extens... 6 2.4 Elever i Extens... 6 3. efeide... 7 3.1 efeide innledning... 7 3.2 efeide og selvbetjening... 7 3.3 En bruker har glemt sitt passord... 8 3.4 Endre passord på en hel klasse... 9 3.5 Sette eksamensprofil på elevene... 11 4. Pålogging til Google (alle tjenester knyttet til Google)... 15 5. Pålogging til Microsoft tjenester (Office 365)... 17 6. Feilsøking... 18 6.1 Bruker kommer ikke inn på Itslearning... 18 6.2 Bruker kommer ikke inn på elev-pc... 19 7. Brukerstøtte... 20 8. Teknisk grafikk for spesielt interesserte... 20 2 Fagavdeling barnehage og skole
1. Innledning Brukerkontoene administreres i systemet efeide. Denne brukerkontoen gir tilgang til en rekke tjenester. Den gir tilgang til datamaskiner, både med Windows og Chrome OS og de tre store skytjenestene våre, Google, Office365 og Itslearning. I tillegg gir den tilgang til en del mindre tjenester som er støttet av FEIDE-pålogging. Eksempler på slike mindre tjenester er Multi og Kikora. 1.1 Grafisk oversikt 3 Fagavdeling barnehage og skole
2. Extens 2.1 Ny ansatt på skolen - Extens 1. Først bestiller man tilgang til den ansatte til adm-nettet via Bestillingsweb: http://bestillingsweb/categorypage.aspx?categoryid=79 2. Når bruker er opprettet og man har fått vite brukernavnet, legger man den ansatte inn som ansatt i personalregisteret i Extens. 3. Disse feltene er viktige for at konto skal genereres i efeide: 4. Når den ansatte er lagt inn, går man til listeform 5. Velg feltvalg (F11) efeide: 4 Fagavdeling barnehage og skole
6. Trykk F3 endre og skriv inn brukernavnet i feltet «Web-brukerid» samt sett J i feltet «Web-visning» 7. Den ansatte vil dukke opp som bruker i efeide kl. 19 påfølgende kveld. 2.2 Studenter i Extens Studenter har ikke brukernavn i adm-nettet, men siden vi har en foreløpig bruk av Webbrukerid-feltet i Extens, må man gi også dem et brukernavn. Bruk følgende mal for dette i feltet «Web-brukerid» i Extens: Skole + stud + løpenummer fra 50 Eksempel: Olsvik skole og tre studenter: olsstud50 olsstud51 olsstud52 Ny-Krohnborg skole og tre studenter: nykstud50 nykstud51 nykstud52 5 Fagavdeling barnehage og skole
Ellers likt som for vanlige ansatte i Extens. 2.3 Vikarer i Extens Gjelder den en ringevikar som bare er innom i kort tid, kan man behandle denne på lik måte som med studentene. Er det stor sjans for at denne vikaren blir over en lengre periode, eller det er sannsynlig at vikaren kommer til å jobbe i Bergen kommune fremover bør vedkommende behandles som en vanlig ansatt. Da bestilles adm-bruker, og man venter med å registrere inn den ansatte i Extens til man har fått brukernavnet fra helpdesk. På den måten vil vikaren beholde sitt brukernavn selv om personen hopper mellom skoler, eller skifter skole. 2.4 Elever i Extens Se at elevene har riktig tall på Årstrinn, Utdanning samt J på Web-visning i elevregister -> listeform. Se at elevene ikke har feilaktig avbruddsdato. Du finner dette i listeform ved å velge feltvalg (F11) og velge efeide i rullegardinen «Lagre feltvalg» 6 Fagavdeling barnehage og skole
3. efeide 3.1 efeide innledning Fra november 2017 bruker Bergen kommune tjenesten efeide for å håndtere brukerkontoene våre i elevnettet. Systemet er slik at alle selv kan endre sitt eget passord når som helst. Lærere kan også endre passordet til elever på skolen, og skoleadministratorer kan endre passordet til sine kollegaer ved behov. Det kan ta opptil 2 minutter før passordet fungerer i alle tjenestene. 3.2 efeide og selvbetjening Elever og ansatte kan logge seg på selv for å endre sitt eget passord. Må man selvsagt huske sitt nåværende passord for at dette skal fungere. Både elever og ansatte logger seg på https://mega.efeide.no for å endre sitt eget passord. For elever ser det slik ut i efeide: 7 Fagavdeling barnehage og skole
Her kan de se sitt opprinnelige passord, men ikke det siste i rekken. Derfor må de alltid trykke «Endre passord» for å lage nytt. 3.3 En bruker har glemt sitt passord Dersom eleven har glemt sitt passord, må en ansatt på skolen endre passordet for eleven. Slik gjør man det: 1. Logg inn på https://mega.efeide.no 2. Trykk på «Bruker» 3. Søk opp eleven. Bruk % mellom fornavn og etternavn 4. Du kan også søke ved å bruke brukernavn, bare etternavn eller bare fornavn. 8 Fagavdeling barnehage og skole
5. Klikk på «Passord»: 6. Skriv inn nytt passord to ganger og trykk Lagre. Fortell eleven hva det nye passordet er, eller gi det på en lapp. Eleven skal så logge seg selv inn med det nye passordet og endre det til noe eget. Dersom en ansatt har glemt sitt passord, er fremgangsmåten den samme. Men man må være definert som en skoleadministrator i efeide for å kunne endre passordet på sine kollegaer. 3.4 Endre passord på en hel klasse Ved bestemte hendelser eller instrukser kan det være aktuelt å endre passord på en hel klasse. Slik gjør man det. 1. Logg inn i https://mega.efeide.no 2. Gå til «Gruppe» og skriv inn «Alle elever i..»: 9 Fagavdeling barnehage og skole
3. Trykk på hengelåssymbolet: 4. Skriv inn nytt felles passord to ganger for hele gruppen: 10 Fagavdeling barnehage og skole
5. Trykk så på «Endre passord» 6. Vis passordet på storskjerm, eller skriv på tavlen 7. Alle elevene logger seg så på https://mega.efeide.no samtidig med det nye passordet 8. Elevene endrer passordet på seg selv minimum 6 tegn for elever. 3.5 Sette eksamensprofil på elevene 1. Lærer eller skoleadministrator logger seg på efeide. 2. Gå til menypunkt «etid» 11 Fagavdeling barnehage og skole
3. Trykk på knappen «Opprett ny styring av internett-tilgang» 4. Skriv et forståelig navn, og sett riktig dato/klokkeslett 5. Velg «Eksamensprofil» på rullegardinen «Tilgang» 6. Velg så riktig eller riktige gruppe(r): 12 Fagavdeling barnehage og skole
7. Velg på listen, og se at de blir grønn: 8. Lukk vinduet slik: 13 Fagavdeling barnehage og skole
9. Trykk «Opprett» 14 Fagavdeling barnehage og skole
4. Pålogging til Google (alle tjenester knyttet til Google) Logg deg her: https://mail.google.com Skriv inn e-post adressen din (lærere må bruke elev-kontoen sin), f.eks. pe9999@bergensskolen.com. OBS! HUSK.COM NÅR DU LOGGER PÅ GOOGLE. Du kommer til denne siden (samme som på Chromebookene): Velg «fortsett pålogging». Skriv inn elev\brukernavn som brukernavn, og passordet du logger på PC-en eller andre tjenester med. 15 Fagavdeling barnehage og skole
Dette vinduet kan også se slik ut: 16 Fagavdeling barnehage og skole
5. Pålogging til Microsoft tjenester (Office 365) Logg deg på her: https://portal.office.com Skriv inn e-post adressen din (lærere kan her bruke sin @bergen.kommune.no konto, men vil ikke få e-post her). OBS! HUSK.NO NÅR DU LOGGER PÅ OFFICE 365. Du kommer til denne siden: 17 Fagavdeling barnehage og skole
6. Feilsøking 6.1 Bruker kommer ikke inn på Itslearning 1. Sjekk om brukeren ligger i efeide 2. Logg på som administrator på Itslearning og søk etter brukeren. 3. Dersom du finner brukeren sjekk at det ligger fødselsnummer på bruker. 4. Sjekk hierarkiet, at eleven ligger riktig med skole, årstrinn og klasse. Slik skal det se ut på barnetrinn: 18 Fagavdeling barnehage og skole
Dersom det mangler klasse eller fag i hiearkiet, ligger feilen som regel i Extens. Sjekk elevregisteret for feil på eleven. (Utdanning, Basisgruppe, kontaktlærer, Årstrinn, Webvisning=J) 5. Gå til efeide, og endre passordet til brukeren. 6. Test pålogging på Itslearning (Bruk alltid FEIDE-pålogging) 7. Fortell brukeren det nye passordet, og be vedkommende gå inn å skifte på https://mega.efeide.no 8. Dersom du ikke finner brukeren i Itslearning - meld fra til itslearning@bergen.kommune.no 6.2 Bruker kommer ikke inn på elev-pc 1. Sjekk om eleven ligger i efeide a. Ligger ikke eleven i efeide, sjekk at det er web-visning = J i Extens b. Er det riktig i Extens-> meld fra til Helpdesk 19 Fagavdeling barnehage og skole
7. Brukerstøtte Brukerstøtte i forbindelse med påloggingsproblemer vil om kort tid bli helpdesk for alle problemstillinger knyttet til innlogging i Elevnettet og skytjester. Inntil dette er på plass blir det slik: Problemer med FEIDE-pålogging: extens.skole@bergen.kommune.no, Problemer med Itslearning-pålogging: itslearning@bergen.kommune.no Problemer med Office365: helpdesk 9999 Problemer med Google: helpdesk 9999 8. Teknisk grafikk for spesielt interesserte Her har vi forsøkt å vise flyten av personer, og hva man får tilgang til på hvilken måte. Den skal vise hvordan systemer henger sammen for at lærere og elever skal kunne begynnte seg av samme brukernavn og passord i alle tjenester. 20 Fagavdeling barnehage og skole