Side 1 av 8 Side 1 av 8 Vår ref: 18/00043 Vår dato 08.05.2018 Referat fra Samhandlingssekretariatet Tid Torsdag 26.april 2018 kl. 12.00 til 16.00 Sted Møterom 353, Tune-teknikeren, Sarpsborg Tilstede fra kommunene: Fast Vara Samhandlingssjef Hilde Skyvulstad kommuner Fredrikstad, Hvaler Guro Steine Letting Anne-Line Dahle Aremark, Halden Halvard Bø Gina Anette Brekke Askim, Eidsberg, Hobøl, Silje Lavoll (vikar Barbro Kvaal) Morten Aalborg Marker, Skiptvet, Spydeberg, Trøgstad Moss, Rygge, Råde, Våler Sarah Frandsen Gran Wenche Aannerød Rakkestad, Sarpsborg Gry Solberg Kirsti Engedahl Tilstede fra sykehuset: Fast Vara Samhandlingssjef SØ Odd Petter Nilsen Spesialrådgiver samhandling Jon J. Gåsvatn Fagdirektør SØ Helge Stene-Johansen f Relevant fagperson innkalles etter behov Relevant fagperson innkalles etter behov Relevant fagperson innkalles etter behov f = forfall = møtt Kopi til: Samhandlingskontakter Postmottak kommuner i Østfold Postadresse Sykehuset Østfold HF Postboks 300, 1714 Grålum Besøksadresse Tune teknikeren Tuneveien 20 1710 Sarpsborg ~ 1 ~ Telefon Sekretariat 913 55 288 E-postadresser Leder hilde.skyvulstad@sarpsborg.com Sekretariat Jon.Jaeger.Gasvatn@so-hf.no Internett www.sykehuset-ostfold.no
Side 2 av 8 Side 2 av 8 Vår ref: 18/00043 Vår dato 08.05.2018 Innholdsfortegnelse KONSTITUERING... 3 BESLUTNINGSSAKER... 4 Sak s001-18 Samhandlingsmidler 2018... 4 Sak s002-18 Forslag til endring av oppgavedeling - Aclasta... 4 Sak s003-18 Bistandsteam... 4 DRØFTINGSSAKER... 5 Sak s004-18 Revisjon av retningslinje 16... 5 Sak s005-18 Samhandlingsprogram... 5 Sak s006-18 Handlingsplan for samhandling 2018-2019... 6 Sak s007-18 Utvikling av legevaktbiler i Østfold... 6 ORIENTERINGSSAKER... 7 Sak s008-18 Ansettelsesrådet i SØ... 7 Sak s009-18 Influensavaksine... 7 Sak s010-18 Referat fra kliniske utvalg/annet... 7 a) Mandat arbeidsgruppe epikrisekvalitet i klinikk for medisin... 7 b) Referat fra møte i epikrisegruppa 14.02.2018... 7 Sak s011-18 Statistikk avviksmeldinger... 7 Sak s012-18 Statistikk utskrivningsklare pasienter... 7 Sak s013-18 Innovasjon og forskning... 8 Sak s014-18 Inn- og utskriving av pasienter... 8 Sak s015-18 Info om endringer som kan påvirke den annen part... 8 EVENTUELT... 8 Hilde Skyvulstad leder Jon J. Gåsvatn sekretariat Postadresse Sykehuset Østfold HF Postboks 300, 1714 Grålum Besøksadresse Tune teknikeren Tuneveien 20 1710 Sarpsborg ~ 2 ~ Telefon Sekretariat 913 55 288 E-postadresser Leder hilde.skyvulstad@sarpsborg.com Sekretariat Jon.Jaeger.Gasvatn@so-hf.no Internett www.sykehuset-ostfold.no
KONSTITUERING Det ble orientert om Partnerskapsmøtets beslutning om ny samhandlingsstruktur og foretatt en gjennomgang av ny retningslinje 12. Videre ble arbeidsform for Samhandlingssekretariatet drøftet. Konklusjon: 1. Samhandlingssjef kommuner, Hilde Skyvulstad er leder for Samhandlingssekretariatet, samhandlingssjef Sykehuset Østfold, Odd Petter Nilsen er nestleder i denne perioden. 2. SØ vurderer om samhandlingskontakter i sykehuset skal inn som faste/vara medlemmer av Samhandlingssekretariatet, samt utpeker vararepresentant for fagdirektør. 3. Praksiskoordinator og brukerrepresentant inviteres med i Samhandlingssekretariatet som observatører med møte-, tale- og forslagsrett. 4. En gruppe bestående av Guro Steine Letting, Halvard Bø og Jon J. Gåsvatn får i oppdrag å se nærmere på hvordan sekretariatet skal behandle samhandlingsavvik som går igjen og evt. foreslå tiltak som skal iverksettes. En tar sikte på å legge inn en mer systematisk gjennomgang av samhandlingsavvik en-to ganger i året i et årshjul. 5. Hvordan samhandlingssekretariatets arbeid skal gjøres lett tilgjengelig diskuteres. En tar blant annet sikte på å utarbeide nyhetsbrev knyttet til samhandlingen. Viktig å få frem gode historier om hva en har fått til. Gode eksempler stimulerer også andre og er viktig for å skape endring. Nyhetsbrev publiseres på sykehusets nettsider og distribueres til samhandlingskontakter i sykehus/kommuner, til postmottak i kommunene samt andre aktuelle parter og interessenter. 6. Sak om ny visjon og målsetting for samhandlingsarbeidet settes på sakskart til neste møte. 7. Sak om hvordan Samhandlingssekretariatet skal arbeide settes også på sakskartet neste møte. 8. Det berammes nytt møte i Samhandlingssekretariatet den 14.juni. ~ 3 ~
Sak s001-18 Samhandlingsmidler 2018 BESLUTNINGSSAKER Helse Sør-Øst meddeler at samarbeidsutvalget mellom Sykehuset Østfold HF og kommunene tildeles 777 000 kroner i samhandlingsmidler. Midlene skal understøtte foretakets andel i samarbeidstiltak med kommunene i opptaksområdet. Behandling 26.04.18: Det kan være aktuelt å benytte samhandlingsmidler som en del av finansieringen av Samhandlingsprogrammet. Jfr sak s005/18. Vedtak 26.04.18: 1. Samhandlingssekretariatet utsetter beslutning om utlysning av samhandlingsmidler til Samhandlingsutvalget har behandlet sak om Samhandlingsprogrammet. Sak s002-18 Forslag til endring av oppgavedeling - Aclasta Administrativt samarbeidsutvalg hadde saken til drøfting 22.3.2018 i sak 028-18 Behandling 26.04.18: Det må utarbeides et mandat og ut fra mandatet plukke ut kandidater til et utvalg som ser nærmere på saken. Vedtak 26.04.18: 1. Samhandlingssekretariatet utarbeider mandat gjennom mailutveksling og kommer deretter med innspill på kandidater. Det bør sikres representasjon fra: Fastlege, kommuneadministrasjon fra helsehus og sykehjem. Sykehuset sikrer representasjon fra reumatologisk avdeling. 2. Utvalget ser nærmere på saken i henhold til mandatet og utreder økonomiske og administrative konsekvenser. Sak s003-18 Bistandsteam Sykehuset har meldt inn saken. Bakgrunn for forslaget I ny veileder om tvangstiltak overfor personer med rusmiddelproblemer etter helse- og omsorgstjenesteloven kapittel 10 er en av de viktigste anbefalingene: Det bør opprettes et samarbeidsorgan bistandsteam. Bistandsteamet kan bidra til å sikre sammenheng i tjenestene, og samtidig være et sted hvor utfordringer og spørsmål knyttet til bruk av tvang kan diskuteres. Etablering av bistandsteam bør forankres i samarbeidsavtalene mellom kommune og helseforetak. Administrativt samarbeidsutvalg hadde saken til drøfting 22.3.2018 i sak 027-18 ~ 4 ~
Behandling 26.04.18: Mangler beskrivelse i retningslinjen i forhold til paragraf om tvangsinnleggelse. Vedtak 26.04.18: 1. Samhandlingssekretariatet godkjenner forslaget til retningslinje for bistandsteam med det innspill som fremkom i møtet. 2. Retningslinjen inngår i samarbeidsavtalen mellom sykehus/kommuner som et vedlegg til retningslinje 3 Innleggelse. Sak s004-18 Revisjon av retningslinje 16 DRØFTINGSSAKER Håndtering av avvik fra rutiner godkjent av administrativt samarbeidsutvalg i Østfold Administrativt samarbeidsutvalg har tidligere besluttet at retningslinjer tilhørende samarbeidsavtalen skal gjennomgås og eventuelt revideres hvert andre år. Administrativt samarbeidsutvalg hadde sak om avvik rettet mot AMK til beslutning 22.3.2018 i sak 023-18. Drøfting 26.04.18: Må ta inn tekst om AMK/Ambulansetjenesten i selve retningslinjen. Resultat av drøfting 26.04.18: 1. Sekretariatet innarbeider innspill fra Administrativt samarbeidsutvalg og dagens møte i retningslinjen og ferdigstiller denne. Forslaget sendes Samhandlingssekretariatets medlemmer på mail til endelig godkjenning. 2. Retningslinjen evalueres etter ett år. Sak s005-18 Samhandlingsprogram Administrativt samarbeidsutvalg 12.10.2017 satt ned en gruppe med representanter fra SØ, Østfolds kommuner og fastlegerepresentant, som skal planlegge arbeidet med Kvalitetsforbedring i pasientforløp. Arbeidet er et forprosjekt som utarbeider forslag til prosjektbeskrivelse for satsningen/samhandlingsprogrammet kalt «Bedre samhandling i pasientforløpet mellom Sykehuset Østfold og kommunene». Forprosjektet foreslår et program med flere innsatsområder/delprosjekter. Riksrevisjonen rapport om «Helseforetakenes praksis med utskrivning av somatiske pasienter til kommunehelsetjenesten» er førende for innretningen på delprosjektene og utvides til å inkludere innleggelser og pasienter innen rus og psykiatritjenesten. Det foreslås at samhandlingsprogrammet starter med en systematisk gjennomgang av de siste innleggelser og utskrivninger, funnene herfra vil være førende for hvilke tiltak og målsettinger som skal prioriteres. Det kan være aktuelt å benytte samhandlingsmidler som en del av finansieringen av Samhandlingsprogrammet. ~ 5 ~
Hilde Skyvulstad og Liv Marit Sundstøl presenterte prosjektbeskrivelsen. Det er ønskelig med innspill til denne. Saken skal besluttes i Samhandlingsutvalget (SU) i mai. Drøfting 26.04.18: Samhandlingssekretariatet / SØ oppfordrer alle kommuner til å delta i læringsnettverket gjennom Folkehelseinstituttet og KS. Læringsnettverket kan eventuelt inngå som en del av samhandlingsprogrammet. Det bør vurderes om det er noen av de skisserte tiltakene/innsatsområdene som skal prioriteres Må stramme opp følgende tekst i prosjektbeskrivelsen. Det må stå: «Ta i bruk elektronisk verktøy når det er utviklet» istedenfor «bør ta i bruk» Resultat av drøfting 26.04.18: 1. Samhandlingssekretariatet sender innspill til prosjektbeskrivelsen til sekretariatet ganske raskt slik at det kan utarbeides et godt saksframlegg til Samhandlingsutvalgets møte 31.mai. Sak s006-18 Handlingsplan for samhandling 2018-2019 Partene bes å komme med innspill til handlingsplan for kommende periode som går frem til og med 31.mars 2019. Saken skal legges frem til beslutning i Samhandlingsutvalget i mai. Drøfting 26.04.18: Se på årsrapporten som ble skrevet om det er punkter der som skal være med Trekke ut noen punkter som en skal konsentrere seg om i denne perioden. Overgang mellom BUP/DPS bør ha fokus i handlingsplanen. Resultat av drøfting 26.04.18: 1. Samhandlingssekretariatet har følgende innspill: Implementere ny organisering av samhandlingsarbeidet Arbeide med ny visjon og målsetting for samhandlingen Samarbeide om helhetlige pasientforløp Identifisere behov for kompetanseheving Felles innspill til sentrale myndigheter om å få på plass polikliniske takster for kommunene som understøtter samhandlingsarbeidet. Sak s007-18 Utvikling av legevaktbiler i Østfold Representanter fra Indre Østfold legevakt, Fredrikstad legevakt, Sarpsborg legevakt og Sykehuset Østfold har hatt et innledende møte vedrørende legevaktbil. Det ble utvekslet erfaringer og innspill for videre utvikling og samarbeid. Saken ble drøftet på UFAB 11.april, og legevakten i Moss og Halden støtter saken og ønsker å være med i det videre arbeidet. Drøfting 26.04.18: Noen kommuner bruker mye penger på utrykning fra brannvesenet initiert av AMK. Dette må en se nærmere på som egen sak. Bør utarbeide et mandat og så sette ned et utvalg som ser på mulighetene inkludert de økonomiske og administrative konsekvensene av disse og f.eks. utreder flere alternativer. ~ 6 ~
Resultat av drøfting 26.04.18: 1. Samhandlingssekretariatet anmoder Liv Marit Sundstøl og Kristian Devold om å utarbeide et forslag til mandat for et utvalg. 2. Samhandlingssekretariatet godkjenner mandatet på mail og partene fremmer sine kandidater som skal delta i utvalget når mandatet er klart. ORIENTERINGSSAKER Sak s008-18 Ansettelsesrådet i SØ Ny avdelingssjef for ortopedisk avdeling, Asbjørn Sorteberg overtar etter Anne Margrethe Borgersen i ansettelsesrådet. Sak s009-18 Influensavaksine I 2017 var det en arbeidsgruppe med medlemmer både fra kommuner og SØ som jobbet med koordinert innsats for å få flere til å ta influensavaksine. Tone Svanholm presenterte resultatene fra SØ og skisserte noen virkemidler for å nå enda bedre vaksinasjonsdekning. Konklusjon 26.04.18: Kommunene ønsker å samarbeide med SØ også i år. Sykehuset inviterer til et oppstartsmøte. Kommunikasjonsavdelingen på SØ må sende informasjonsmateriale til samhandlingskontaktene i kommunene for å sikre at dette når frem til aktuelle medarbeidere. Sak s010-18 Referat fra kliniske utvalg/annet Følgende referat/oversikter fulgte saken som vedlegg: a) Mandat arbeidsgruppe epikrisekvalitet i klinikk for medisin b) Referat fra møte i epikrisegruppa 14.02.2018 Sak s011-18 Statistikk avviksmeldinger Samhandlingsavvik fra 2017 som ikke er lukket pr 17.4.2018 fulgte saken. Samhandlingsavvik for januar- februar 2018 som ikke er lukket pr. 17.4.2018 fulgte saken. Samhandlingsavvik for mars 2018 fulgte saken. Sak s012-18 Statistikk utskrivningsklare pasienter Oversikt over USK-døgn somatikk for januar-mars 2018 fulgte saken. Oversikt over USK-døgn psykiatri 1.1.18 17.4.18 fulgte saken. Oversikt over USK-døgn psykiatri pasienter som er meldt utskrivningsklar, men som fortsatt ligger inne per 17.4.2018 fulgte saken. Konklusjon 26.04.18: Statistikk for utskrivningsklare pasienter for 2017 legges frem for Samhandlingsutvalget. ~ 7 ~
Sak s013-18 Innovasjon og forskning Administrativt samarbeidsutvalg vedtok i sak 050-14 at innovasjon og forskning skal være fast punkt på dagsorden, slik at partene kan orientere hverandre om aktuelle saker som skjer på dette området. Konklusjon 26.04.18: Denne saken settes på dagsorden en gang i året. Sak s014-18 Inn- og utskriving av pasienter Administrativt samarbeidsutvalg vedtok i sak 079-15 at inn- og utskriving av pasienter skal være fast punkt på dagsorden, slik at partene kan orientere hverandre om aktuelle saker og utviklingen på dette området. Konklusjon 26.04.18: Denne saken settes på dagsorden en gang i året. Sak s015-18 Info om endringer som kan påvirke den annen part Ingen saker. EVENTUELT Ingen saker. ~ 8 ~